Por qué controlar el tiempo en todo lo que haces: una entrevista con Workflow Queen
Por qué controlar el tiempo en todo lo que haces: una entrevista con Workflow Queen
Publicado: 2022-05-07
El seguimiento del tiempo puede ser un punto doloroso para muchos de nosotros. Además de pensar que es un proceso aburrido y tedioso, nos obliga a enfrentarnos a una verdad a menudo incómoda sobre cómo empleamos nuestro tiempo. ¿Quién quiere admitir que se distraen varias veces al día? ¿O que después de hacer la misma tarea por tercera vez todavía no son más rápidos?
Bueno, permítanme presentarles a Alyssa Lang, la reina del flujo de trabajo, que agarró el control del tiempo por los cuernos y amplió su conocimiento de gestión del tiempo en un negocio floreciente en poco menos de dos años. Comenzó creando procesos de flujo de trabajo para mejorar su propia gestión del tiempo, y ahora enseña a los tenedores de libros y contables cómo ahorrar tiempo y escalar sus prácticas. Ha estado usando Clockify desde 2020 y sabe cómo aprovecharlo al máximo para que sus flujos de trabajo sean casi perfectos. Con un historial de muchos estudiantes satisfechos, en Clockify sabíamos que tendría buenos consejos.
Y así, Alyssa, junto con Jennifer Curfman, la creadora de contenido de Workflow Queen, se sentaron conmigo para hablar sobre Clockify y la gestión del tiempo.
Tabla de contenido
¿Quién es la reina del flujo de trabajo?
Alyssa Lang es educadora de tiempo completo y profesional certificada por Asana que ayuda a tenedores de libros y contadores en su curso Kickoff with Asana para tenedores de libros y contadores. Sus estudiantes aprenden a implementar procesos y tecnología específicos para ahorrar tiempo en el trabajo diario, para que puedan concentrarse en escalar su práctica. Dado que la contabilidad y la teneduría de libros tienen su propio conjunto de desafíos, Alyssa hace todo lo posible para mostrar a sus alumnos cómo manejar la gestión del tiempo, priorizar y aprender los trucos para escalar su práctica de manera inteligente.
Hoy, Alyssa tiene un equipo que trabaja con ella, después de hacer crecer con éxito su negocio y su marca en solo dos años. Y, dado que Clockify ha estado con ella en cada paso del camino, me intrigó escuchar qué acerca de la aplicación hizo que se quedara tanto tiempo, y si tiene algo de tiempo rastreando la sabiduría para compartir.
¿Por qué el nombre Workflow Queen?
En primer lugar, tenía mucha curiosidad sobre el nombre "Reina del flujo de trabajo". No es un título que alguien gana tan a la ligera, y mucho menos forma una marca completa a su alrededor: tenía que haber hecho algo grandioso.
Tal como lo describe Jennifer, antes de comenzar Workflow Queen, Alyssa ya había tenido una firma de contabilidad e impuestos durante 5 años. En ese momento, estaba creando sistemas y procesos para ayudar a optimizar la carga de trabajo en el mantenimiento de sus clientes. Y, a medida que creaba sus propios sistemas, Alyssa se dio cuenta de lo útiles que serían para otros en la industria de la contabilidad y la contabilidad, por lo que comenzó a realizar consultas individuales para las configuraciones de Asana.
Al darse cuenta de que esto podría convertirse en un negocio, Alyssa reflexionó sobre los posibles nombres, Jennifer dice con una sonrisa:
“ Ella realmente quería ser la ninja del flujo de trabajo”, ¡porque así se sentía!Iba a entrar, prepararlo todo y cambiar la trayectoria de la práctica de un cliente.Pero el nombre fue tomado. ”
Ella continúa:
Luego, alguien le envió un mensaje al azar en Facebook, queriendo hacer una configuración de Asana individual para su empresa de contabilidad, y él dijo: "Oye, escuché que eres la reina del flujo de trabajo".Y ella lo sabía, eso era todo. ”
Cómo el equipo de Workflow Queen usa Clockify
Alyssa se enfoca en enseñar a sus alumnos cómo mantener su negocio de teneduría de libros y contabilidad sostenible, y sentar las bases para una escalabilidad inteligente y responsable. Y una lección en la que siempre insiste es usar un rastreador de tiempo para todo.
Alyssa y su equipo trabajan como una máquina engrasada.
Cuentan con sistemas que los ayudan a asumir grandes cargas de trabajo y manejarlas sin problemas. Y según ellos, uno de los grandes factores por los que esos sistemas funcionan es el seguimiento del tiempo.
¿Está buscando algo para iniciar su seguimiento y gestión del tiempo? Aquí hay algunas sugerencias:
58 consejos de gestión del tiempo para el trabajoRecursos de gestión del tiempo de Clockify
¿Qué hizo que Workflow Queen eligiera Clockify?
Después de tener curiosidad sobre el nombre único, quería saber por qué Alyssa eligió a Clockify como el rastreador de tiempo de su equipo. Especialmente después de enterarse de que ha sido usuaria de Clockify desde 2020. Tenía que haber algo que la alegrara.
“ Cuando Alyssa originalmente estaba rastreando el tiempo, estaba usando una herramienta diferente, pero la interfaz no era lo que ella quería, le faltaban algunas funciones que estaba buscando.Pronto encontró Clockify, y no ha cambiado desde entonces ”, dice Jennifer.
Alyssa prefiere la interfaz de usuario de Clockify debido a su facilidad de uso y simplicidad. Pero su parte favorita tiene que ser que se integra tan bien con Asana, viendo cómo su trabajo gira en torno al software.
Aquí hay un video tutorial sobre cómo puedes configurar la misma integración para ti, si también usas Asana.
¿Qué características de seguimiento del tiempo son vitales?
El equipo de Workflow Queen es muy específico acerca de las funciones que más les gustan y usan. Tenía mucha curiosidad por ver cómo sus necesidades de seguimiento de tiempo diferían de, por ejemplo, las de tener un negocio orientado al diseño.
Seguimiento de tareas
“ Básicamente, la forma en que lo usamos en una estructura diaria es… registramos cada una de las tareas que hacemos ”, se ríe Jennifer y responde: “ Literalmente, mi descripción sería algo así como: Responder a los mensajes ”.
Este comentario entrará en juego más adelante, porque en realidad juega un papel importante en su estrategia comercial más amplia.
Etiquetar todo para futuros análisis
El uso de etiquetas por parte del equipo también fue diferente de lo que estaba acostumbrado a ver, ¡pero realmente innovador!
“ Usamos etiquetas para categorizar todo.minimizekeep doingAl final de la semana, analizaremos cuánto tiempo hemos dedicado a cada tarea y decidiremos: "¿Es esto algo que tenemos que descubrir cómo minimizar", "Tal vez eso pueda ser más eficiente", etc. Así que Usará etiquetas para etiquetar tareas comominimizarseguir haciendo ”
Descubrí que su uso de etiquetas, no como indicadores de proyectos o tareas, sino como señales sobre qué hacer o qué no hacer, es realmente inteligente. De esa forma, sirven como un recordatorio instantáneo de cuán eficientemente se puede hacer algo, o si es una pérdida de tiempo.
integraciones
“ Integramos Clockify con Asana y es… “el beso del chef”.Es tan bueno.Es muy útil, porque usamos Asana para decirnos qué hacer a lo largo del día, y cuando puedes iniciar el cronómetro allí mismo, es un gran ahorro de tiempo.Además, es fácil recordar llevar un registro de su tiempo, porque está justo ahí. ”
Jennifer también señala que, además de Asana, ella, como creadora de contenido para Workflow Queen, usa el temporizador de Clockify con aplicaciones basadas en la web como Google Docs o Sheets.
¿Deberías hacer un seguimiento de todo lo que haces?
Otro tema que abordamos fue el seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea. Y nos referimos a cada tarea. No importa lo corto que fuera.
¿Cómo decirles a los empleados que es bueno hacer un seguimiento de todo?
Una cosa que realmente me llamó la atención fue la práctica de Alyssa de registrar todo lo que hacía y cómo también se entretejía en la mentalidad de su equipo. Como parte de ese equipo, Jennifer se acostumbró rápidamente a realizar un seguimiento de cada tarea, incluso si solo se trataba de responder mensajes de chat. Es una práctica que recomiendan para que todos la prueben.
Pero, aunque sea un consejo educado, la verdad es que a todos nos desanima la idea (a mí primero). Nos hace sentir como robots, esclavos de nuestros temporizadores. Entonces, ¿cómo logró Alyssa mostrarle a su equipo y a sus estudiantes que hacer un seguimiento de cada pequeña tarea es realmente bueno para ti? Esto es lo que Jennifer dijo, desde la perspectiva de un empleado:
“ Al ser contratado, te dicen: “escucha, vas a realizar un seguimiento de todo lo que haces”.Y no proviene de un aspecto de microgestión, sino del aspecto de “nuestro objetivo número uno en esta empresa es ser eficientes. ”
Al igual que Alyssa informó a sus nuevos empleados, será mejor que cada gerente y líder de equipo establezca razones claras por las que todos deben realizar un seguimiento de su tiempo. Jennifer continúa:
“ El seguimiento del tiempo no se trata de: “Dios mío, no puedo creer que hayas tardado tanto en hacer X o Y”.
Se trata de: “Bien, si analizamos esto, ¿hay alguna manera en que podamos ayudarlo a simplificarlo mejor?"O, ¿la persona es nueva en una tarea, por lo que tarda más?"
Lo que dijo a continuación, pensé que era crucial que todos lo escucháramos:“ No significa que seas terrible en tu trabajo.Analizamos esos datos para mejorar la empresa. ”
Por lo tanto, sea transparente sobre por qué deberían rastrear tanto y con tanta frecuencia. Necesita un panorama más amplio y necesita invertir ese análisis en algo, de lo contrario, es solo una pérdida de tiempo.
¿Cuáles son los beneficios de rastrear todo?
Dado que la práctica parecía funcionar tan bien para ellos, me preguntaba qué tenía el seguimiento detallado del tiempo que allanó el camino hacia el éxito del negocio de Alyssa. Esto es lo que descubrí.
1. Obtiene información sobre su propia productividad (y la de los demás)
Si muchas tareas toman mucho tiempo y hay un patrón que puede identificar, entonces tal vez esa persona en particular no sea la adecuada para esa tarea en particular. Eso se convierte en la base para una conversación e identificar qué es exactamente lo que crea un problema.
Una descripción general de Clockify que muestra las horas totales dedicadas a diferentes tareas
Ofrecemos excelentes consejos sobre la productividad personal y del equipo:
→ 12 consejos para construir y mejorar la gestión del tiempo en equipo → Guía de productividad personal: Maximice la productividad con estos consejos y guías
2. Minimizas las distracciones
También me pareció interesante cómo para Jennifer, rastrear todo era otra forma de combatir las distracciones. En sus palabras, cuando decides registrar cada tarea, comienzas a adivinar si quieres pasar a una nueva tarea o no.
Por ejemplo, si desea responder a algunos mensajes en el chat de la empresa, es posible que le lleve más tiempo realizar el registro de tiempo que responder. Preguntar: “ ¿Realmente vale la pena tomarse el tiempo para registrar esta tarea? ” puede ayudarlo a alejarse de la distracción.
3. Te deshaces del estigma
Una cosa que aprendí al hablar con Alyssa y Jennifer fue que el seguimiento detallado trajo una gran ventaja sobre las entradas generalizadas. Cuando les dicen a sus alumnos que deben hacer un seguimiento de todo, generalmente responden: “ Oh, ¿quieres decir registrarlo en 'trabajo del cliente'? " La respuesta es sí y no.
Con 'trabajo de cliente', obtendrá información sobre cuánto tiempo requiere un cliente específico. Sin embargo, si divide el trabajo de su cliente en entradas detalladas, podrá ver cuánto de ese tiempo se destina a correos electrónicos, reuniones, trabajo profundo real, recopilación de documentos, etc. Este último le da mucho más espacio para mejora.
La principal razón por la que Alyssa aboga por el seguimiento detallado del tiempo es para ayudarlo a obtener una ventaja sobre su carga de trabajo. Con la información detallada sobre a dónde se fue tu tiempo, sabrás exactamente qué tareas debes delegar (o subcontratar). Y para los dueños de la práctica, es información valiosa sobre a quién contratar. Un ejemplo que dieron Alyssa y Jennifer fue:
“ Digamos que su salario por hora como director ejecutivo es de $100 por hora.Si realiza un seguimiento del tiempo y se da cuenta de que dedica 10 horas al mes a responder correos electrónicos, no obtendrá un ROI en ese tiempo.Puedes pagarle a alguien para que maneje tus correos electrónicos, mientras usas ese tiempo en tareas que te hacen ganar dinero de forma activa ”.
Todo se reduce a ser inteligente con tu tiempo. Como señalaron, el seguimiento del tiempo siempre debe tener que ver con la eficiencia.
Cómo los empresarios y las empresas deben usar Clockify
Alyssa trabaja principalmente con contadores y tenedores de libros, pero descubrí que el núcleo de sus consejos también se puede aplicar a una audiencia más amplia. Aquí hay algunos consejos, todos con el propósito de mejorar su eficiencia. El objetivo es obtener más tiempo para concentrarse en escalar su práctica.
Seguimiento del tiempo durante 30 días
Cuando se les preguntó acerca de cómo iniciar un seguimiento detallado al estilo de Workflow Queen, esto es lo que dijeron Alyssa y Jennifer:
“Recomendamos, al menos, hacer 30 días sólidos.Porque ese es un ciclo contable completo, y realmente puedes ver el comienzo y el final de "bueno, ¿a dónde va mi tiempo en un mes?".Y esa es la cantidad mínima de tiempo para obtener un buen análisis”.
Entonces, de acuerdo con sus consejos, podría usar el complemento de temporizador de Clockify para realizar un seguimiento de sus tareas diarias durante un mes. Puede ser tedioso al principio, pero Alyssa lo ha estado haciendo durante años y aumentó su productividad exponencialmente. Además, sus estudiantes a menudo salen de esos 30 días conmocionados por los datos:
“Están realmente sorprendidos de la cantidad de tiempo que dedican a trabajos más administrativos y de entrada de datos.Lo llamamos 'estar atrapado en la maleza', donde estás en el lodo, haciendo todo lo posible para sobrevivir.allY eso hace que sea imposible escalar y hacer crecer el negocio, porque constantemente estás haciendotodasAnalizar los datos
Dado que realiza un seguimiento de su tiempo durante 30 días, puede decidir analizar los datos semanalmente o esperar a que pase el mes. Con un análisis semanal, puede cambiar su flujo de trabajo a medida que avanza el "período de prueba". No obstante, aconsejamos un análisis al final. Obtendrá una imagen más realista de su flujo de trabajo.
Una vez que se recopilan los datos, puede condensarlos en un informe fácil de leer, como este:
Un informe detallado en pdf en Clockify
Podrá ver cuántas horas ha pasado enviando correos electrónicos y reuniones, cuántas horas en distracciones VS trabajo profundo, etc. Se convierte en una visión única de su flujo de trabajo mensual que no puede obtener de ningún otro lugar que no sea su propia voluntad. para mantener la coherencia y realizar un seguimiento de su tiempo.
Escalar según resultados
Dependiendo de los resultados que obtenga (y de cómo quiera escalar), sabrá cuál debe ser el siguiente paso.
Si dedica demasiado tiempo a tareas que no se pueden facturar y le quita horas valiosas que podría estar dedicando a conseguir nuevos clientes, es hora de contratar a un asistente.
O bien, nota que los clientes tardan demasiado en enviarle todos los documentos necesarios, puede establecer plazos más tempranos para ellos o encontrar una manera de comunicarlo mejor.
La mayoría de las veces, no somos conscientes de cuánto tiempo hemos dedicado realmente a algunas tareas, porque son demasiadas o subestimamos su alcance.
El seguimiento del tiempo puede ayudarlo a desconectarse a largo plazo
Por último, pero no menos importante, quería tocar algo muy importante. Para Alyssa, equilibrar el trabajo y la vida es vital. Le encanta viajar, pasar tiempo con sus perros, conducir fuera de la carretera y simplemente disfrutar de todo al aire libre.
Y créalo o no, cuando ella se va de vacaciones, su equipo trabaja tan eficientemente como si ella estuviera allí. Según Jennifer, todo es gracias a los datos recopilados por el seguimiento del tiempo.
“El objetivo de Alyssa es retirarse por completo de la empresa, eventualmente.Puede viajar a tiempo completo, lo que quiera hacer, y saber que estamos a salvo sin ella”, se ríe .
“Y creo que eso es 100 % alcanzable, debido a la cantidad de datos que pudimos capturar con el seguimiento del tiempo y los sistemas que tenemos implementados”.
A medida que registraron el tiempo, identificaron sus puntos difíciles y sus fortalezas, el equipo de Workflow Queen logró implementar sistemas que actúan como pilares de su flujo de trabajo. Su comunicación ha mejorado significativamente, porque no existe el estigma en torno al seguimiento de cada tarea. Saben cómo funciona cada uno de ellos y pueden encontrar soluciones más rápido. Gracias a eso, Alyssa pudo tomar vacaciones de hasta 3 semanas y el equipo funcionaba perfectamente.
Por lo tanto, trate de pensar en el seguimiento del tiempo como una inversión para la jubilación anticipada o, al menos, como un desapego del trabajo tedioso. De esta manera, puedes enfocar tu energía en cosas más grandes y mejores.
Hay muchos otros beneficios para el seguimiento del tiempo, pero los que se enumeran aquí harán el mejor trabajo para arraigar el seguimiento del tiempo como un hábito.
La moraleja de la historia: ¡Haz un seguimiento de tu tiempo!
Para hacernos eco de los sentimientos de Alyssa y Jennifer: aunque parezca agotador en ocasiones, son inflexibles sobre el proceso de seguimiento del tiempo de todo. Te convertirás en una persona más disciplinada y eficiente. Pero junto a él, abres la puerta a:
la creación de un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida,
escalar su negocio de manera mucho más inteligente y rápida, y
eliminando las pérdidas de tiempo antes de que tengan la oportunidad de causar estragos en su productividad.
️ ¿Qué te pareció la entrevista? ¿Tiene alguna pregunta o comentario? Háganos saber si alguno de los consejos de Alyssa, Jennifer y nuestros propios consejos le dieron ideas en [email protected]
