มารยาททางอีเมล: อย่าทำลายอาชีพของคุณ

อีเมลเป็นเรื่องธรรมดามาก และเป็นม้าที่ใช้คนเดินถนน ซึ่งเป็นเรื่องง่ายที่จะรับมันไว้ แต่ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ มันเป็นโอกาสที่ดีสำหรับคุณที่จะได้รับ (หรือสูญเสีย) การยอมรับนับถือจากผู้คน และอาจส่งผลในเชิงบวกอย่างมาก (หรือเชิงลบอย่างยิ่ง) ต่อการจ้างงานของคุณ ลองมาดูวิธีต่างๆ ของคนทำขนมปังที่จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่านิสัยและมารยาทในการใช้อีเมลของคุณนั้นดีพอใช้ หมายเหตุ: เราไม่ได้พูดถึงอีเมลการตลาด แต่เป็นอีเมลธุรกิจระหว่างบุคคล

นิสัยการใช้อีเมลที่ดีสามารถช่วยงานของคุณได้

• ให้ความสนใจกับการสะกดคำ ไวยากรณ์ และเครื่องหมายวรรคตอน การส่งอีเมลแบบมืออาชีพเริ่มต้นด้วยการตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดประเภทนี้ วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือต้องแน่ใจว่าทักษะทางภาษาของคุณได้รับการขัดเกลาและถูกต้อง (หรือหาตัวแก้ไขที่ไว้ใจได้) แทบทุกโปรแกรมอีเมลมีคุณสมบัติตรวจสอบการสะกดคำ ดังนั้นแม้ว่าคุณ จะคิดว่า คุณเข้าใจทุกคำแล้วก็ตาม ให้เรียกใช้เนื้อหาอีเมลผ่านการตรวจการสะกดคำ ในกรณีส่วนใหญ่ มันจะเลือกข้อผิดพลาดเครื่องหมายวรรคตอนที่ชัดเจนเช่นกัน การใช้ไวยากรณ์ คำสแลง หรือคำขยายความที่ไม่เหมาะสม หรือการปล่อยให้ประโยคดำเนินไปหรือเดินวนไปวนมาโดยไม่สมเหตุสมผล ทำให้คุณสังเกตเห็น (ในทางที่ไม่ดี) ดูในเมนูเครื่องมืออีเมลของคุณ และตั้งค่าให้ตรวจการสะกดก่อนที่คุณจะส่งอีเมล (คุณจะสนุกและทึ่งกับปัญหาที่บันทึกไว้) ระวังอย่าให้ชื่อใครเสีย

• เข้าประเด็น ผู้คนไม่ว่าง พวกเขาไม่มีเวลาอ่านอีเมลยาวๆ ลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานของคุณต้องการทราบว่าอีเมลมีเนื้อหาเกี่ยวกับอะไรโดยเร็วที่สุด อย่าเพิ่มขนปุยหรือข้อมูลที่ไม่จำเป็น
• ใช้สำเนาลับ (BCC) และสำเนารับรอง (CC) ให้ถูกต้อง ควรทำ BCC เพื่อความสะดวกเมื่อส่งรายชื่อการแจกจ่ายอีเมลจำนวนมาก เพื่อให้ลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานไม่ต้องเห็นรายชื่อจำนวนมาก (และผู้ที่ไม่ต้องการแชร์อีเมลของพวกเขาจะได้รับการปกป้อง) ใช้ CC เมื่อส่งสำเนาถึงใครก็ตามที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับแนวคิดหรือหน้าที่เฉพาะ
• คุณควรเลียนแบบเจ้านายของคุณเมื่อคุณส่งอีเมลเกี่ยวกับปัญหาหรือโครงการของบริษัทหรือไม่? อาจจะ. หากคุณสงสัย ให้ถามเจ้านายของคุณ หากเป็นเรื่องสำคัญ พวกเขาอาจต้องการอยู่ในวง หากเป็นเรื่องธรรมดา พวกเขาอาจพบว่ามันน่ารำคาญ ถาม. วิธีนี้ช่วยให้คุณวางตัวเองเป็นคนที่เคารพเวลาของผู้อื่นและใส่ใจในการแจ้งข้อมูลให้พวกเขาทราบ
• จำสิ่งที่แม่ของคุณพูด พูดว่า "ได้โปรด" และ "ขอบคุณ"
• ออกจากระบบอย่างเหมาะสม “ผู้รับใช้ที่อ่อนน้อมถ่อมตนของคุณ” ล้าสมัยและ “luv alwaze” ไม่เคยอยู่ในนั้น ลอง “ขอแสดงความนับถือ” สำหรับน้ำเสียงแบบมืออาชีพ (หากห่างเหิน) (และรูปแบบต่างๆ เช่น “อบอุ่น” “ดีที่สุด” “ใจดี”) หรือ “ ด้วยความปรารถนาดี” หรือ “ไชโย” ที่พบมากขึ้นเรื่อยๆ
• เก็บเธรดข้อความไว้ระหว่างการตอบกลับ สิ่งนี้ช่วยเตือนผู้ส่งดั้งเดิมว่าหัวเรื่องคืออะไร และแสดงให้เห็นโดยตรงว่าคุณตอบกลับอย่างไร
• ลบสแปม จดหมายลูกโซ่ และอีเมลขยะ ทำสิ่งที่คุณต้องการในเวลาส่วนตัวของคุณเองที่คอมพิวเตอร์ที่บ้าน แต่ให้ลบอีเมลโฆษณา/การตลาด/หลอกลวงประเภทนี้ทุกครั้งที่ปรากฏในอีเมลธุรกิจของคุณ
• อีเมลเป็นวิธีการสื่อสารที่ถูกต้องจริงหรือ เพียงเพราะมันง่ายที่สุดไม่ได้หมายความว่าดีที่สุดเสมอไป ปัญหาหรือประเด็นสำคัญใด ๆ ได้รับการแก้ไขได้ดีที่สุดไม่ว่าจะเผชิญหน้ากันหรือทางโทรศัพท์ ถ้าคนๆ นั้นนั่งข้างคุณหรือที่ห้องโถง ให้ลุกจากเก้าอี้แล้วไปคุยกับเขา หากคุณจำเป็นต้องบันทึกการสนทนาเป็นลายลักษณ์อักษร ให้ส่งบันทึกติดตามผล
• ข้ามตัวย่อและหน้ายิ้ม มารยาทในการส่งอีเมลกำหนดให้สะกดคำย่อและห้ามใช้หน้ายิ้มหรืออีโมติคอนอื่นๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากอีเมลของคุณต้องแสดงให้ลูกค้าเห็น
• ควรถามผู้ริเริ่มทุกครั้งก่อนส่งสำเนา เว้นแต่ว่าอีเมลต้นฉบับจะระบุว่าคุณได้รับอนุญาตให้คัดลอกและแจกจ่าย คุณต้องถามผู้สร้างก่อนที่จะดำเนินการดังกล่าว หากไม่ทำเช่นนั้น คุณอาจละเมิดกฎหมายลิขสิทธิ์และอาจนำไปสู่การฟ้องร้องได้
• อีกอย่าง อย่าสาบานในอีเมลธุรกิจ เคย. คุณไม่มีทางรู้ว่าอีเมลของคุณจะถูกส่งต่อให้ใคร หาก CEO เห็นอีเมลของคุณ เขาจะภูมิใจที่คุณเป็นตัวแทนของบริษัทหรือไม่?

พูดถึงคดีความที่เกิดจากอีเมล:

เมื่อส่งอีเมลทุกฉบับ คุณต้องปกป้องตัวเองและบริษัทของคุณจากความรับผิดใดๆ ที่อาจเกิดขึ้น ขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณ “ความรับผิดชอบ” อาจเกี่ยวข้องกับสิ่งที่คุณพูดเกี่ยวกับผู้คน ข้อมูลที่คุณเปิดเผยเกี่ยวกับบริษัท ซัพพลายเออร์ หรืออุตสาหกรรมของคุณ ข้อมูลระบุตัวบุคคลที่เกี่ยวข้องกับความเป็นส่วนตัว (PII); หรือทรัพย์สินทางปัญญา บางอุตสาหกรรม เช่น สุขภาพ มีกฎหมายเฉพาะที่เข้มงวดเกี่ยวกับสิ่งที่สามารถแบ่งปันทางอีเมล รู้ว่าสิ่งเหล่านี้คืออะไรและปฏิบัติตาม

และข้อควรระวังเกี่ยวกับอีเมลส่วนตัว:

เมื่อคุณส่งอีเมลจากที่อยู่บริษัท (หรือใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของบริษัทเพื่อส่งอีเมลจากบัญชีส่วนตัว) อีเมลของคุณจะส่งผ่านเซิร์ฟเวอร์ของบริษัท การสื่อสารของคุณอาจถูกตรวจสอบโดยเจ้าหน้าที่ไอทีในสถานที่หรือบริษัทนอกสถานที่ ซึ่งหมายความว่าอีเมลที่คุณส่งจะไม่เป็นส่วนตัวโดยสมบูรณ์ คนอื่นมีความสามารถในการอ่านสิ่งที่คุณเขียน ซึ่งหมายความว่าเป็นความคิดที่ดีมากที่จะกันปัญหาส่วนตัวและอารมณ์ของคุณออกจากอีเมลที่ส่งผ่านโครงสร้างพื้นฐานของบริษัทของคุณตลอดเวลา

คำพูดสุดท้าย เกี่ยวกับมารยาททางอีเมล

บางทีมารยาทขั้นพื้นฐานที่สุดของอีเมลก็คือสามัญสำนึก อีเมลธุรกิจของคุณควรมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนเสมอ ถ้าไม่มีก็ไม่ต้องส่ง ถ้าเป็นเช่นนั้น ให้คิดว่าอีเมลควรทำอย่างไรและผู้รับจะรับรู้ได้อย่างไร ชัดเจนหรือไม่? มันสั้นเท่าที่คุณจะทำได้? คุณทิ้งสิ่งสำคัญไว้หรือไม่? คุณจะรู้สึกอย่างไรหากมีคนส่งอีเมลนี้ถึงคุณ คุณจะรู้สึกอย่างไรหากเจ้านายของคุณ (หรือ CEO ของคุณ) เห็นอีเมลนี้ หากระบบทั้งหมดใช้งานได้ ให้ส่งไป โดยรู้ว่าคุณกำลังทำการสื่อสารที่ดี … แบบที่สามารถทำให้คุณสังเกตเห็นและส่งเสริมได้

พร้อมที่จะไปไกลกว่าอีเมลแบบตัวต่อตัวแล้วหรือยัง นี่คือข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับการตลาดผ่านอีเมล: