Najlepsze techniki burzy mózgów do produktywnej pracy

Niezależnie od tego, czy przeprowadzasz burzę mózgów, aby rozwiązać problem, znaleźć nowe pomysły, czy rozwinąć już istniejący, dobrze jest wiedzieć, która technika sprawdza się najlepiej w każdej sytuacji. Podobnie, niektóre techniki są bardziej odpowiednie dla grup, podczas gdy inne są przeznaczone do pracy solo. Oto nasza lista niektórych z najlepszych technik burzy mózgów do produktywnej pracy i jak najlepiej je wykorzystać.

Techniki burzy mózgów dla osób fizycznych

Burza mózgów jest z natury działalnością grupową. Zachęca do udziału różne osoby, ponieważ nowa perspektywa może pobudzić nasz mózg. W ten sposób możemy zobaczyć ten sam problem lub informacje w nowym świetle, co wzmacnia nasze myślenie o rozwiązywaniu problemów.

Jeśli jednak będziesz musiał przeprowadzić burzę mózgów w pojedynkę, poniższe techniki mogą zastąpić obecność innych osób.

Metoda mapowania myśli

Najlepsze dla: Typy wizualne, łatwy podział informacji

Mapy myśli to technika burzy mózgów, która wykorzystuje diagramy. Mapa myśli działa dosłownie jak mapa, w której bierzesz główny pomysł i dekonstruujesz go, zapisując skojarzenia i ważne słowa kluczowe lub pytania.

Na przykład nauczyciel literatury może rozbić powieść na mapie myśli, w której węzeł centralny to tytuł powieści, otaczające węzły zawierają głównych bohaterów, a inne podwęzły opisują motywacje postaci, cechy, zmagania itp.

Celem takiej mapy myśli byłoby na przykład zapewnienie uczniom szkieletu do łatwiejszej analizy książek. Stamtąd znacznie szybciej można mówić, uzyskiwać pomysły na raporty książkowe, eseje, dyskusje itp.

W ten sam sposób możesz podzielić główną ideę, kwestię lub pytanie na mniejsze węzły, aby pomóc ci zobaczyć połączenia między mniejszymi częściami, które tworzą całość. Jest to popularna technika uczenia się również wśród studentów. Najważniejsze elementy udanej mapy myśli to:

1. Centralny pomysł/temat/problem;
2. Wspomnienia;
3. Zabarwienie.

Im bardziej kolorowe węzły i połączenia, tym łatwiej mózgowi przyswaja informacje.

Metoda analizy SWOT

Najlepsze do: identyfikacji i analizy wewnętrznego działania pomysłu, funkcji lub aspektu projektu

SWOT to akronim dla mocnych stron, słabych stron, szans i zagrożeń. Analiza służy do określenia tych czterech aspektów pomysłu, projektu, a nawet firmy. Koncentruje się na czynnikach wewnętrznych i zewnętrznych, które mogą wpłynąć na Twój pomysł. Na przykład, jeśli firma programistyczna chce wdrożyć nową funkcję i chce zobaczyć wszystkie możliwe korzyści, jakie może ona przynieść, ale także sposoby, w jakie funkcja może zaszkodzić obecnemu produktowi.

Burze mózgów SWOT dają najlepsze wyniki, gdy są wykonywane w macierzy, takiej jak ta poniżej:

Przedstawiony w ten sposób SWOT ma świetną wizualną kopię zapasową, dzięki której wszystkie informacje są wyraźnie widoczne i „w zasięgu”. Jest idealny do solowych burz mózgów i równie skuteczny w grupach.

Metoda debugowania gumowej kaczki

Najlepsze dla: solo burzy mózgów, która ma jedną osobę do pomocy w przekazywaniu opinii, współpracownika, kierownika zespołu lub menedżera. Również do szybkich pomysłów, gdy terminy są napięte.

Prawdopodobnie słyszałeś o tym od czasu do czasu — osoba zostaje uwięziona w pętli pomysłów, z której nie może się wydostać, i po prostu potrzebuje zewnętrznego obserwatora, aby ją przewietrzyć.

Najbardziej znanym przykładem jest być może „Debugowanie gumowej kaczki”, wymyślone w 1999r. przez Andrew Hunta i Davida Thomasa. W swojej książce „ The Pragmatic Programmer ” Hunt i Thomas anegdotycznie opisali programistę, który rozwiązał błąd w kodzie, wyjaśniając proces debugowania, wiersz po wierszu, gumowej kaczce na biurku. Od tego czasu stał się podstawą nie tylko w programowaniu, ale wszędzie w gospodarce opartej na wiedzy.

Jeśli utknąłeś we własnej głowie, wyjaśnienie problemu na głos (gumowej kaczce lub innej osobie) nada tej informacji nową perspektywę. Nagłośnienie swoich procesów myślowych pomoże ci uchwycić przyczynę pętli i będziesz w stanie znaleźć rozwiązanie znacznie szybciej, niż gdybyś kontynuował w milczeniu.

Techniki burzy mózgów dla grup

Grupowe burze mózgów są znacznie częstsze niż pojedyncze burze mózgów, ale jednocześnie — znacznie trudniejsze do wykonania. Mają więcej ludzi, facylitatora spotkań, zmiany w dynamice rozmów, a nawet otwarcia na konflikty.

Aby osiągnąć najwyższą produktywność w biurze, konstruktywną wymianę pomysłów i kreatywne nieporozumienia, które prowadzą do rozwiązań, oto nasze typy metod burzy mózgów dla najlepszych grup.

Metoda pisania mózgów

Najlepsze dla: Nowe zespoły, zespoły z introwertykami lub członkami o bardzo różnych osobowościach

Zwykle podczas burzy mózgów większość z nas od razu wie, jak przebiegnie sesja. Wiemy, kto będzie aktywny i najwięcej rozmawiał, kto będzie się wtrącał i czy nasz wkład jest w ogóle potrzebny.

Z tego powodu będziesz mieć sytuacje, w których te same osoby zawsze będą mówić, podczas gdy inni po prostu usiądą i gryzmą w swoich notatkach lub wyłączą się. Brainwriting ma na celu wyeliminowanie tego za pomocą jednej prostej zmiany — cała początkowa komunikacja jest niewerbalna.

Jako prowadzący spotkanie, dajesz wszystkim kartkę papieru i każesz im napisać trzy pomysły lub strategie (w zależności od tego, co robisz) związane z tematem burzy mózgów. Po pięciu lub sześciu minutach każdy przekazuje swoją kartkę osobie obok siebie, a następnie ta osoba rozwija pomysły sąsiada. Odbywa się to do czasu, aż papiery wrócą do swoich właścicieli. Druga część sesji obejmuje analizę wyników, jakie przynosi każdy artykuł.

Na przykład znalezienie wspólnych tematów, często wskazywanych problemów, podobieństw i różnic między poszczególnymi pomysłami.

Poprzez pisanie mózgów wszyscy są zaangażowani i nie ma ryzyka, że ​​niektóre osoby nie będą w stanie wyrazić swoich opinii. Każdy wnosi swój wkład.

Metoda obrazu ejdetycznego

Najlepsze dla: Typy wizualne, opieranie się na istniejących pomysłach zamiast wymyślania czegoś nowego lub rozwiązywania problemów

Największym zwolennikiem zastosowania metody obrazu ejdetycznego była psycholog Jacqueline Sussman, która współpracowała m.in. z Mattelem i Google . Zauważa, że ​​obrazy ejdetyczne to żywe obrazy przechowywane w naszym mózgu, oparte na wcześniejszych doświadczeniach, i podaje przykład chęci zrobienia sałatki. W momencie, gdy przeczytasz listę składników, wyobrazisz sobie każdy z nich i ułożysz je w swojej głowie.

W ten sam sposób sesja burzy mózgów z obrazami ejdetycznymi byłaby używana, gdy chcesz rozbudować lub ulepszyć istniejącą funkcję. Jednym z przykładów często używanych w tej metodzie jest smartfon. Ludzie są proszeni o wyobrażenie sobie zwykłego smartfona, a następnie o rozpoczęcie budowania w nim lepszych funkcji — innego koloru, rozmiaru, większej przestrzeni itp. Następnie, po zakończeniu sesji, wybierany jest jeden członek, który prezentuje swój ulepszony projekt i przedyskutuj to z innymi.

Aby ułatwić tego rodzaju kreatywne rozwiązywanie problemów, wypróbuj następującą kolejność:

• Niech wszyscy obecni wyobrazą sobie obecny produkt firmy;
• Niech wizualizują konkretne ulepszenia (rozmiar, funkcja, logo itp.);
• Przeprowadź ich przez każdą możliwą poprawę i zobacz, które ostatecznie wybrali;
• Niech każdy otworzy oczy i przedyskutuje swoje wyniki.

W ten sposób każda osoba ma możliwość przeprowadzenia własnej burzy mózgów, zebrania myśli i przemyślenia każdej funkcji. Kiedy nadejdzie czas prezentacji, będzie im łatwiej opracować. Mniej czasu poświęca się na znalezienie odpowiednich słów lub burzę mózgów na miejscu.

Metoda szybkiego tworzenia pomysłów

Najlepsze dla: osób, które nie znoszą sesji burzy mózgów i spotkań, napiętych terminów, szybkiego myślenia.

Szybka ideacja jest moim osobistym faworytem, ​​ponieważ była pierwszą, która naprawdę uderzyła w moją prokrastynację. Kierownik zespołu poradził mi, abym „ wypisał jak najwięcej pomysłów, bez względu na to, jak głupie byłyby ”. Ponieważ, jak sam powiedział, z około 30 pomysłów, przynajmniej 10 z nich wystarczyłoby do rozwinięcia.

W ten sam sposób szybkie myślenie w grupach zmusza cię do ustalenia limitu czasu między 5 a 10 minutami, a ludzie muszą zapisywać tyle, ile mogą w tym czasie. Ważne jest, aby nie traktowali siebie na serio i mówili im, że nie wszystkie pomysły będą świetne.

Po upływie 10 minut możesz zacząć wspólnie filtrować pomysły, wybierając najlepsze.

Metoda analizy luk

Najlepsze do: rozwiązywania problemów, analizy krok po kroku.

Sednem metody wypełniania luk lub analizy luk jest: „ Jak dostaniemy się stąd do tam ”. Prowadzący sesję musi określić, gdzie zespół jest teraz i gdzie powinien być. Pomyśl o tym jako o mapie drogowej: chcesz dostać się z punktu A do punktu B, więc musisz wiedzieć, gdzie możesz zrobić pit stop na jedzenie i odpoczynek, gdzie zatankować i jak podzielić godziny jazdy.

W podobny sposób pokazujesz zespołowi, gdzie chciałbyś być z projektem lub produktem, a następnie wypełniasz tę dużą lukę małymi krokami, które Cię tam zaprowadzą.

Metoda 5 Why

Najlepsze do: rozwiązywania problemów, analizy przyszłych cech/produktów.

Metoda 5 Why opiera się na dziecinnym nieustannym „ dlaczego dlaczego dlaczego ” dla każdego starszego od nich.

“ Dlaczego niebo jest niebieskie? ”
“ Dlaczego zwierzęta nie mogą jeść ludzkiego jedzenia? ”
„ Dlaczego robimy X lub Y? ”

Jego celem jest zagłębienie się w uzasadnienie konkretnych decyzji, upewnienie się, że są one uzasadnione i zapobieganie potencjalnym problemom. „5” w nazwie jest prostym ograniczeniem głębokości analizy. Oto prosty przykład:

Ulepszenie: Możliwość zamknięcia czatu w naszej aplikacji do czatu.

• Czemu? Dzięki temu nie zaśmieca boku okna czatu użytkownika.
  Dlaczego to jest problemem)? Robi się tłoczno i ​​trudniej znaleźć ludzi.
• Dlaczego (czy to trudne)? Ponieważ użytkownik musi przewinąć listę osób, a to zabiera czas z pracy.
• Dlaczego (zabiera czas)? Wiele osób polega na szybkiej i łatwej komunikacji i jest to sprawdzony problem.
• Czemu? Wstrząsy w komunikacji, nawet tak małe, składają się na zmarnowany czas i po prostu frustrują użytkownika.

Jednak pięć nie jest jedynym ograniczeniem. Możesz wejść jeszcze głębiej. Najlepszą wizualną pomocą dla tego rodzaju burzy mózgów jest diagram Ishikawy (lub rybiej kości), stworzony przez japońskiego teoretyka organizacji Kaoru Ishikawę.

Po prawej stronie, tam, gdzie powinna znajdować się „rybia głowa”, zapisujesz problem, produkt lub funkcję, a po lewej rozgałęzisz się na potencjalne przyczyny problemu – „rybie ości”.

Należy tutaj wspomnieć, że 5 Why spotkało się z krytyką. Mianowicie, że nie jest to dobra metoda do burzy mózgów, które powodują przyczyny i powodują problem.

Tak więc, kiedy używasz go we własnych zespołach, pamiętaj, aby to zrobić, aby zrozumieć, dlaczego powinieneś wdrożyć nową funkcję, wymyślić produkt itp. „Dlaczego” są tutaj używane jako wsparcie dla pomysłu , a nie narzędzia do identyfikacji problemu.

Metoda drabinkowa

Najlepsze dla: Pomaganie mniej ekstrawertycznym członkom zespołu w bardziej swobodnym wyrażaniu się i unikaniu osób, które zgadzają się nawzajem ze swoimi opiniami.

Burza mózgów na drabinie ma ciekawą realizację:

1. Grupa zostaje zapoznana z tematem sesji burzy mózgów i poproszona o poświęcenie kilku minut na samodzielną pracę nad pomysłami i sugestiami.
2. Dwóch uczestników zostaje samych w pokoju i poproszono o omówienie swoich pomysłów. Wszyscy inni czekają na zewnątrz pomieszczenia (mogą nawet na chwilę wrócić do swoich stanowisk pracy, aby uniknąć niewygodnego stania w pobliżu).
3. Po kilku minutach przedstawiana jest trzecia osoba, która przedstawia własne pomysły i opinie.
4. Kolejne kilka minut później dodajesz czwartą osobę i tak dalej.
5. Po stopniowym wprowadzeniu wszystkich członków następuje zbiorowa dyskusja nad wnioskami. Zobacz, jak daleko zaszedłeś, gdy grupa stopniowo rosła liczebnie.

Metoda drabiny zapewnia, że ​​wszyscy są słyszani i mają szansę wyrazić swoje zdanie. Co więcej, ta metoda może z łatwością pomóc uczestnikom, którzy w innym przypadku mają problem z dużymi grupami, powoli przestawić się z komunikacji z jedną lub dwiema osobami do większej liczby.

Techniki spotkań burzy mózgów

Na koniec rzućmy okiem na krótką wskazówkę dotyczącą organizacji spotkania, aby jak najlepiej wykorzystać burzę mózgów.

Ustal jasny plan

Jeszcze przed rozpoczęciem spotkania chcesz wysłać e-mail z konspektem spotkania. Ludzie powinni przyjść trochę przygotowani lub przynajmniej wiedzieć, czego się spodziewać. Poinformuj ich, jaki jest cel sesji, a może nawet poinformuj ich o technice burzy mózgów, której zamierzasz użyć. Samo to może być dobrym początkiem rozmowy, aby przełamać lody.

Staraj się unikać grupowego myślenia

Burze mózgów powodują jeden duży problem, jeśli moderator spotkania nie prowadzi go właściwie, a jest to myślenie grupowe. Kiedy ludzie spędzają zbyt dużo czasu w jednej bańce konwersacyjnej, dzieląc się i wymieniając pomysłami, istnieje ryzyko, że zaczną dostosowywać się do jednego toku myślenia. Bardzo szybko osoby przestają zadawać pytania lub kwestionować pomysły, a sesja staje się wielką komorą echa.

Aby uniknąć wywoływania grupowego myślenia, zachęcaj do przeciwstawnych argumentów lub sam wyrażaj je, jeśli zauważysz, że grupowe myślenie zaczyna się formować.

Nie bierz zbyt długo

Utrzymuj krótkie i słodkie sesje burzy mózgów. Wszystko dłuższe niż godzina to za dużo, bez względu na to, jak interesujący jest proces rozwiązywania problemów. Podziel plan burzy mózgów na kilka sesji, aby utrzymać tempo, przez tydzień lub kilka tygodni.

W ten sposób każdy otrzyma również możliwość „usypiania” nowych informacji, zwiększając ich retencję.

Umów się na spotkanie w optymalnym terminie

To oczywiste — spotkania muszą odbywać się w optymalnym czasie. Nie za wcześnie, za późno, a zwłaszcza po obfitym obiedzie. Chcesz celować na późny poranek lub kilka godzin po obiedzie. Zachęcaj ludzi do przynoszenia przekąsek lub popołudniowej kawy, dzięki czemu mniej prawdopodobne jest, że będziesz musiał zrobić sobie przerwę w już krótkim spotkaniu.

Podziel się na małe grupy

Joris Janssens z IDEA Consult poprowadził zdalnie kilka zdalnych sesji burzy mózgów na dużą skalę, a nawet udokumentował swoje doświadczenie w zdalnej burzy mózgów. Miał w sumie 60 osób do moderowania, które natychmiast podzielił na zespoły liczące 6 lub 7 osób. Pomiędzy sesjami burzy mózgów spotykał się z sesją plenarną, aby omówić ustalenia.

Idąc za jego przykładem, powinieneś celować w grupy od 5 do 10 osób, przy czym 10 jest absolutną największą liczbą. Ma to na celu uniknięcie rozmów między osobami, zmęczenia, konfliktów i braku zainteresowania.

Implementuj narzędzia do sesji zdalnych

Ponieważ wiele firm pracuje obecnie zdalnie, nawigacja po spotkaniach stała się trudniejsza. Jak widzieliśmy w doświadczeniu Janssens, narzędzia do współpracy online są koniecznością. Ponieważ istnieje duża różnorodność, nie spiesz się z wyborem idealnego.

Skoncentruj się na tych, które wykorzystują rysowanie, pisanie, pracę synchroniczną i udostępnianie ekranu. Chcesz, aby ludzie mieli jak najwięcej swobody podczas dzielenia się pomysłami w Internecie.

Starannie planuj spotkania członków

Nie wszystkie zespoły przeprowadzą burzę mózgów z takim samym sukcesem. Aby osiągnąć optymalne wyniki, poświęć czas na ocenę osobowości pracowników, którym chcesz uczestniczyć w sesjach. W razie potrzeby współpracuj z menedżerami HR, którzy mogą być w tym bardzo pomocni. Jeśli masz dwie silne, ekstrawertyczne osobowości, istnieje prawdopodobieństwo, że będą się one ze sobą zderzać lub pośrednio zaczną rywalizować. Podobnie, zbyt wielu introwertycznych członków może opóźnić sesję lub wymagać, abyś wkroczył i wykonał większość rozmowy za nich.

Zapewnij dobrą atmosferę

Istnieje lista kontrolna, przez którą należy przejść przed moderowaniem jakiejkolwiek sesji burzy mózgów. Ma to na celu upewnienie się, że wszyscy uczestnicy czuli się uwzględnieni, bezpieczni, wysłuchani i szanowani, niezależnie od stosowanej metody.

Komplementuj dobre pomysły;

Niech ludzie wiedzą, że ich wkład jest doceniany;

Wyłącz konflikt (jak w przypadku wskazywania palcem, przypisywania winy itp.);

Szanuj przestrzeń introwertyków (nie zmuszaj ich do mówienia, jeśli nie czują się komfortowo);

Implementuj wizualizacje (prezentacja PowerPoint, kolorowe karteczki samoprzylepne, markery, tablica, obrazy).

Włączenie do tych burz mózgów trochę koloru, życia i luzu sprawi, że staną się one bardziej owocne. Zostaw wszelkie rozmowy o terminach i naciskach poza salą. Zestresowane mózgi spowodują niższą jakość pomysłów, a cała sesja okaże się większą stratą czasu.

Wniosek

Burza mózgów może być niezwykle skutecznym narzędziem nie tylko do rozwiązywania problemów, ale także do ulepszania istniejących pomysłów i wzmacniania krytycznego myślenia. Burze mózgów są często lepsze w małych grupach niż w pojedynkę. Przeciwstawne argumenty i nowe perspektywy znacznie usprawniają Twój własny proces rozwiązywania problemów. Jednak istnieje również ryzyko, które wiąże się z większymi grupami, niezrównoważonymi osobowościami i jeśli sesje nie są odpowiednio moderowane. Aby w pełni wykorzystać sesje burzy mózgów, pracuj nad znalezieniem metody, która najlepiej odpowiada potrzebom projektu, wielkości zespołu i rodzaju zaangażowanych osób.