8 conseils pour planifier un webinaire réussi

La planification est une première étape essentielle de toute campagne de marketing, mais c'est particulièrement vrai lorsqu'il s'agit de produire d'excellents webinaires. Créer, promouvoir et réorienter des webinaires est un processus compliqué avec de nombreuses pièces mobiles. Pour réussir, vous devez créer un plan et vous assurer que tous les membres de votre équipe sont à bord.

Lorsque vous avez une idée géniale ou un conférencier populaire sur le crochet pour un webinaire, il peut être tentant de passer directement à l'étape de la promotion. Mais sans le bon plan en place, vous courez le risque d'une faible fréquentation et d'un public non engagé. Pire encore, vous risquez de perdre des prospects intéressants qui se détournent de votre marque en raison d'une présentation terne.

Que faut-il pour créer un plan de webinaire solide ? Commencez par identifier vos objectifs commerciaux.

• Essayez-vous de générer plus de prospects ?
• Éduquez-vous de nouveaux clients ?
• S'agit-il d'une nouvelle démonstration de produit ?

Une fois que vous avez déterminé l'objectif, vous pouvez identifier le public cible, le sujet et le plan promotionnel.

Voici huit conseils qui vous aideront à planifier un webinaire qui répond à vos objectifs.

1. Identifier le quoi et le qui

Lors de la planification d'un webinaire, la première étape consiste à décider ce que vous vendez et à qui vous voulez le vendre. Vous pouvez avoir plusieurs produits et/ou plusieurs types d'acheteurs potentiels différents, et ces acheteurs peuvent se trouver à différents endroits de l'entonnoir de vente. Questions a poser:

• Quel produit ou service souhaitez-vous que le participant au webinaire considère ?
• Quels acheteurs voulez-vous attirer ? Qui pourrait bénéficier de ce webinaire ?

C'est une bonne idée, en général, de créer des personnages cibles pour tous vos programmes marketing. Chaque personnage, lorsqu'il est bien défini, vous montrera qui est un acheteur probable pour quel produit ou service. Vous pouvez appliquer ces connaissances pour identifier les participants potentiels à votre webinaire, puis affiner votre message à des personnalités spécifiques.

N'oubliez pas de considérer où se situe l'acheteur dans le parcours client. Le parcours client B2B est généralement considéré comme comportant cinq étapes : attirer, capturer, nourrir, convertir et développer. Si vous pouvez identifier à quelle étape vos acheteurs probables se trouveront, cela vous aidera à affiner davantage votre message et votre contenu.

2. Précisez les objectifs de votre webinaire

Quel est votre objectif pour ce webinaire ? Votre objectif commercial ? Cela peut aller de l'introduction d'un nouveau produit à la notoriété de la marque en passant par l'obtention de prospects qualifiés. Quoi qu'il en soit, soyez clair sur ce que c'est et comment vous allez le mesurer.

3. Combien de participants pouvez-vous gérer ?

Décidez du nombre de personnes que vous souhaitez inscrire et assister à l'événement. En règle générale, un webinaire bien promu sur un sujet populaire verra 25 à 50% de ceux qui s'inscrivent assister à l'événement. Le nombre d'inscrits dépendra de l'ampleur de vos efforts promotionnels et du sujet. Certains logiciels de conférence Web limitent le nombre de participants qu'ils peuvent prendre en charge. Si tel est votre cas, assurez-vous de connaître cette limite.

3. Convenez d'un sujet, d'un format et d'intervenants

Le succès de votre webinaire dépend de votre capacité à sélectionner un sujet, un format et des intervenants qui résonneront auprès du public.

Commencez par identifier un petit nombre de sujets qui, selon vous, attireront les prospects que vous préférez. Discutez avec les représentants des ventes et de la réussite client et découvrez ce que les clients et prospects demandent et les sujets qui les intéressent. Testez ces sujets avec des collègues ou des clients existants pour voir lesquels résonnent le plus. Vous pouvez également utiliser d'autres webinaires de votre secteur pour vous inspirer.

Une fois que vous avez un sujet, vous pouvez choisir un format et identifier des conférenciers potentiels pour le webinaire. Les idées pour un webinaire peuvent venir de n'importe où. Lorsque vous décidez si le sujet est le bon, tenez compte de votre public et de ce qu'il veut ou doit savoir. Jetez un œil à ce que font vos concurrents et assistez à quelques-uns de leurs événements. Consultez les horaires des salons pour voir quels sujets sont à l'ordre du jour. Alors posez ces questions :

• Un webinaire sur ce sujet répondrait-il à un objectif commercial ?
• Pouvez-vous attirer suffisamment de personnes et générer suffisamment de valeur pour justifier le temps et les dépenses ?
• Les gens se soucient-ils suffisamment du problème pour passer leur temps à écouter un webinaire à ce sujet ?
• Serez-vous en mesure de trouver un conférencier capable d'aborder le sujet avec originalité, expertise et crédibilité ?
• Pouvez-vous faire une présentation engageante (en laissant du temps pour une séance de questions-réponses) en 60 minutes ? (C'est encore mieux si vous terminez en moins d'une heure ; les gens apprécient vraiment d'avoir un peu de temps en arrière, c'est donc une chose très conviviale à faire.
• Pouvez-vous obtenir l'adhésion et le soutien interne dont vous avez besoin ?

Si vous pouvez répondre oui à toutes ces questions, vous êtes prêt à aller de l'avant avec le plan d'exécution de votre webinaire.

4. Rédigez un brief créatif

Un simple brief créatif aidera à guider la production du webinaire. Il doit détailler le public cible, le sujet, les objectifs commerciaux, les thèmes clés, les conférenciers cibles, le calendrier, les délais et les principales activités promotionnelles. Cela devrait fonctionner comme un plan d'affaires pour ce projet. Vous pouvez utiliser le brief créatif comme un outil pour garder tout le monde sur la même longueur d'onde lors du développement du webinaire. Le calendrier de production sortira de ce document.

5. Fixez une date et une heure

La date et l'heure de votre webinaire jouent un rôle important pour déterminer si le webinaire sera un succès. Selon un rapport de référence d'ON24, les meilleurs jours pour les webinaires sont les mardis, mercredis ou jeudis ; Les lundis et vendredis ont généralement des taux de participation plus faibles, en particulier pour les audiences B2B. Assurez-vous que tous les principaux fuseaux horaires de votre marché cible peuvent assister à l'événement. Cela signifie généralement organiser le webinaire à 10 h ou 11 h, heure du Pacifique.

6. Créer un calendrier de production

Votre calendrier de production doit fonctionner à rebours à partir de la date de votre événement. Spécifiez les étapes clés que l'équipe devra franchir pour respecter les délais de production. La plupart des webinaires ont des dépendances impliquant des tiers tels que des conférenciers, alors assurez-vous d'avoir un plan pour gérer les livrables et les dates qui sont hors de votre contrôle direct.

7. Créez un plan promotionnel

Lors de l'élaboration du plan promotionnel, commencez par le nombre cible d'inscriptions que vous souhaitez atteindre pour l'événement, puis déterminez les tactiques promotionnelles qui vous permettront d'atteindre cet objectif. Assurez-vous de spécifier le nombre cible d'inscriptions que chaque canal fournira dans votre plan. Le marketing par e-mail générera probablement la grande majorité des inscriptions à votre événement, mais le plan promotionnel doit inclure d'autres canaux, tels que les médias sociaux ou les newsletters de tiers.

Tenez compte du moment de votre promotion par e-mail ainsi que de votre webinaire. Selon ON24, le mardi, le mercredi et le jeudi sont les meilleurs jours pour envoyer des e-mails faisant la promotion de webinaires. Testez par vous-même; vos résultats peuvent varier.

8. Sélectionnez une plateforme de webinaire

Il existe aujourd'hui de nombreux fournisseurs de plateformes de webinaires sur le marché. Les plus connues sont probablement la plateforme GoToMeeting de Citrix (jusqu'à 100 participants) et GoToWebinar (jusqu'à 1 000) ; ON24 ; et Webex. Ceux-ci sont tous fiables et incluent des fonctionnalités qui peuvent aider à gérer le processus de promotion et de déploiement de votre webinaire.

Vous avez votre plan, maintenant ? Prêt à passer à l'action et à créer un événement en ligne réussi ? Si vous souhaitez en savoir plus, consultez le guide ci-dessous pour encore plus d'informations.