Neden yaptığınız her şeyde zamanı takip edin: Workflow Queen ile bir röportaj

“ İşe alındıktan sonra size “dinleyin, yaptığınız her şeyi izleyeceksiniz” deniyor. Ve bu bir mikro yönetim açısından değil, “bu şirketteki bir numaralı hedefimiz verimli olmak” açısından geliyor. ”

Alyssa'nın yeni işe alınanları bilgilendirdiği gibi, her yönetici ve ekip lideri, herkesin neden zamanını takip etmesi gerektiğine dair net nedenler belirlemekten daha iyi olacaktır. Jennifer devam ediyor:

“ Zaman takibi, “ Aman Tanrım, X veya Y yapmak için bu kadar uzun sürdüğüne inanamıyorum ” ile ilgili değil.

Konu şu: “ Pekala, bunu analiz edersek, bunu daha iyi hale getirmenize yardımcı olmamızın bir yolu var mı? ” Yoksa kişi bir görevde yeni mi, bu yüzden daha uzun sürüyor?”

Daha sonra söylediği şeyin hepimizin duyması için çok önemli olduğunu düşündüm:“ Bu, işinizde berbat olduğunuz anlamına gelmez. Şirketi daha iyi hale getirmek için bu verileri analiz ediyoruz . ”

Bu nedenle, neden bu kadar çok ve sık takip etmeleri gerektiği konusunda şeffaf olun. Daha büyük resme ihtiyacınız var ve bu analizi bir şeye yatırmanız gerekiyor, aksi takdirde sadece zaman kaybı olur.

Her şeyi izlemenin faydaları nelerdir?

Uygulama onlar için çok iyi çalıştığından, Alyssa'nın işinin başarısının yolunu açan ayrıntılı zaman takibinin ne olduğunu merak ettim. İşte öğrendiklerim.

1. Kendi (ve başkalarının) üretkenliği hakkında fikir edinirsiniz

Çok fazla görev çok zaman alıyorsa ve tanımlayabileceğiniz bir kalıp varsa, o zaman o kişi o görev için doğru kişi olmayabilir. Bu, bir konuşmanın temeli haline gelir ve tam olarak neyin sorun yarattığını belirler.

2. Dikkat dağıtıcı unsurları en aza indirirsiniz

Ayrıca Jennifer için her şeyi takip etmenin dikkat dağıtıcı şeylerle mücadele etmenin başka bir yolu olduğunu da ilginç buldum. Onun sözleriyle, her görevi kaydetmeye karar verdiğinizde, yeni bir göreve geçmek isteyip istemediğinizi ikinci kez tahmin etmeye başlarsınız.

Örneğin, şirket sohbetindeki bazı mesajları yanıtlamak istiyorsanız, zaman kaydını gerçekten yapmanız yanıtlamaktan daha uzun sürebilir. Sormak: “ Bu görev gerçekten günlüğe kaydetmeye zaman ayırmaya değer mi? ” dikkatinizi dağıtan şeylerden uzaklaşmanıza yardımcı olabilir.

3. Damgalanmadan kurtulursunuz

Alyssa ve Jennifer ile konuşurken öğrendiğim bir şey, ayrıntılı izlemenin genelleştirilmiş girişlere büyük bir avantaj sağlamasıydı. Öğrencilerine her şeyi takip etmeleri gerektiğini söylediklerinde, genellikle şu yanıtı verirler: “ Ah, 'istemci çalışması' altına kaydetmeyi mi kastediyorsunuz? ” Cevap evet… ve hayır.

'Müşteri çalışması' ile, belirli bir müşterinin ne kadar zamana ihtiyaç duyduğu hakkında bilgi alacaksınız. Bununla birlikte, müşterinizin çalışmasını ayrıntılı girişlere bölerseniz, bu zamanın ne kadarının e-postalara, toplantılara, gerçek derin çalışmalara, belge toplamaya vb. gittiğini görebileceksiniz. İkincisi size çok daha fazla alan sağlar. Gelişme.

4. Nerede yetki vereceğinizi/dış kaynak kullanacağınızı (ve nasıl ölçekleyeceğinizi) biliyorsunuz

Alyssa'nın ayrıntılı zaman takibini savunmasının en büyük nedeni, iş yükünüzde üstünlük elde etmenize yardımcı olmaktır. Zamanınızın nereye gittiğine dair ayrıntılı bilgilerle, hangi görevleri devretmeniz (veya dış kaynak sağlamanız) gerektiğini tam olarak bileceksiniz. Ve muayenehane sahipleri için, kimi istihdam edecekleri konusunda değerli bilgiler. Alyssa ve Jennifer'ın verdiği bir örnek şuydu:

“ Diyelim ki bir CEO olarak saatlik ücretiniz saatte 100 dolar. Zamanı takip ederseniz ve e-postaları yanıtlamak için ayda 10 saat harcadığınızı fark ederseniz, o zaman bir yatırım getirisi elde edemezsiniz. E-postalarınızı yönetmesi için birine ödeme yapabilirsiniz, bu süreyi size aktif olarak para kazandıran görevlerde harcarsınız .”

Her şey zamanınız hakkında akıllı olmaya bağlıdır. Belirttikleri gibi, zaman takibi her zaman verimlilikle ilgili olmalıdır.

Girişimciler ve işletmeler Clockify'ı nasıl kullanmalı?

Alyssa öncelikle muhasebeciler ve muhasebeciler ile çalışır, ancak tavsiyelerinin özünün daha geniş bir kitleye de uygulanabileceğini gördüm. İşte, tümü verimliliğinizi artırmayı amaçlayan bazı ipuçları. Amaç, uygulamanızı ölçeklendirmeye odaklanmak için daha fazla zaman elde etmektir.

30 gün boyunca izleme süresi

Kraliçe İş Akışı tarzı ayrıntılı izlemenin nasıl başlatılacağı sorulduğunda, Alyssa ve Jennifer şunları söylemek zorunda kaldı:

"Tavsiye ediyoruz - en azından sağlam bir 30 gün yapın. Çünkü bu tam bir muhasebe döngüsüdür ve “tamam, bir ay içinde zamanım nereye gidiyor” un başlangıcını ve sonunu gerçekten görebilirsiniz. Ve bu, iyi bir analiz elde etmek için minimum süre.”

Bu nedenle, onların tavsiyesi doğrultusunda, bir ay boyunca günlük görevlerinizi takip etmek için Clockify'ın zamanlayıcı eklentisini kullanabilirsiniz. Başta sıkıcı gelebilir ama Alyssa yıllardır yapıyor ve üretkenliğini katlanarak artırdı. Ayrıca, öğrencileri genellikle o 30 günden sonra veriler karşısında şoke olurlar:

“Daha fazla idari, veri girişi türü iş için ne kadar zaman harcadıklarına gerçekten şaşırıyorlar. Biz buna 'yabani otlara sıkışıp kalmak' diyoruz, bataklığa düştüğünüz, hayatta kalmak için her şeyi yaptığınız yere. all Bu da işi ölçeklendirmeyi ve büyütmeyi imkansız kılıyor çünkü her Verileri analiz edin

Zamanınızı 30 gün boyunca takip ettiğiniz için verileri haftalık olarak analiz etmeye veya ayın geçmesini beklemeye karar verebilirsiniz. Haftalık bir analizle, "deneme süresi" ilerledikçe iş akışınızı değiştirebilirsiniz. Ancak, sonunda bir analiz tavsiye ederiz. İş akışınızın daha gerçekçi bir görüntüsünü elde edeceksiniz.

Veriler toplandıktan sonra, aşağıdaki gibi okunması kolay bir rapor haline getirebilirsiniz:

E-posta göndermek ve toplantı yapmak için kaç saat harcadığınızı, dikkatinizi dağıtacak şeylere VS derin çalışmaya kaç saat harcadığınızı vb. göreceksiniz. Bu, kendi isteğiniz dışında başka hiçbir yerden alamayacağınız aylık iş akışınız hakkında benzersiz bir fikir haline gelir. Tutarlı kalmak ve zamanınızı takip etmek için.

Sonuçlara göre ölçeklendir

Aldığınız sonuçlara (ve nasıl ölçeklendirmek istediğinize) bağlı olarak, bir sonraki hamlenin ne olması gerektiğini bileceksiniz.

Faturalandırılamayan görevlere çok fazla zaman harcıyorsanız ve yeni müşteriler edinmek için harcayabileceğiniz değerli saatleri elinizden alıyorsanız, bir asistan tutmanın zamanı gelmiştir.

Veya müşterilerin size gerekli tüm belgeleri göndermesinin çok uzun sürdüğünü fark ederseniz, onlar için daha erken tarihler belirleyebilir veya daha iyi iletmenin bir yolunu bulabilirsiniz.

Çoğu zaman, bazı görevlere gerçekten ne kadar zaman harcadığımızın farkında değiliz, çünkü bunlardan çok fazla var ya da kapsamlarını hafife alıyoruz.

Zaman takibi, uzun vadede fişi çekmenize yardımcı olabilir

Son olarak çok önemli bir konuya değinmek istedim. Alyssa için iş ve yaşamı dengelemek hayati önem taşır. Seyahat etmeyi, köpekleriyle vakit geçirmeyi, arazide araba kullanmayı ve dışarıda her şeyin tadını çıkarmayı seviyor.

Ve inanın ya da inanmayın, tatile gittiğinde ekibi, sanki oradaymış gibi verimli çalışır. Jennifer'a göre, hepsi zaman takibi ile toplanan veriler sayesinde.

“Alyssa'nın amacı eninde sonunda kendini şirketten tamamen uzaklaştırmaktır. Ne yapmak isterse tam zamanlı olarak seyahat edebilir ve onsuz güvende olduğumuzu bilir, ” diye kıkırdar .

"Zaman takibi ile yakalayabildiğimiz veri miktarı ve sahip olduğumuz sistemler nedeniyle bunun %100 başarılabileceğini düşünüyorum."

Workflow Queen ekibi, zamanı kaydettikçe, zorlu noktalarını ve güçlü yanlarını belirledikçe, iş akışlarının temel direkleri olarak işlev gören sistemleri devreye sokmayı başardı. İletişimleri önemli ölçüde gelişti, çünkü her bir görevi takip etme konusunda herhangi bir damgalama yok. Her birinin nasıl çalıştığını biliyorlar ve daha hızlı çözümler bulabiliyorlar. Bu sayede Alyssa 3 haftaya kadar tatil yapabildi ve ekip mükemmel bir şekilde çalışıyordu.

Bu nedenle, zaman takibini erken emekliliğe bir yatırım ya da en azından sıkıcı işlerden kopmak olarak düşünmeye çalışın. Bu şekilde, enerjinizi daha büyük ve daha iyi şeylere odaklayabilirsiniz.

Zamanı izlemenin başka birçok faydası vardır, ancak burada listelenenler, bir alışkanlık olarak zaman takibini köklendirme konusunda en iyi işi yapacaktır.

Hikayenin ahlaki: Zamanınızı takip edin!

Hem Alyssa'nın hem de Jennifer'ın duygularını yansıtmak için - bazen yorucu görünse de, her şeyi takip etme süreci konusunda kararlılar. Daha disiplinli ve verimli bir insan olacaksınız. Ama yanında, kapıyı açarsın:

• daha iyi bir iş-yaşam dengesi yaratmak,
• işinizi çok daha akıllı ve daha hızlı ölçeklendirmek ve
• üretkenliğinizi mahvetme şansı bulamadan zaman harcayanları ortadan kaldırın.

️ Röportaj hakkında ne düşündünüz? Herhangi bir sorunuz veya yorumunuz var mı? Alyssa'nın, Jennifer'ın ve bizim ipuçlarımızdan herhangi biri size fikir verdiyse [email protected] adresinden bize bildirin.