8 consejos para planificar un seminario web exitoso

La planificación es un primer paso crítico para cualquier campaña de marketing, pero es especialmente cierto cuando se trata de producir excelentes seminarios web. La creación, promoción y reutilización de seminarios web es un proceso complicado con muchas partes móviles. Para tener éxito, debe crear un plan y asegurarse de que todos en su equipo estén a bordo.

Cuando tiene una gran idea o un orador popular en el gancho para un seminario web, puede ser tentador pasar directamente a la etapa de promoción. Pero sin el plan adecuado, corre el riesgo de una baja asistencia y audiencias poco comprometidas. Lo peor de todo es que podría correr el riesgo de perder prospectos atractivos que rechazan su marca debido a una presentación deslucida.

¿Qué se necesita para crear un plan de webinar sólido? Comience por identificar los objetivos de su negocio.

• ¿Estás tratando de generar más clientes potenciales?
• ¿Está educando a nuevos clientes?
• ¿Es esta una demostración de un nuevo producto?

Una vez que haya determinado el objetivo, puede identificar el público objetivo, el tema y el plan promocional.

Aquí hay ocho consejos que lo ayudarán a planificar un seminario web que cumpla con sus objetivos.

1. Identificar el qué y el quién

Al planificar un seminario web, el primer paso es decidir qué está vendiendo y a quién quiere vendérselo. Puede tener múltiples productos y/o múltiples tipos diferentes de compradores potenciales, y esos compradores pueden estar en diferentes ubicaciones del embudo de ventas. Preguntas que hacer:

• ¿Qué producto o servicio desea que considere el asistente al seminario web?
• ¿Qué compradores quieres atraer? ¿Quién podría beneficiarse de este seminario web?

Es una buena idea, en general, crear personas objetivo para todos sus programas de marketing. Cada persona, cuando está bien definida, le mostrará quién es un comprador probable para qué producto o servicio. Puede aplicar este conocimiento para identificar a los asistentes potenciales de su seminario web y luego refinar su mensaje para personas específicas.

No olvide considerar dónde se encuentra el comprador en el recorrido del cliente. En general, se considera que el viaje del cliente B2B tiene cinco etapas: atraer, capturar, nutrir, convertir y expandir. Si puede identificar en qué etapa estarán sus posibles compradores, lo ayudará a refinar aún más su mensaje y su contenido.

2. Especifique los objetivos de su webinar

¿Cuál es su objetivo para este seminario web? ¿Tu propósito comercial? Puede ser cualquier cosa, desde presentar un nuevo producto hasta obtener conciencia de marca y obtener clientes potenciales calificados. Sea lo que sea, tenga claro qué es y cómo lo medirá.

3. ¿Cuántos asistentes puede manejar?

Decide cuántas personas quieres que se registren y asistan al evento. Por lo general, un seminario web bien promocionado sobre un tema popular verá al 25-50% de los que se registran asistir al evento. El número de inscritos dependerá del tamaño de sus esfuerzos promocionales y del tema. Algunos programas de software para conferencias web tienen límites en la cantidad de asistentes que pueden admitir. Si ese es tu caso, asegúrate de saber cuál es ese límite.

3. Ponerse de acuerdo sobre un tema, formato y oradores

El éxito de su seminario web depende de su capacidad para seleccionar un tema, formato y oradores que resuenen con la audiencia.

Comience identificando una pequeña cantidad de temas que cree que atraerán a los prospectos que prefiere. Hable con representantes de ventas y éxito del cliente y descubra qué preguntan los clientes actuales y potenciales y qué temas les interesan. Pruebe estos temas con compañeros de trabajo o clientes existentes para ver cuáles resuenan más. También puede usar otros seminarios web en su industria para inspirarse.

Una vez que tenga un tema, puede elegir un formato e identificar oradores potenciales para el seminario web. Las ideas para un seminario web pueden provenir de cualquier lugar. Al decidir si el tema es el adecuado, tenga en cuenta a su audiencia y lo que quiere o necesita saber. Eche un vistazo a lo que están haciendo sus competidores y asista a algunos de sus eventos. Mire los horarios de las ferias comerciales para ver qué temas están en las agendas. Luego haz estas preguntas:

• ¿Un seminario web sobre este tema satisfaría un objetivo comercial?
• ¿Puedes atraer a suficientes personas y generar suficiente valor para justificar el tiempo y los gastos?
• ¿A las personas les importa el problema lo suficiente como para dedicar su tiempo a escuchar un seminario web al respecto?
• ¿Podrá encontrar un orador que pueda abordar el tema con originalidad, experiencia y credibilidad?
• ¿Puede ofrecer una presentación atractiva (que dé tiempo para una sesión de preguntas y respuestas) en 60 minutos? (Es aún mejor si termina en menos de una hora; la gente realmente aprecia recuperar un poco de tiempo, por lo que es algo muy amigable.
• ¿Puede obtener la aceptación y el apoyo interno que necesita?

Si puede responder afirmativamente a todas estas preguntas, está listo para seguir adelante con el plan de ejecución de su seminario web.

4. Escribe un resumen creativo

Un resumen creativo simple ayudará a guiar la producción del seminario web. Debe detallar el público objetivo, el tema, los objetivos comerciales, los temas clave, los oradores objetivo, el cronograma, los plazos y las actividades promocionales clave. Esto debería funcionar como un plan de negocios para este proyecto. Puede utilizar el resumen creativo como una herramienta para mantener a todos en sintonía al desarrollar el seminario web. El cronograma de producción saldrá de este documento.

5. Establecer una fecha y hora

La fecha y la hora de su seminario web juegan un papel importante para determinar si el seminario web será un éxito. Según un informe de referencia de ON24, los mejores días para seminarios web son los martes, miércoles o jueves; Los lunes y viernes suelen tener una menor participación, en particular para las audiencias B2B. Asegúrese de que todas las zonas horarias principales de su mercado objetivo puedan asistir al evento. Esto generalmente significa organizar el seminario web a las 10 a. m. o a las 11 a. m., hora del Pacífico.

6. Cree un cronograma de producción

Su cronograma de producción debe trabajar hacia atrás desde la fecha de su evento. Especifique los hitos clave que el equipo deberá alcanzar para cumplir con los plazos de producción. La mayoría de los seminarios web tienen dependencias que involucran a terceros, como oradores, así que asegúrese de tener un plan para administrar los entregables y las fechas que están fuera de su control directo.

7. Crea un plan promocional

Al crear el plan promocional, comience con el número objetivo de registros que le gustaría alcanzar para el evento y luego determine qué tácticas promocionales le permitirán alcanzar ese objetivo. Asegúrese de especificar el número objetivo de suscripciones que cada canal entregará en su plan. El marketing por correo electrónico probablemente generará la gran mayoría de las inscripciones a su evento, pero el plan de promoción debe incluir otros canales, como redes sociales o boletines de terceros.

Considere el momento de su promoción por correo electrónico, así como su seminario web. Según ON24, martes, miércoles y jueves son los mejores días para enviar emails promocionando webinars. Prueba por ti mismo; sus resultados pueden variar.

8. Seleccione una plataforma de seminario web

Hay muchos proveedores de plataformas de seminarios web en el mercado hoy en día. Los más conocidos son probablemente la plataforma GoToMeeting de Citrix (hasta 100 asistentes) y GoToWebinar (hasta 1.000); ON24; y WebEx. Todos estos son confiables e incluyen funciones que pueden ayudar a administrar el proceso de promoción e implementación de su seminario web.

¿Tienes tu plan, ahora? ¿Listo para entrar en acción y crear un evento en línea exitoso? Si desea obtener más información, consulte la guía a continuación para obtener aún más información.