ทำไมต้องติดตามเวลาในทุกสิ่งที่คุณทำ: บทสัมภาษณ์กับ Workflow Queen
เผยแพร่แล้ว: 2022-05-07การติดตามเวลาอาจเป็นเรื่องเจ็บปวดสำหรับพวกเราหลายคน นอกจากจะคิดว่ามันเป็นกระบวนการที่น่าเบื่อและน่าเบื่อแล้ว ยังบังคับให้เราเผชิญกับความจริงที่มักไม่สบายใจเกี่ยวกับวิธีที่เราใช้เวลา ใครอยากจะยอมรับว่าพวกเขาฟุ้งซ่านหลายครั้งต่อวัน? หรือว่าหลังจากทำงานเดิมเป็นครั้งที่สามแล้ว มันก็ยังไม่เร็วขึ้นอีก?
ให้ฉันแนะนำคุณให้รู้จักกับ Alyssa Lang ราชินีเวิร์กโฟลว์ ผู้คว้าเวลาแห่งการติดตามกระทิงด้วยเขาและขยายความรู้ด้านการบริหารเวลาของเธอไปสู่ธุรกิจที่เฟื่องฟูในเวลาเพียงไม่ถึงสองปี เธอเริ่มสร้างกระบวนการเวิร์กโฟลว์เพื่อปรับปรุงการจัดการเวลาของเธอเอง และตอนนี้ก็สอนพนักงานบัญชีและนักบัญชีถึงวิธีประหยัดเวลาและปรับขนาดการปฏิบัติงานของพวกเขา เธอใช้ Clockify มาตั้งแต่ปี 2020 และรู้วิธีใช้งานให้เกิดประโยชน์สูงสุดเพื่อให้เวิร์กโฟลว์ของเธอเกือบจะสมบูรณ์แบบ ด้วยประวัติผลงานของนักเรียนที่พึงพอใจมากมาย พวกเราที่ Clockify รู้ว่าเธอจะมีคำแนะนำที่ดี
ดังนั้น Alyssa พร้อมด้วย Jennifer Curfman ผู้สร้างเนื้อหาของ Workflow Queen ได้นั่งคุยกับฉันเพื่อหารือเกี่ยวกับ Clockify และการจัดการเวลาทั้งหมด
ราชินีเวิร์กโฟลว์คือใคร
Alyssa Lang เป็นนักการศึกษาเต็มเวลาและ Asana Certified Pro ซึ่งช่วยพนักงานบัญชีและนักบัญชีใน Kickoff with Asana สำหรับหลักสูตรผู้ทำบัญชีและนักบัญชี นักเรียนของเธอได้เรียนรู้วิธีการนำกระบวนการและเทคโนโลยีเฉพาะไปใช้เพื่อประหยัดเวลาในการทำงานประจำวัน เพื่อให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่การปรับขนาดการปฏิบัติ เนื่องจากการบัญชีและการทำบัญชีมีความท้าทายในแบบของตัวเอง Alyssa พยายามอย่างเต็มที่เพื่อแสดงให้นักเรียนเห็นถึงวิธีจัดการกับเวลา การจัดลำดับความสำคัญ และเรียนรู้กลเม็ดในการปรับขนาดการปฏิบัติอย่างชาญฉลาด
วันนี้ Alyssa มีทีมงานที่ทำงานร่วมกับเธอ หลังจากประสบความสำเร็จในการขยายธุรกิจและแบรนด์ของเธอในเวลาเพียงสองปี และเนื่องจาก Clockify อยู่กับเธอทุกย่างก้าว ฉันจึงรู้สึกทึ่งที่ได้ยินว่าแอปนี้ทำให้เธอติดอยู่กับเธอมานานเพียงใด และหากเธอมีเวลาติดตามภูมิปัญญาที่จะแบ่งปัน
ทำไมชื่อเวิร์กโฟลว์ควีน?
ก่อนอื่น ฉันอยากรู้ชื่อ "ราชินีเวิร์กโฟลว์" มาก มันไม่ใช่ชื่อที่ใครๆ ก็หามาได้แบบสบายๆ เลย น้อยกว่ามากในการสร้างแบรนด์ทั้งหมดรอบๆ ตัว — เธอต้องทำบางสิ่งที่ยอดเยี่ยม
ตามที่เจนนิเฟอร์อธิบาย ก่อนเริ่มเวิร์กโฟลว์ควีน Alyssa มีบริษัททำบัญชีและภาษีมาเป็นเวลา 5 ปีแล้ว ในขณะนั้น เธอกำลังสร้างระบบและกระบวนการสำหรับตัวเอง เพื่อช่วยปรับปรุงปริมาณงานในการรักษาลูกค้าของเธอ และเมื่อเธอสร้างระบบของตัวเอง Alyssa ตระหนักดีว่าระบบเหล่านี้จะมีประโยชน์ต่อคนอื่นๆ ในอุตสาหกรรมการทำบัญชีและการบัญชีอย่างไร เธอจึงเริ่มให้คำปรึกษารายบุคคลสำหรับการตั้งค่า Asana
เมื่อตระหนักว่าสิ่งนี้สามารถกลายเป็นธุรกิจได้ Alyssa ครุ่นคิดถึงชื่อที่เป็นไปได้ Jennifer กล่าวพร้อมกับหัวเราะเบา ๆ :
“ เธออยากเป็นนินจาเวิร์กโฟลว์จริงๆ” เพราะนั่นคือสิ่งที่เธอรู้สึก! เธอเข้าไปข้างใน ตั้งค่าทั้งหมด และเปลี่ยนวิถีการปฏิบัติของลูกค้า แต่ชื่อถูกนำไปใช้ ”
เธอพูดต่อ:
“ จากนั้นมีคนสุ่มส่งข้อความถึงเธอบน Facebook ว่าต้องการทำอาสนะแบบตัวต่อตัวสำหรับบริษัททำบัญชีของพวกเขา และเขาก็พูดว่า: “เฮ้ ฉันได้ยินมาว่าคุณคือราชินีเวิร์กโฟลว์ใช่ไหม” และเธอก็รู้ - นั่นคือมัน ”
วิธีที่ทีมเวิร์กโฟลว์ Queen ใช้ Clockify
Alyssa มุ่งเน้นการสอนนักเรียนถึงวิธีรักษาธุรกิจการทำบัญชีและการบัญชีให้ยั่งยืน และวางรากฐานสำหรับการปรับขนาดอย่างชาญฉลาดและมีความรับผิดชอบ และบทเรียนหนึ่งที่เธอยืนกรานอยู่เสมอคือการใช้ตัวติดตามเวลาสำหรับทุกสิ่ง
Alyssa และทีมของเธอทำงานเหมือนเครื่องจักรที่ทาน้ำมันอย่างดี
พวกเขามีระบบที่ช่วยให้พวกเขาจัดการกับปริมาณงานที่ยอดเยี่ยมและจัดการได้โดยไม่เกิดปัญหา และปัจจัยหลักประการหนึ่งที่ทำให้ระบบเหล่านั้นทำงานได้คือ การติดตามเวลา
กำลังมองหาบางสิ่งที่จะเริ่มต้นการติดตามเวลาและการจัดการเวลาของคุณหรือไม่? นี่คือคำแนะนำบางส่วน:
เคล็ดลับการบริหารเวลา 58 ข้อสำหรับการทำงาน
อะไรทำให้ Workflow Queen เลือก Clockify?
หลังจากที่อยากรู้ชื่อที่ไม่เหมือนใคร ฉันอยากรู้ว่าทำไม Alyssa ถึงเลือก Clockify เป็นตัวติดตามเวลาของทีม โดยเฉพาะอย่างยิ่งหลังจากเรียนรู้ว่าเธอเป็นผู้ใช้ Clockify มาตั้งแต่ปี 2020 ต้องมีบางอย่างที่เธอพอใจ
“ เมื่อตอนแรก Alyssa ใช้การติดตามเวลา เธอใช้เครื่องมืออื่น แต่อินเทอร์เฟซไม่ใช่สิ่งที่เธอต้องการ มันขาดคุณสมบัติบางอย่างที่เธอกำลังมองหา ในไม่ช้าเธอก็พบ Clockify และไม่มีการเปลี่ยนแปลงตั้งแต่นั้นมา ” เจนนิเฟอร์กล่าว
Alyssa ชอบอินเทอร์เฟซผู้ใช้ของ Clockify เนื่องจากใช้งานง่ายและเรียบง่าย แต่ส่วนที่เธอโปรดปรานคือต้องทำงานร่วมกับ Asana ได้เป็นอย่างดี โดยเห็นว่างานของเธอเกี่ยวข้องกับซอฟต์แวร์อย่างไร
นี่คือวิดีโอสอนเกี่ยวกับวิธีการตั้งค่าการผสานรวมแบบเดียวกันสำหรับตัวคุณเอง หากคุณใช้ Asana เช่นกัน
คุณลักษณะการติดตามเวลาใดมีความสำคัญ
ทีมงาน Workflow Queen มีความเฉพาะเจาะจงมากเกี่ยวกับคุณลักษณะที่พวกเขาชอบและใช้งานมากที่สุด ฉันอยากรู้จริงๆ ว่าความต้องการในการติดตามเวลาของพวกเขาจะแตกต่างจากที่พูด ของการเป็นเจ้าของธุรกิจที่เน้นการออกแบบอย่างไร
งานติดตาม
“ โดยทั่วไปแล้ว วิธีที่เราใช้มันในโครงสร้างประจำวันคือ… เราควบคุมทุกงานที่เราทำ ” เจนนิเฟอร์หัวเราะขณะที่เธอตอบ “ ตามจริงแล้ว คำอธิบายของฉันจะประมาณว่า: การตอบสนองต่อข้อความ ”
ความคิดเห็นนี้จะถูกนำมาใช้จริงในภายหลัง เพราะมันมีบทบาทสำคัญในกลยุทธ์ทางธุรกิจที่ใหญ่ขึ้น
ติดแท็กทุกอย่างสำหรับการวิเคราะห์ในอนาคต
การใช้แท็กของทีมก็แตกต่างจากที่ฉันเคยเห็น แต่เป็นนวัตกรรมจริงๆ!
“ เราใช้แท็กเพื่อจัดหมวดหมู่ทุกอย่าง minimize keep doing ในตอนท้ายของสัปดาห์ เราจะวิเคราะห์ว่าเราใช้เวลาไปกับงานแต่ละงานไปเท่าใด และตัดสินใจว่า: “นี่หรือคือสิ่งที่เราจำเป็นต้องหาวิธีย่อให้เล็กที่สุด”, “อาจจะมีประสิทธิภาพมากกว่านี้” ฯลฯ ดังนั้นเรา จะใช้แท็กเพื่อติดป้ายกำกับงานต่างๆ เช่น ย่อเล็กสุด ทำ ”
ฉันพบว่าการใช้แท็ก - ไม่ใช่ตัวบ่งชี้โครงการหรืองาน แต่เป็นสัญญาณเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำหรือไม่ทำ - ฉลาดจริงๆ ด้วยวิธีนี้ จะทำหน้าที่เป็นเครื่องเตือนใจในทันทีว่าสามารถทำอะไรได้บ้างอย่างมีประสิทธิภาพ หรือเป็นการเสียเวลาเปล่า
บูรณาการ
“ เรารวม Clockify กับ Asana และมันคือ… “chef's kiss” มันดีมาก. มีประโยชน์มากเพราะเราใช้อาสนะเพื่อบอกเราว่าต้องทำอะไรตลอดทั้งวัน และเมื่อคุณสามารถเริ่มจับเวลาได้ที่นั่น จะช่วยประหยัดเวลาได้มาก นอกจากนี้ยังง่ายต่อการจดจำเพื่อติดตามเวลาของคุณ เพราะมันอยู่ที่นั่น ”
เจนนิเฟอร์ยังตั้งข้อสังเกตว่า นอกเหนือจาก Asana แล้ว เธอเป็นผู้สร้างเนื้อหาสำหรับ Workflow Queen แล้ว ยังใช้ตัวจับเวลาของ Clockify กับแอปบนเว็บ เช่น Google เอกสารหรือชีต
คุณควรติดตามทุกสิ่งที่คุณทำหรือไม่?
อีกหัวข้อหนึ่งที่เราพูดถึงคือการติดตามเวลาที่ใช้ไปกับทุกงาน และเราหมายถึงทุกงานเดียว ไม่ว่าจะสั้นแค่ไหน
จะบอกพนักงานว่าติดตามทุกอย่างดีอย่างไร?
สิ่งหนึ่งที่ดึงดูดความสนใจของฉันจริงๆ คือ การฝึกฝนของ Alyssa ในการบันทึกทุกอย่างที่เธอทำ และวิธีที่สิ่งนี้ได้สานต่อความคิดของทีมของเธอด้วย ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของทีมนั้น เจนนิเฟอร์คุ้นเคยกับการติดตามทุกงานอย่างรวดเร็ว แม้ว่าจะเป็นเพียงการตอบข้อความแชทก็ตาม เป็นแนวทางปฏิบัติที่พวกเขาสนับสนุนให้ทุกคนลอง
แต่ถึงแม้จะเป็นคำแนะนำที่มีมารยาทดี ความจริงก็คือเราทุกคนต่างก็เบื่อหน่ายกับแนวคิดนี้ (ตัวฉันก่อน) มันทำให้เรารู้สึกเหมือนหุ่นยนต์ เป็นทาสของตัวจับเวลา Alyssa จัดการแสดงให้ทีมและนักเรียนของเธอเห็นว่าการติดตามงานเล็กๆ น้อยๆ ทุกงานนั้น ดี สำหรับคุณได้อย่างไร นี่คือสิ่งที่เจนนิเฟอร์พูดจากมุมมองของพนักงาน:
“ เมื่อได้รับการว่าจ้าง คุณจะถูกบอก – “ฟังนะ คุณจะติดตามทุกสิ่งที่คุณทำ” และไม่ได้มาจากแง่มุมของการจัดการขนาดเล็ก แต่จากแง่มุมของ "เป้าหมายอันดับหนึ่งของเราที่บริษัทนี้คือการมีประสิทธิภาพ ”
เช่นเดียวกับที่ Alyssa แจ้งกับพนักงานใหม่ของเธอ ผู้จัดการและหัวหน้าทีมทุกคนควรตั้งเหตุผลที่ชัดเจนว่าทำไมทุกคนจึงควรติดตามเวลาของพวกเขา เจนนิเฟอร์กล่าวต่อ:
“ การติดตามเวลาไม่เกี่ยวกับ: “ โอ้ พระเจ้า ฉันไม่อยากจะเชื่อเลยว่าคุณใช้เวลานานถึงเพียงนี้ในการทำ X หรือ Y ”
มันเกี่ยวกับ: “ โอเค หากเราวิเคราะห์สิ่งนี้ มีวิธีใดที่เราจะช่วยให้คุณปรับปรุงสิ่งนี้ให้ดีขึ้นได้หรือไม่? “หรือว่าคนใหม่ในงานนั้น พวกเขาใช้เวลานานกว่านั้น?”
สิ่งที่เธอพูดต่อจากนี้ ฉันคิดว่าสำคัญที่เราทุกคนจะได้ยิน:“ ไม่ได้หมายความว่าคุณทำงานแย่ เราวิเคราะห์ข้อมูลดังกล่าวเพื่อทำให้บริษัทดี ขึ้น ”
ดังนั้น ให้โปร่งใสว่าทำไมพวกเขาจึงควรติดตามบ่อยครั้งและบ่อยครั้ง คุณต้องการภาพที่ใหญ่ขึ้น และคุณจำเป็นต้องลงทุนในการวิเคราะห์นั้นในบางสิ่ง ไม่เช่นนั้น มันก็จะเสียเวลาเปล่า
การติดตามทุกอย่างมีประโยชน์อย่างไร
เนื่องจากการฝึกปฏิบัติดูเหมือนจะได้ผลดีสำหรับพวกเขา ฉันจึงสงสัยว่าการติดตามเวลาโดยละเอียดที่ปูทางไปสู่ความสำเร็จของธุรกิจของ Alyssa คืออะไร นี่คือสิ่งที่ฉันค้นพบ
1. คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานของคุณเอง (และของผู้อื่น)
หากงานจำนวนมากต้องใช้เวลามาก และมีรูปแบบที่คุณสามารถระบุได้ บุคคลนั้นอาจไม่เหมาะกับงานนั้นโดยเฉพาะ นั่นกลายเป็นพื้นฐานสำหรับการสนทนาและระบุสิ่งที่สร้างปัญหาอย่างแท้จริง
เราเสนอคำแนะนำที่ดีบางประการเกี่ยวกับทั้งทีมและประสิทธิภาพส่วนบุคคล:
→ 12 เคล็ดลับในการสร้างและปรับปรุงการบริหารเวลาของทีม → คู่มือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคล: เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานสูงสุดด้วยเคล็ดลับและคำแนะนำเหล่านี้
2. คุณลดการรบกวนให้เหลือน้อยที่สุด
ฉันยังพบว่ามันน่าสนใจสำหรับเจนนิเฟอร์ การติดตามทุกอย่างเป็นอีกวิธีหนึ่งในการต่อสู้กับสิ่งรบกวนสมาธิ ในคำพูดของเธอ เมื่อคุณตัดสินใจบันทึกงานแต่ละงาน คุณจะเริ่มเดาครั้งที่สองว่าคุณต้องการย้ายไปยังงานใหม่หรือไม่
ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการตอบกลับบางข้อความในแชทของบริษัท คุณอาจใช้เวลานานกว่าจะทำบันทึกเวลาจริง ๆ แทนที่จะตอบกลับ ถาม: “ งานนี้คุ้มค่าที่จะสละเวลาในการบันทึกหรือไม่? ” สามารถช่วยให้คุณหลุดพ้นจากความฟุ้งซ่านได้
3. คุณกำจัดความอัปยศ
สิ่งหนึ่งที่ฉันเรียนรู้จากการพูดคุยกับ Alyssa และ Jennifer ก็คือการติดตามโดยละเอียดทำให้เกิดข้อได้เปรียบอย่างมากกับรายการทั่วไป เมื่อพวกเขาบอกนักเรียนว่าควรติดตามทุกอย่าง พวกเขามักจะตอบว่า: “ โอ้ คุณหมายถึงบันทึกภายใต้ 'งานของลูกค้า' ใช่ไหม คำตอบคือใช่…และไม่ใช่
ด้วย 'งานของลูกค้า' คุณจะได้รับข้อมูลเกี่ยวกับเวลาที่ลูกค้ารายใดรายหนึ่งต้องการ อย่างไรก็ตาม หากคุณแยกย่อยงานของลูกค้าออกเป็นส่วนๆ อย่างละเอียด คุณจะสามารถดูได้ว่าส่วนเวลานั้นใช้ไปกับอีเมล การประชุม งานเชิงลึกจริง การรวบรวมเอกสาร ฯลฯ มากน้อยเพียงใด ส่วนหลังจะช่วยให้คุณมีพื้นที่มากขึ้น การปรับปรุง.
4. คุณรู้ว่าจะมอบหมาย/เอาท์ซอร์สได้ที่ไหน (และวิธีการปรับขนาด)
เหตุผลที่ใหญ่ที่สุดที่ Alyssa สนับสนุนการติดตามเวลาโดยละเอียดคือช่วยให้คุณได้เปรียบในด้านภาระงานของคุณ ด้วยข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับเวลาของคุณ คุณจะรู้ว่างานใดที่คุณควรมอบหมาย (หรือเอาท์ซอร์ส) และสำหรับเจ้าของสถานประกอบการ ถือเป็นข้อมูลอันล้ำค่าในการจ้างใคร ตัวอย่างหนึ่งที่ Alyssa และ Jennifer ให้ไว้คือ:
“ สมมติว่าอัตรารายชั่วโมงของคุณในฐานะ CEO คือ $100 ต่อชั่วโมง หากคุณติดตามเวลาและพบว่าคุณใช้เวลา 10 ชั่วโมงต่อเดือนในการตอบอีเมล คุณจะไม่ได้รับ ROI ในช่วงเวลานั้น คุณสามารถจ่ายเงินให้คนอื่นจัดการอีเมลของคุณ ในขณะที่คุณใช้เวลานั้นกับงานที่ทำเงินให้คุณ ได้”
ทั้งหมดนี้ขึ้นอยู่กับความฉลาดเกี่ยวกับเวลาของคุณ ตามที่พวกเขาชี้ให้เห็น การติดตามเวลาควรเกี่ยวกับประสิทธิภาพเสมอ
ผู้ประกอบการและธุรกิจควรใช้ Clockify อย่างไร
Alyssa ทำงานกับนักบัญชีและผู้ทำบัญชีเป็นหลัก แต่ฉันพบว่าแก่นของคำแนะนำของพวกเขาสามารถนำไปใช้กับผู้ชมที่กว้างขึ้นได้เช่นกัน นี่คือเคล็ดลับบางส่วน ทั้งหมดนี้มีจุดประสงค์เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของคุณ เป้าหมายคือการได้รับเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่การปรับขนาดการปฏิบัติของคุณ
ติดตามเวลา 30 วัน
เมื่อถูกถามเกี่ยวกับวิธีเริ่มการติดตามเวิร์กโฟลว์แบบ Queen-style อย่างละเอียด นี่คือสิ่งที่ Alyssa และ Jennifer ได้กล่าวไว้:
“เราขอแนะนำ – อย่างน้อยทำ 30 วันที่มั่นคง เพราะนั่นเป็นรอบบัญชีที่สมบูรณ์ และคุณสามารถเห็นจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของ "โอเค เวลาของฉันไปไหนในหนึ่งเดือน" และนั่นคือระยะเวลาขั้นต่ำที่จะได้รับการวิเคราะห์ที่ดี”
เพื่อให้สอดคล้องกับคำแนะนำของพวกเขา คุณสามารถใช้ปลั๊กอินตัวจับเวลาของ Clockify เพื่อติดตามงานประจำวันของคุณเป็นเวลาหนึ่งเดือน มันอาจจะน่าเบื่อในช่วงเริ่มต้น แต่ Alyssa ทำมันมาหลายปีแล้ว และเธอก็เพิ่มผลิตภาพของเธออย่างทวีคูณ นอกจากนี้ นักเรียนของเธอมักจะตกใจกับข้อมูลในช่วง 30 วันที่ผ่านมา:
“พวกเขาประหลาดใจจริงๆ ที่พวกเขาใช้เวลาไปกับงานประเภทการป้อนข้อมูลในการดูแลระบบมากขึ้น เราเรียกมันว่า 'การติดอยู่ในวัชพืช' ที่คุณจมลงไปในโคลน ทำทุกอย่างเพื่อเอาตัวรอด all และนั่นทำให้เป็นไปไม่ได้ที่จะขยายและขยายธุรกิจ เพราะคุณกำลังทำ ทุก วิเคราะห์ข้อมูล
เนื่องจากคุณติดตามเวลาของคุณเป็นเวลา 30 วัน คุณสามารถตัดสินใจวิเคราะห์ข้อมูลทุกสัปดาห์ หรือรอให้เดือนผ่านไป ด้วยการวิเคราะห์รายสัปดาห์ คุณสามารถเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ของคุณเมื่อ "ระยะเวลาทดลองใช้งาน" ดำเนินไป อย่างไรก็ตาม เราจะแนะนำการวิเคราะห์ในตอนท้าย คุณจะได้ภาพที่สมจริงยิ่งขึ้นของเวิร์กโฟลว์ของคุณ
เมื่อรวบรวมข้อมูลแล้ว คุณสามารถย่อให้เป็นรายงานที่อ่านง่ายได้ดังนี้:
รายงาน pdf โดยละเอียดใน Clockify คุณจะได้เห็นว่าคุณใช้เวลาไปกับการส่งอีเมลและประชุมไปกี่ชั่วโมง เสียสมาธิไปกี่ชั่วโมงกับงานเชิงลึก ฯลฯ ข้อมูลนี้จะกลายเป็นข้อมูลเชิงลึกที่ไม่ซ้ำใครในกระบวนการทำงานรายเดือนของคุณ ซึ่งคุณไม่สามารถหาได้จากที่อื่นนอกจากความตั้งใจของคุณเอง เพื่อให้สอดคล้องและติดตามเวลาของคุณ
ปรับขนาดตามผลลัพธ์
ขึ้นอยู่กับผลลัพธ์ที่คุณได้รับ (และวิธีที่คุณต้องการขยาย) คุณจะรู้ว่าขั้นตอนต่อไปควรเป็นอย่างไร
หากคุณใช้เวลามากเกินไปกับงานที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ และใช้เวลาอันมีค่าไปกับการหาลูกค้าใหม่ ถึงเวลาจ้างผู้ช่วยแล้ว
หรือคุณสังเกตเห็นว่าลูกค้าใช้เวลานานเกินไปในการส่งเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดถึงคุณ คุณสามารถกำหนดเส้นตายก่อนเวลาสำหรับพวกเขา หรือหาวิธีสื่อสารให้ดีขึ้นได้
โดยส่วนใหญ่แล้ว เราไม่รู้ว่าเราใช้เวลาไปกับงานบางอย่างไปมากแค่ไหน เพราะมีงานมากเกินไป หรือเราประเมินขอบเขตของงานเหล่านั้นต่ำไป
การติดตามเวลาสามารถช่วยคุณถอดปลั๊กในระยะยาว
สุดท้ายนี้ ผมอยากสัมผัสสิ่งที่สำคัญมากๆ สำหรับ Alyssa ความสมดุลระหว่างงานและชีวิตเป็นสิ่งสำคัญ เธอรักการเดินทาง ใช้เวลากับสุนัขของเธอ ขับรถวิบาก และสนุกกับทุกสิ่งที่กลางแจ้ง
และเชื่อหรือไม่ว่าเมื่อเธอไปเที่ยวพักผ่อน ทีมของเธอก็ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพเหมือนกับว่าเธออยู่ที่นั่น ตามที่ Jennifer ได้กล่าวไว้ ทั้งหมดนี้ต้องขอบคุณข้อมูลที่รวบรวมโดยการติดตามเวลา
“เป้าหมายของ Alyssa คือการเอาตัวเองออกจากบริษัทในที่สุด เธอสามารถเที่ยวเต็มเวลาได้ ไม่ว่าเธอต้องการจะทำอะไร และรู้ว่าเราปลอดภัยโดยไม่มีเธอ” เธอหัวเราะเบา ๆ
“และฉันคิดว่าทำได้ 100% เนื่องจากปริมาณข้อมูลที่เราสามารถบันทึกด้วยการติดตามเวลา และระบบที่เรามี”
เมื่อพวกเขาบันทึกเวลา ระบุจุดแข็งและจุดแข็งของพวกเขา ทีมงาน Workflow Queen ได้จัดการวางระบบที่ทำหน้าที่เป็นเสาหลักของเวิร์กโฟลว์ของพวกเขา การสื่อสารของพวกเขาได้รับการปรับปรุงอย่างมาก เนื่องจากไม่มีความอัปยศในการติดตามทุกงาน พวกเขารู้ว่าแต่ละวิธีทำงานอย่างไร และสามารถค้นหาวิธีแก้ปัญหาได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ด้วยเหตุนี้ Alyssa จึงสามารถลาพักร้อนได้นานถึง 3 สัปดาห์ และทีมก็ดำเนินไปอย่างราบรื่นอย่างสมบูรณ์แบบ
ดังนั้น พยายามคิดว่าการติดตามเวลาเป็นการลงทุนเพื่อการเกษียณอายุก่อนกำหนด หรืออย่างน้อยก็แยกทางจากงานที่น่าเบื่อหน่าย ด้วยวิธีนี้ คุณจะมีสมาธิกับสิ่งที่ใหญ่กว่าและดีกว่าได้
มีประโยชน์อื่น ๆ มากมายในการติดตามเวลา แต่สิ่งที่อยู่ในรายการนี้จะทำงานได้ดีที่สุดในการติดตามเวลาเป็นนิสัย
คุณธรรมของเรื่องราว: ติดตามเวลาของคุณ!
เพื่อสะท้อนความรู้สึกของทั้ง Alyssa และ Jennifer - แม้บางครั้งอาจดูน่าเบื่อหน่าย แต่ก็ยืนกรานที่จะคอยติดตามดูทุกสิ่งอยู่เสมอ คุณจะกลายเป็นคนที่มีระเบียบวินัยและมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ข้างๆ คุณเปิดประตูเพื่อ:
- สร้างสมดุลชีวิตการทำงานที่ดีขึ้น
- ขยายธุรกิจของคุณอย่างชาญฉลาดและรวดเร็วยิ่งขึ้น และ
- ขจัดการเสียเวลาก่อนที่จะมีโอกาสสร้างความเสียหายให้กับผลิตภาพของคุณ
️ คิดยังไงกับการสัมภาษณ์? มีคำถามหรือความคิดเห็น? แจ้งให้เราทราบหาก Alyssa's, Jennifer's และเคล็ดลับของเราให้แนวคิดแก่คุณที่ [email protected]
