Как я научился добиваться цели

Вы чувствуете себя перегруженным всей работой, которую вам нужно сделать?

Прежде всего, остановитесь и сделайте вдох. Как сказал Уилл Роджерс: « Когда вы окажетесь в яме, перестаньте копать. ”

Если вы хотите начать делать что-то (и особенно если вы хотите начать делать что-то с меньшим стрессом), вы должны работать умнее, а не усерднее. Вы должны взять ситуацию под контроль и действовать на опережение.

Один из способов сделать это – использовать систему GTD.

В этой статье мы узнаем, как добиться цели в соответствии с методологией GTD: эффективно, без стресса и организованно.

Что такое методология Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done (GTD) — методология продуктивности из книги Дэвида Аллена. Основная посылка в том, что, по его словам, « ваша голова — ужасный офис». «Наш мозг создан для создания идей, а не для их удержания.

Довести дело до конца означает определить 1) что такое «сделано» (результат) и 2) как выглядит действие (действие). Как говорится в книге, « вы должны использовать свой разум, чтобы избавиться от мыслей. ”

Сама методология может показаться сложной на первый взгляд, но она довольно проста, когда вы понимаете ее суть. Одной статьи недостаточно, чтобы охватить все, поэтому я рекомендую прочитать книгу, если вы хотите узнать больше и разобраться в деталях. Существует также канал GTD на Youtube, где вы можете посмотреть видеоролики, в которых сам Аллен рассказывает о методологии.

Как начать работу по методу Getting Things Done

Как в своем подкасте, так и в своем блоге Дэвид Аллен заявил, что лучше всего начать с любого места. Любой компонент метода принесет вам хоть чуть-чуть больше ясности и сосредоточенности.

Как он сказал в своей книге, « вы должны думать о своих вещах больше, чем вы думаете, но не так много, как вы боитесь ». Вот как думать о своих задачах.

1. После того, как вы запишете все, что у вас на уме, напишите, в чем именно заключается обязательство и какие шаги вам нужно предпринять, чтобы выполнить его. Кроме того, напишите предполагаемый успешный результат в одном предложении.
2. Первые пункты, которые вы должны записать, — это те, которые больше всего занимают ваш разум, независимо от того, волнуют они вас или сильно интересуют.

Установите напоминания, организованные в системе, которую вы регулярно просматриваете.

Пять шагов, чтобы добиться цели

Освоение рабочего процесса и выполнение задач состоит из пяти шагов: зафиксировать, прояснить, организовать, обдумать и вовлечь.

Захватывать

Снимайте все, что требует вашего внимания. Перенесите все, что вы считаете незавершенным, на лист бумаги. Когда я говорю все, я действительно имею в виду все: от небольших задач, таких как уборка вашего стола, до крупных проектов, таких как переговоры о новой коммерческой сделке. Ничего страшного, если это хаотично: сейчас не время быть аккуратным и организованным. На этом этапе важно только положить все в место, которое не находится в вашем сознании.

Вы можете использовать триггерный список GTD Incompletion Trigger List, чтобы убедиться, что вы выполнили все незавершенные задачи и проекты.

Где хранить захваченные вещи?

Есть много разных способов сделать это. Например, вы можете:

• Составьте список дел на листе бумаги
• Скачайте приложение для ведения дел
• Занесите все в специальный блокнот или планировщик
• Запишите это в приложении Notes
• Записать голосовую заметку
• Отправить его себе по электронной почте
• Сделать фотоальбом с фотографиями и скриншотами
• Что-нибудь еще, что проще всего для вас

У вас также может быть физический лоток, такой как мусорное ведро или коробка, для физических вещей, которые требуют вашего внимания: новый кран, который вам нужно установить, документы, которые вам нужно подписать, или рубашка, которую нужно погладить.

Уточнить

Предполагая, что вы собрали все в одном месте, теперь пришло время его обработать. Уточните, что означает каждый пункт и что с этим делать. Требуют ли они каких-либо действий? Сколько времени они займут?

На этом этапе вы превращаете свои расплывчатые идеи в конкретные действия. При уточнении можно включить:

• Примечания
• Контекст
• Дополнительные детали
• Уровень приоритета
• Кого еще нужно привлечь к задаче (если есть кто)
• Если элемент требует действия или нет

Если элемент требует действия

Если требуется больше, спросите себя, можете ли вы делегировать это или это должны делать вы сами. Если можете, делегируйте. Эти элементы попадают в список «Ожидание» .
Если вы не можете делегировать это, отложите/запланируйте это. Поместите его в список «Следующее действие».

? Если элемент не требует действий

Недействующие элементы могут быть разделены на 3 категории:

Мусор : вещи, которые бесполезны и вам не нужно хранить. Например, электронные письма, которые не требуют ответа и не содержат важной информации. Вы должны устранить эти предметы.

Инкубация : то, что требует действий, но не сейчас. Например, отличное предложение о путешествии по месту, которое вы хотите посетить, но не уверены, сможете ли получить выходные на этот период. Поместите эти пункты в список Когда-нибудь/Может быть.

Ссылка : элементы, которые не требуют действий, но содержат полезную информацию и должны быть сохранены для справки.

организовать

После того, как вы превратите свои идеи в серию практических задач, разделите их на проекты. Составьте план игры — просмотрите свой мозговой дамп и разложите его по категориям. Поместите каждую задачу в соответствующий список.

Список проектов — не требующий пояснений список всех ваших проектов. Проект можно определить как любой желаемый результат, который может быть достигнут в течение года, требующий более чем одного действия.

Календарь — в календаре вы должны делать записи, кроме дат и времени, которые будут напоминать вам о специфике задачи. Оно не должно быть длиннее предложения.

Список « Следующие действия» — отдельные действия, которые следует выполнить как можно скорее.

Список ожидания — список того, что вам небезразлично, но сделано кем-то другим: это не ваше дело, но вам все равно нужно о нем знать. Например, пакеты, которые вы заказали, и задачи, которые вы делегировали.

Вспомогательный материал для проекта — то, что вам понадобится для работы над проектом, например, руководство по сборке заказанной вами полки ИКЕА или эскизы картины, которую вы хотите нарисовать.

Справочный материал — информация, которая понадобится вам в будущем.

Список Someday /Maybe — вещи, которые вы хотите сделать, навыки, которые вы хотите освоить, места, в которые вы хотите поехать, книги, которые вы хотите прочитать, и т. д.

Отражать

Проверяйте свой список каждую неделю, чтобы поддерживать его в актуальном состоянии и следить за прогрессом. Если ваши приоритеты изменились, измените и список.

Вы должны время от времени просматривать свои списки, чаще всего свой календарь. Поведение, имеющее решающее значение для успеха, — еженедельный обзор . Каждый список следует пересматривать еженедельно, и его цель состоит в том, чтобы:

• Соберите и обработайте все, что происходит.
• Пересмотрите свою систему.
• Обновите свои списки.
• Получите чистый, ясный, текущий и полный.

Чем более полной и современной будет ваша система, тем больше вы будете ей доверять.

Еще одна очень важная вещь — регулярно очищать инструменты захвата; если вы этого не сделаете, они будут перегружены, вы будете перегружены, и выполнение GTD больше не будет иметь особого смысла.

Обрабатывайте элементы один за другим, по порядку, и никогда ничего не возвращайте на место. Первое, что нужно определить, — требует ли пункт действий.

Привлекать

Мы прошли теорию, теперь пришло время применить ее на практике. Последний шаг (но, безусловно, не менее важный — возможно, самый важный) — принять меры .

Существует 3 модели выбора действия, в зависимости от того, выбираете ли вы действие для выполнения прямо сейчас, составляете план на день или анализируете свою работу.

Четырехкритериальная модель выбора действий в данный момент

При выборе того, что вы должны делать дальше, вы должны учитывать эти четыре вещи (в этом порядке):

Контекст : Где ты? Какие инструменты у вас есть?

Доступное время : когда вам нужно сделать что-то еще?

Доступная энергия : Сколько энергии у вас есть?

Приоритет : Имея в виду 3 вышеуказанных критерия, какое из оставшихся действий принесет вам наибольшую отдачу?

Тройственная модель выбора ежедневной работы

Есть три типа работы, которую вы можете выполнять в течение дня, и которую вы должны учитывать.

Выполнение предопределенной работы : из списка «Следующие действия» и календаря.

Выполнение работы по мере ее появления : жизнь случается, и некоторые незапланированные вещи могут всплыть.

Определение вашей работы : просматривайте списки и разбивайте проекты на практические шаги.

Шестиуровневая модель рецензирования собственной работы

Когда вы думаете о своих следующих действиях и расставляете приоритеты, вот шесть точек зрения, которые вы должны иметь в виду:

Текущие действия : все действия, которые вам нужно предпринять, от телефонных звонков до выполнения поручений.

Текущие проекты : относительно короткие проекты, которые вы хотите реализовать, например, настроить новый компьютер или найти нового парикмахера.

Области внимания и ответственности : ключевые области вашей жизни и работы, в которых вы хотите достичь результатов.

Цели : чего вы хотите достичь через год-два.

Видение : чего вы хотите достичь через 3-5 лет. Включает больше долгосрочных целей.

Цель и принципы : просмотр общей картины. Почему вы существуете? Почему существует ваша компания? Чего вы хотите достичь в жизни? Что действительно важно для вас?

Мой подход к выполнению задач

Я всегда был большим любителем все записывать — в конце концов, я работаю писателем. Я всегда чувствовал себя лучше после того, как изложил все, что думаю, на листе бумаги; Я чувствую себя почти физически легче после того, как избавился от этого «бремени».

GTD пробудил во мне интерес, потому что он казался продвинутой и более усовершенствованной версией моего постоянного сброса мозгов. Вот как я это делаю:

Выберите правильный инструмент для съемки

Для этого у меня есть специальный блокнот (у меня есть специальный блокнот для каждой цели, потому что у меня слишком много блокнотов). У меня также есть заметка на телефоне, где я записываю задачи в тех случаях, когда у меня нет с собой блокнота. Я считаю, что проще всего запечатлеть их, как только они привлекут мое внимание, чтобы я ничего не забыл.

Организуйте свой список

Я либо выделяю элементы цветом, чтобы мне было проще разделить их на разные списки, либо просто добавляю их прямо в список, к которому они принадлежат, если их немного. Затем я добавляю напоминания на свой телефон, потому что получение уведомления пару раз спасало меня от полного забвения о событиях и встречах.

Это может показаться трудоемким, но у меня это занимает максимум несколько минут.

Назначьте день для еженедельного обзора

У меня есть назначенный день для Еженедельного обзора (это воскресенье, если вам интересно). Я делаю себе кофе, сажусь за свой стол, делаю обзор и планирую неделю вперед. Так как это выходные, я обычно планирую что-то веселое после этого, поэтому я мотивирован сделать обзор как можно скорее и максимально эффективно, чтобы я мог наслаждаться остатком дня.

GTD поначалу казался большой работой, но на самом деле это не требует много времени, и душевное спокойствие того стоит.

Не принимайте это слишком серьезно

Важно подойти к этому с правильным настроем. Это инструмент, который поможет вам, не относитесь к нему слишком серьезно. Как сказал Кэл Ньюпорт в своей статье для New Yorker, GTD не « напрямую решает фундаментальную проблему: коварно бессистемный способ развертывания работы на организационном уровне »; это только поможет вам справиться с последствиями. Если он делает обратное и создает дополнительное давление и путаницу, не используйте его или, возможно, измените его, чтобы он лучше соответствовал вашим потребностям.

Дополнительные советы по максимальному использованию GTD

Как стать продуктивным и добиться успеха? Вот несколько дополнительных советов, которые могут прийти на помощь.

Не пропустите еженедельный обзор

Я знаю, что уже говорил это, но это важно, поэтому повторю дважды. Это может быть скучно, но если вы не обновляете свои списки и не анализируете свои успехи, GTD не будет столь эффективным.

Включите то, что вам нравится

Как заставить себя выполнять скучные задачи? Включите то, что вам нравится. Например, если вы не любите бегать по делам, возьмите с собой наушники, включите хорошую музыку и сделайте остановку, чтобы выпить свой любимый кофе (или другой любимый напиток, я не осуждаю — просто не пейте). алкоголь, если вы за рулем). Найдите способ сделать обычно скучную задачу более приятной для себя.

Отслеживайте цели

Было бы неплохо иметь какое-нибудь приложение для отслеживания целей, чтобы держать вас в курсе и дополнительно помогать вам оставаться на вершине своей работы и достигать своих целей.

Имейте один инструмент захвата, который всегда с вами

Это не должно быть слишком сложно, так как у всех нас всегда есть телефоны — вы можете использовать приложение для заметок или запись голоса. Таким образом, вы сможете сразу захватить новый элемент, где бы вы ни находились. Тогда вы сможете продолжать делать то, что делаете, с ясным умом, без какого-либо бремени.

Иметь функциональное рабочее место

Место, где вы работаете, оказывает значительное влияние на ваше самочувствие. Убедитесь, что все организовано, вы знаете, где что находится, что вас ничего не отвлекает, и это заставляет вас чувствовать себя хорошо и вдохновляет на работу.

Не работайте над слишком многими делами одновременно

После того, как вы зафиксируете все, что было у вас на уме, легко добавить слишком много вещей в список «Проекты» или «Следующие действия». Будьте реалистами: у вас ограниченное количество времени и энергии, и вы не можете взяться за каждый проект сразу. Не бойтесь помещать задачи в список «Когда-нибудь/Может быть», если они не являются приоритетными прямо сейчас.

Фокус

Важно быть полностью сконцентрированным, когда вы работаете и внедряете методологию GTD. Решите все до того, как начнете, чтобы не отвлекаться — позвоните или проверьте, выключили ли вы утюг, а затем начинайте.

Не относитесь к себе слишком критично

Может потребоваться некоторое время, чтобы войти в GTD и привыкнуть ко всему.
Также есть вероятность, что этот метод вам не подойдет и ничего страшного: не всем все подходит. Вот почему методов повышения продуктивности так много – каждый может найти что-то для себя.

Вывод

Хотя метод Getting Things Done может показаться сложным при первом знакомстве с ним, он сводится всего к двум вещам:

1. Хранение вещей вне вашего разума, чтобы ваш разум мог быть ясным и, следовательно, работать быстрее.
2. Решать (и, следовательно, всегда знать), каким будет ваш следующий шаг, вместо реактивного подхода ко всему, что с вами происходит.

Когда вы определяете, каковы именно ваши цели и какие шаги вам нужно предпринять для их достижения, вы чувствуете, что контролируете ситуацию, что приводит к снижению стресса. Это ставит галочки в обоих полях — производительности и психическом здоровье — что, на мой взгляд, является самым большим преимуществом методологии GTD.