Управление проектами: 31 лучшая техника, практика и инструменты

4. Projects IN Controlled Environments (PRINCE2)

Up next is one of the world's most practiced techniques for project management due to its scalability, flexibility, and practicability. As opposed to XP, managing projects in PRINCE2 is clearly planned and organized in each stage of the process.

What is PRINCE2?

Projects IN Controlled Environments (PRINCE2) is a structured project management technique that provides a framework to help divide the project into stages. It is a methodology that consists of 7 principles, 7 themes, and 7 phases each project needs to go through.

PRINCE2 Principles  

They represent underlying rules that every project needs to stick to — according to the 2017's edition of PRINCE2:

1. Continued Business Justification — The business case is regularly updated to make sure that the project is still usable.
2. Learning from experience — Each project has a lesson log you can refer to to avoid remaking already established workflows from scratch.
3. Defining roles and responsibilities — Team members may have several roles in a project, or share their roles with other team members. Roles are structured into 4 different levels:

• The corporate management/program management level
• The project board level
• The project manager level
• The team level

1. Managing by stages — You manage each stage of project development differently, by updating the business case, risks, and project plan.
2. Managing by exception — When a specific project element (such as the project scope or project costs) changes, the question of how to continue moves to a higher level of management.
3. Product focus — Focus is placed on the quality end delivery of the developing product.
4. Tailoring to suit the project environment — This technique is meant to fit the project environment, ie the size, complexity, risk estimation, and overall importance of the developing project.

PRINCE2 Themes

Themes tell you how to manage a project using PRINCE2 principles. Projects need to address these themes all the way through.

1. Business Case — Gives justification, ie reason for undertaking a project. It answers the question of why .
2. Organization — Defines roles and responsibilities within the project. It answers the question of who.
3. Quality — Ensures that the project's deliverables meet business expectations. It answers the question what.
4. Plans — Describes the techniques and steps that you need to take to develop plans. It answers the questions of how and when .
5. Risk — Identifies and assesses uncertainties. It answers the question What if .
6. Change — Handles change requests and finds the way to successfully manage them. It answers the question of what's the impact .
7. Progress — Tracks, checks, and monitors the project. It answers the questions where are we now, where are we going, should we carry on.

How to use PRINCE2?

If you want to manage a project using PRINCE2, you need to be aware of the 7 phases each project needs to go through:

1. Starting up a project

You start your project with a project mandate which is an initial document provided by the customer and it is required to start the project (it outlines the basic information that is available at the starting point). To make sure the project is viable, a project brief is produced and carefully reviewed by the project board to decide on whether to initiate the project. Within this phase, several activities must be completed such as appointing the project manager together with other stakeholders, preparing the business case, choosing an approach, and assembling the project brief.

2. Directing a project

This is the time when the project board makes key decisions about the project, whether it is worthwhile initiating, and delegates the project to the project manager when authorized. Activities within this stage include reviewing the project brief, formally confirming the approach with the rest of the stakeholders, and thinking about the risk and resource requirements.

3. Initiating a project

In this stage, reasons for doing a project must be stated together with the scope of work, cost, responsible stakeholders, how risks or changes should be managed. The project manager needs to assemble the Project Initiation Document — a formal document (or collection of several documents) where all questions such as what, who, why, where, how, when, and how much must be clearly stated.

4. Controlling a stage

The whole process must be carefully controlled and monitored at all times to avoid issues and loss of focus. The project manager must give authorization for any activity to be commenced or continued. That's why the project manager breaks down the project into smaller chunks — work packages to avoid chaos. Each work package must go through control after completion or change. In a nutshell, everything must work smoothly which is the project manager's responsibility.

5. Managing product delivery

The purpose of this stage is to ensure that all stakeholders agree on what is to be produced, its cost, and timescales together with meeting the quality criteria. Later, they can approve them or demand changes to be done.

6. Managing a stage boundary

Each stage must be carefully reviewed and approved to be able to move forward. The Project Board must be informed at strategic points of the project, and they are the ones who make a final decision on whether to stop or continue to the next stage.

7. Closing a project

This is the final stage of managing a project where acceptance of the product is being confirmed and whether PID's objectives are achieved. A project is successful if it has a clear end.

Краткая история PRINCE2

PRINCE 2 — это вариант более раннего метода PROMPT II. В 1989 году правительство Великобритании приняло этот вариант PROMPT II в качестве стандарта для управления проектами в ИТ-секторе. Сегодня это официальная методология управления проектами для всех государственных проектов Великобритании.

Для чего лучше всего подходит PRINCE2?

• Сложные проекты с фиксированным набором требований и сложной средой.

Визуальное представление PRINCE2

Из визуального представления ниже видно, что PRINCE2 построен на своих принципах, то есть руководствах и правилах, которым необходимо следовать для успешного выполнения проекта. Затем темы PRINCE2 покажут вам, как управлять проектом, то есть как применять принципы на практике.

Лучшие методы управления проектами для разработки программного обеспечения

Типичный проект разработки программного обеспечения включает в себя сбор требований, разработку и тестирование программного обеспечения, а также регулярное обслуживание программного продукта.

Лучшие методы управления проектами для использования с проектами разработки программного обеспечения:

1. Рациональный унифицированный процесс (RUP)
2. Гибкое управление проектами
3. Скрам-методология
4. Экстремальное программирование (XP)

1. Рациональный унифицированный процесс (RUP)

Этот метод управления проектами является повторяющимся и гибким одновременно. Он повторяющийся, поскольку действия повторяются в ходе проекта, и гибкий, поскольку его можно настроить в соответствии с требованиями программного обеспечения.

Что такое Rational Unified Process (RUP)?

Rational Unified Process (RUP) — это гибкая структура управления для групп разработчиков программного обеспечения, которая позволяет проекту разворачиваться во времени в 4 отдельных этапа — начало, разработка, построение и переход. Каждый из 4 этапов имеет основную цель и включает в себя 6 дисциплин разработки — бизнес-моделирование, требования, анализ и проектирование, внедрение, тестирование и развертывание. Если вы не достигнете основной цели предыдущего этапа, вы не сможете перейти к следующему этапу.

Некоторые дисциплины разработки более важны, чем другие, поэтому они занимают больше времени, чем другие.

Как использовать Rational Unified Process (RUP)?

Как мы упоминали ранее, для эффективного использования метода RUP программное обеспечение должно пройти 4 этапа разработки:

1. Начало — поскольку это этап маршрута в процессе, вы должны создать экономическое обоснование, которое включает план проекта с его описанием, оценкой управления рисками, бизнес-средой и факторами успеха. Имея все в виду, заинтересованные стороны решают, продолжать ли проект или нет. Начальная стадия также является первой вехой в проекте. В случае, если проект не проходит этот этап, он может быть отменен или переработан.
2. Проработка — на этом этапе вы должны рассмотреть технические риски проекта, т. е. сможете ли вы построить работоспособную систему. Это вторая веха в этом процессе, и она имеет решающее значение, поскольку сопряжена с высокими рисками, а впоследствии трудно внести изменения.
3. Строительство — здесь основные компоненты и функции разрабатываются вместе с кодированием и тестированием. Результатом этого этапа являются руководства пользователя и бета-версия системы, которую необходимо оценить. Если продукт не проходит тестирование, следующий этап — этап Transition — нужно отложить.
4. Переход — основной целью этого этапа является успешный выпуск продукта, и это последняя веха в этом процессе.

Краткая история Rational Unified Process (RUP)

Rational Unified Process был создан Rational Software Corporation в 2003 году.

Для чего лучше всего подходит Rational Unified Process (RUP)?

• Проекты разработки программного обеспечения с предсказуемыми сроками завершения и предсказуемым конечным бюджетом.

Визуальное представление Rational Unified Process (RUP)

На визуальном представлении ниже вы можете увидеть все четыре этапа разработки проекта в RUP. Вы также можете заметить, что некоторые этапы (Проработка, Конструирование и Переход) имеют больше итераций, которые сосредоточены на создании технических результатов для достижения цели каждого этапа.

2. Гибкое управление проектами

Этот метод управления проектами предлагает гибкость и адаптируемость, чтобы легко приспосабливаться к изменениям в жизненном цикле проекта. Само слово «agile» означает способность меняться, т.е. адаптироваться.

Что такое гибкое управление проектами?

Гибкое управление проектами — это методология разработки программного обеспечения, которая делает упор на самоорганизацию и кросс-функциональность в команде, а также на достижение удовлетворенности клиентов.

Как использовать Agile-менеджмент?

Есть несколько принципов, которым вы должны следовать, чтобы успешно использовать Agile Management в своих проектах:

• Вместо внедрения конкретных процессов и инструментов этот метод делает упор на взаимодействие между людьми в команде.
• Вместо того, чтобы составлять исчерпывающую документацию для продукта, этот метод делает упор на создание полностью работающего программного обеспечения.
• Вместо того, чтобы сосредотачиваться на переговорах по контракту, этот метод делает упор на использование сотрудничества с клиентами для облегчения процедуры разработки.
• Вместо того, чтобы следовать строгому плану проекта, этот метод подчеркивает лучшие способы, которыми команда может реагировать на изменения в проекте.

Для лучшего понимания выполните следующие действия:

1. Во-первых, вы делите проекты на короткие спринты
2. Вы адаптируете свои планы проектов во время работы и стремитесь к постоянному совершенствованию
3. Менеджер проекта поощряет самоорганизацию команды
4. Вы стремитесь получить максимальную ценность и функциональность от услуги/продукта, который вы хотите предложить

Краткая история Agile Project Management

Agile Project Management был официально разработан в 2001 году как часть Agile Manifesto.

Для чего лучше всего подходит Agile Project Management?

• Проекты, у которых нет жестких сроков, но есть общее представление о конечном результате/продукте
• Проекты, предполагающие неожиданные изменения
• Проекты, которые зависят от эффективного командного сотрудничества, а не от эффективного планирования проекта.

Визуальное представление гибкого управления

Как видите, Agile Management — это повторяющийся процесс, конечной целью которого является реагирование на изменения.

3. Скрам-методология

Это еще один гибкий метод управления проектами, основанный на повторяющихся процессах, корректировках и непрерывном обучении.

Что такое методология Scrum?

Как и Kanban, Scrum — еще один популярный подтип гибкой методологии управления проектами. Его цель — помочь командам разработчиков программного обеспечения чаще выпускать работающее программное обеспечение с помощью пошаговых и итеративных практик.

Прогресс проекта измеряется последовательностью коротких периодов времени, называемых спринтами — конец каждого спринта должен означать завершение одного запланированного объема работы.

Как использовать методологию Scrum?

Вот 6 шагов для запуска проекта с использованием методологии Scrum:

1. Назначьте свою команду . Прежде всего, вам нужно назначить людей, которые будут разрабатывать, производить или выполнять любые другие обязанности по созданию конечного продукта (Scrum-мастер, владелец продукта и т. д.).
2. Создайте бэклог продукта — это место, где вы составляете список работ, которые необходимо выполнить, которые также известны как Создавайте спринты . Спринт — это короткий период времени, когда работа разбивается на более управляемые компоненты. Добавляйте сюда истории из бэклога.
3. Организуйте встречу — это короткая ежедневная встреча, которая называется «ежедневная схватка» или «стоячая встреча». Вся команда рассказывает о прогрессе и решает проблемы, если они есть.
4. Проведите совещание по обзору спринта — это совещание проводится в конце спринта. Все критически важные заинтересованные стороны должны присутствовать для обсуждения результатов, сбора данных и планирования улучшений или изменений.
5. Повтор — вам нужно повторять два предыдущих шага, пока вы не завершите последний спринт и не создадите результаты.

Краткая история методологии Scrum

Как упоминалось ранее, Scrum теперь официально подпадает под общий термин «Agile» — хотя впервые это название было введено Хиротакой Такеучи и Икуджиро Нонака в 1986 году в их статье «Игра в разработку нового продукта» .

Для чего лучше всего подходит методология Scrum?

• Сложные и неоднозначные проекты — традиционно это проекты по разработке программного обеспечения, но Scrum также может быть эффективным подходом для маркетинговых проектов и команд руководства.

Визуальное представление методологии Scrum

Шаги для запуска успешного проекта Scrum представлены на следующем изображении вместе с другими действиями, необходимыми для завершения проекта.

4. Экстремальное программирование (XP)

Экстремальное программирование (XP) — это метод совместной работы, который поощряет командную работу и предлагает разложение сложных проектов на несколько более мелких и более управляемых выпусков.

Что такое экстремальное программирование (XP)?

Экстремальное программирование (XP) — это специальная гибкая среда разработки программного обеспечения, основная цель которой — помочь команде создавать более качественное программное обеспечение, затрачивая меньше времени на управление выпусками проектов и удовлетворение потребностей клиентов.

Экстремальное программирование предписывает следующие действия и принципы, связанные с проектом:

• Поддерживайте постоянную связь — с упором на личные обсуждения в сочетании с рисованием на доске.
• Делайте самое простое, что работает — с упором на то, что необходимо, и на выполнение только текущих требований проекта.
• Обеспечьте регулярную обратную связь — с упором на рабочий цикл «создать-собрать-настроить». Команда создает функцию, собирает отзывы о функции, а затем настраивает функцию на основе отзывов.
• Действуйте смело — с упором на принятие трудностей, действия на основе обратной связи, быстрое реагирование и задавание спорных вопросов, когда это необходимо.
• Поощряйте уважение — с акцентом на предоставление отзывов другим, принятие отзывов от других и все это с уважением.

Как использовать экстремальное программирование (XP)?

Следуйте шагам:

1. План — начальный шаг — это планирование, т. е. когда клиент пишет пользовательские истории — краткое объяснение требований клиента к определенным функциям.
2. Общение . Поскольку управление проектом на 90 % состоит из общения, следующим шагом руководителю проекта нужно создать слаженно работающую команду.
3. Реструктуризация — начните с самого простого дизайна и переходите к сложным. Вы должны создавать более мелкие и более управляемые компоненты, чтобы ваш код был кратким, но полным. Не забывайте создавать пиковые решения — небольшие эксперименты, которые могут помочь вам найти ответы на сложные вопросы проектирования.
4. Код . Настало время реализовать код. Поскольку XP использует модель коллективного владения, она не зависит от отдельных разработчиков, а код принадлежит коллективу — любой член команды, заметивший проблему в коде, должен решить эту задачу в кратчайшие сроки.
5. Обзор и тестирование . Наконец, каждый шаг процесса должен пройти тщательное и повторяющееся тестирование перед выпуском кода.

Краткая история экстремального программирования (XP)

Экстремальное программирование (XP) было впервые создано в 1990-х годах Кентом Беком, который применил эту технику в работе над проектом расчета заработной платы C3.

Для чего лучше всего подходит экстремальное программирование (XP)?

• Динамичные, постоянно меняющиеся проекты разработки программного обеспечения
• Совместно расположенные команды разработчиков
• Рискованные проекты с фиксированными временными рамками

Визуальное представление экстремального программирования (XP)

Вы можете увидеть шаги, описанные ниже, в этом наглядном представлении, которое, кроме того, включает в себя последний этап — парное программирование. Мы уже говорили, что XP поддерживает командную работу и сотрудничество, поэтому парное программирование сделано для того, чтобы члены команды могли работать в паре за одним компьютером. Это укрепляет коллективную ответственность и, более того, оба члена команды учатся друг у друга.

Методы и инструменты управления проектами

Независимо от конкретной техники управления проектами, которую вы используете, и типа проекта, над которым вы работаете, вам все равно нужно решать и выполнять определенные общие задачи и процессы, а именно:

1. Организовывать и планировать рабочий процесс проекта
2. Запланируйте проект в той или иной степени
3. Правильно управляйте своим временем
4. Общайтесь со своей командой
5. Сотрудничайте со своей командой
6. Заниматься бухгалтерским и финансовым аспектом проекта

Теперь лучший способ сделать все это — использовать инструменты управления проектами .

Но не просто какой-либо инструмент управления проектами — согласно исследованию, в котором изучался популярный спрос на функции управления проектами, набор инструментов, которые вы используете для управления проектами, должен предлагать следующие функции:

Как видите, общий доступ к файлам, отслеживание времени, интеграция с электронной почтой, диаграммы Ганта, настраиваемые отчеты и функции выставления счетов лидируют с самыми высокими долями (от 51% до 43%) — в то время как интеграция с облачным хранилищем, отраслевые функции, API , функции для конкретных методов управления проектами, чат в реальном времени, мобильный доступ, интеграция с социальными сетями и видеочаты (с 42% до 28%).

Имея это в виду, вот список лучших инструментов управления проектами с указанными функциями для каждого типа задач и процессов, связанных с работой над проектами:

Инструменты PM для организации и планирования рабочего процесса проекта

Следующие инструменты могут помочь вам организовать взаимодействие с вашей командой при детальном планировании проекта, сосредоточении внимания на важных задачах и соответствующей последовательности их выполнения.

Трелло

Чтобы организовать и спланировать свой рабочий процесс, вы можете использовать Trello , традиционный инструмент управления проектами на основе Канбан.

Этот инструмент позволяет вам организовывать и планировать свои задачи, а затем отслеживать их прогресс в столбцах с соответствующими названиями.

Вы можете видеть, кто над чем работает, какие вещи находятся в процессе и где они находятся в процессе. Это держит вас на связи с вашей командой, и все информируются о статусе задач:

• Делать
• Делает
• Рассмотрение
• Готов к публикации

Удивительная вещь Trello заключается в том, что его можно применять в различных отраслях, и вы можете создавать собственные столбцы, которые подходят для ваших проектов.

нТаск

nTask — это программное обеспечение для управления проектами, которое поддерживает организацию вашей команды и эффективно управляет работой всей команды. Делайте больше с nTask , расставляя приоритеты — забудьте о многозадачности, которая неоднократно доказывала свою неэффективность. С помощью nTask вы можете стратегически распределять и управлять большой рабочей нагрузкой даже в пути.

nTask предоставляет своим пользователям множество функций, и мы считаем, что каждый найдет что-то для себя:

Командное сотрудничество

С nTask — командная работа воплощает мечту в реальность. Это удивительное приложение предлагает:

• Эффективное сотрудничество в команде
• Выделенные рабочие места и командный чат
• Формирование команд и определение их ролей
• Постановка задач членам команды и отслеживание их выполнения

Планирование проекта

Не позволяйте вашему проекту пропустить дату завершения из-за недостаточного планирования, а с nTask :

• Создавайте подробные планы того, что нужно сделать, когда и где
• Эффективно распределяйте ресурсы
• Установить способы выставления счетов
• Просмотр статуса и прогресса проекта

Управление задачами

Выполняйте больше задач с помощью nTask :

• Организуйте и отслеживайте рабочий процесс вашей команды на досках Канбан
• Организуйте свои задачи в виде списка, сетки или календаря.
• Установите напоминания и цветные задачи для ваших задач
• Диаграммы Ганта обеспечивают визуальное представление графика проекта, показывают зависимости задач и связанные задачи.

Управление встречами

Держите всех в курсе:

• Приглашайте людей на свои встречи с помощью персонализированных приглашений по электронной почте.  
• Организация и отслеживание ваших встреч
• Разработайте четкую повестку встречи
• Настройка повторяющихся встреч  

Табель учета рабочего времени

Запишите часы в табели учета рабочего времени nTask :

• Следите за временем ваших сотрудников
• Создание нескольких табелей учета рабочего времени
• Утверждайте и отслеживайте прошлые табели учета рабочего времени

Другие эффективные приложения, которые вы можете использовать для организации и планирования вашего проекта и задач, связанных с проектом, включают ClickUp, Taiga и Asana.

Инструменты PM для планирования проектов

Одновременный запуск нескольких проектов и задач — это не прогулка в парке. Срыв сроков стоит денег и времени. Вместо этого рассмотрите возможность создания расписания проекта. График проекта служит дорожной картой, которая включает в себя план, необходимый для достижения цели, и сообщает, сколько времени потребуется для ее выполнения. Имея это в виду, мы выбрали для вас несколько инструментов планирования проектов.

Календарь Google

Чтобы запланировать свой рабочий процесс, вы можете использовать Календарь Google , простой календарь планирования, который вы можете использовать через свою учетную запись Gmail.

Этот инструмент позволяет планировать встречи и консультации с вашей командой в простых слотах календаря. С Календарем Google вы никогда не пропустите встречу, так как будете получать напоминания о предстоящих мероприятиях.

В Календаре Google вы можете создавать списки дел, настраивать свой календарь с помощью надстроек, настраивать события по своему вкусу и многое другое.

Другие эффективные приложения, которые вы можете использовать для выполнения задач и планирования проектов, включают Doodle, Calendly и Any.do.

Инструменты PM для планирования проектов

Качественный инструмент управления временем проекта должен эффективно управлять временем и задачами, включать в себя отслеживание времени, выставление счетов, отчетность и обеспечивать безопасность при его использовании. При этом рассмотрите возможность использования следующих приложений:

Часы

Чтобы правильно управлять своим временем во время работы над проектом, вы можете использовать Clockify , ведущий тайм-трекер на рынке. Clockify — это приложение для отслеживания времени, которое бесплатно предлагает базовые функции отслеживания времени для неограниченного количества пользователей и проектов.

С Clockify вы можете управлять и отслеживать проекты очень удобным, прозрачным и удобным для пользователя способом. Более того, вы сможете отслеживать время и прогресс вашей команды, устанавливать бюджет и делать точную оценку времени для ваших проектов.

Этот инструмент позволяет вашей команде отслеживать время, которое вы тратите на задачи, связанные с проектом, во время работы (или после того, как вы закончили работу), создавать отчеты об использовании вашего времени и использовать их, чтобы определить, где вы могли бы улучшить свой рабочий процесс.

Помимо использования Clockify, вы также можете использовать Rescue Time или WakaTime, чтобы автоматически отслеживать время, которое вы тратите на определенные приложения.

Инструменты PM для проектных коммуникаций

Инструменты совместной работы в команде имеют первостепенное значение, поскольку они помогают открыть двери для общения внутри команды и улучшить удаленную работу из любой точки мира.

Мы выбрали для вас несколько инструментов для совместной работы над проектами:

Памбл

Pumble — это эффективный инструмент для совместной работы, доступный бесплатно для неограниченного числа пользователей и с бесплатной историей сообщений. Это замечательное приложение позволяет вам вести частные беседы один на один с членами вашей команды, используя частные каналы, групповые чаты или публичные беседы. Просто создайте канал, добавьте участников и настройте его по своему вкусу.

С Pumble вы можете централизовать все общение со своей командой в одном месте и легко обращаться к прошлым разговорам, ссылкам, файлам, фильтровать по каналам или людям.

Инструменты PM для совместной работы над проектами

Помимо командного общения, совместная работа над проектом также имеет решающее значение, поскольку позволяет создавать и сотрудничать в режиме реального времени. Конечно, для этой цели вам понадобится надежное приложение:

Google Таблицы

Сотрудничество в команде — это широкое понятие. Например, для совместной работы над вводом данных и статистическим анализом вы можете использовать Google Таблицы , онлайн-таблицу.

Этот инструмент позволяет вам добавлять и вычислять данные, создавать диаграммы и анализировать статистику проекта — несколько членов вашей команды могут одновременно обрабатывать данные, и все ваши изменения сохраняются мгновенно и автоматически.

Другие эффективные приложения, которые вы можете использовать для решения различных задач совместной работы, включают Dropbox (для обмена файлами в Интернете), Visme (для групповых мозговых штурмов) и Jira (для гибкого управления проектами).

Джира

Jira — это гибкое программное обеспечение, используемое для управления проектами и отслеживания проблем. Его богатые функции включают отслеживание ошибок, управление задачами разработки программного обеспечения и управление продуктами.

Jira идеально подходит для отслеживания ошибок, управления ресурсами, отслеживания производительности и скорости вашей команды.

Jira предлагает своим пользователям настраиваемые информационные панели, удобный интерфейс для отслеживания задач и создания отчетов.

Другие эффективные приложения, которые вы можете использовать для решения различных задач совместной работы, включают Dropbox (для обмена файлами в Интернете), Visme (для групповых мозговых штурмов).

Инструменты PM для проектного финансирования и учета

Если вы ведете бизнес, вам необходимо убедиться, что ваша организация использует надежное программное обеспечение для управления, которое способствует прозрачности проекта за счет анализа бюджета и затрат, создания отчетов и централизации всех транзакций, связанных с проектом, в одном месте.

Поэтому попробуйте использовать:

Мудрый бухгалтерский учет

Для решения связанных с вашим проектом задач по финансам и бухгалтерскому учету вы можете использовать Sage Accounting .

Этот инструмент позволяет вам анализировать свои финансы, а также выставлять счета своим клиентам после завершения проекта.

Другие эффективные приложения, которые вы можете использовать для управления финансами и бухгалтерией проекта, включают Fyle, Quickbooks, Wave Accounting и Freshbooks.

Методы управления проектами и лучшие практики

Итак, вы понимаете, как работают популярные методологии управления проектами, когда их стоит использовать и с какими инструментами. Теперь пришло время выделить несколько передовых методов управления проектами, которые помогут сделать ваши усилия в управлении проектами действительно эффективными:

1. Задокументируйте все требования проекта

Вы выяснили, какие цели вы хотите достичь и какие задачи и шаги вам необходимо предпринять для достижения указанных целей.

Теперь пришло время задокументировать эти данные для дальнейшего использования как для вашей команды, так и для потенциальных будущих инвесторов проекта.

2. Оценивайте проекты в соответствии с другими вашими обязательствами

Ваша компания, вероятно, будет работать над несколькими проектами в течение одного и того же периода времени.

Таким образом, вам нужно будет учитывать другие проекты и обязательства вашей команды при установлении сроков и определении обязанностей.

3. Тщательно управляйте рабочей нагрузкой

Вы уверены, что распределили задачи, роли и обязанности одинаково?

Или один член команды переутомляется, выполняя 5 разных задач, в то время как другому члену команды почти нечего делать?

Внимательно следите за этим и распределяйте работу поровну для наилучшего использования ресурсов.

4. Постоянно следите за ходом проекта

Проект продвигается по плану?

Все ли делают свою долю работы?

Соответствует ли темп работы команды ожидаемым срокам выполнения проекта?

Есть ли задержка на одном из этапов проекта?

Мониторинг работы вашей команды и отслеживание их прогресса помогут ответить на все эти вопросы и предотвратить сбои и задержки.

5. Сообщайте обо всем

Чтобы оставаться в курсе того, над чем все работают в настоящее время, насколько хорошо они продвигаются и есть ли проблемы с проектом, вашей команде необходимо будет общаться .

Итак, по каждому вопросу, проблеме или дилемме, которые у вас есть, говорите об этом. Отвечайте на вопросы, разбирайтесь в проблемах и решайте дилеммы вместе .

6. Примите меры предосторожности против расширения масштабов проекта

Если вы тщательно спланируете свой проект и предвидите все задачи и подзадачи, которые вам, возможно, придется решить до завершения проекта, вы будете защищены от расползания объема.

Для этого тщательно рассчитайте бюджет и время, необходимое для завершения всех задач и подзадач вовремя и с ожидаемым качеством.

7. Учитывайте все риски проекта

У каждого проекта есть потенциальные проблемы, которые могут возникнуть до завершения проекта. Ранее мы коснулись этой темы с помощью техники регистрации рисков, теперь пришло время подчеркнуть ее важность.

Хитрость в том, чтобы убедиться, что вы безболезненно преодолеваете эти проблемы, заключается в том, чтобы предвидеть проблемы до того, как они возникнут.

Итак, постарайтесь использовать свой опыт для определения потенциальных проблем с этапами и задачами проекта.

Затем определите решения, которые вы будете реализовывать, если возникнет необходимость.

8. Потратьте время на анализ проекта после его завершения

Как только вы закончите с проектом, найдите время, чтобы проанализировать его.

Подчеркните, что вы сделали хорошо, а что вы могли бы сделать лучше в будущем.

Проанализируйте время, затраченное на выполнение каждого этапа, и выделите задачи, которые потребовали наибольших усилий. Вы захотите выделить больше времени на такие задачи в будущих проектах.

И, конечно же, поблагодарить команду за их тяжелую работу и самоотверженность. Они это заслужили.

Завершение…

Прежде чем приступить к работе над проектом, подумайте о лучшей методологии управления проектами, которую вы можете использовать в своей работе. Затем объедините выбранную технику PM с правильными инструментами и лучшими практиками для улучшения результатов.

Если вы будете следовать предписанным принципам выбранного метода управления проектами, вы ускорите свой рабочий процесс, сохраните контроль над проектными процедурами и упростите процесс управления. В результате вы закончите работу быстрее и получите высококачественный конечный продукт.