De ce să urmăriți timpul pentru tot ceea ce faceți: un interviu cu Workflow Queen

Urmărirea timpului poate fi un punct dureros pentru mulți dintre noi. Pe lângă faptul că credem că este un proces plictisitor și plictisitor, ne obligă să ne confruntăm cu un adevăr adesea inconfortabil despre modul în care ne petrecem timpul. Cine vrea să recunoască că este distras de mai multe ori pe zi? Sau că, după ce au făcut aceeași sarcină pentru a treia oară, încă nu sunt mai rapizi?

Ei bine, permiteți-mi să vă prezint pe Alyssa Lang, Regina Fluxului de Lucru, care a prins taurul care urmărește timpul de coarne și și-a extins cunoștințele de gestionare a timpului într-o afacere înfloritoare în mai puțin de doi ani. Ea a început să realizeze procese de flux de lucru pentru a-și îmbunătăți propriul management al timpului, iar acum îi învață pe contabili și contabili cum să economisească timp și să-și extindă practicile. Ea folosește Clockify din 2020 și știe cum să profite la maximum de el pentru a-și duce fluxurile de lucru aproape perfecționate. Cu un istoric de mulți studenți mulțumiți, noi cei de la Clockify știam că va avea un sfat grozav.

Așa că Alyssa, împreună cu Jennifer Curfman, creatorul de conținut al Workflow Queen, au avut o întâlnire cu mine pentru a discuta despre toate aspectele legate de Clockify și managementul timpului.

Cine este regina fluxului de lucru?

Alyssa Lang este educatoare cu normă întreagă și profesionistă certificată Asana, care îi ajută pe contabili și contabili în cursul Kickoff cu Asana pentru contabili și contabili. Elevii ei învață cum să implementeze procese și tehnologii specifice pentru a economisi timp în munca de zi cu zi, astfel încât să se poată concentra pe extinderea practicii lor. Deoarece contabilitatea și evidența contabilă au propriul lor set de provocări, Alyssa face tot posibilul să le arate studenților cum să-și ceartă gestionarea timpului, să prioritizeze și să învețe trucurile de a-și scala practica într-un mod inteligent.

Astăzi, Alyssa are o echipă care lucrează cu ea, după ce și-a crescut cu succes afacerea și brandul în doar doi ani. Și, din moment ce Clockify a fost alături de ea la fiecare pas, am fost intrigat să aud ce despre aplicația a făcut-o să rămână atât de mult timp și dacă are timp să urmărească înțelepciunea de a împărtăși.

De ce numele Workflow Queen?

În primul rând, am fost extrem de curios de numele „Workflow Queen”. Nu este un titlu pe care cineva îl câștigă atât de ușor, cu atât mai puțin formează un întreg brand în jurul lui - trebuia să fi făcut ceva grozav.

După cum o descrie Jennifer, înainte de a începe Workflow Queen, Alyssa avea deja o firmă de contabilitate și fiscală de 5 ani. La acea vreme, ea își crea sisteme și procese pentru ea însăși, pentru a ajuta la eficientizarea volumului de muncă în menținerea clienților săi. Și, pe măsură ce și-a creat propriile sisteme, Alyssa și-a dat seama cât de utile ar fi acestea pentru alții din industria contabilă și contabilă - așa că a început să facă consultații individuale pentru configurațiile Asana.

Dându-și seama că acest lucru ar putea fi transformat într-o afacere, Alyssa a gândit posibile nume, Jennifer spune râzând:

„ Ea chiar a vrut să fie ninja workflow”, pentru că așa s-a simțit! Ea intra, punea totul la punct și schimba traiectoria practicii unui client. Dar numele a fost luat. ”

Ea continuă:

„ Apoi cineva i-a trimis la întâmplare un mesaj pe Facebook, dorind să facă o Asana individuală configurată pentru firma lor de contabilitate și i-a spus: „Hei, am auzit că ești regina fluxului de lucru?” Și ea știa - asta era. ”

Cum folosește echipa Workflow Queen Clockify

Alyssa se concentrează pe învățarea studenților săi cum să-și mențină afacerea de contabilitate și contabilitate sustenabilă și să pună bazele pentru o scalare inteligentă și responsabilă. Și o lecție pe care ea insistă întotdeauna este să folosească un instrument de urmărire a timpului pentru orice.

Alyssa și echipa ei lucrează ca o mașină unsă fin.

Au instalate sisteme care îi ajută să preia sarcini mari de lucru și să le gestioneze fără probleme. Și, potrivit acestora, unul dintre marii factori pentru care funcționează acele sisteme este urmărirea timpului.

Ce a determinat Workflow Queen să aleagă Clockify?

După ce am fost curioasă în legătură cu numele unic, am vrut să știu de ce Alyssa a ales Clockify ca urmăritor de timp al echipei. Mai ales după ce a aflat că este utilizator Clockify din 2020. Trebuia să existe ceva de care să fie fericită.

„ Când Alyssa urmărea inițial timpul, folosea un alt instrument, dar interfața nu era ceea ce își dorea, îi lipseau unele funcții pe care le căuta. Ea a găsit în curând Clockify și nu s-a schimbat de atunci ”, spune Jennifer.

Alyssa preferă interfața cu utilizatorul Clockify datorită ușurinței de utilizare și simplității sale. Dar partea ei preferată trebuie să fie că se integrează atât de bine cu Asana, văzând cum munca ei se învârte în jurul software-ului.

Ce caracteristici de urmărire a orei sunt vitale?

Echipa Workflow Queen este foarte specifică cu privire la funcțiile pe care le plac și le folosesc cel mai mult. Eram foarte curios să văd cum ar fi diferite nevoile lor de urmărire a timpului de cele ale deținerii unei afaceri orientate spre design.

Urmărirea sarcinilor

„ Practic, modul în care îl folosim într-o structură de zi cu zi este... urmărim fiecare sarcină pe care o facem ”, râde Jennifer în timp ce răspunde: „ Literal, descrierea mea ar fi ceva de genul: Răspunsul la mesaje ”.

Acest comentariu va intra de fapt în joc mai târziu, deoarece joacă de fapt un rol important în strategia lor de afaceri mai mare.

Etichetarea totul pentru analize viitoare

Utilizarea etichetelor de către echipa a fost, de asemenea, diferită de ceea ce eram obișnuit să văd, dar cu adevărat inovatoare!

„ Folosim etichete pentru a clasifica totul. minimize keep doing La sfârșitul săptămânii vom analiza cât timp am alocat fiecărei sarcini și vom decide: „Este ceva de care trebuie să ne dăm seama cum să minimizăm”, „Poate că poate fi mai eficient”, etc. Vom folosi etichete pentru a eticheta sarcini precum minimizarea continuarea ”

Am descoperit că utilizarea lor a etichetelor – nu ca indicatori de proiect sau de sarcină, ci ca semnale despre ce să facă sau ce să nu facă – cu adevărat inteligentă. În acest fel, ele servesc ca un memento instantaneu despre cât de eficient poate fi făcut ceva sau dacă este o pierdere de timp.

Integrari

„ Integrăm Clockify cu Asana și este... „sărutul bucătarului”. Este atât de bun. Este atât de util, pentru că folosim Asana pentru a ne spune ce să facem pe parcursul zilei, iar când puteți porni cronometrul chiar acolo, este un astfel de economisire de timp. În plus, este ușor să vă amintiți să vă urmăriți timpul, deoarece este chiar acolo. ”

Jennifer observă, de asemenea, că, în afară de Asana, ea ca creatoare de conținut pentru Workflow Queen, folosește temporizatorul Clockify cu aplicații bazate pe web precum Google Docs sau Sheets.

Ar trebui să urmărești tot ce faci?

Un alt subiect pe care l-am atins a fost urmărirea timpului petrecut pentru fiecare sarcină. Și ne referim la fiecare sarcină. Oricât de scurt a fost.

Cum să le spuneți angajaților că este bine să urmăriți totul?

Un lucru care mi-a atras cu adevărat atenția a fost practica Alyssei de a înregistra tot ceea ce a făcut și modul în care a fost țesut și în mentalitatea echipei ei. Ca parte a acelei echipe, Jennifer s-a obișnuit rapid să urmărească fiecare sarcină, chiar dacă era doar să răspundă la mesaje de chat. Este o practică pe care o susțin pentru ca toată lumea să o încerce.

Dar, chiar dacă este un sfat bine educat, adevărul este că toți suntem încurajați de idee (în primul rând eu). Ne face să ne simțim niște roboți, sclavii cronometrelor noastre. Deci, cum a reușit Alyssa să arate echipei ei și studenților că urmărirea fiecărei sarcini mici este de fapt bună pentru tine? Iată ce a avut de spus Jennifer, din perspectiva unui angajat:

„ La angajare, vi se spune: „ascultă, vei urmări tot ceea ce faci”. Și nu vine dintr-un aspect al micromanagementului, ci din aspectul „scopul nostru numărul unu la această companie este să fim eficienți. ”

Așa cum Alyssa și-a informat noii angajați, fiecare manager și lider de echipă va fi mai bine să stabilească motive clare pentru care toată lumea ar trebui să își urmărească timpul. Jennifer continuă:

„ Urmărirea timpului nu este despre: „ Doamne, nu pot să cred că ai durat atât de mult să faci X sau Y ”.

Este vorba despre: „ Bine, dacă analizăm asta, există vreo modalitate prin care te putem ajuta să eficientizezi mai bine acest lucru? „Sau, persoana este nouă la o sarcină, așa că durează mai mult?”

Ceea ce a spus ea în continuare, mi s-a părut esențial să auzim noi toți:„ Nu înseamnă că ești groaznic la slujba ta. Analizăm aceste date pentru a face compania mai bună . ”

Așadar, fiți transparent de ce ar trebui să urmărească atât de mult și atât de des. Ai nevoie de imaginea de ansamblu și trebuie să investești acea analiză în ceva, altfel, e doar timp pierdut.

Care sunt beneficiile urmăririi tuturor?

Deoarece practica părea să funcționeze atât de bine pentru ei, m-am întrebat despre ce era vorba despre urmărirea detaliată a timpului care a deschis calea către succesul afacerii Alyssei. Iată ce am aflat.

1. Obțineți o perspectivă asupra productivității proprii (și a altora).

Dacă o mulțime de sarcini necesită mult timp și există un model pe care îl puteți identifica, atunci poate că acea persoană nu este potrivită pentru acea sarcină anume. Aceasta devine o bază pentru o conversație și pentru a identifica exact ceea ce creează o problemă.

2. Minimizi distragerile

Mi s-a părut interesant și faptul că pentru Jennifer, urmărirea totul a fost o altă modalitate de a combate distracția. În cuvintele ei, atunci când decideți să înregistrați fiecare sarcină, începeți să ghiciți dacă doriți să treceți la o sarcină nouă sau nu.

De exemplu, dacă doriți să răspundeți la unele mesaje din chat-ul companiei, este posibil să vă dureze mai mult să faceți efectiv jurnalul de timp decât să răspundeți. Întrebând: „ merită cu adevărat această sarcină să vă acordați timp pentru a o înregistra? ” te poate ajuta să te îndepărteze de distragere.

3. Scăpați de stigmatizare

Un lucru pe care l-am învățat vorbind cu Alyssa și Jennifer a fost că urmărirea detaliată a adus un avantaj uriaș la intrările supra-generalizate. Când le spun studenților că ar trebui să urmărească totul, ei răspund de obicei: „ O, vrei să spui înregistrează-l la „lucrarea clientului”? ” Răspunsul este da... și nu.

Cu „lucrarea clientului”, veți obține informații despre cât timp are nevoie un anumit client. Cu toate acestea, dacă vă împărțiți munca clientului în intrări detaliate, veți putea vedea cât de mult din acea bucată de timp este dedicată e-mailurilor, întâlnirilor, lucrărilor profunde reale, colectarea documentelor etc. Acestea din urmă vă oferă mult mai mult spațiu pentru îmbunătăţire.

4. Știți unde să delegați/externalizați (și cum să scalați)

Cel mai mare motiv pentru care Alyssa susține urmărirea detaliată a timpului este acela de a vă ajuta să obțineți o mai mare putere asupra volumului de muncă. Cu informațiile detaliate despre unde a trecut timpul tău, vei ști exact ce sarcini ar trebui să delegați (sau să externalizați). Și pentru proprietarii de cabinete, sunt informații prețioase despre cine să angajeze. Un exemplu dat de Alyssa și Jennifer a fost:

„ Să presupunem că tariful tău orar ca CEO este de 100 USD pe oră. Dacă urmăriți timpul și vă dați seama că petreceți 10 ore pe lună răspunzând la e-mailuri, nu veți obține un ROI în acea perioadă. Poți plăti pe cineva să-ți gestioneze e-mailurile, în timp ce folosești acest timp pentru sarcini care îți fac bani activ .”

Totul se rezumă la a fi inteligent în privința timpului tău. După cum au subliniat ei, urmărirea timpului ar trebui să fie întotdeauna despre eficiență.

Cum ar trebui antreprenorii și întreprinderile să folosească Clockify

Alyssa lucrează în principal cu contabili și contabili, dar am descoperit că nucleul sfatului lor se poate aplica și unui public mai larg. Iată câteva sfaturi, toate cu scopul de a vă îmbunătăți eficiența. Scopul este să obțineți mai mult timp pentru a vă concentra pe extinderea practicii dvs.

Urmăriți timpul timp de 30 de zile

Când au fost întrebate despre cum să începeți urmărirea detaliată a fluxului de lucru în stil Queen, iată ce au spus Alyssa și Jennifer:

„Recomandăm – să faceți cel puțin 30 de zile solide. Pentru că acesta este un ciclu contabil complet și puteți vedea cu adevărat începutul și sfârșitul „ok, unde se duce timpul meu într-o lună”. Și acesta este timpul minim pentru a obține o analiză bună.”

Așadar, în conformitate cu sfaturile lor, ați putea folosi pluginul de cronometru al Clockify pentru a vă urmări sarcinile zilnice timp de o lună. Poate fi plictisitor la început, dar Alyssa o face de ani de zile și și-a crescut productivitatea exponențial. În plus, studenții ei ies adesea șocați din acele 30 de zile de date:

„Sunt cu adevărat surprinși de cât de mult timp petrec mai multe activități administrative, de tip de introducere a datelor. Îi spunem „a fi blocat în buruieni”, când ești jos în noroi, făcând totul pentru a supraviețui. all Și asta face imposibilă extinderea și creșterea afacerii, deoarece faci în mod constant toate Analizați datele

Deoarece vă urmăriți timpul timp de 30 de zile, puteți decide să analizați datele săptămânal sau să așteptați să treacă luna. Cu o analiză săptămânală, vă puteți schimba fluxul de lucru pe măsură ce „perioada de probă” trece. Cu toate acestea, recomandăm o analiză la final. Veți obține o imagine mai realistă a fluxului dvs. de lucru.

Odată adunate datele, le puteți condensa într-un raport ușor de citit, ca acesta:

Veți putea vedea câte ore ați petrecut prin e-mailuri și întâlniri, câte ore pe care le-ați distras VS munca profundă, etc. Devine o perspectivă unică asupra fluxului dvs. de lucru lunar pe care nu o puteți obține din altă parte decât din propria dvs. dorință. pentru a rămâne consecvent și a-ți urmări timpul.

Scalare în funcție de rezultate

În funcție de rezultatele pe care le obțineți (și de modul în care doriți să scalați), veți ști care ar trebui să fie următoarea mișcare.

Dacă petreci prea mult timp pe sarcini care nu pot fi facturate și îți iei ore prețioase pe care le poți petrece pentru a obține clienți noi, este timpul să angajezi un asistent.

Sau, observați că este nevoie de prea mult timp pentru ca clienții să vă trimită toate documentele necesare, puteți să le stabiliți termene mai devreme sau să găsiți o modalitate de a le comunica mai bine.

De cele mai multe ori, nu suntem conștienți de cât timp am petrecut efectiv unor sarcini, deoarece sunt prea multe dintre ele sau le subestimăm domeniul de aplicare.

Urmărirea timpului vă poate ajuta să vă deconectați pe termen lung

Nu în ultimul rând, am vrut să ating ceva foarte important. Pentru Alyssa, echilibrul dintre muncă și viață este vital. Îi place să călătorească, să petreacă timpul cu câinii ei, să conducă în teren și să se bucure de orice în aer liber.

Și crezi sau nu, când ea pleacă în vacanță, echipa ei lucrează la fel de eficient ca și cum ar fi acolo. Potrivit lui Jennifer, totul se datorează datelor colectate prin urmărirea timpului.

„Scopul Alyssei este să se retragă complet din companie, în cele din urmă. Poate călătorește cu normă întreagă, orice dorește să facă și să știe că suntem în siguranță fără ea”, râde ea .

„Și cred că acest lucru este 100% realizabil, datorită cantității de date pe care am putut să le captăm cu urmărirea timpului și a sistemelor pe care le avem.”

Pe măsură ce au înregistrat timpul, și-au identificat punctele dificile și punctele forte, echipa Workflow Queen a reușit să pună în aplicare sisteme care acționează ca piloni ai fluxului lor de lucru. Comunicarea lor s-a îmbunătățit semnificativ, deoarece nu există nicio stigmatizare în ceea ce privește urmărirea fiecărei sarcini. Ei știu cum funcționează fiecare dintre ei și sunt capabili să găsească soluții mai rapid. Datorită acestui fapt, Alyssa a putut să-și ia vacanțe de până la 3 săptămâni, iar echipa mergea perfect.

Așadar, încercați să vă gândiți la urmărirea timpului ca la o investiție în pensionarea anticipată, sau cel puțin la detașarea de munca obositoare. În acest fel, îți poți concentra energia pe lucruri mai mari și mai bune.

Există o mulțime de alte beneficii ale urmăririi timpului, dar cele enumerate aici vor face cea mai bună treabă de a înrădăcina urmărirea timpului ca obicei.

Morala poveștii: Urmăriți-vă timpul!

Pentru a face ecou atât sentimentele Alyssei, cât și ale lui Jennifer - oricât de obositor ar părea uneori, aceștia sunt neclintiți în ceea ce privește procesul de urmărire în timp a totul. Veți deveni o persoană mai disciplinată și mai eficientă. Dar, alături de el, deschizi ușa către:

• crearea unui echilibru mai bun între viața profesională și viața privată,
• extinderea afacerii dvs. mult mai inteligent și mai rapid și
• eliminând pierderile de timp înainte ca aceștia să aibă șansa de a face ravagii în productivitatea dvs.

️ Ce părere ai de interviu? Aveți întrebări sau comentarii? Spuneți-ne dacă vreunul dintre sfaturile lui Alyssa, Jennifer și propriile noastre sfaturi v-a oferit idei la [email protected]