Başarılı Bir Web Semineri Planlamak İçin 8 İpucu
Yayınlanan: 2015-10-13Planlama, herhangi bir pazarlama kampanyası için kritik bir ilk adımdır, ancak özellikle harika web seminerleri oluşturmak söz konusu olduğunda doğrudur. Web seminerleri oluşturmak, tanıtmak ve yeniden kullanmak, pek çok hareketli parça içeren karmaşık bir süreçtir. Başarılı olmak için bir plan oluşturmanız ve ekibinizdeki herkesin aynı fikirde olduğundan emin olmanız gerekir.

Bir web semineri için harika bir fikriniz veya popüler bir konuşmacınız olduğunda, doğrudan tanıtım aşamasına geçmek cazip gelebilir. Ancak doğru plan olmadan, düşük katılım ve ilgisiz izleyiciler riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Hepsinden kötüsü, cansız bir sunum nedeniyle markanızı kapatan potansiyel müşterileri kaybetme riskiniz olabilir.
Güçlü bir web semineri planı oluşturmak için ne gerekiyor? İş hedeflerinizi belirleyerek başlayın.
- Daha fazla müşteri adayı oluşturmaya mı çalışıyorsunuz?
- Yeni müşterileri eğitiyor musunuz?
- Bu yeni bir ürün demosu mu?
Hedefi belirledikten sonra hedef kitleyi, konuyu ve tanıtım planını belirleyebilirsiniz.
İşte hedeflerinize uygun bir web semineri planlamanıza yardımcı olacak sekiz ipucu.
1. Neyi ve Kimi Belirleyin
Bir web semineri planlarken ilk adım, neyi satacağınıza ve kime satmak istediğinize karar vermektir. Birden çok ürününüz ve/veya birden çok farklı türde potansiyel alıcınız olabilir ve bu alıcılar satış hunisinin farklı konumlarında olabilir. Sorulacak sorular:
- Web semineri katılımcısının hangi ürünü veya hizmeti dikkate almasını istersiniz?
- Hangi alıcıları çekmek istiyorsunuz? Bu web seminerinden kimler yararlanabilir?
Genel olarak, tüm pazarlama programlarınız için hedef kişiler oluşturmak iyi bir fikirdir. Her karakter, iyi tanımlandığında, size kimin hangi ürün veya hizmet için olası bir alıcı olduğunu gösterecektir. Bu bilgiyi web seminerinizin potansiyel katılımcılarını belirlemek için uygulayabilir ve ardından mesajlarınızı belirli kişilere göre hassaslaştırabilirsiniz.
Müşteri yolculuğunda alıcının nerede olduğunu göz önünde bulundurmayı unutmayın. B2B müşteri yolculuğunun genellikle beş aşaması olduğu görülür: çekme, yakalama, geliştirme, dönüştürme ve genişletme. Muhtemel alıcılarınızın hangi aşamada olacağını belirleyebilirseniz, bu, mesajınızı ve içeriğinizi daha da hassaslaştırmanıza yardımcı olacaktır.
2. Web semineriniz için hedefleri belirleyin
Bu web semineri için hedefiniz nedir? İş amacınız? Yeni bir ürünü tanıtmaktan, marka bilinirliği kazanmaya ve nitelikli müşteri adayları bulmaya kadar her şey olabilir. Her ne olursa olsun, ne olduğu ve onu nasıl ölçeceğiniz konusunda net olun.
3. Kaç katılımcıyla başa çıkabilirsiniz?
Etkinliğe kaç kişinin kaydolmasını ve katılmasını istediğinize karar verin. Tipik olarak, popüler bir konuda iyi tanıtılan bir web semineri, kaydolanların %25-50'sinin etkinliğe fiilen katıldığını görecektir. Kayıt yaptıranların sayısı tanıtım çabalarınızın boyutuna ve konuya bağlı olacaktır. Bazı web konferansı yazılım programlarının destekleyebilecekleri katılımcı sayısında sınırlamalar vardır. Sizin için durum buysa, bu sınırın ne olduğunu bildiğinizden emin olun.
3. Bir konu, format ve konuşmacılar üzerinde anlaşın
Web seminerinizin başarısı, izleyicide yankı uyandıracak bir konu, biçim ve konuşmacılar seçme becerinize bağlıdır.
Tercih ettiğiniz potansiyel müşterileri çekeceğini düşündüğünüz az sayıda konu belirleyerek başlayın. Satış ve müşteri başarısı temsilcileriyle konuşun ve müşterilerin ve potansiyel müşterilerin neler sorduğunu ve hangi konularla ilgilendiklerini öğrenin. Hangilerinin daha çok yankı uyandırdığını görmek için bu konuları iş arkadaşlarınızla veya mevcut müşterilerle test edin. İlham almak için sektörünüzdeki diğer web seminerlerini de kullanabilirsiniz.
Bir konunuz olduğunda, bir format seçebilir ve web semineri için potansiyel konuşmacıları belirleyebilirsiniz. Bir web semineri için fikirler her yerden gelebilir. Konunun doğru olup olmadığına karar verirken, hedef kitlenizi ve ne bilmek istediklerini veya bilmeleri gerektiğini göz önünde bulundurun. Rakiplerinizin neler yaptığına bir göz atın ve etkinliklerinden birkaçına katılın. Hangi konuların gündemde olduğunu görmek için ticari fuar programlarına bakın. Ardından şu soruları sorun:
- Bu konuyla ilgili bir web semineri bir iş hedefini tatmin eder mi?
- Zaman ve masrafı haklı çıkarmaya yetecek kadar insanı çekebilir ve yeterli değer üretebilir misiniz?
- İnsanlar sorunu, bununla ilgili bir web seminerini dinleyerek vakit geçirecek kadar önemsiyor mu?
- Konuyu özgünlük, uzmanlık ve güvenilirlikle ele alabilecek bir konuşmacı bulabilecek misiniz?
- İlgi çekici bir sunumu (Soru-Cevap için zaman tanıyarak) 60 dakikada yapabilir misiniz? (Bir saatten kısa sürede bitirirseniz daha da iyi olur; insanlar biraz zaman geri almaktan gerçekten memnun olurlar, bu yüzden yapılacak çok dostça bir şey.
- İhtiyacınız olan katılımı ve dahili desteği alabiliyor musunuz?
Tüm bu sorulara evet yanıtı verebiliyorsanız, web semineri yürütme planınızda ilerlemeye hazırsınız demektir.

Kalıcı İlişkiler Kurmak İçin Çevrimiçi Etkinlikler Nasıl Kullanılır?
4. Yaratıcı bir brief yazın
Basit bir kreatif brief, web seminerinin yapımına rehberlik edecektir. Hedef kitleyi, konuyu, iş hedeflerini, ana temaları, hedef konuşmacıları, zaman çizelgesini, teslim tarihlerini ve önemli tanıtım faaliyetlerini detaylandırmalıdır. Bu, bu proje için bir iş planı işlevi görmelidir. Web seminerini geliştirirken herkesin aynı fikirde olmasını sağlamak için kreatif brief'i bir araç olarak kullanabilirsiniz. Üretim programı bu belgeden çıkacaktır.
5. Bir tarih ve saat belirleyin
Web seminerinizin tarihi ve saati, web seminerinizin başarılı olup olmayacağını belirlemede büyük rol oynar. ON24'ün bir kıyaslama raporuna göre, web seminerleri için en iyi günler Salı, Çarşamba veya Perşembe günleridir; Pazartesi ve Cuma günleri, özellikle B2B izleyicileri için genellikle daha düşük katılım vardır. Hedef pazarınızdaki tüm önemli zaman dilimlerinin etkinliğe katılabileceğinden emin olun. Bu genellikle web seminerinin Pasifik saatiyle 10:00 veya 11:00'de düzenlenmesi anlamına gelir.
6. Bir üretim programı oluşturun
Üretim planınız etkinlik tarihinizden geriye doğru çalışmalıdır. Üretim son tarihlerini karşılamak için ekibin ulaşması gereken önemli kilometre taşlarını belirleyin. Çoğu web seminerinin, konuşmacılar gibi üçüncü tarafları içeren bağımlılıkları vardır, bu nedenle, doğrudan kontrolünüz dışında olan çıktıları ve tarihleri yönetmek için bir planınız olduğundan emin olun.
7. Bir tanıtım planı oluşturun
Promosyon planını oluştururken, etkinlik için ulaşmak istediğiniz hedef kayıt sayısıyla başlayın ve ardından hangi promosyon taktiklerinin bu hedefe ulaşmanızı sağlayacağını belirleyin. Planınızda her kanalın sunacağı hedef kayıt sayısını belirttiğinizden emin olun. E-posta pazarlaması muhtemelen etkinliğinize yapılan kayıtların büyük çoğunluğunu oluşturacaktır, ancak tanıtım planı sosyal medya veya üçüncü taraf haber bültenleri gibi diğer kanalları da içermelidir.
Web seminerinizin yanı sıra e-posta tanıtımınızın zamanlamasını da göz önünde bulundurun. ON24'e göre Salı, Çarşamba ve Perşembe, web seminerlerini tanıtan e-postalar göndermek için en iyi günlerdir. Kendiniz test edin; sonuçlarınız değişebilir.
8. Bir web semineri platformu seçin
Bugün piyasada birçok web semineri platformu sağlayıcısı var. En iyi bilinenleri muhtemelen Citrix'in GoToMeeting platformu (100 katılımcıya kadar) ve GoToWebinar'dır (1000'e kadar); ON24; ve WebEx. Bunların tümü güvenilirdir ve web seminerinizi tanıtma ve dağıtma sürecini yönetmenize yardımcı olabilecek özellikler içerir.
Şimdi planını aldın mı? Harekete geçmeye ve başarılı bir çevrimiçi etkinlik oluşturmaya hazır mısınız? Daha fazla bilgi edinmek isterseniz, daha da fazla bilgi için aşağıdaki kılavuza göz atın.