8 Tips Merencanakan Webinar yang Sukses

Perencanaan adalah langkah pertama yang penting untuk kampanye pemasaran apa pun, tetapi ini terutama berlaku untuk menghasilkan webinar yang hebat. Membuat, mempromosikan, dan mengubah tujuan webinar adalah proses yang rumit dengan banyak bagian yang bergerak. Agar berhasil, Anda perlu membuat rencana dan memastikan semua orang di tim Anda ada di dalamnya.

Saat Anda memiliki ide bagus atau pembicara populer untuk webinar, mungkin Anda tergoda untuk langsung ke tahap promosi. Tetapi tanpa rencana yang tepat, Anda menghadapi risiko kehadiran yang rendah dan audiens yang tidak terlibat. Yang terburuk, Anda mungkin berisiko kehilangan prospek panas yang mematikan merek Anda karena presentasi yang tidak bersemangat.

Apa yang diperlukan untuk membuat rencana webinar yang kuat? Mulailah dengan mengidentifikasi tujuan bisnis Anda.

• Apakah Anda mencoba menghasilkan lebih banyak prospek?
• Apakah Anda mengedukasi pelanggan baru?
• Apakah ini demo produk baru?

Setelah menentukan sasaran, Anda dapat mengidentifikasi audiens target, topik, dan rencana promosi.

Berikut adalah delapan tip yang akan membantu Anda merencanakan webinar yang memenuhi tujuan Anda.

1. Identifikasi Apa dan Siapa

Saat merencanakan webinar, langkah pertama adalah memutuskan apa yang Anda jual dan kepada siapa Anda ingin menjualnya. Anda mungkin memiliki beberapa produk, dan/atau beberapa jenis pembeli potensial yang berbeda, dan pembeli tersebut mungkin berada di lokasi corong penjualan yang berbeda. Pertanyaan untuk ditanyakan:

• Produk atau layanan apa yang Anda ingin peserta webinar pertimbangkan?
• Pembeli mana yang ingin Anda tarik? Siapa yang dapat memperoleh manfaat dari webinar ini?

Secara umum, adalah ide yang bagus untuk membuat target persona untuk semua program pemasaran Anda. Setiap persona, bila terdefinisi dengan baik, akan menunjukkan kepada Anda siapa calon pembeli untuk produk atau layanan tertentu. Anda dapat menerapkan pengetahuan ini untuk mengidentifikasi calon peserta webinar Anda, lalu menyempurnakan pesan Anda ke persona tertentu.

Jangan lupa untuk mempertimbangkan posisi pembeli dalam perjalanan pelanggan. Perjalanan pelanggan B2B umumnya terlihat memiliki lima tahap: menarik, menangkap, memelihara, mengubah, dan memperluas. Jika Anda dapat mengidentifikasi pada tahap mana calon pembeli Anda akan berada, ini akan membantu Anda lebih menyempurnakan pesan dan konten Anda.

2. Tentukan tujuan webinar Anda

Apa tujuan Anda untuk webinar ini? Tujuan bisnis Anda? Bisa apa saja mulai dari memperkenalkan produk baru hingga mendapatkan kesadaran merek hingga mendapatkan prospek yang berkualitas. Apa pun itu, jelaskan apa itu, dan bagaimana Anda akan mengukurnya.

3. Berapa banyak peserta yang dapat Anda tangani?

Putuskan berapa banyak orang yang ingin Anda daftarkan dan hadiri acara tersebut. Biasanya, webinar yang dipromosikan dengan baik tentang topik populer akan melihat 25-50% dari mereka yang mendaftar benar-benar menghadiri acara tersebut. Jumlah pendaftar akan bergantung pada ukuran upaya promosi Anda dan topiknya. Beberapa program perangkat lunak konferensi web memiliki batasan jumlah peserta yang dapat mereka dukung. Jika itu yang terjadi pada Anda, pastikan Anda tahu apa batasannya.

3. Sepakati topik, format, dan pembicara

Keberhasilan webinar Anda bergantung pada kemampuan Anda untuk memilih topik, format, dan pembicara yang akan beresonansi dengan audiens.

Mulailah dengan mengidentifikasi sejumlah kecil topik yang menurut Anda akan menarik prospek yang Anda sukai. Bicaralah dengan perwakilan penjualan dan keberhasilan pelanggan dan cari tahu apa yang pelanggan dan prospek tanyakan dan topik apa yang mereka minati. Uji topik ini dengan rekan kerja atau pelanggan lama untuk melihat topik mana yang paling disukai. Anda juga dapat menggunakan webinar lain di industri Anda untuk mendapatkan inspirasi.

Setelah memiliki topik, Anda dapat memilih format dan mengidentifikasi pembicara potensial untuk webinar. Ide untuk webinar bisa datang dari mana saja. Saat memutuskan apakah topiknya tepat, pertimbangkan audiens Anda dan apa yang ingin atau perlu mereka ketahui. Lihatlah apa yang dilakukan pesaing Anda, dan ikuti beberapa acara mereka. Lihat jadwal pameran dagang untuk melihat topik mana yang ada dalam agenda. Kemudian tanyakan pertanyaan-pertanyaan ini:

• Akankah webinar tentang topik ini memenuhi tujuan bisnis?
• Bisakah Anda menarik cukup banyak orang, dan menghasilkan nilai yang cukup, untuk membenarkan waktu dan biaya?
• Apakah orang cukup peduli dengan masalah untuk menghabiskan waktu mereka mendengarkan webinar tentangnya?
• Apakah Anda dapat mencari pembicara yang dapat membahas topik dengan orisinalitas, keahlian, dan kredibilitas?
• Dapatkah Anda menyampaikan presentasi yang menarik (memberikan waktu untuk tanya jawab) dalam 60 menit? (Bahkan lebih baik jika Anda mengakhirinya dalam waktu kurang dari satu jam; orang sangat menghargai waktu luang, jadi ini adalah hal yang sangat ramah untuk dilakukan.
• Bisakah Anda mendapatkan dukungan internal dan dukungan yang Anda butuhkan?

Jika Anda dapat menjawab ya untuk semua pertanyaan ini, Anda siap melanjutkan rencana pelaksanaan webinar Anda.

4. Tulis ringkasan kreatif

Ringkasan kreatif sederhana akan membantu memandu produksi webinar. Itu harus merinci audiens target, topik, tujuan bisnis, tema utama, pembicara target, garis waktu, tenggat waktu, dan kegiatan promosi utama. Ini harus berfungsi sebagai rencana bisnis untuk proyek ini. Anda dapat menggunakan pengarahan materi iklan sebagai alat untuk membuat semua orang memiliki pemahaman yang sama saat mengembangkan webinar. Jadwal produksi akan keluar dari dokumen ini.

5. Tetapkan tanggal dan waktu

Tanggal dan waktu webinar Anda memainkan peran besar dalam menentukan apakah webinar akan sukses. Menurut laporan tolok ukur dari ON24, hari terbaik untuk webinar adalah Selasa, Rabu, atau Kamis; Senin dan Jumat biasanya memiliki tingkat partisipasi yang lebih rendah, terutama untuk pemirsa B2B. Pastikan semua zona waktu utama di pasar sasaran Anda dapat menghadiri acara tersebut. Ini biasanya berarti menyelenggarakan webinar pada pukul 10 pagi atau 11 pagi waktu Pasifik.

6. Buat jadwal produksi

Jadwal produksi Anda harus bekerja mundur dari tanggal acara Anda. Tentukan pencapaian utama yang perlu dicapai tim untuk memenuhi tenggat waktu produksi. Sebagian besar webinar memiliki ketergantungan yang melibatkan pihak ketiga seperti pembicara, jadi pastikan Anda memiliki rencana untuk mengelola kiriman dan tanggal yang berada di luar kendali langsung Anda.

7. Buat rencana promosi

Saat membuat rencana promosi, mulailah dengan jumlah target pendaftaran yang ingin Anda capai untuk acara tersebut, lalu tentukan taktik promosi mana yang memungkinkan Anda mencapai sasaran tersebut. Pastikan Anda menentukan jumlah target pendaftaran yang akan dikirimkan oleh setiap saluran dalam rencana Anda. Pemasaran email mungkin akan menghasilkan sebagian besar pendaftaran ke acara Anda, tetapi rencana promosi harus menyertakan saluran lain, seperti media sosial atau buletin pihak ketiga.

Pertimbangkan waktu promosi email Anda serta webinar Anda. Menurut ON24, Selasa, Rabu, dan Kamis adalah hari terbaik untuk mengirim email yang mempromosikan webinar. Uji sendiri; hasil Anda mungkin berbeda.

8. Pilih platform webinar

Ada banyak penyedia platform webinar di pasaran saat ini. Yang paling terkenal mungkin adalah platform GoToMeeting Citrix (hingga 100 peserta) dan GoToWebinar (hingga 1.000); ON24; dan WebEx. Ini semua dapat diandalkan dan menyertakan fitur yang dapat membantu mengelola proses promosi dan penerapan webinar Anda.

Punya rencanamu, sekarang? Siap beraksi dan membuat acara online yang sukses? Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut, lihat panduan di bawah ini untuk informasi lebih lanjut.