As melhores técnicas de brainstorming para um trabalho produtivo

Quer você faça um brainstorming para resolver um problema, obter novas ideias ou expandir uma já existente, é bom saber qual técnica funciona melhor para cada situação. Da mesma forma, algumas técnicas são mais adequadas para grupos, enquanto outras são para trabalho solo. Aqui está nossa lista de algumas das melhores técnicas de brainstorming para um trabalho produtivo e como aproveitá-las ao máximo.

Técnicas de brainstorming para indivíduos

Brainstorming é inerentemente uma atividade de grupo. Ele convida a contribuições de pessoas diferentes porque uma nova perspectiva pode dar um empurrãozinho em nossos próprios cérebros. Dessa forma, podemos ver o mesmo problema ou informação sob uma nova luz, o que aumenta nosso pensamento de resolução de problemas.

Mas, se você precisar fazer um brainstorming sozinho, as seguintes técnicas podem substituir a presença de outras pessoas.

Método de mapeamento mental

Melhor para: tipos visuais, divisão fácil de informações

O mapeamento mental é uma técnica de brainstorming que emprega diagramas. Um mapa mental funciona literalmente como um mapa, onde você pega uma ideia central e a desconstrue escrevendo associações e palavras-chave importantes, ou perguntas.

Por exemplo, um professor de literatura pode dividir um romance em um mapa mental onde o nó central é o título do romance, os nós circundantes contêm personagens principais e outros subnós elaboram as motivações, características, lutas dos personagens, etc.

O objetivo de tal mapa mental seria fornecer um esqueleto para uma análise de livro mais fácil para os alunos, por exemplo. A partir daí, é muito mais rápido dizer, obter ideias para relatórios de livros, ensaios, discussões, etc.

Da mesma forma, você pode pegar uma ideia central, um problema ou uma pergunta e dividi-la em nós menores, para ajudá-lo a ver as conexões entre as partes menores que formam o todo. É uma técnica de aprendizagem popular entre os alunos, também. Os elementos mais importantes para um mapa mental de sucesso são:

1. Ideia central/tema/problema;
2. Associações;
3. Cores.

Quanto mais coloridos os nós e conexões, mais fácil será para o seu cérebro absorver informações.

Método de análise SWOT

Melhor para: identificar e analisar o funcionamento interno de uma ideia, recurso ou aspecto de um projeto

SWOT é um acrônimo para Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. A análise é usada para expor esses quatro aspectos de uma ideia, um projeto ou mesmo um negócio. Ele se concentra nos fatores internos e externos que podem afetar sua ideia. Por exemplo, se uma empresa de software deseja implementar um novo recurso e deseja ver todos os benefícios possíveis que ele pode trazer, mas também as maneiras pelas quais o recurso pode prejudicar seu produto atual.

Os brainstorms SWOT dão os melhores resultados quando são feitos em uma matriz, como a abaixo:

Apresentado assim, o SWOT possui um ótimo backup visual que torna todas as informações claramente visíveis e “ao alcance”. É perfeito para brainstorms individuais e igualmente eficaz em grupos.

O método de depuração do pato de borracha

Melhor para: brainstormers individuais que têm uma pessoa para ajudar com feedback, um colega de trabalho, líder de equipe ou gerente. Também para ideias rápidas quando os prazos são apertados.

Você provavelmente já ouviu falar disso várias vezes agora – uma pessoa fica presa em um ciclo de ideias da qual não consegue sair e simplesmente precisa de um observador externo para transmiti-las.

O exemplo mais famoso talvez seja o “Rubber Duck Debugging”, cunhado em 1999. por Andrew Hunt e David Thomas. Em seu livro “ The Pragmatic Programmer ”, Hunt e Thomas descreveram anedotamente um programador que resolveu um bug no código explicando seu processo de depuração, linha por linha, para um pato de borracha em sua mesa. Desde então, tornou-se um item básico não apenas na programação, mas em toda a economia do conhecimento.

Se você estiver preso em sua própria cabeça, explicar o problema em voz alta (para um pato de borracha ou para uma pessoa) dará a essa informação uma nova perspectiva. Dar voz aos seus processos de pensamento o ajudará a identificar a causa do loop, e você poderá encontrar a solução muito mais rápido do que se continuasse em silêncio.

Técnicas de brainstorming para grupos

Brainstorms em grupo são muito mais comuns do que brainstorms individuais, mas ao mesmo tempo – muito mais complicados de realizar. Eles têm mais pessoas, um facilitador da reunião, há mudanças na dinâmica da conversa e até aberturas para conflitos.

Para alcançar a produtividade máxima do escritório, uma troca construtiva de ideias e divergências criativas que levam a soluções, aqui estão nossas escolhas para os principais métodos de brainstorming de grupo.

O método de escrita cerebral

Melhor para: Novas equipes, equipes com introvertidos ou com membros que têm personalidades totalmente diferentes

Normalmente, quando há uma sessão de brainstorming, a maioria de nós saberá imediatamente como será a sessão. Sabemos quem será mais ativo e falará mais, quem irá intervir e se nossa contribuição é ou não necessária.

Por causa disso, você terá situações em que as mesmas pessoas sempre falam, enquanto as outras apenas se sentam e rabiscam suas anotações ou se desligam. Brainwriting visa eliminar isso com uma simples mudança – toda comunicação inicial é não-verbal.

Como facilitador da reunião, você dá a todos um pedaço de papel e pede que escrevam três ideias ou estratégias (dependendo do que você está fazendo) relacionadas ao tema do brainstorm. Depois de cinco ou seis minutos, todos passam seu papel para a pessoa ao lado, e então essa pessoa expande as ideias do vizinho. Isso é feito até que os papéis retornem aos seus donos. A segunda parte da sessão inclui a análise das descobertas que cada artigo traz.

Por exemplo, encontrar temas comuns, questões que muitas vezes são apontadas, semelhanças e diferenças entre cada ideia.

Por meio da escrita cerebral, todos estão envolvidos e não há risco de algumas pessoas não conseguirem expressar suas opiniões. Todos contribuem.

O método de imagem eidética

Melhor para: tipos visuais, com base em ideias existentes, em vez de criar algo novo ou resolver problemas

A maior defensora do uso do método de imagem eidética foi a psicóloga Jacqueline Sussman, que trabalhou com – entre outros – Mattel e Google . Ela observa que as imagens eidéticas são imagens vívidas armazenadas em nosso cérebro, baseadas em experiências anteriores, e dá o exemplo de querer fazer uma salada. No momento em que você ler a lista de ingredientes, você vai imaginar cada um e montá-los em sua cabeça.

Da mesma forma, uma sessão de brainstorming com imagens eidéticas seria usada quando você deseja desenvolver ou melhorar um recurso existente. Um exemplo frequentemente usado com esse método é um smartphone. As pessoas são solicitadas a imaginar um smartphone genérico e, em seguida, começar a construir recursos melhores nele - uma cor diferente, tamanho, mais espaço etc. Então, quando a sessão termina, um membro é escolhido para apresentar seu design aprimorado e discuti-lo com os outros.

Para facilitar esse tipo de solução criativa de problemas, tente a seguinte ordem:

• Faça com que todos os presentes imaginem o produto atual da empresa;
• Faça com que visualizem melhorias específicas para ele (tamanho, recurso, logotipo etc.);
• Guie-os por cada melhoria possível e veja quais eles escolheram no final;
• Faça com que todos abram os olhos e discutam seus resultados.

Dessa forma, cada pessoa tem a oportunidade de fazer seu próprio brainstorming, coletar seus pensamentos e pensar em cada recurso. Quando chegar a hora da apresentação, eles terão mais facilidade na elaboração. Menos tempo é gasto para encontrar as palavras certas ou fazer brainstorming no local.

O método de ideação rápida

Melhor para: Pessoas que odeiam sessões e reuniões de brainstorming, prazos apertados, pensadores rápidos.

A ideação rápida é a minha favorita, pois foi a primeira que realmente tocou na minha procrastinação. Um líder de equipe me aconselhou na época a “ escrever o máximo de ideias que eu pudesse, não importa o quão burras elas fossem ”. Porque, em suas próprias palavras, de cerca de 30 ideias, pelo menos 10 delas seriam boas o suficiente para serem elaboradas.

Da mesma forma, a ideação rápida em grupos faz com que você defina um limite de tempo entre 5 e 10 minutos, e as pessoas tenham que escrever o máximo que puderem nesse tempo. É importante que eles não se levem a sério e digam a eles que nem todas as ideias serão ótimas.

Após os 10 minutos, você pode começar a filtrar as ideias juntos, destacando as melhores.

O método de análise de lacunas

Melhor para: Resolução de problemas, análise passo a passo.

O núcleo do método de preenchimento de lacunas ou análise de lacunas é: “ Como vamos daqui para lá ”. O facilitador da sessão precisa expor onde a equipe está agora e onde eles precisam estar. Pense nisso como um roteiro: você quer ir do ponto A ao ponto B, então você precisa saber onde você pode fazer pit stops para comer e descansar, onde reabastecer e como dividir suas horas de condução.

Da mesma forma, você mostra à equipe onde gostaria de estar com o projeto ou um produto e, em seguida, preenche essa grande lacuna com pequenos passos que o levarão até lá.

O método dos 5 porquês

Melhor para: Resolução de problemas, análise de recursos/produtos futuros.

O método dos 5 Porquês baseia-se no incessante “ por que por que por que ” infantil para qualquer pessoa mais velha do que eles.

“ Por que o céu é azul? ”
“ Por que os animais não podem comer comida humana? ”
“ Por que fazemos X ou Y? ”

Seu objetivo é aprofundar o raciocínio por trás de decisões específicas, para garantir que estejam lá por razões sólidas e para evitar possíveis problemas. O “5” no nome é dado como um limite simples de quão profundo você deve levar a análise. Aqui está um exemplo simples:

Recurso: A capacidade de fechar um DM em nosso aplicativo de bate-papo.

• Por quê? Portanto, não desordena o lado da janela de bate-papo do usuário.
  Por que isso é um problema)? Fica lotado e mais difícil encontrar pessoas.
• Por que (é difícil)? Porque o usuário precisa rolar para baixo uma lista de pessoas e isso tira tempo do trabalho.
• Por que (isso leva tempo)? Muitas pessoas confiam na comunicação rápida e fácil, e isso é um problema comprovado.
• Por quê? Os solavancos na comunicação, mesmo pequenos, aumentam o tempo perdido e apenas frustram o usuário.

Cinco não é o único limite, no entanto. Você pode ir ainda mais fundo. A melhor ajuda visual para esse tipo de brainstorm é o diagrama de Ishikawa (ou espinha de peixe), feito pelo teórico organizacional japonês Kaoru Ishikawa.

Na extrema direita, onde deveria estar a “cabeça de peixe”, você anota o problema, produto ou recurso e, à esquerda, ramifica as causas potenciais do problema – “as espinhas de peixe”.

É importante mencionar aqui que 5 Porquês foi recebido com críticas. Ou seja, que não é um bom método para fazer brainstorming das causas-raiz e resultados em um problema.

Então, quando você usá-lo em suas próprias equipes, lembre-se de fazê-lo para entender por que você deve implementar um novo recurso, ou criar um produto, etc. Os “Porquês” aqui são usados ​​como suporte para uma ideia , em vez de ferramentas para identificar um problema.

O método da escada

Melhor para: Ajudar os membros menos extrovertidos da equipe a se expressarem mais livremente e evitar que as pessoas se conformem com as opiniões uns dos outros.

O brainstorming stepladder tem uma execução interessante:

1. O grupo é apresentado ao tópico da sessão de brainstorming e solicitado a passar alguns minutos trabalhando sozinho em ideias e sugestões.
2. Dois participantes são deixados sozinhos na sala e convidados a discutir suas ideias. Todos os outros aguardam do lado de fora da sala (eles podem até voltar brevemente para suas estações de trabalho para evitar ficar em pé desajeitado).
3. Após alguns minutos, uma terceira pessoa é apresentada e ela contribui com suas próprias ideias e opiniões.
4. Mais alguns minutos depois, você adiciona uma quarta pessoa e assim por diante.
5. Quando todos os membros forem introduzidos gradualmente, há uma discussão coletiva das conclusões. Veja até onde você chegou à medida que o grupo cresceu gradualmente em número.

O método da escada garante que todos sejam ouvidos e tenham a chance de falar o que pensam. Além disso, esse método pode ajudar facilmente os participantes que têm problemas com grupos grandes a se adaptarem lentamente da comunicação com uma ou duas pessoas para mais.

Técnicas para reuniões de brainstorming

No final, vamos dar uma olhada em uma breve orientação sobre como você pode organizar sua reunião para aproveitar ao máximo sua sessão de brainstorming.

Defina uma agenda clara

Antes mesmo do início da reunião, você deseja enviar um e-mail com o esboço da reunião. As pessoas devem vir um pouco preparadas, ou pelo menos saber o que esperar. Deixe-os saber qual é o objetivo da sessão, e talvez até mesmo informá-los sobre a técnica de brainstorming que você pretende usar. Isso por si só poderia ser um bom começo de conversa para quebrar o gelo.

Faça o seu melhor para evitar o pensamento de grupo

Os brainstorms causam um grande problema se o facilitador da reunião não estiver orientando adequadamente, e isso é o pensamento de grupo. Quando as pessoas passam muito tempo em uma única bolha de conversa, compartilhando e trocando ideias, existe o risco de começarem a se conformar com uma única linha de pensamento. Muito rapidamente, os indivíduos param de fazer perguntas ou desafiar ideias, e a sessão se torna uma grande câmara de eco.

Para evitar causar o pensamento de grupo, encoraje argumentos opostos ou expresse-os você mesmo, se perceber que o pensamento de grupo está começando a se formar.

Não demore muito

Mantenha as sessões de brainstorming curtas e agradáveis. Qualquer coisa mais do que uma hora é demais, não importa o quão interessante seja o processo de resolução de problemas. Divida o plano de brainstorming em várias sessões para manter o ritmo, ao longo de uma semana ou várias semanas.

Dessa forma, todos também terão a oportunidade de “adormecer” as novas informações, aumentando sua retenção.

Agende a reunião em um horário ideal

Isso nem precisa dizer – as reuniões precisam ser no horário ideal. Não muito cedo, muito tarde, ou especialmente depois de um almoço farto. Você quer apontar para o final da manhã ou algumas horas após o almoço. Incentive as pessoas a trazerem seus lanches ou café da tarde, para que seja menos provável que você tenha que fazer uma pausa em uma reunião já curta.

Dividir em pequenos grupos

Joris Janssens, da IDEA Consult , facilitou remotamente algumas sessões remotas de brainstorming em larga escala e até documentou sua experiência de brainstorming remoto. Ele tinha um total de 60 pessoas para moderar, que ele imediatamente dividiu em equipes de 6 ou 7 membros. Entre as sessões de brainstorming, ele se reunia com o plenário para discutir os resultados.

Seguindo o exemplo dele, você deve apontar para grupos entre 5 e 10 pessoas, sendo 10 o máximo absoluto. Isso é para evitar que os indivíduos falem uns com os outros, fadiga, conflito e desinteresse.

Implementar ferramentas para sessões remotas

Como muitas empresas estão trabalhando remotamente agora, as reuniões se tornaram mais complicadas de navegar. E como vimos na experiência da Janssens, as ferramentas de colaboração online são obrigatórias. Uma vez que há uma grande variedade, tome o seu tempo para escolher o perfeito.

Concentre-se naqueles que empregam desenho, digitação, trabalho síncrono e compartilhamento de tela. Você quer que as pessoas tenham o máximo de liberdade possível ao compartilhar ideias online.

Planeje os membros da reunião com cuidado

Nem todas as equipes farão brainstorming com o mesmo sucesso. Para obter os melhores resultados, reserve um tempo para avaliar as personalidades dos funcionários que você deseja que participem das sessões. Se necessário, trabalhe com gerentes de RH que podem ser de imensa ajuda nesse aspecto. Se você tem duas personalidades fortes e extrovertidas, é provável que elas entrem em conflito de opinião ou comecem a competir indiretamente. Da mesma forma, muitos membros introvertidos podem atrapalhar a sessão ou exigir que você intensifique e faça a maior parte da conversa por eles.

Proporcione um bom ambiente

Há uma lista de verificação que você deve seguir antes de moderar qualquer sessão de brainstorming. É para garantir que todos os participantes se sintam incluídos, seguros, ouvidos e respeitados, independentemente do método que você usar.

Elogie boas ideias;

Deixe as pessoas saberem que sua contribuição é apreciada;

Encerre o conflito (como apontar o dedo, atribuir culpa, etc.);

Respeite o espaço dos introvertidos (não os force a falar se não se sentirem à vontade);

Implemente recursos visuais (uma apresentação em PowerPoint, post-its coloridos, marcadores, quadro branco, imagens).

Incluir um pouco de cor, vida e casualidade nesses brainstorms fará com que sejam mais frutíferos. Deixe qualquer conversa sobre prazos e pressões fora da sala. Cérebros estressados ​​causarão ideias de qualidade inferior, e toda a sessão se tornará mais uma perda de tempo.

Conclusão

O brainstorming pode ser uma ferramenta extremamente eficaz, não apenas para a resolução de problemas, mas para melhorar as ideias existentes e impulsionar o seu pensamento crítico. Brainstorms geralmente são melhores em pequenos grupos, em vez de sozinhos. Argumentos opostos e novas perspectivas melhoram significativamente seu próprio processo de resolução de problemas. No entanto, também existem riscos que vêm com grupos maiores, personalidades desequilibradas e se as sessões não forem devidamente moderadas. Para tirar o máximo proveito de suas sessões de brainstorming, trabalhe para encontrar o melhor método para as necessidades do seu projeto, o tamanho da sua equipe e o tipo de pessoas envolvidas.