Зачем отслеживать время на все, что вы делаете: интервью с королевой рабочего процесса

Отслеживание времени может быть больным местом для многих из нас. Помимо мысли, что это скучный и утомительный процесс, он заставляет нас столкнуться с часто неприятной правдой о том, как мы проводим свое время. Кто хочет признаться, что отвлекается несколько раз в день? Или что после выполнения той же задачи в третий раз они все равно не работают быстрее?

Что ж, позвольте представить вам Алиссу Лэнг, королеву рабочего процесса, которая схватила быка за рога и превратила свои знания в области тайм-менеджмента в процветающий бизнес менее чем за два года. Она начала создавать рабочие процессы, чтобы улучшить собственное управление временем, а теперь учит бухгалтеров и бухгалтеров, как экономить время и масштабировать свою практику. Она использует Clockify с 2020 года и знает, как максимально эффективно довести свои рабочие процессы до совершенства. Имея в своем послужном списке множество довольных студентов, мы в Clockify знали, что у нее будет отличный совет.

Итак, Алисса вместе с Дженнифер Керфман, создателем контента Workflow Queen, встретились со мной, чтобы обсудить все, что связано с Clockify и тайм-менеджментом.

Кто такая королева рабочего процесса?

Алисса Лэнг — штатный преподаватель и сертифицированный профессионал Asana, которая помогает бухгалтерам и бухгалтерам в своем курсе Kickoff with Asana для бухгалтеров и бухгалтеров. Ее студенты узнают, как внедрить определенные процессы и технологии, чтобы сэкономить время на повседневной работе, чтобы они могли сосредоточиться на расширении своей практики. Поскольку бухгалтерский учет и бухгалтерский учет имеют свои собственные проблемы, Алисса делает все возможное, чтобы показать своим ученикам, как управлять временем, расставлять приоритеты и учиться уловкам разумного масштабирования своей практики.

Сегодня с Алиссой работает команда, которая успешно расширила свой бизнес и бренд всего за два года. И, поскольку Clockify был с ней на каждом этапе пути, мне было интересно узнать, что именно в приложении заставило ее так долго оставаться с нами, и есть ли у нее время на отслеживание мудрости, чтобы поделиться.

Почему название Workflow Queen?

В первую очередь меня очень заинтересовало название «Королева рабочего процесса». Это не титул, который кто-то зарабатывает так легко, не говоря уже о том, чтобы сформировать вокруг него целый бренд — она должна была сделать что-то великое.

По словам Дженнифер, до создания Workflow Queen Алисса уже 5 лет владела бухгалтерской и налоговой фирмой. В то время она создавала системы и процессы для себя, чтобы упростить работу по обслуживанию своих клиентов. И, создавая свои собственные системы, Алисса поняла, насколько они будут полезны для других в сфере бухгалтерского учета и бухгалтерского учета, поэтому она начала давать индивидуальные консультации по настройкам Asana.

Понимая, что это может превратиться в бизнес, Алисса обдумывала возможные имена, Дженнифер со смехом говорит:

« Она действительно хотела быть ниндзя рабочего процесса», потому что именно так она себя и чувствовала! Она входила, настраивала все это и меняла траекторию практики клиента. Но имя было занято. ”

Она продолжает:

“ Затем кто-то случайно написал ей в Facebook, желая настроить асану один на один для их бухгалтерской фирмы, и он сказал: «Эй, я слышал, что ты королева рабочего процесса?» И она знала — это было так. ”

Как команда Workflow Queen использует Clockify

Алисса сосредотачивается на том, чтобы научить своих студентов тому, как поддерживать устойчивость их бухгалтерского и бухгалтерского бизнеса, а также заложить основу для разумного и ответственного масштабирования. И один урок, на котором она всегда настаивает, — это использование тайм-трекера для всего.

Алисса и ее команда работают как отлаженный механизм.

У них есть системы, которые помогают им выполнять большие рабочие нагрузки и справляться с ними без сучка и задоринки. И, по их словам, одним из важных факторов, почему эти системы работают, является отслеживание времени.

Что заставило королеву рабочих процессов выбрать Clockify?

Меня заинтересовало уникальное имя, и я захотел узнать, почему Алисса выбрала Clockify в качестве счетчика рабочего времени своей команды. Особенно после того, как узнала, что она является пользователем Clockify с 2020 года. Должно быть что-то, чему она была рада.

“ Когда Алисса изначально занималась отслеживанием времени, она использовала другой инструмент, но интерфейс был не таким, каким она хотела, в нем отсутствовали некоторые функции, которые она искала. Вскоре она нашла Clockify и с тех пор не изменилась », — говорит Дженнифер.

Алисса предпочитает пользовательский интерфейс Clockify из-за его простоты и простоты использования. Но ее любимой частью должно быть то, что он так хорошо интегрируется с Asana, видя, как ее работа вращается вокруг программного обеспечения.

Какие функции отслеживания времени жизненно важны?

Команда Workflow Queen очень конкретна в отношении функций, которые им нравятся и которые они используют больше всего. Мне было очень любопытно посмотреть, как их потребности в отслеживании времени будут отличаться от, скажем, тех, кто владеет бизнесом, ориентированным на дизайн.

Отслеживание задач

« По сути, то, как мы используем это в ежедневной структуре, это… мы отслеживаем каждую задачу, которую мы выполняем », — смеется Дженнифер, отвечая: « Буквально мое описание будет примерно таким: отвечать на сообщения ».

Этот комментарий на самом деле вступит в игру позже, потому что он действительно играет важную роль в их более крупной бизнес-стратегии.

Пометка всего для будущего анализа

Использование тегов командой также отличалось от того, что я привык видеть, но это было действительно новаторски!

« Мы используем теги, чтобы классифицировать все. minimize keep doing В конце недели мы проанализируем, сколько времени мы потратили на каждую задачу, и решим: «Это то, что нам нужно придумать, как минимизировать», «Может быть, это может быть более эффективно» и т. д. Итак, мы будем использовать теги для обозначения таких задач, как , например, свернуть продолжить выполнение ”

Я обнаружил, что использование ими тегов — не как индикаторов проекта или задачи, а как сигналов о том, что делать или чего не делать — действительно разумно. Таким образом, они служат мгновенным напоминанием о том, насколько эффективно что-то можно сделать, и не является ли это пустой тратой времени.

Интеграции

« Мы интегрируем Clockify с Asana, и это… «поцелуй шеф-повара». Это так хорошо. Это так полезно, потому что мы используем Asana, чтобы сказать нам, что делать в течение дня, и когда вы можете просто запустить таймер прямо здесь, это так экономит время. Кроме того, легко не забыть отслеживать свое время, потому что оно тут же. ”

Дженнифер также отмечает, что, помимо Asana, она как создатель контента для Workflow Queen использует таймер Clockify с веб-приложениями, такими как Google Docs или Sheets.

Стоит ли отслеживать все, что вы делаете?

Еще одна тема, которую мы затронули, — отслеживание времени, потраченного на каждую задачу. И мы имеем в виду, каждую задачу. Каким бы коротким оно ни было.

Как сказать сотрудникам, что хорошо отслеживать все?

Одна вещь, которая действительно привлекла мое внимание, — это практика Алиссы регистрировать все, что она делала, и то, как это было вплетено в мышление ее команды. Работая в этой команде, Дженнифер быстро привыкла отслеживать каждую задачу, даже если это были просто ответы на сообщения в чате. Это практика, которую они рекомендуют всем попробовать.

Но, даже если это благовоспитанный совет, правда в том, что нас всех отталкивает эта идея (в первую очередь меня). Это заставляет нас чувствовать себя роботами, рабами наших таймеров. Итак, как Алиссе удалось показать своей команде и ученикам, что отслеживание каждой маленькой задачи на самом деле полезно для вас? Вот что сказала Дженнифер с точки зрения сотрудника:

« При приеме на работу вам говорят — «слушай, ты будешь отслеживать все, что ты делаешь». И это исходит не из аспекта микроменеджмента, а из аспекта «наша цель номер один в этой компании — быть эффективными. ”

Точно так же, как Алисса сообщила своим новым сотрудникам, каждому менеджеру и руководителю команды будет лучше установить четкие причины, по которым все должны отслеживать свое время. Дженнифер продолжает:

« Отслеживание времени не означает: « О, черт возьми, я не могу поверить, что тебе потребовалось так много времени, чтобы сделать X или Y ».

Речь идет о следующем: « Хорошо, если мы проанализируем это, можем ли мы помочь вам оптимизировать это лучше? «Или человек новичок в задаче, поэтому он занимает больше времени?»

То, что она сказала дальше, я подумал, что это важно для всех нас услышать:« Это не значит, что вы ужасно справляетесь со своей работой. Мы анализируем эти данные, чтобы сделать компанию лучше . ”

Итак, объясните, почему они должны отслеживать так много и так часто. Вам нужна более широкая картина, и вам нужно во что-то вложить этот анализ, иначе вы просто потеряете время.

Каковы преимущества отслеживания всего?

Поскольку эта практика, казалось, работала на них так хорошо, я задавался вопросом, что именно в подробном учете времени проложило путь к успеху бизнеса Алиссы. Вот что я узнал.

1. Вы получаете представление о своей (и чужой) продуктивности

Если многие задачи требуют много времени и есть закономерность, которую вы можете определить, то, возможно, этот конкретный человек не подходит для этой конкретной задачи. Это становится основой для разговора и определения того, что именно создает проблему.

2. Вы минимизируете отвлекающие факторы

Мне также показалось интересным, что для Дженнифер отслеживание всего было еще одним способом борьбы с отвлекающими факторами. По ее словам, когда вы решаете записывать каждую задачу, вы начинаете сомневаться, хотите ли вы перейти к новой задаче или нет.

Например, если вы хотите ответить на некоторые сообщения в чате компании, вам может потребоваться больше времени, чтобы сделать журнал времени, чем ответить. Вопрос: « Действительно ли эта задача стоит того, чтобы тратить время на ее регистрацию? » ” может помочь отвлечь вас от отвлекающих факторов.

3. Вы избавляетесь от стигмы

Одна вещь, которую я узнал из разговора с Алиссой и Дженнифер, заключалась в том, что детальное отслеживание дает одно огромное преимущество по сравнению с обобщенными записями. Когда они говорят своим студентам, что они должны отслеживать все, они обычно отвечают: « О, вы имеете в виду, что записываете это в графу «работа с клиентом»? " Ответ да, и нет.

С «работой с клиентом» вы получите информацию о том, сколько времени требуется конкретному клиенту. Однако, если вы разобьете работу клиента на подробные записи, вы сможете увидеть, какая часть этого отрезка времени уходит на электронные письма, встречи, реальную глубокую работу, сбор документов и т. д. Последнее дает вам гораздо больше места для улучшение.

4. Вы знаете, где делегировать/аутсорсить (и как масштабировать)

Основная причина, по которой Алисса выступает за подробное отслеживание времени, заключается в том, чтобы помочь вам справиться с рабочей нагрузкой. Благодаря подробной информации о том, куда ушло ваше время, вы будете точно знать, какие задачи следует делегировать (или передать на аутсорсинг). А для владельцев практики это ценная информация о том, кого нанять. Один из примеров, который привели Алисса и Дженнифер, был:

« Допустим, ваша почасовая ставка генерального директора составляет 100 долларов в час. Если вы отслеживаете время и понимаете, что тратите 10 часов в месяц на ответы на электронные письма, вы не получаете за это время рентабельности инвестиций. Вы можете платить кому-то за обработку ваших электронных писем, а вы используете это время для задач, которые активно приносят вам деньги ».

Все сводится к тому, чтобы разумно распоряжаться своим временем. Как они отметили, отслеживание времени всегда должно быть связано с эффективностью.

Как предприниматели и компании должны использовать Clockify

Алисса работает в основном с бухгалтерами и счетоводами, но я обнаружил, что суть их советов применима и к более широкой аудитории. Вот несколько советов, все с целью повышения вашей эффективности. Цель состоит в том, чтобы получить больше времени, чтобы сосредоточиться на масштабировании своей практики.

Время отслеживания в течение 30 дней

Когда Алисса и Дженнифер спросили, как начать подробное отслеживание рабочего процесса в стиле Queen, они ответили:

«Мы рекомендуем — по крайней мере, делать твердые 30 дней. Потому что это полный бухгалтерский цикл, и вы действительно можете увидеть начало и конец «хорошо, куда уходит мое время за месяц». И это минимальное количество времени, чтобы получить хороший анализ».

Итак, в соответствии с их советом, вы можете использовать плагин таймера Clockify для отслеживания ваших ежедневных задач в течение месяца. Поначалу это может быть утомительно, но Алисса занимается этим уже много лет, и ее продуктивность увеличилась в геометрической прогрессии. Кроме того, ее ученики часто выходят из этих 30 дней в шоке от данных:

«Они действительно удивлены тем, сколько времени они тратят на более административную работу, связанную с вводом данных. Мы называем это «застрять в сорняках», когда вы находитесь в грязи, делая все, чтобы выжить. all И это делает невозможным масштабирование и развитие бизнеса, потому что вы постоянно делаете все , Анализ данных

Поскольку вы отслеживаете свое время в течение 30 дней, вы можете решить анализировать данные еженедельно или подождать, пока пройдет месяц. С еженедельным анализом вы можете изменить свой рабочий процесс по мере прохождения «пробного периода». Тем не менее, мы бы посоветовали провести анализ в конце. Вы получите более реалистичное изображение рабочего процесса.

После того, как данные собраны, вы можете сжать их в удобный для чтения отчет, например:

Вы увидите, сколько часов вы потратили на переписку по электронной почте и встречи, сколько часов отвлеклись на интенсивную работу и т. д. Это станет уникальным пониманием вашего ежемесячного рабочего процесса, которое вы не можете получить ниоткуда, кроме как по собственной воле. чтобы оставаться последовательным и отслеживать свое время.

Шкала по результатам

В зависимости от полученных результатов (и того, как вы хотите их масштабировать), вы будете знать, каким должен быть следующий шаг.

Если вы тратите слишком много времени на задачи, которые не могут быть оплачены, и отнимаете драгоценные часы, которые вы могли бы потратить на привлечение новых клиентов, пришло время нанять помощника.

Или вы заметили, что клиенты слишком долго отправляют вам все необходимые документы, вы можете установить для них более ранние сроки или найти способ лучше сообщить об этом.

Большую часть времени мы не знаем, сколько времени на самом деле потратили на некоторые задачи, потому что их слишком много или мы недооцениваем их объем.

Отслеживание времени может помочь вам отключиться в долгосрочной перспективе

Наконец, что не менее важно, я хотел коснуться кое-чего очень важного. Для Алисы жизненно важно совмещать работу и жизнь. Она любит путешествовать, проводить время со своими собаками, ездить по бездорожью и просто наслаждаться всем, что происходит на свежем воздухе.

И хотите верьте, хотите нет, но когда она уезжает в отпуск, ее команда работает так же эффективно, как если бы она была там. По словам Дженнифер, все благодаря данным, собранным тайм-трекингом.

«Цель Алиссы — в конце концов полностью уйти из компании. Она может просто путешествовать полный рабочий день, делать все, что захочет, и знать, что без нее мы в безопасности», — смеется она .

«И я думаю, что это на 100% достижимо, благодаря объему данных, которые мы смогли собрать с помощью отслеживания времени, и систем, которые у нас есть».

По мере того, как они регистрировали время, определяли свои шероховатости и сильные стороны, команде Workflow Queen удалось внедрить системы, которые стали опорой их рабочего процесса. Их коммуникация значительно улучшилась, потому что не существует стигмы, связанной с отслеживанием каждой отдельной задачи. Они знают, как работает каждый из них, и умеют быстрее находить решения. Благодаря этому Алисса смогла взять отпуск на целых 3 недели, и команда работала идеально гладко.

Итак, постарайтесь думать об отслеживании времени как об инвестициях в ранний выход на пенсию или, по крайней мере, в отстранение от утомительной работы. Таким образом, вы можете сосредоточить свою энергию на больших и лучших вещах.

У отслеживания времени есть много других преимуществ, но те, что перечислены здесь, лучше всего помогут укоренить отслеживание времени как привычку.

Мораль этой истории: следите за своим временем!

Повторяя чувства Алиссы и Дженнифер — как бы утомительно это ни звучало иногда, они непреклонны в отношении процесса учета времени. Вы станете более дисциплинированным и эффективным человеком. Но рядом с ним вы открываете дверь:

• создание лучшего баланса между работой и личной жизнью,
• масштабирование вашего бизнеса намного умнее и быстрее, и
• устранение пожирателей времени до того, как они успеют нанести ущерб вашей продуктивности.

️ Что вы думаете об интервью? Есть вопросы или комментарии? Дайте нам знать, если какой-либо из советов Алиссы, Дженнифер или наших собственных советов дал вам идеи по адресу [email protected].