이메일 에티켓: 경력을 방해하지 마십시오

이메일은 너무 흔하고 일상적인 일꾼이기 때문에 당연하게 여기기 쉽습니다. 그러나 비즈니스 환경에서 그것은 사람들의 존경을 얻거나 잃을 수 있는 좋은 기회이며 고용에 매우 긍정적인(또는 엄청나게 부정적인) 영향을 미칠 수 있습니다. 이메일 습관과 에티켓을 적절하게 유지할 수 있는 빵 굽는 사람의 12가지 방법을 살펴보겠습니다. 참고: 우리는 마케팅 이메일이 아니라 개인 간 비즈니스 이메일에 대해 이야기하고 있습니다.

좋은 이메일 습관은 경력에 도움이 됩니다.

• 맞춤법, 문법 및 구두점에 주의하십시오. 업무용 이메일을 보내는 것은 이러한 종류의 오류가 포함되어 있지 않은지 확인하는 것부터 시작됩니다. 이를 수행하는 가장 좋은 방법은 언어 기술이 세련되고 정확하다는 것을 확인하는 것입니다(또는 신뢰할 수 있는 편집자를 찾는 것). 거의 모든 이메일 프로그램에는 맞춤법 검사 기능이 있으므로 모든 단어를 정확하게 입력했다고 생각 되더라도 맞춤법 검사를 통해 이메일 본문을 실행하십시오. 대부분의 경우 명백한 구두점 오류도 선택합니다. 형편없는 문법, 속어 또는 매달려 있는 수식어를 사용하거나 문장이 의미 없이 실행되거나 돌아다니게 하면 (나쁜 방식으로) 주목을 받게 됩니다. 이메일 도구 메뉴를 살펴보고 이메일을 보내기 전에 실행되도록 맞춤법 검사를 설정하십시오. (당신은 그것이 저장하는 문제에 재미있고 놀랄 것입니다.) 특히 다른 사람의 이름을 짓밟지 않도록 주의하십시오.

• 요점을 파악하십시오. 사람들은 바쁘다. 그들은 긴 이메일을 읽을 시간이 없습니다. 고객이나 동료는 가능한 한 빨리 이메일이 무엇인지 알고 싶어합니다. 보풀이나 필요하지 않은 정보를 추가하지 마십시오.
• 블라인드 카피(BCC)와 무료 카피(CC)를 올바르게 사용하십시오. BCC는 고객이나 동료가 많은 이름 목록을 볼 필요가 없도록 대량 이메일 배포 목록을 보낼 때 편의를 위해서만 수행해야 합니다(그리고 이메일 공유를 원하지 않는 사람들은 보호됩니다). 특정 아이디어나 기능에 직접 관련된 사람에게 사본을 보낼 때 CC를 사용하십시오.
• 회사 문제나 프로젝트에 대한 이메일을 보낼 때 상사를 따라해야 합니까? 아마도. 확실하지 않으면 상사에게 물어보십시오. 그것이 중요한 것이라면 그들은 루프에 있기를 원할 수 있습니다. 일상적인 일이라면 귀찮게 여길 수 있습니다. 묻다. 이것은 당신이 다른 사람의 시간을 존중하는 동시에 그들에게 정보를 제공하는 것을 염두에 둔 사람으로 자리매김하는 데 도움이 됩니다.
• 어머니께서 말씀하신 것을 기억하십시오. "제발"과 "감사합니다"라고 말하십시오.
• 적절하게 종료하십시오. "당신의 겸손한 하인"은 유행이 지났고 "luv alwaze"는 유행하지 않았습니다. 전문적인(거리가 있는 경우) 어조(및 그 변형 – "따뜻함", "최고", "친절함") 또는 "안부 인사"를 시도하십시오. Best Wishes" 또는 점점 더 보편화되는 "Cheers".
• 회신하는 동안 메시지 스레드를 제자리에 유지하십시오. 이것은 원래 발신자에게 제목이 무엇인지 상기시키고 귀하가 이에 어떻게 응답했는지 직접 보여줍니다.
• 스팸, 연쇄 편지 및 정크 메일을 삭제하십시오. 집에 있는 컴퓨터에서 개인 시간에 원하는 대로 하되 이러한 유형의 광고/마케팅/사기 이메일은 비즈니스 이메일에 나타날 때마다 삭제하십시오.
• 이메일이 정말 올바른 커뮤니케이션 방법인가요? 가장 쉽다고 해서 항상 최고인 것은 아닙니다. 주요 문제나 문제는 직접 대면하거나 전화로 해결하는 것이 가장 좋습니다. 그 사람이 당신 옆이나 복도에 앉아 있다면 의자에서 일어나 그들에게 가서 이야기하십시오. 토론을 서면으로 캡처해야 하는 경우 후속 메모를 보내십시오.
• 약어와 웃는 얼굴을 건너뜁니다. 이메일 에티켓은 약어를 사용하고 웃는 얼굴 또는 기타 이모티콘을 사용하지 않도록 요구합니다. 특히 귀하의 이메일이 고객을 대면하는 경우.
• 사본을 보내기 전에 항상 작성자에게 문의하십시오. 원본 이메일에 복사 및 배포가 허용된다고 구체적으로 명시되어 있지 않는 한 복사 및 배포를 하기 전에 작성자에게 문의해야 합니다. 그렇지 않으면 저작권법을 침해할 수 있으며 소송으로 이어질 수 있습니다.
• 아, 그런데 비즈니스 이메일에서 욕하지 마세요. 항상. 귀하의 이메일이 누구에게 전달될 수 있는지 알 수 없습니다. CEO가 귀하의 이메일을 본다면 귀하가 회사를 대표하는 방식을 자랑스러워할까요?

이메일로 인해 발생하는 소송에 대해 말하기:

이메일을 보낼 때마다 가능한 모든 책임으로부터 자신과 회사를 보호해야 합니다. 귀하의 비즈니스에 따라 "책임"은 귀하가 사람들에 대해 말하는 것과 관련될 수 있습니다. 회사, 공급업체 또는 산업에 대해 공개하는 정보 프라이버시 관련 개인 식별 정보(PII) 나 지적 재산권 . 일부 산업(예: 건강)에는 이메일을 통해 공유할 수 있는 항목에 대한 구체적이고 엄격한 법률이 있습니다. 그것들이 무엇인지 알고 규정을 준수하십시오.

그리고 개인 이메일에 대한 주의 사항:

회사 주소에서 이메일을 보낼 때(또는 회사 인터넷 연결을 사용하여 개인 계정에서 이메일을 보낼 때) 이메일은 회사 서버를 통과합니다. 귀하의 커뮤니케이션은 현장 IT 담당자 또는 외부 회사에서 모니터링할 수 있습니다. 즉, 보내는 이메일은 완전히 비공개가 아닙니다. 다른 사람은 당신이 쓴 것을 읽을 수 있습니다. 즉, 항상 회사 인프라를 통해 전송되는 전자 메일에서 개인적인 문제와 감정을 차단하는 것이 매우, 매우, 매우 좋은 생각입니다.

이메일 에티켓에 대한 마지막 말

아마도 모든 이메일 에티켓 중 가장 기본적인 것은 상식일 것입니다. 비즈니스 이메일에는 항상 뚜렷한 목적이 있어야 합니다. 없는 경우 보내지 마십시오. 그렇다면 이메일이 무엇을 해야 하고 수신자가 어떻게 인식할 수 있는지 생각해 보십시오. 명백합니까? 할 수 있을 만큼 짧습니까? 중요한 것을 말하지 않은 채로 두었습니까? 누군가 이 이메일을 보낸다면 기분이 어떻겠습니까? 상사(또는 CEO)가 이 이메일을 본다면 기분이 어떻겠습니까? 모든 시스템이 작동하는 경우 좋은 의사 소통을 하고 있다는 것을 알면서 메시지를 보내십시오.

일대일 이메일을 넘어설 준비가 되셨습니까? 다음은 이메일 마케팅 기본 사항에 대한 입문서입니다.