시간 추적은 우리 중 많은 사람들에게 골치 아픈 부분이 될 수 있습니다. 지루하고 지루한 과정이라고 생각하는 것 외에도 시간을 보내는 방법에 대한 불편한 진실과 마주하게 만듭니다. 하루에도 여러 번 주의가 산만해진다는 것을 누가 인정하고 싶겠습니까? 아니면 세 번째로 동일한 작업을 수행한 후에도 여전히 더 빠르지 않습니까?
자, 이제 2년도 채 되지 않아 시간 관리 지식을 번창하는 비즈니스로 확장하여 시간 관리 지식을 확장한 Workflow Queen인 Alyssa Lang을 소개하겠습니다. 그녀는 자신의 시간 관리를 개선하기 위해 워크플로 프로세스를 만들기 시작했으며 지금은 회계 담당자와 회계사에게 시간을 절약하고 관행을 확장하는 방법을 가르칩니다. 그녀는 2020년부터 Clockify를 사용해 왔으며 워크플로를 거의 완벽하게 만들기 위해 이를 최대한 활용하는 방법을 알고 있습니다. 많은 만족한 학생들의 실적을 통해 Clockify의 우리는 그녀가 훌륭한 조언을 해줄 것이라는 것을 알고 있었습니다.
그래서 Alyssa는 Workflow Queen의 콘텐츠 제작자인 Jennifer Curfman과 함께 Clockify와 시간 관리에 관한 모든 것을 논의하기 위해 저와 함께 앉았습니다.
목차
워크플로 여왕은 누구입니까?
Alyssa Lang은 부기 및 회계사 과정을 위한 Asana 시작 과정에서 부기 및 회계사를 돕는 전임 교육자이자 Asana Certified Pro입니다. 그녀의 학생들은 일상 업무에서 시간을 절약하기 위해 특정 프로세스와 기술을 구현하는 방법을 배웁니다. 회계 및 부기에는 고유한 문제가 있기 때문에 Alyssa는 학생들에게 시간 관리에 대해 논쟁하고 우선 순위를 지정하고 현명한 방법으로 연습을 확장하는 요령을 배우는 방법을 보여주기 위해 최선을 다합니다.
현재 Alyssa는 단 2년 만에 비즈니스와 브랜드를 성공적으로 성장시킨 후 그녀와 함께 일하는 팀을 운영하고 있습니다. 그리고 Clockify가 모든 단계에서 그녀와 함께 해왔기 때문에 앱이 그녀를 오랫동안 유지하게 만든 이유와 그녀가 공유할 지혜를 추적할 시간이 있는지 궁금했습니다.
워크플로 퀸이라는 이름을 사용하는 이유는 무엇입니까?
무엇보다 'Workflow Queen'이라는 이름이 무척 궁금했습니다. 그것은 누군가가 그렇게 가볍게 얻은 타이틀이 아니며, 그 주위에 전체 브랜드를 형성하는 것은 훨씬 적습니다. 그녀는 대단한 일을 해야 했습니다.
Jennifer가 설명했듯이 Alyssa는 Workflow Queen을 시작하기 전에 이미 5년 동안 부기 및 세무 회사를 운영하고 있었습니다. 당시 그녀는 고객을 유지 관리하는 데 필요한 작업량을 간소화하기 위해 자신을 위한 시스템과 프로세스를 만들고 있었습니다. 그리고 Alyssa는 자신만의 시스템을 만들면서 이 시스템이 부기 및 회계 업계의 다른 사람들에게 얼마나 유용한지 깨달았습니다. 그래서 그녀는 Asana 설정을 위한 개별 상담을 시작했습니다.
이것이 사업으로 바뀔 수 있다는 것을 깨달은 Alyssa는 가능한 이름을 곰곰이 생각했고 Jennifer는 껄껄 웃으며 말했습니다.
" 그녀는 정말로 워크플로 닌자가 되고 싶었습니다." 그녀는 그렇게 느꼈습니다!그녀는 모든 것을 설정하고 고객의 진료 궤적을 바꾸고 있었습니다.그러나 이름은 가져갔다. "
그녀는 계속합니다.
“ 그런 다음 누군가가 Facebook에서 무작위로 그녀에게 메시지를 보내 부기 회사를 위한 일대일 Asana 설정을 하고 싶어했습니다. 그는 말했습니다.그리고 그녀는 알고 있었습니다. 그게 전부였습니다. "
Workflow Queen 팀이 Clockify를 사용하는 방법
Alyssa는 학생들에게 부기 및 회계 비즈니스를 지속 가능하게 유지하고 스마트하고 책임감 있는 확장을 위한 토대를 마련하는 방법을 가르치는 데 중점을 둡니다. 그리고 그녀가 항상 주장하는 한 가지 교훈은 모든 것에 시간 추적기를 사용하는 것입니다.
Alyssa와 그녀의 팀은 기름칠을 한 기계처럼 일합니다.
그들은 큰 작업량을 처리하고 문제 없이 처리하는 데 도움이 되는 시스템을 갖추고 있습니다. 그리고 그들에 따르면 이러한 시스템이 작동하는 가장 큰 요인 중 하나는 시간 추적입니다.
시간 추적 및 시간 관리를 시작할 수 있는 도구를 찾고 계십니까? 몇 가지 제안이 있습니다 :
작업을 위한 58가지 시간 관리 팁시간 관리 리소스를 확인하세요.
Workflow Queen이 Clockify를 선택한 이유는 무엇입니까?
독특한 이름이 궁금해서 Alyssa가 자신의 팀 타임 트래커로 Clockify를 선택한 이유를 알고 싶었습니다. 특히 그녀는 2020년부터 Clockify 사용자가 되었다는 것을 알게 되었고 그녀가 기뻐할 일이 있었습니다.
“ Alyssa가 원래 시간을 추적할 때 다른 도구를 사용하고 있었지만 인터페이스가 원하는 것이 아니었고 찾고 있던 일부 기능이 누락되었습니다.그녀는 곧 Clockify를 찾았고 그 이후로 변하지 않았습니다 .”라고 Jennifer는 말합니다.
Alyssa는 사용 용이성과 단순성으로 인해 Clockify의 사용자 인터페이스를 선호합니다. 그러나 그녀가 가장 좋아하는 부분은 Asana와 매우 잘 통합되어 그녀의 작업이 소프트웨어를 중심으로 진행되는 방식을 볼 수 있다는 것입니다.
다음은 Asana도 사용하는 경우 동일한 통합을 설정하는 방법에 대한 비디오 자습서입니다.
어떤 시간 추적 기능이 중요합니까?
Workflow Queen 팀은 가장 좋아하고 사용하는 기능에 대해 매우 구체적입니다. 나는 그들의 시간 추적 요구 사항이 디자인 중심 비즈니스 소유의 요구 사항과 어떻게 다른지 정말 궁금했습니다.
작업 추적
" 기본적으로 우리가 일상적인 구조에서 그것을 사용하는 방법은... 우리가 하는 모든 단일 작업을 기록 합니다. "라고 Jennifer는 웃으며 대답 합니다 .
이 의견은 실제로 더 큰 비즈니스 전략에서 중요한 역할을 하기 때문에 나중에 실제로 적용됩니다.
향후 분석을 위해 모든 것에 태그 지정
팀에서 사용하는 태그도 제가 보던 것과는 달랐지만 정말 혁신적이었어요!
" 우리는 태그를 사용하여 모든 것을 분류합니다.minimizekeep doing주말에 우리는 각 작업에 얼마나 많은 시간을 소비했는지 분석하고 "최소화할 방법을 찾아야 하는 것입니까?", "더 효율적일 수 있습니다" 등을 결정할 것입니다. 그래서 우리는 태그를 사용하여최소화계속 하기와 같은 작업에 레이블을 지정합니다 "
프로젝트나 작업 표시가 아니라 무엇을 해야 하는지 또는 하지 말아야 하는지에 대한 신호로 태그를 사용하는 것이 정말 똑똑하다는 것을 알았습니다. 그렇게 하면 어떤 일을 얼마나 효율적으로 수행할 수 있는지 또는 시간 낭비인지를 즉각적으로 상기시켜줍니다.
통합
" 우리는 Clockify를 Asana와 통합했고 그것은… "셰프의 키스"입니다.정말 좋아요.우리는 Asana를 사용하여 하루 종일 무엇을 해야 하는지 알려주고 바로 거기에서 타이머를 시작할 수 있을 때 시간을 절약할 수 있기 때문에 매우 유용합니다.또한 시간이 바로 거기에 있기 때문에 기억하기 쉽습니다. "
Jennifer는 또한 Asana를 제외하고 Workflow Queen의 콘텐츠 제작자로서 Google 문서 또는 스프레드시트와 같은 웹 기반 앱에서 Clockify의 타이머를 사용한다고 말합니다.
당신이하는 모든 것을 추적해야합니까?
우리가 다룬 또 다른 주제는 모든 작업에 소요된 시간을 추적하는 것이었습니다. 그리고 우리는 모든 단일 작업을 의미합니다. 아무리 짧았어도.
직원들에게 모든 것을 추적하는 것이 좋다고 말하는 방법은 무엇입니까?
내 관심을 끌었던 한 가지는 Alyssa가 자신이 한 모든 일을 기록하는 습관과 그것이 어떻게 그녀의 팀 사고 방식에 짜여져 있는지였습니다. 그 팀의 일원으로서 Jennifer는 채팅 메시지에 응답하는 것이더라도 모든 작업을 추적하는 데 빠르게 익숙해졌습니다. 모든 사람이 시도할 것을 권장하는 관행입니다.
그러나 그것이 예의 바른 충고라 할지라도 진실은 우리 모두가 그 생각에 의해 미루어지는 것입니다(나 자신이 먼저). 그것은 우리를 타이머의 노예인 로봇처럼 느끼게 합니다. 그렇다면 Alyssa는 모든 작은 작업을 추적하는 것이 실제로 귀하에게 유용 하다는 것을 팀과 학생들에게 어떻게 보여주었습니까? 다음은 직원의 관점에서 Jennifer가 말한 내용입니다.
" 고용되면 "듣습니다. 당신이 하는 모든 일을 추적하게 될 것입니다"라는 말을 듣습니다.그리고 그것은 세세한 관리 측면에서 나온 것이 아니라 “이 회사의 최우선 목표는 효율성입니다. "
Alyssa가 신입 사원에게 알린 것처럼 모든 관리자와 팀 리더는 모든 사람이 시간을 추적해야 하는 명확한 이유를 설정하는 것이 좋습니다. 제니퍼는 계속합니다.
" 시간 추적은 "맙소사 , X 나 Y 를 하는 데 이렇게 오랜 시간이 걸렸다는 것이 믿기지 않습니다" .
“좋아요, 우리가 이것을 분석한다면 당신이 이것을 더 잘 능률화하는 데 도움이 될 수 있는 방법이 있습니까?"아니면, 그 사람이 새로운 일을 해서 시간이 더 오래 걸리는 건가요?"
그녀가 다음에 한 말은 우리 모두가 듣는 것이 중요하다고 생각했습니다.“ 당신의 직업이 형편없다는 뜻은 아닙니다.우리는 더 나은 회사를 만들기 위해 그 데이터를 분석합니다. "
그래서 그들이 왜 그렇게 많이 그리고 자주 추적해야 하는지에 대해 투명합니다. 더 큰 그림이 필요하고 그 분석을 무언가에 투자해야 합니다. 그렇지 않으면 시간 낭비일 뿐입니다.
모든 것을 추적하면 어떤 이점이 있습니까?
연습이 그들에게 아주 잘 맞는 것처럼 보였기 때문에 Alyssa의 비즈니스 성공으로 가는 길을 닦은 상세한 시간 추적에 대한 것이 무엇인지 궁금했습니다. 여기 내가 알아낸 것이 있습니다.
1. 자신과 다른 사람의 생산성에 대한 통찰력을 얻습니다.
많은 작업에 많은 시간이 걸리고 식별할 수 있는 패턴이 있는 경우 해당 특정 사람이 해당 특정 작업에 적합하지 않을 수 있습니다. 그것이 대화의 기초가 되고 무엇이 문제를 정확히 생성하는지 식별합니다.
다양한 작업에 소요된 전체 시간을 보여주는 Clockify 개요
우리는 팀과 개인 생산성에 대한 몇 가지 훌륭한 조언을 제공합니다.
→ 팀 시간 관리를 구축하고 개선하기 위한 12가지 팁 → 개인 생산성 가이드: 이 팁과 가이드로 생산성 극대화
2. 산만함을 최소화합니다.
나는 또한 Jennifer에게 모든 것을 추적하는 것이 주의를 산만하게 만드는 또 다른 방법이라는 것이 흥미롭다는 것을 발견했습니다. 그녀의 말에 따르면, 각 작업을 기록하기로 결정하면 새 작업으로 이동할지 여부를 다시 추측하기 시작합니다.
예를 들어, 회사 채팅에서 일부 메시지에 답장을 보내고 싶다면 실제로 시간을 기록하는 시간이 답장보다 시간이 더 오래 걸릴 수 있습니다. 질문: " 이 작업이 시간을 내어 기록할 가치가 있습니까? "는 주의를 산만하게 만드는 데 도움이 될 수 있습니다.
3. 낙인을 없애라
Alyssa와 Jennifer와 이야기하면서 배운 한 가지는 상세한 추적이 일반화된 항목보다 한 가지 큰 이점을 가져다주었다는 것입니다. 학생들에게 모든 것을 추적해야 한다고 말하면 대개 다음과 같이 대답 합니다. “아, '클라이언트 작업'에 기록하라는 말씀이신가요? ” 대답은 예... 그리고 아니오입니다.
'클라이언트 작업'을 통해 특정 클라이언트가 필요로 하는 시간에 대한 정보를 얻을 수 있습니다. 그러나 클라이언트 작업을 세부 항목으로 분류하면 그 시간 중 얼마나 많은 시간이 이메일, 회의, 실제 딥 작업, 문서 수집 등에 사용되는지 알 수 있습니다. 후자는 훨씬 더 많은 공간을 제공합니다. 개선.
4. 위임/아웃소싱 위치(및 확장 방법)를 알고 있습니다.
Alyssa가 세부적인 시간 추적을 옹호하는 가장 큰 이유는 작업 부하에서 우위를 점할 수 있도록 돕기 위해서입니다. 시간이 어디에 갔는지에 대한 자세한 정보를 통해 어떤 작업을 위임(또는 아웃소싱)해야 하는지 정확히 알 수 있습니다. 그리고 연습 소유자에게는 고용할 사람에 대한 귀중한 정보입니다. Alyssa와 Jennifer가 제시한 한 가지 예는 다음과 같습니다.
“ CEO로서 시간당 급여가 $100라고 가정해 봅시다.시간을 추적하고 이메일 응답에 한 달에 10시간을 소비하고 있다는 사실을 알게 된다면 그 시간에는 ROI를 얻을 수 없습니다.이메일을 처리하기 위해 누군가에게 돈을 지불하고 적극적으로 돈을 버는 작업에 그 시간을 사용할 수 있습니다 .”
모든 것은 시간을 똑똑하게 하는 데 달려 있습니다. 그들이 지적했듯이 시간 추적은 항상 효율성에 관한 것이어야 합니다.
기업가와 기업이 Clockify를 사용하는 방법
Alyssa는 주로 회계사 및 부기 담당자와 함께 일하지만 그들의 조언의 핵심은 더 많은 청중에게도 적용될 수 있다는 것을 알게 되었습니다. 다음은 효율성 향상을 목적으로 하는 몇 가지 팁입니다. 목표는 연습을 확장하는 데 더 많은 시간을 할애하는 것입니다.
30일 동안 추적 시간
Workflow Queen 스타일의 세부 추적을 시작하는 방법에 대해 질문했을 때 Alyssa와 Jennifer는 다음과 같이 말했습니다.
“최소한 30일 동안 꾸준히 하는 것이 좋습니다.그것이 전체 회계 주기이기 때문에 "좋아, 내 시간은 한 달에 어디로 가나?"의 시작과 끝을 실제로 볼 수 있습니다.그리고 그것은 좋은 분석을 얻기 위한 최소한의 시간입니다.”
따라서 그들의 조언에 따라 Clockify의 타이머 플러그인을 사용하여 한 달 동안의 일일 작업을 추적할 수 있습니다. 처음에는 지루할 수 있지만 Alyssa는 수년 동안 이 작업을 수행했으며 생산성이 기하급수적으로 증가했습니다. 또한 그녀의 학생들은 종종 데이터에 충격을 받은 30일을 벗어나곤 합니다.
“그들은 관리, 데이터 입력 유형의 작업에 얼마나 많은 시간을 할애하고 있는지에 대해 정말 놀랐습니다.우리는 그것을 '잡초에 갇힌 상태'라고 부릅니다. 그곳에서 당신은 생존을 위해 모든 것을 하고 있습니다.all계속해서 모든데이터 분석
30일 동안 시간을 추적하므로 매주 데이터를 분석할지 아니면 월이 지나갈 때까지 기다릴지 결정할 수 있습니다. 주간 분석을 통해 "시험 기간"이 진행됨에 따라 워크플로를 변경할 수 있습니다. 그러나 우리는 마지막에 분석을 조언할 것입니다. 작업 흐름에 대한 보다 사실적인 이미지를 얻을 수 있습니다.
데이터가 수집되면 다음과 같이 읽기 쉬운 보고서로 압축할 수 있습니다.
Clockify의 자세한 PDF 보고서
이메일과 회의에 얼마나 많은 시간을 보냈는지, 주의를 산만하게 하는 시간과 딥 워크에 몇 시간을 보냈는지 등을 보게 될 것입니다. 이것은 월간 워크플로에 대한 고유한 통찰력이 되어 다른 곳에서는 얻을 수 없습니다. 일관성을 유지하고 시간을 추적합니다.
결과에 따라 확장
얻은 결과(및 확장 방법)에 따라 다음 동작이 무엇인지 알 수 있습니다.
청구할 수 없는 작업에 너무 많은 시간을 할애하고 새로운 고객을 확보하는 데 사용할 수 있는 소중한 시간을 빼앗는다면 이제 조수를 고용할 때입니다.
또는 고객이 필요한 모든 문서를 보내는 데 너무 오랜 시간이 걸린다는 것을 알게 되었고, 더 일찍 마감일을 설정하거나 더 나은 커뮤니케이션 방법을 찾을 수 있습니다.
대부분의 경우 우리는 일부 작업에 실제로 얼마나 많은 시간을 소비했는지 알지 못합니다. 왜냐하면 너무 많거나 그 범위를 과소평가하기 때문입니다.
시간 추적을 통해 장기적으로 플러그를 뽑을 수 있습니다.
마지막으로 아주 중요한 것을 만지고 싶었습니다. Alyssa에게 일과 삶의 균형은 매우 중요합니다. 그녀는 여행, 강아지와 시간 보내기, 오프로드 운전, 야외에서 모든 것을 즐기는 것을 좋아합니다.
그리고 믿거나 말거나, 그녀가 휴가를 떠날 때 그녀의 팀은 마치 그녀가 그곳에 있는 것처럼 효율적으로 일합니다. Jennifer에 따르면 모든 것이 시간 추적을 통해 수집된 데이터 덕분입니다.
“Alyssa의 목표는 결국 회사에서 완전히 퇴출되는 것입니다.그녀는 그녀가 하고 싶은 대로 풀타임으로 여행할 수 있고 그녀 없이는 우리가 안전하다는 것을 알 수 있습니다.” 그녀가 껄껄 웃 습니다.
"시간 추적으로 캡처할 수 있었던 데이터의 양과 현재 보유한 시스템 덕분에 100% 달성할 수 있다고 생각합니다."
시간을 기록하고 거친 부분과 강점을 확인하면서 Workflow Queen 팀은 워크플로의 기둥 역할을 하는 시스템을 배치하는 데 성공했습니다. 모든 단일 작업을 추적하는 데 낙인이 없기 때문에 의사 소통이 크게 향상되었습니다. 그들은 각각이 어떻게 작동하는지 알고 있으며 솔루션을 더 빨리 찾을 수 있습니다. 덕분에 Alyssa는 최대 3주간의 휴가를 보낼 수 있었고 팀은 완벽하게 원활하게 운영되고 있었습니다.
따라서 시간 추적을 조기 퇴직에 대한 투자로 생각하거나 최소한 지루한 작업에서 벗어나는 것으로 생각하십시오. 이렇게 하면 더 크고 더 나은 일에 에너지를 집중할 수 있습니다.
시간 추적에는 다른 많은 이점이 있지만 여기에 나열된 것은 시간 추적을 습관으로 만드는 데 가장 효과적입니다.
이야기의 교훈: 시간을 추적하세요!
Alyssa와 Jennifer의 감정을 반영하기 위해 – 때때로 피곤해 보일 수 있지만 그들은 모든 것을 추적하는 시간의 과정에 대해 단호합니다. 당신은 더 훈련되고 효율적인 사람이 될 것입니다. 그러나 그와 함께 다음을 수행할 수 있는 문을 엽니다.
더 나은 일과 삶의 균형을 만들고,
훨씬 더 스마트하고 빠르게 비즈니스를 확장하고
시간 낭비가 생산성에 큰 피해를 입힐 기회를 잡기 전에 제거합니다.
️인터뷰 어떻게 보셨나요? 질문이나 의견이 있으십니까? Alyssa, Jennifer 및 우리 자신의 팁이 [email protected]에서 아이디어를 얻었는지 알려주십시오.
