E-Mail-Etikette: Sabotieren Sie nicht Ihre Karriere

E-Mail ist so verbreitet und so ein langweiliges Arbeitstier, dass man es leicht als selbstverständlich hinnehmen kann. Aber in einem geschäftlichen Umfeld ist es eine gute Gelegenheit, die Wertschätzung der Menschen zu gewinnen (oder zu verlieren), und es kann sich sehr positiv (oder vernichtend negativ) auf Ihre Beschäftigung auswirken. Werfen wir einen Blick auf ein Dutzend Möglichkeiten, wie Sie sicherstellen können, dass Ihre E-Mail-Gewohnheiten und Ihre Etikette auf dem neuesten Stand sind. Hinweis: Wir sprechen hier nicht von Marketing-E-Mails, sondern von persönlichen Geschäfts-E-Mails.

Gute E-Mail-Gewohnheiten können Ihrer Karriere helfen

• Achten Sie auf Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung. Das Versenden einer professionellen E-Mail beginnt damit, sicherzustellen, dass diese Art von Fehlern nicht enthalten sind. Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre Sprachkenntnisse ausgefeilt und korrekt sind (oder sich einen vertrauenswürdigen Lektor suchen). Nahezu jedes E-Mail-Programm verfügt über eine Rechtschreibprüfungsfunktion. Selbst wenn Sie glauben, dass Sie jedes Wort verstanden haben, lassen Sie den E-Mail-Text einer Rechtschreibprüfung unterzogen. In den meisten Fällen werden auch offensichtliche Interpunktionsfehler erkannt. Wenn Sie schlechte Grammatik, Slang oder baumelnde Modifikatoren verwenden oder Sätze ohne Sinn weiterlaufen oder herumwandern lassen, werden Sie (auf eine schlechte Art und Weise) bemerkt. Sehen Sie in Ihrem E-Mail-Tools-Menü nach und stellen Sie die Rechtschreibprüfung so ein, dass sie ausgeführt wird, bevor Sie eine E-Mail senden. (Sie werden amüsiert und erstaunt sein, wie viel Ärger es erspart.) Achten Sie besonders darauf, den Namen einer Person nicht zu verstümmeln.

• Komm zum Punkt. Die Leute sind beschäftigt; Sie haben keine Zeit, lange E-Mails zu lesen. Ihr Kunde oder Kollege möchte so schnell wie möglich wissen, was es mit einer E-Mail auf sich hat. Fügen Sie keine Flusen oder Informationen hinzu, die nicht benötigt werden.
• Verwenden Sie Blindkopie (BCC) und Höflichkeitskopie (CC) korrekt. BCC sollte nur aus praktischen Gründen beim Versenden einer Massen-E-Mail-Verteilerliste verwendet werden, damit Kunden oder Kollegen keine große Namensliste sehen müssen (und Personen, die nicht möchten, dass ihre E-Mail geteilt wird, geschützt werden). Verwenden Sie CC, wenn Sie Kopien an Personen senden, die direkt an einer bestimmten Idee oder Funktion beteiligt sind.
• Sollten Sie Ihren Chef kopieren, wenn Sie eine E-Mail über ein Unternehmensproblem oder -projekt senden? Vielleicht. Fragen Sie im Zweifelsfall Ihren Chef. Wenn es etwas Wichtiges ist, möchten sie vielleicht auf dem Laufenden sein. Wenn es banal ist, finden sie es vielleicht lästig. Fragen. Dies hilft Ihnen, sich als jemand zu positionieren, der gleichzeitig die Zeit anderer respektiert und darauf achtet, sie auf dem Laufenden zu halten.
• Denken Sie daran, was Ihre Mutter gesagt hat. Sag bitte und danke."
• Melden Sie sich angemessen ab. „Your demütiger Diener“ ist aus der Mode und „luv alwaze“ war nie in. Probieren Sie „Regards“ für einen professionellen (wenn auch distanzierten) Ton (und seine Variationen – „Warm“, „Best“, „Kindest“) oder „ Best Wishes“ oder das immer häufigere „Cheers“.
• Behalten Sie den Nachrichten-Thread während einer Antwort bei. Dies erinnert den ursprünglichen Absender an den Betreff und zeigt direkt, wie Sie darauf reagiert haben.
• Löschen Sie Spam, Kettenbriefe und Junk-Mails. Machen Sie in Ihrer privaten Zeit auf Ihrem Heimcomputer, was Sie wollen, aber löschen Sie diese Art von Werbe-/Marketing-/Betrugs-E-Mails jedes Mal, wenn sie in Ihren geschäftlichen E-Mails auftauchen.
• Ist E-Mail wirklich der richtige Kommunikationsweg? Nur weil es am einfachsten ist, muss es nicht immer das Beste sein. Jedes größere Problem oder Problem wird am besten entweder persönlich oder am Telefon gelöst. Wenn die Person neben dir oder am Ende des Flurs sitzt, steh auf und sprich mit ihr. Wenn Sie die Diskussion schriftlich festhalten müssen, senden Sie eine Folgenotiz.
• Überspringen Sie die Abkürzungen und die Smileys. Die E-Mail-Etikette verlangt, dass Abkürzungen ausgeschrieben werden und keine Smileys oder andere Emoticons verwendet werden sollten. Vor allem, wenn Ihre E-Mail kundenorientiert sein soll.
• Fragen Sie immer den Absender, bevor Sie eine Kopie senden. Sofern in der ursprünglichen E-Mail nicht ausdrücklich angegeben ist, dass Sie sie kopieren und verteilen dürfen, müssen Sie den Urheber vorher fragen. Wenn Sie dies nicht tun, verstoßen Sie möglicherweise gegen Urheberrechtsgesetze, was zu einer Klage führen kann.
• Oh, und übrigens, schwören Sie nicht in einer geschäftlichen E-Mail. Immer. Sie wissen nie, an wen Ihre E-Mail weitergeleitet werden könnte; Wenn der CEO Ihre E-Mail sehen würde, wäre er oder sie stolz darauf, wie Sie das Unternehmen vertreten?

Apropos Klagen aufgrund von E-Mails:

Mit jeder versendeten E-Mail müssen Sie sich und Ihr Unternehmen vor einer möglichen Haftung schützen. Abhängig von Ihrem Unternehmen könnte „Haftung“ damit zusammenhängen, was Sie über Menschen sagen; Informationen, die Sie über Ihr Unternehmen, Ihre Lieferanten oder Ihre Branche offenlegen; datenschutzbezogene personenbezogene Daten (PII); oder geistiges Eigentum. Einige Branchen, z. B. das Gesundheitswesen, haben spezifische, strenge Gesetze darüber, was per E-Mail geteilt werden darf. Wissen Sie, was das ist, und seien Sie konform.

Und eine Warnung zu persönlichen E-Mails:

Wenn Sie Ihre E-Mail von einer Firmenadresse senden (oder die Internetverbindung Ihres Unternehmens verwenden, um E-Mails von einem privaten Konto zu senden), werden Ihre E-Mails über die Server Ihres Unternehmens geleitet. Ihre Kommunikation kann entweder von einem IT-Personal vor Ort oder einem externen Unternehmen überwacht werden. Das bedeutet, dass die von Ihnen gesendete E-Mail nicht vollständig privat ist. jemand anderes kann lesen, was Sie schreiben. Das bedeutet, dass es eine sehr, sehr, sehr gute Idee ist, Ihre persönlichen Probleme und Emotionen jederzeit aus E-Mails herauszuhalten, die über Ihre Unternehmensinfrastruktur gesendet werden.

Ein letztes Wort zur E-Mail-Etikette

Die vielleicht grundlegendste aller E-Mail-Etiketten ist der gesunde Menschenverstand. Ihre geschäftliche E-Mail sollte immer einen bestimmten Zweck haben. Wenn es keine hat, senden Sie es nicht. Wenn ja, überlegen Sie, was die E-Mail bewirken soll und wie sie vom Empfänger wahrgenommen werden kann. Ist das klar? Ist es so kurz, wie Sie es machen können? Haben Sie etwas Wichtiges ungesagt gelassen? Wie würden Sie sich fühlen, wenn Ihnen jemand diese E-Mail schickt? Wie würden Sie sich fühlen, wenn Ihr Chef (oder Ihr CEO) diese E-Mail sehen würde? Wenn alle Systeme funktionieren, senden Sie es in dem Wissen, dass Sie eine gute Kommunikation machen … die Art, die Sie bemerken und befördern kann.

Sind Sie bereit, über One-to-One-E-Mails hinauszugehen? Hier ist eine Einführung in die Grundlagen des E-Mail-Marketings: