Teknik brainstorming terbaik untuk pekerjaan produktif

Baik Anda melakukan brainstorming untuk memecahkan masalah, mendapatkan ide baru, atau mengembangkan yang sudah ada, ada baiknya mengetahui teknik mana yang paling cocok untuk setiap situasi. Demikian pula, beberapa teknik lebih cocok untuk kelompok, sementara yang lain untuk pekerjaan solo. Berikut adalah daftar beberapa teknik brainstorming terbaik untuk pekerjaan produktif, dan cara memanfaatkannya sebaik mungkin.

Teknik brainstorming untuk individu

Brainstorming pada dasarnya adalah kegiatan kelompok. Ini mengundang masukan dari orang yang berbeda karena perspektif baru dapat memberikan dorongan pada otak kita sendiri. Dengan begitu, kita bisa melihat masalah atau informasi yang sama dalam cahaya baru, yang meningkatkan pemikiran pemecahan masalah kita.

Namun, jika Anda merasa perlu melakukan brainstorming sendirian, teknik berikut dapat menggantikan kehadiran orang lain.

Metode pemetaan pikiran

Terbaik untuk: Tipe visual, perincian informasi yang mudah

Pemetaan pikiran adalah teknik brainstorming yang menggunakan diagram. Peta pikiran bekerja secara harfiah seperti peta, di mana Anda mengambil ide sentral dan mendekonstruksinya dengan menuliskan asosiasi dan kata kunci penting, atau pertanyaan.

Misalnya, seorang guru sastra dapat menguraikan sebuah novel dalam peta pikiran di mana simpul pusat adalah judul novel, simpul di sekitarnya berisi karakter utama, dan subnode lainnya menguraikan motivasi karakter, karakteristik, perjuangan, dll.

Tujuan dari peta pikiran seperti itu adalah untuk menyediakan kerangka untuk analisis buku yang lebih mudah bagi siswa, misalnya. Dari sana, jauh lebih cepat untuk mengatakan, mendapatkan ide untuk laporan buku, esai, diskusi, dll.

Dengan cara yang sama, Anda dapat mengambil ide pokok, masalah, atau pertanyaan, dan memecahnya menjadi simpul-simpul yang lebih kecil, untuk membantu Anda melihat hubungan antara bagian-bagian yang lebih kecil yang membentuk keseluruhan. Ini juga merupakan teknik belajar yang populer di kalangan siswa. Elemen terpenting untuk peta pikiran yang sukses adalah:

1. Ide/tema/masalah sentral;
2. Asosiasi;
3. Warna.

Semakin berwarna simpul dan koneksi, semakin mudah otak Anda menyerap informasi.

metode analisis SWOT

Terbaik untuk: mengidentifikasi dan menganalisis cara kerja bagian dalam dari sebuah ide, fitur, atau aspek proyek

SWOT adalah singkatan dari Strengths, Weaknesses, Opportunities, dan Threats. Analisis digunakan untuk menjabarkan keempat aspek ini dari sebuah ide, proyek, atau bahkan bisnis. Ini berfokus pada faktor internal dan eksternal yang dapat memengaruhi ide Anda. Misalnya, jika sebuah perusahaan perangkat lunak ingin menerapkan fitur baru, dan ingin melihat semua kemungkinan manfaat yang dapat dihasilkannya, tetapi juga cara fitur tersebut dapat membahayakan produk mereka saat ini.

Brainstorm SWOT memberikan hasil terbaik jika dilakukan dalam matriks, seperti di bawah ini:

Disajikan seperti ini, SWOT memiliki cadangan visual yang hebat yang membuat semua informasi terlihat jelas, dan "dalam jangkauan". Ini sempurna untuk brainstorming solo, dan sama-sama efektif dalam kelompok.

Metode debugging bebek karet

Terbaik untuk: Pembicara tunggal yang memiliki satu orang untuk membantu dengan umpan balik, rekan kerja, pemimpin tim, atau manajer. Juga untuk ide-ide cepat ketika tenggat waktu ketat.

Anda mungkin pernah mendengarnya berkali-kali sekarang — seseorang terjebak dalam lingkaran ide yang tidak dapat mereka keluarkan, dan hanya membutuhkan pengamat luar untuk mengeluarkannya.

Contoh yang paling terkenal mungkin adalah "Rubber Duck Debugging", diciptakan pada tahun 1999. oleh Andrew Hunt dan David Thomas. Dalam buku mereka " The Pragmatic Programmer ", Hunt dan Thomas secara anekdot menggambarkan seorang programmer yang memecahkan bug dalam kode dengan menjelaskan proses debugging-nya, baris demi baris, ke bebek karet di mejanya. Sejak itu, ini telah menjadi bahan pokok tidak hanya dalam pemrograman, tetapi di mana-mana dalam ekonomi pengetahuan.

Jika Anda terjebak dalam pikiran Anda sendiri, menjelaskan masalahnya dengan lantang (kepada bebek karet atau seseorang) akan memberikan informasi itu perspektif baru. Menyuarakan proses berpikir Anda akan membantu Anda mengetahui penyebab loop, dan Anda akan dapat menemukan solusi lebih cepat daripada jika Anda melanjutkan tanpa suara.

Teknik brainstorming untuk kelompok

Brainstorm kelompok jauh lebih umum daripada brainstorm individu, tetapi pada saat yang sama — jauh lebih sulit untuk dicapai. Mereka memiliki lebih banyak orang, fasilitator pertemuan, ada perubahan dinamika percakapan, dan bahkan terbukanya konflik.

Untuk mencapai produktivitas kantor puncak, pertukaran ide yang konstruktif dan ketidaksepakatan kreatif yang mengarah pada solusi, berikut adalah pilihan kami untuk metode brainstorming kelompok teratas.

Metode menulis otak

Terbaik untuk: Tim baru, tim dengan introvert atau dengan anggota yang memiliki kepribadian yang sangat berbeda

Biasanya, saat ada sesi brainstorming, kebanyakan dari kita akan langsung tahu bagaimana jalannya sesi tersebut. Kita tahu siapa yang akan aktif dan paling banyak bicara, siapa yang akan menyela, dan apakah masukan kita dibutuhkan atau tidak.

Karena itu, Anda akan menghadapi situasi di mana orang yang sama selalu berbicara, sementara yang lain hanya duduk dan mencoret-coret catatan mereka, atau mengabaikan. Brainwriting bertujuan untuk menghilangkan ini dengan satu perubahan sederhana — semua komunikasi awal bersifat nonverbal.

Sebagai fasilitator pertemuan, Anda memberi setiap orang selembar kertas, dan meminta mereka menulis tiga ide atau strategi (bergantung pada apa yang Anda lakukan) terkait dengan tema curah pendapat. Setelah lima atau enam menit, setiap orang memberikan kertas mereka kepada orang di sebelah mereka, dan kemudian orang itu mengembangkan gagasan tetangga mereka. Hal ini dilakukan sampai kertas kembali ke pemiliknya. Bagian kedua dari sesi ini mencakup menganalisis temuan yang dibawa oleh setiap makalah.

Misalnya, menemukan tema yang sama, isu yang sering ditonjolkan, persamaan dan perbedaan di antara masing-masing ide.

Melalui brainwriting, semua orang terlibat, dan tidak ada risiko orang-orang tertentu tidak dapat menyuarakan pendapat mereka. Semua orang berkontribusi.

Metode gambar eidetik

Terbaik untuk: Tipe visual, membangun ide-ide yang sudah ada daripada menghasilkan sesuatu yang baru atau pemecahan masalah

Pendukung terbesar penggunaan metode citra eidetik adalah psikolog Jacqueline Sussman, yang bekerja dengan — antara lain — Mattel dan Google . Dia mencatat bahwa gambar eidetik adalah gambar hidup yang tersimpan di otak kita, berdasarkan pengalaman sebelumnya, dan memberikan contoh keinginan untuk membuat salad. Saat Anda membaca daftar bahan, Anda akan membayangkan masing-masing, dan menyusunnya di kepala Anda.

Dengan cara yang sama, sesi curah pendapat dengan citra eidetik akan digunakan saat Anda ingin membangun atau meningkatkan fitur yang ada. Salah satu contoh yang sering digunakan dengan metode ini adalah smartphone. Orang-orang diminta untuk membayangkan smartphone generik, dan kemudian mulai membangun fitur yang lebih baik ke dalamnya — warna yang berbeda, ukuran, lebih banyak ruang, dll. Kemudian, ketika sesi selesai, satu anggota dipilih untuk mempresentasikan desain mereka yang lebih baik, dan mendiskusikannya dengan orang lain.

Untuk memfasilitasi pemecahan masalah kreatif semacam ini, cobalah urutan berikut:

• Mintalah setiap orang yang hadir membayangkan produk perusahaan saat ini;
• Mintalah mereka memvisualisasikan peningkatan spesifik untuknya (ukuran, fitur, logo, dll.);
• Bimbing mereka melalui setiap peningkatan yang mungkin, dan lihat mana yang mereka pilih pada akhirnya;
• Mintalah setiap orang membuka mata mereka, dan mendiskusikan hasil mereka.

Dengan cara ini, setiap orang diberi kesempatan untuk melakukan brainstorming mereka sendiri, mengumpulkan pemikiran mereka dan memikirkan setiap fitur. Ketika waktu presentasi tiba, mereka akan lebih mudah mengelaborasi. Lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk menemukan kata-kata yang tepat atau bertukar pikiran di tempat.

Metode ide cepat

Terbaik untuk: Orang yang membenci sesi dan pertemuan curah pendapat, tenggat waktu yang ketat, pemikir cepat.

Ide cepat adalah favorit pribadi saya, karena itu adalah yang pertama yang benar-benar cocok dengan penundaan saya. Seorang pemimpin tim menasihati saya pada hari itu untuk “ menuliskan ide sebanyak yang saya bisa, tidak peduli seberapa bodohnya mereka ”. Karena, dengan kata-katanya sendiri, dari sekitar 30 ide, setidaknya 10 di antaranya cukup bagus untuk dijabarkan.

Dengan cara yang sama, ide cepat dalam kelompok membuat Anda menetapkan batas waktu antara 5 dan 10 menit, dan orang-orang harus menulis sebanyak yang mereka bisa dalam waktu itu. Penting agar mereka tidak menganggap diri mereka serius, dan memberi tahu mereka bahwa tidak semua ide bagus.

Setelah 10 menit berlalu, Anda dapat mulai menyaring ide bersama, memilih yang terbaik.

Metode analisis kesenjangan

Terbaik untuk: Pemecahan masalah, analisis langkah demi langkah.

Inti dari metode gap filling atau analisis celah adalah: “ Bagaimana kita bisa dari sini ke sana ”. Fasilitator sesi perlu menjelaskan di mana tim sekarang, dan di mana mereka harus berada. Anggap saja sebagai peta jalan: Anda ingin pergi dari titik A ke titik B, jadi Anda perlu tahu di mana Anda bisa berhenti untuk makan dan istirahat, di mana harus mengisi bahan bakar, dan bagaimana membagi jam mengemudi Anda.

Dengan cara yang hampir sama, Anda menunjukkan kepada tim di mana Anda ingin berada dengan proyek atau produk, dan kemudian mengisi celah besar itu dengan langkah-langkah kecil yang akan membawa Anda ke sana.

Metode 5 Mengapa

Terbaik untuk: Pemecahan masalah, analisis fitur/produk di masa mendatang.

Metode 5 Mengapa bergantung pada " mengapa mengapa mengapa " kekanak-kanakan terus-menerus kepada siapa pun yang lebih tua dari mereka.

“ Kenapa langitnya biru? ”
“ Mengapa hewan tidak bisa memakan makanan manusia? ”
“ Mengapa kita melakukan X atau Y? ”

Tujuannya adalah untuk menggali jauh ke dalam alasan di balik keputusan tertentu, untuk memastikan mereka ada di sana untuk alasan yang kuat, dan untuk mencegah potensi masalah. Angka "5" dalam nama diberikan sebagai batasan sederhana tentang seberapa dalam Anda harus mengambil analisis. Berikut ini contoh sederhana:

Fitur: Kemampuan untuk menutup DM di aplikasi obrolan kami.

• Mengapa? Jadi tidak mengacaukan sisi jendela obrolan pengguna.
  Mengapa (itu masalah)? Semakin ramai dan semakin sulit untuk menemukan orang.
• Mengapa (sulit)? Karena pengguna perlu menggulir ke bawah daftar orang, dan itu membutuhkan waktu dari pekerjaan.
• Mengapa (membutuhkan waktu)? Banyak orang mengandalkan komunikasi yang cepat dan mudah, dan ini adalah masalah yang sudah terbukti.
• Mengapa? Gangguan dalam komunikasi, bahkan sekecil ini, menambah waktu yang terbuang, dan hanya membuat pengguna frustrasi.

Lima bukan satu-satunya batasan. Anda bisa pergi lebih dalam lagi. Alat bantu visual terbaik untuk jenis brainstorming ini adalah diagram Ishikawa (atau tulang ikan), yang dibuat oleh ahli teori organisasi Jepang Kaoru Ishikawa.

Di paling kanan, di mana "kepala ikan" seharusnya, Anda menuliskan masalah, produk, atau fitur, dan di sebelah kiri, Anda bercabang menjadi penyebab potensial masalah - "tulang ikan".

Penting untuk disebutkan di sini bahwa 5 Whys telah dikritik. Yaitu, bahwa itu bukan metode yang baik untuk digunakan untuk melakukan brainstorming akar penyebab dan menghasilkan suatu masalah.

Jadi, ketika Anda menggunakannya dalam tim Anda sendiri, ingatlah untuk melakukannya untuk memahami mengapa Anda harus menerapkan fitur baru, atau membuat produk, dll. "Mengapa" di sini digunakan sebagai dukungan untuk sebuah ide , daripada alat untuk mengidentifikasi masalah.

Metode tangga langkah

Terbaik untuk: Membantu anggota tim yang kurang ekstrovert mengekspresikan diri mereka dengan lebih bebas dan menghindari orang-orang yang menyesuaikan diri dengan pendapat satu sama lain.

Brainstorming stepladder memiliki eksekusi yang menarik:

1. Kelompok tersebut diperkenalkan dengan topik sesi curah pendapat, dan diminta untuk meluangkan beberapa menit untuk mengerjakan ide dan saran sendiri.
2. Dua peserta dibiarkan sendirian di dalam ruangan dan diminta untuk mendiskusikan ide-ide mereka. Semua orang menunggu di luar ruangan (mereka bahkan dapat kembali sebentar ke tempat kerja mereka untuk menghindari canggung berdiri di sekitar).
3. Setelah beberapa menit, orang ketiga diperkenalkan, dan mereka menyumbangkan ide dan pendapat mereka sendiri.
4. Beberapa menit kemudian, Anda menambahkan orang keempat, dan seterusnya.
5. Ketika semua anggota telah diperkenalkan secara bertahap, ada diskusi kolektif tentang kesimpulan. Lihat seberapa jauh Anda telah mencapai sebagai kelompok secara bertahap tumbuh dalam jumlah.

Metode stepladder memastikan semua orang didengar dan mendapat kesempatan untuk mengungkapkan pikiran mereka. Terlebih lagi, metode ini dapat dengan mudah membantu peserta yang sebaliknya memiliki masalah dengan kelompok besar secara perlahan beradaptasi dari berkomunikasi dengan satu atau dua orang menjadi lebih.

Teknik untuk pertemuan brainstorming

Pada akhirnya, mari kita lihat panduan singkat tentang bagaimana Anda dapat mengatur pertemuan Anda untuk memaksimalkan sesi brainstorming Anda.

Tetapkan agenda yang jelas

Bahkan sebelum rapat dimulai, Anda ingin mengirim email dengan kerangka rapat. Orang-orang harus datang dengan agak siap, atau setidaknya tahu apa yang diharapkan. Beri tahu mereka apa tujuan sesi ini, dan mungkin bahkan beri tahu mereka tentang teknik brainstorming yang ingin Anda gunakan. Ini saja bisa menjadi pembuka percakapan yang baik untuk mencairkan suasana.

Lakukan yang terbaik untuk menghindari groupthink

Brainstorm menyebabkan satu masalah besar jika fasilitator pertemuan tidak membimbingnya dengan benar, dan itu adalah pemikiran kelompok. Ketika orang menghabiskan terlalu banyak waktu dalam satu gelembung percakapan, berbagi dan bertukar ide, ada risiko mereka akan mulai menyesuaikan diri dengan satu garis pemikiran. Sangat cepat, individu berhenti mengajukan pertanyaan atau ide yang menantang, dan sesi menjadi ruang gema yang besar.

Untuk menghindari menyebabkan pemikiran kelompok, dorong argumen yang berlawanan, atau suarakan sendiri, jika Anda melihat pemikiran kelompok mulai terbentuk.

Jangan terlalu lama

Jaga agar sesi brainstorming tetap singkat dan manis. Apa pun yang lebih dari satu jam terlalu banyak, tidak peduli betapa menariknya proses pemecahan masalah. Bagilah rencana brainstorming menjadi beberapa sesi untuk menjaga momentum, selama seminggu atau beberapa minggu.

Dengan begitu, setiap orang juga akan mendapatkan kesempatan untuk "menidurkan" informasi baru, meningkatkan retensi mereka.

Jadwalkan pertemuan pada waktu yang optimal

Tak perlu dikatakan lagi — rapat harus dilakukan pada waktu yang optimal. Tidak terlalu dini, terlambat, atau terutama setelah makan siang yang berat. Anda ingin menargetkan pagi hari, atau beberapa jam setelah makan siang. Dorong orang-orang untuk membawa makanan ringan atau kopi sore mereka, sehingga Anda cenderung tidak perlu istirahat dalam rapat yang sudah singkat.

Bagi menjadi kelompok-kelompok kecil

Joris Janssens dari IDEA Consult memfasilitasi beberapa sesi curah pendapat jarak jauh dari jarak jauh, dan bahkan mendokumentasikan pengalaman curah pendapat jarak jauhnya. Dia memiliki total 60 orang hingga moderat, yang segera dia pecahkan menjadi tim yang terdiri dari 6 atau 7 anggota. Di sela-sela sesi brainstorming, dia akan bertemu dengan pleno untuk membahas temuan.

Mengikuti teladannya, Anda harus membidik kelompok antara 5 dan 10 orang, dengan 10 yang paling banyak. Hal ini untuk menghindari individu saling berbicara, kelelahan, konflik, dan ketidaktertarikan.

Menerapkan alat untuk sesi jarak jauh

Karena banyak perusahaan sekarang bekerja dari jarak jauh, rapat menjadi lebih sulit untuk dinavigasi. Dan seperti yang telah kita lihat dalam pengalaman Janssens, alat kolaborasi online adalah suatu keharusan. Karena ada banyak variasi, luangkan waktu Anda untuk memilih yang sempurna.

Fokus pada mereka yang menggunakan menggambar, mengetik, pekerjaan sinkron, dan berbagi layar. Anda ingin orang memiliki kebebasan sebanyak mungkin saat berbagi ide secara online.

Rencanakan rapat anggota dengan hati-hati

Tidak semua tim akan bertukar pikiran dengan kesuksesan yang sama. Untuk mencapai hasil yang optimal, luangkan waktu untuk menilai kepribadian karyawan yang ingin Anda hadiri dalam sesi tersebut. Jika perlu, bekerjalah dengan manajer SDM yang dapat sangat membantu dalam aspek ini. Jika Anda memiliki dua kepribadian yang kuat dan ekstrovert, ada kemungkinan mereka akan berbenturan pendapat, atau secara tidak langsung mulai bersaing. Demikian pula, terlalu banyak anggota introvert dapat menunda sesi, atau mengharuskan Anda untuk melangkah dan melakukan sebagian besar pembicaraan untuk mereka.

Berikan suasana yang baik

Ada daftar periksa yang harus Anda lalui sebelum memoderasi sesi curah pendapat. Ini untuk memastikan bahwa semua peserta merasa disertakan, aman, didengar, dan dihormati, terlepas dari metode yang Anda gunakan.

Pujilah ide-ide bagus;

Biarkan orang tahu bahwa masukan mereka dihargai;

Matikan konflik (seperti saling tuding, menyalahkan, dll.);

Hormati ruang introvert (jangan paksa mereka untuk angkat bicara jika mereka tidak nyaman);

Menerapkan visual (presentasi PowerPoint, post-it berwarna-warni, spidol, papan tulis, gambar).

Memasukkan beberapa warna, kehidupan, dan kasual ke dalam brainstorming ini akan menyebabkan mereka menjadi lebih bermanfaat. Tinggalkan pembicaraan tentang tenggat waktu dan tekanan di luar ruangan. Otak yang stres akan menyebabkan kualitas ide yang lebih rendah, dan seluruh sesi akan menjadi lebih membuang-buang waktu.

Kesimpulan

Brainstorming bisa menjadi alat yang sangat efektif, tidak hanya untuk pemecahan masalah, tetapi juga untuk memperbaiki ide-ide yang ada, dan meningkatkan pemikiran kritis Anda. Curah pendapat seringkali lebih baik dilakukan dalam kelompok kecil, daripada sendirian. Menentang argumen dan perspektif baru secara signifikan meningkatkan proses pemecahan masalah Anda sendiri. Namun, ada juga risiko yang datang dengan kelompok yang lebih besar, kepribadian yang tidak seimbang, dan jika sesi tidak dimoderasi dengan benar. Untuk mendapatkan hasil maksimal dari sesi brainstorming Anda, berusahalah untuk menemukan metode yang terbaik untuk kebutuhan proyek Anda, ukuran tim Anda, dan jenis orang yang terlibat.