لماذا تتبع الوقت في كل ما تفعله: مقابلة مع Workflow Queen

" عند تعيينك ، قيل لك -" اسمع ، ستتبع كل ما تفعله ". ولا يأتي ذلك من جانب من جوانب الإدارة التفصيلية ، ولكن من جانب "هدفنا الأول في هذه الشركة هو أن نكون فعالين. "

تمامًا مثلما أبلغت أليسا موظفيها الجدد ، سيكون من الأفضل لكل مدير وقائد فريق تحديد الأسباب الواضحة التي تجعل الجميع يتتبعون وقتهم. تواصل جينيفر:

" تتبع الوقت لا يتعلق بـ:" يا إلهي ، لا أصدق أنك استغرقت كل هذا الوقت للقيام X أو Y ".

يتعلق الأمر بـ: " حسنًا ، إذا قمنا بتحليل هذا ، هل هناك طريقة يمكننا مساعدتك بها لتبسيط هذا بشكل أفضل؟ "أو ، هل الشخص جديد في مهمة ما ، فيستغرق وقتًا أطول؟"

ما قالته بعد ذلك أعتقد أنه مهم لنا جميعًا أن نسمعه:" هذا لا يعني أنك فظيع في عملك. نقوم بتحليل تلك البيانات لجعل الشركة أفضل . "

لذا ، كن شفافًا بشأن سبب وجوب تتبعهم كثيرًا وفي كثير من الأحيان. أنت بحاجة إلى الصورة الأكبر ، وتحتاج إلى استثمار هذا التحليل في شيء ما ، وإلا ، فهذا مجرد ضياع للوقت.

ما هي فوائد تتبع كل شيء؟

نظرًا لأن هذه الممارسة بدت أنها تعمل بشكل جيد بالنسبة لهم ، فقد تساءلت عما يتعلق بالتتبع التفصيلي للوقت الذي مهد الطريق لنجاح أعمال أليسا. هذا ما اكتشفته.

1. يمكنك الحصول على نظرة ثاقبة حول إنتاجيتك (وإنتاجية الآخرين)

إذا كانت الكثير من المهام تستغرق وقتًا طويلاً ، وكان هناك نمط يمكنك تحديده ، فربما لا يكون هذا الشخص المعين مناسبًا لهذه المهمة بالذات. يصبح هذا أساسًا للمحادثة وتحديد ما الذي يخلق مشكلة بالضبط.

2. أنت تقلل من المشتتات

لقد وجدت أيضًا أنه من المثير للاهتمام بالنسبة لجنيفر ، أن تتبع كل شيء كان طريقة أخرى لمكافحة المشتتات. في كلماتها ، عندما تقرر تسجيل كل مهمة ، تبدأ في التخمين الثاني ما إذا كنت تريد الانتقال إلى مهمة جديدة أم لا.

على سبيل المثال ، إذا كنت تريد الرد على بعض الرسائل في محادثة الشركة ، فقد يستغرق الأمر وقتًا أطول لإنشاء سجل الوقت بالفعل ، بدلاً من الرد. طرح السؤال: " هل تستحق هذه المهمة حقًا أخذ الوقت الكافي لتسجيلها على الإطلاق؟ "يمكن أن يساعد في إبعادك عن الإلهاء.

3. التخلص من وصمة العار

أحد الأشياء التي تعلمتها من التحدث إلى أليسا وجنيفر هو أن التتبع التفصيلي جلب ميزة كبيرة لإدخالات مفرطة التعميم. عندما يخبرون طلابهم أنه يجب عليهم تتبع كل شيء ، فإنهم عادةً ما يجيبون: " أوه ، تقصد تسجيله ضمن" عمل العميل "؟ " الجواب هو نعم ولا.

من خلال "عمل العميل" ، ستحصل على معلومات حول مقدار الوقت الذي يتطلبه عميل معين. ومع ذلك ، إذا قمت بتقسيم عمل العميل الخاص بك إلى إدخالات مفصلة ، فستتمكن من معرفة مقدار الوقت الذي يتم تخصيصه لرسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات والعمل العميق الفعلي وجمع المستندات وما إلى ذلك. يمنحك هذا الأخير مساحة أكبر بكثير لـ تحسين.

4. أنت تعرف مكان التفويض / الاستعانة بمصادر خارجية (وكيفية التوسع)

السبب الأكبر الذي يجعل أليسا تدافع عن التتبع التفصيلي للوقت هو مساعدتك في الحصول على اليد العليا في عبء عملك. من خلال المعلومات التفصيلية حول المكان الذي ذهب إليه وقتك ، ستعرف بالضبط المهام التي يجب تفويضها (أو الاستعانة بمصادر خارجية). وبالنسبة لأصحاب المهن ، فهذه معلومات ثمينة حول من سيوظفون. من الأمثلة التي قدمتها أليسا وجنيفر:

" لنفترض أن أجر الساعة كرئيس تنفيذي هو 100 دولار للساعة. إذا تتبعت الوقت وأدركت أنك تقضي 10 ساعات شهريًا في الرد على رسائل البريد الإلكتروني ، فلن تحصل على عائد استثمار في ذلك الوقت. يمكنك الدفع لشخص ما للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، بينما تستخدم هذا الوقت في المهام التي تدر عليك المال بشكل فعال ".

كل هذا يعود إلى كونك ذكيًا بشأن وقتك. كما أوضحوا ، يجب أن يكون تتبع الوقت دائمًا حول الكفاءة.

كيف يجب على رجال الأعمال والشركات استخدام Clockify

تعمل أليسا بشكل أساسي مع المحاسبين والمحاسبين ، لكنني وجدت أن جوهر نصائحهم يمكن أن ينطبق أيضًا على جمهور أوسع. فيما يلي بعض النصائح التي تهدف جميعها إلى تحسين كفاءتك. الهدف هو الحصول على مزيد من الوقت للتركيز على توسيع نطاق ممارستك.

وقت التتبع لمدة 30 يومًا

عندما سُئلت عن كيفية بدء التتبع التفصيلي لسير العمل بأسلوب كوين ، هذا ما قالته أليسا وجنيفر:

"نوصي - على الأقل لمدة 30 يومًا. لأن هذه دورة محاسبية كاملة ، ويمكنك أن ترى حقًا بداية ونهاية "حسنًا ، أين سيذهب وقتي خلال شهر". وهذا هو الحد الأدنى من الوقت للحصول على تحليل جيد ".

لذلك ، تماشياً مع نصائحهم ، يمكنك استخدام المكون الإضافي المؤقت الخاص بـ Clockify لتتبع مهامك اليومية لمدة شهر. قد يكون الأمر مملاً في البداية ، لكن أليسا كانت تفعل ذلك منذ سنوات ، وزادت إنتاجيتها بشكل كبير. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما يخرج طلابها من تلك الأيام الثلاثين مصدومين من البيانات:

"إنهم مندهشون حقًا من مقدار الوقت الذي يقضونه في المزيد من العمل الإداري ونوع إدخال البيانات. نحن نسميها "أن تكون عالقًا في الأعشاب" ، حيث تكون في الوحل ، وتفعل كل شيء للبقاء على قيد الحياة. all وهذا يجعل من المستحيل توسيع نطاق الأعمال وتنميتها ، لأنك تفعل كل حلل البيانات

نظرًا لأنك تتبع وقتك لمدة 30 يومًا ، يمكنك أن تقرر تحليل البيانات أسبوعيًا ، أو الانتظار حتى يمر الشهر. من خلال التحليل الأسبوعي ، يمكنك تغيير سير عملك مع تقدم "الفترة التجريبية". ومع ذلك ، فإننا ننصح بإجراء تحليل في النهاية. ستحصل على صورة أكثر واقعية لسير عملك.

بمجرد جمع البيانات ، يمكنك تكثيفها في تقرير سهل القراءة ، مثل هذا:

ستتمكن من معرفة عدد الساعات التي قضيتها في إرسال البريد الإلكتروني والاجتماعات ، وعدد الساعات التي تقضيها في الإلهاءات مقابل العمل العميق ، وما إلى ذلك. تصبح رؤية فريدة لسير العمل الشهري الذي لا يمكنك الحصول عليه من أي مكان آخر غير رغبتك الخاصة للبقاء متسقًا وتتبع وقتك.

مقياس حسب النتائج

اعتمادًا على النتائج التي تحصل عليها (وكيف تريد القياس) ، ستعرف ما يجب أن تكون عليه الخطوة التالية.

إذا كنت تقضي وقتًا طويلاً في المهام التي لا يمكن محاسبتها ، وتستهلك ساعات ثمينة قد تقضيها في الحصول على عملاء جدد ، فقد حان الوقت لتوظيف مساعد.

أو ، لاحظت أن الأمر يستغرق وقتًا طويلاً حتى يرسل العملاء لك جميع المستندات الضرورية ، يمكنك تعيين مواعيد نهائية مبكرة لهم ، أو إيجاد طريقة للتواصل بشكل أفضل.

في معظم الأوقات ، نحن غير مدركين لمقدار الوقت الذي قضيناه بالفعل في بعض المهام ، لأن هناك عددًا كبيرًا جدًا منها ، أو أننا نقلل من نطاقها.

يمكن أن يساعدك تتبع الوقت على فصل الطاقة على المدى الطويل

أخيرًا وليس آخرًا ، أردت أن أتطرق إلى شيء مهم للغاية. بالنسبة إلى أليسا ، فإن تحقيق التوازن بين العمل والحياة أمر حيوي. تحب السفر وقضاء الوقت مع كلابها والقيادة على الطرق الوعرة والاستمتاع بكل شيء في الهواء الطلق.

وصدق أو لا تصدق ، عندما تذهب بعيدًا في إجازة ، يعمل فريقها بكفاءة كما لو كانت هناك. وفقًا لـ Jennifer ، كل ذلك بفضل البيانات التي تم جمعها عن طريق تتبع الوقت.

"هدف أليسا هو إزالة نفسها تمامًا من الشركة ، في النهاية. يمكنها فقط السفر بدوام كامل ، كل ما تريد القيام به ، وتعلم أننا بأمان بدونها "، تضحك .

"وأعتقد أن هذا يمكن تحقيقه بنسبة 100٪ ، نظرًا لكمية البيانات التي تمكنا من التقاطها من خلال تتبع الوقت والأنظمة الموجودة لدينا."

أثناء قيامهم بتسجيل الوقت وتحديد نقاط القوة ونقاط القوة لديهم ، تمكن فريق Workflow Queen من وضع أنظمة تعمل كأعمدة لسير العمل. لقد تحسن تواصلهم بشكل كبير ، لأنه لا توجد وصمة عار حول تتبع كل مهمة على حدة. إنهم يعرفون كيف يعمل كل منهم ، ويمكنهم إيجاد الحلول بشكل أسرع. بفضل ذلك ، تمكنت أليسا من قضاء إجازات لمدة 3 أسابيع ، وكان الفريق يعمل بسلاسة تامة.

لذا ، حاول التفكير في تتبع الوقت كاستثمار في التقاعد المبكر ، أو على الأقل الانفصال عن العمل الشاق. بهذه الطريقة ، يمكنك تركيز طاقتك على أشياء أكبر وأفضل.

هناك الكثير من الفوائد الأخرى لتتبع الوقت ، ولكن تلك المدرجة هنا ستؤدي أفضل وظيفة في تجذير تتبع الوقت كعادة.

المغزى من القصة: تتبع وقتك!

لترديد مشاعر أليسا وجنيفر - بقدر ما قد يبدو الأمر متعبًا في بعض الأحيان ، فإنهما مصرين على عملية تتبع الوقت لكل شيء .. ستصبح شخصًا أكثر انضباطًا وفعالية. لكن بجانبها ، تفتح الباب لـ:

• خلق توازن أفضل بين العمل والحياة ،
• توسيع نطاق عملك بشكل أكثر ذكاءً وأسرعًا ، و
• القضاء على ضياع الوقت قبل أن تتاح لهم فرصة إلحاق الضرر بإنتاجيتك.

️ ما رأيك في المقابلة؟ هل لديك أي أسئلة أو تعليقات؟ أخبرنا إذا كان أي من نصائح أليسا وجنيفر ونصائحنا الخاصة قد أعطتك أفكارًا على [email protected]