Perché tenere traccia del tempo su tutto ciò che fai: un'intervista con la Workflow Queen
Perché tenere traccia del tempo su tutto ciò che fai: un'intervista con la Workflow Queen
Pubblicato: 2022-05-07
Il monitoraggio del tempo può essere un punto dolente per molti di noi. Oltre a pensare che sia un processo noioso e noioso, ci costringe ad affrontare una verità spesso scomoda su come trascorriamo il nostro tempo. Chi vuole ammettere che si distraggono più volte al giorno? O che dopo aver svolto lo stesso compito per la terza volta non sono ancora più veloci?
Bene, lascia che ti presenti Alyssa Lang, la regina del flusso di lavoro, che ha preso per le corna il toro del monitoraggio del tempo e ha ampliato le sue conoscenze sulla gestione del tempo in un business fiorente in poco meno di due anni. Ha iniziato a creare processi di flusso di lavoro per migliorare la propria gestione del tempo e ora insegna a contabili e contabili come risparmiare tempo e ridimensionare le loro pratiche. Usa Clockify dal 2020 e sa come sfruttarlo al meglio per portare i suoi flussi di lavoro quasi alla perfezione. Con un track record di molti studenti soddisfatti, noi di Clockify sapevamo che avrebbe avuto ottimi consigli.
E così Alyssa, insieme a Jennifer Curfman, la creatrice di contenuti di Workflow Queen, ha avuto un incontro con me per discutere di tutto ciò che riguarda Clockify e la gestione del tempo.
Sommario
Chi è la regina del flusso di lavoro?
Alyssa Lang è un'educatrice a tempo pieno e Asana Certified Pro che aiuta contabili e contabili nel suo corso Kickoff con Asana per contabili e contabili. I suoi studenti imparano come implementare processi e tecnologie specifici per risparmiare tempo sul lavoro quotidiano, in modo che possano concentrarsi sulla scalabilità della loro pratica. Poiché la contabilità e la contabilità hanno una serie di sfide, Alyssa fa del suo meglio per mostrare ai suoi studenti come gestire la gestione del tempo, dare priorità e imparare i trucchi per ridimensionare la loro pratica in modo intelligente.
Oggi, Alyssa ha un team che lavora con lei, dopo aver fatto crescere con successo la sua attività e il suo marchio in soli due anni. E, dal momento che Clockify è stata con lei in ogni fase del percorso, sono stato incuriosito di sapere cosa l'app l'ha fatta rimanere così a lungo e se ha tempo per monitorare la saggezza da condividere.
Perché il nome Workflow Queen?
Innanzitutto, ero estremamente curioso del nome "Workflow Queen". Non è un titolo che qualcuno guadagna così alla leggera, tanto meno forma un intero marchio attorno ad esso: doveva aver fatto qualcosa di grande.
Come la descrive Jennifer, prima di avviare Workflow Queen, Alyssa aveva già uno studio contabile e fiscale da 5 anni. A quel tempo, stava creando sistemi e processi per se stessa, per aiutare a semplificare il carico di lavoro nel mantenimento dei suoi clienti. E, mentre creava i propri sistemi, Alyssa si rese conto di quanto sarebbero stati utili per gli altri nel settore della contabilità e della contabilità, quindi iniziò a fare consulenze individuali per le strutture di Asana.
Rendendosi conto che questo potrebbe trasformarsi in un business, Alyssa ha rimuginato sui possibili nomi, Jennifer dice con una risatina:
“ Voleva davvero essere la ninja del flusso di lavoro”, perché è così che si sentiva!Stava entrando, preparando tutto e cambiando la traiettoria della pratica di un cliente.Ma il nome è stato preso. "
Lei continua:
" Poi qualcuno le ha inviato un messaggio a caso su Facebook, desiderando fare un'Asana individuale per la loro società di contabilità, e ha detto: "Ehi, ho sentito che sei la regina del flusso di lavoro?"E lei sapeva: ecco tutto. "
In che modo il team di Workflow Queen utilizza Clockify
Alyssa si concentra sull'insegnare ai suoi studenti come mantenere sostenibili le loro attività di contabilità e contabilità e gettare le basi per un ridimensionamento intelligente e responsabile. E una lezione su cui insiste sempre è usare un cronometro per tutto.
Alyssa e il suo team lavorano come una macchina ben oliata.
Hanno sistemi in atto che li aiutano ad affrontare grandi carichi di lavoro e a gestirli senza intoppi. E secondo loro, uno dei grandi fattori per cui questi sistemi funzionano è il monitoraggio del tempo.
Cerchi qualcosa per dare il via al monitoraggio e alla gestione del tempo? Ecco alcuni suggerimenti:
58 suggerimenti per la gestione del tempo per il lavoroClockify risorse di gestione del tempo
Cosa ha spinto la regina del flusso di lavoro a scegliere Clockify?
Dopo essere stato curioso del nome univoco, volevo sapere perché Alyssa ha scelto Clockify come suo cronometro di squadra. Soprattutto dopo aver appreso che è un'utente di Clockify dal 2020. Doveva esserci qualcosa di cui era felice.
“ Quando Alyssa stava inizialmente monitorando il tempo, utilizzava uno strumento diverso, ma l'interfaccia non era quella che voleva, mancavano alcune funzionalità che stava cercando.Ha presto trovato Clockify e da allora non è cambiata ", dice Jennifer.
Alyssa preferisce l'interfaccia utente di Clockify per la sua facilità d'uso e semplicità. Ma la sua parte preferita deve essere che si integra così bene con Asana, visto come il suo lavoro ruota attorno al software.
Ecco un video tutorial su come impostare la stessa integrazione per te stesso, se usi anche Asana.
Quali funzioni di monitoraggio del tempo sono vitali?
Il team di Workflow Queen è molto specifico sulle funzionalità che gli piacciono e utilizza di più. Ero davvero curioso di vedere in che modo le loro esigenze di tracciamento del tempo sarebbero state diverse da quelle, ad esempio, di possedere un'attività orientata al design.
Tracciamento delle attività
“ Fondamentalmente, il modo in cui lo usiamo in una struttura quotidiana è... tendiamo ogni singolo compito che svolgiamo ”, Jennifer ride mentre risponde, “ Letteralmente, la mia descrizione sarebbe qualcosa del tipo: Rispondere ai messaggi ”.
Questo commento entrerà effettivamente in gioco in seguito, perché in realtà svolge un ruolo importante nella loro strategia aziendale più ampia.
Contrassegnare tutto per analisi future
Anche l'uso dei tag da parte del team era diverso da quello che ero abituato a vedere, ma davvero innovativo!
“ Usiamo i tag per classificare tutto.minimizekeep doingAlla fine della settimana analizzeremo quanto tempo abbiamo dedicato a ciascuna attività e decideremo: "È qualcosa che dobbiamo capire come ridurre al minimo", "Forse può essere più efficiente", ecc. Quindi abbiamo Utilizzerà i tag per etichettare attività comeminimizzarecontinuare a fare "
Ho scoperto che il loro uso dei tag, non come indicatori di progetti o attività, ma come segnali su cosa fare o cosa non fare, è davvero intelligente. In questo modo, servono come promemoria istantaneo dell'efficienza con cui qualcosa può essere fatto o se è una perdita di tempo.
Integrazioni
“ Integriamo Clockify con Asana ed è… “il bacio dello chef”.È così buono.È così utile, perché usiamo Asana per dirci cosa fare durante il giorno e quando puoi semplicemente avviare il timer proprio lì, è un tale risparmio di tempo.Inoltre, è facile ricordare di tenere traccia del tuo tempo, perché è proprio lì. "
Jennifer osserva inoltre che, a parte Asana, lei come creatrice di contenuti per Workflow Queen, utilizza il timer di Clockify con app basate sul Web come Google Documenti o Fogli.
Dovresti tenere traccia di tutto ciò che fai?
Un altro argomento che abbiamo toccato è stato il monitoraggio del tempo speso per ogni attività. E intendiamo, ogni singolo compito. Non importa quanto fosse breve.
Come dire ai dipendenti che è bene tenere traccia di tutto?
Una cosa che ha davvero attirato la mia attenzione è stata la pratica di Alyssa di registrare tutto ciò che ha fatto e anche il modo in cui è stato intessuto nella mentalità del suo team. Come parte di quel team, Jennifer si è abituata rapidamente a tenere traccia di ogni attività, anche se si trattava solo di rispondere ai messaggi di chat. È una pratica che chiedono a tutti di provare.
Ma, anche se è un consiglio educato, la verità è che siamo tutti scoraggiati dall'idea (me stesso prima). Ci fa sentire come dei robot, schiavi dei nostri timer. Quindi, come è riuscita Alyssa a mostrare al suo team e ai suoi studenti che tenere traccia di ogni piccolo compito è davvero positivo per te? Ecco cosa ha detto Jennifer, dal punto di vista di un dipendente:
" Dopo essere stato assunto, ti viene detto: "ascolta, seguirai tutto ciò che fai".E non deriva da un aspetto della microgestione, ma dall'aspetto del “nostro obiettivo numero uno in questa azienda è essere efficienti. "
Proprio come Alyssa ha informato le sue nuove assunzioni, ogni manager e leader del team farà meglio a stabilire ragioni chiare per cui tutti dovrebbero tenere traccia del proprio tempo. Jennifer continua:
" Il monitoraggio del tempo non riguarda: "Oh mio Dio, non posso credere che ci hai messo così tanto a fare X o Y".
Si tratta di: "Va bene, se analizziamo questo, c'è un modo in cui possiamo aiutarti a semplificarlo meglio?"Oppure, la persona è nuova in un compito, quindi impiega più tempo?"
Quello che ha detto dopo ho pensato che fosse fondamentale per tutti noi da ascoltare:“ Non significa che sei pessimo nel tuo lavoro.Analizziamo quei dati per migliorare l'azienda. "
Quindi, sii trasparente sul motivo per cui dovrebbero monitorare così tanto e così spesso. Hai bisogno di un quadro più ampio e devi investire quell'analisi in qualcosa, altrimenti è solo tempo perso.
Quali sono i vantaggi di tracciare tutto?
Dal momento che la pratica sembrava funzionare così bene per loro, mi chiedevo cosa fosse il monitoraggio dettagliato del tempo che ha aperto la strada al successo dell'attività di Alyssa. Ecco cosa ho scoperto.
1. Ottieni informazioni dettagliate sulla tua (e altrui) produttività
Se molte attività richiedono molto tempo e c'è uno schema che puoi identificare, allora forse quella persona in particolare non è adatta per quel particolare compito. Ciò diventa una base per una conversazione e per identificare cosa crea esattamente un problema.
Una panoramica di Clockify che mostra le ore complessive trascorse in diverse attività
Offriamo alcuni ottimi consigli sia sul team che sulla produttività personale:
→ 12 suggerimenti per costruire e migliorare la gestione del tempo del team → Guida alla produttività personale: massimizza la produttività con questi suggerimenti e guide
2. Riduci al minimo le distrazioni
Ho anche trovato interessante il modo in cui per Jennifer tenere traccia di tutto fosse un altro modo per combattere le distrazioni. Nelle sue parole, quando decidi di registrare ogni attività, inizi a indovinare se vuoi passare a una nuova attività o meno.
Ad esempio, se desideri rispondere ad alcuni messaggi nella chat aziendale, potrebbe essere necessario più tempo per creare effettivamente il registro del tempo piuttosto che per rispondere. Chiedendo: " vale davvero la pena dedicare del tempo a questa attività per registrarla? ” può aiutarti a distoglierti dalla distrazione.
3. Ti liberi dello stigma
Una cosa che ho imparato parlando con Alyssa e Jennifer è che il monitoraggio dettagliato ha portato un enorme vantaggio rispetto alle voci generalizzate. Quando dicono ai loro studenti che dovrebbero tenere traccia di tutto, di solito rispondono: " Oh, vuoi dire registrarlo sotto 'lavoro del cliente'? ” La risposta è sì... e no.
Con il "lavoro del cliente", otterrai informazioni su quanto tempo richiede un cliente specifico. Tuttavia, se suddividi il lavoro del tuo cliente in voci dettagliate, sarai in grado di vedere quanto di quel pezzo di tempo viene speso in e-mail, riunioni, lavoro approfondito effettivo, raccolta di documenti, ecc. Quest'ultimo ti dà molto più spazio per miglioramento.
4. Sai dove delegare/esternalizzare (e come scalare)
Il motivo principale per cui Alyssa sostiene il monitoraggio dettagliato del tempo è aiutarti a prendere il sopravvento sul tuo carico di lavoro. Con le informazioni dettagliate su dove è andato il tuo tempo, saprai esattamente quali compiti dovresti delegare (o esternalizzare). E per i proprietari di studi, sono informazioni preziose su chi assumere. Un esempio fornito da Alyssa e Jennifer è stato:
“ Diciamo che la tua tariffa oraria come CEO è di $ 100 l'ora.Se tieni traccia del tempo e ti rendi conto che stai trascorrendo 10 ore al mese a rispondere alle e-mail, non otterrai un ROI su quel tempo.Puoi pagare qualcuno per gestire le tue e-mail, mentre usi quel tempo per attività che ti fanno guadagnare attivamente . "
Tutto si riduce all'essere intelligenti riguardo al tuo tempo. Come hanno sottolineato, il monitoraggio del tempo dovrebbe sempre riguardare l'efficienza.
In che modo gli imprenditori e le aziende dovrebbero utilizzare Clockify
Alyssa lavora principalmente con contabili e contabili, ma ho scoperto che il nucleo dei loro consigli può essere applicato anche a un pubblico più ampio. Ecco alcuni suggerimenti, tutti con lo scopo di migliorare la tua efficienza. L'obiettivo è avere più tempo per concentrarsi sul ridimensionamento della tua pratica.
Traccia il tempo per 30 giorni
Alla domanda su come avviare un monitoraggio dettagliato in stile Workflow Queen, ecco cosa hanno detto Alyssa e Jennifer:
“Raccomandiamo: almeno fai 30 giorni solidi.Perché è un ciclo contabile completo e puoi davvero vedere l'inizio e la fine di "va bene, dove va il mio tempo in un mese".E questo è il tempo minimo per ottenere una buona analisi”.
Quindi, in linea con i loro consigli, potresti utilizzare il plug-in timer di Clockify per tenere traccia delle tue attività quotidiane per un mese. Può essere noioso all'inizio, ma Alyssa lo fa da anni e ha aumentato esponenzialmente la sua produttività. Inoltre, i suoi studenti spesso escono da quei 30 giorni scioccati dai dati:
“Sono davvero sorpresi di quanto tempo stanno dedicando a un tipo di lavoro più amministrativo e di inserimento dati.Lo chiamiamo "essere bloccati tra le erbacce", dove sei nel fango, facendo di tutto per sopravvivere.allE questo rende impossibile scalare e far crescere il business, perché fai costantementetutteAnalizza i dati
Dato che monitori il tuo tempo per 30 giorni, puoi decidere di analizzare i dati settimanalmente, oppure aspettare che passi il mese. Con un'analisi settimanale, puoi modificare il tuo flusso di lavoro mentre il "periodo di prova" avanza. Tuttavia, consigliamo un'analisi alla fine. Otterrai un'immagine più realistica del tuo flusso di lavoro.
Una volta raccolti i dati, puoi condensarli in un report di facile lettura, come questo:
Un rapporto pdf dettagliato in Clockify
Vedrai quante ore hai speso inviando e-mail e incontrandoti, quante ore di distrazioni rispetto al lavoro approfondito, ecc. Diventa una visione unica del tuo flusso di lavoro mensile che non puoi ottenere da nessun'altra parte se non dalla tua volontà per rimanere coerente e monitorare il tuo tempo.
Scala in base ai risultati
A seconda dei risultati che ottieni (e di come vuoi ridimensionare), saprai quale dovrebbe essere la prossima mossa.
Se dedichi troppo tempo a compiti che non possono essere fatturati e sottrai ore preziose che potresti spendere per ottenere nuovi clienti, è tempo di assumere un assistente.
Oppure, noti che i clienti impiegano troppo tempo per inviarti tutti i documenti necessari, puoi fissare scadenze anticipate o trovare un modo per comunicarlo meglio.
La maggior parte delle volte, non siamo consapevoli di quanto tempo abbiamo effettivamente dedicato ad alcune attività, perché ce ne sono troppe o ne sottovalutiamo la portata.
Il monitoraggio del tempo può aiutarti a staccare la spina a lungo termine
Ultimo, ma non meno importante, volevo toccare qualcosa di molto importante. Per Alyssa, l'equilibrio tra lavoro e vita è vitale. Ama viaggiare, passare il tempo con i suoi cani, guidare fuoristrada e godersi tutto all'aria aperta.
E che tu ci creda o no, quando va in vacanza, il suo team lavora efficientemente come se fosse lì. Secondo Jennifer, è tutto grazie ai dati raccolti dal monitoraggio del tempo.
“L'obiettivo di Alyssa è quello di rimuoversi completamente dall'azienda, alla fine.Può semplicemente viaggiare a tempo pieno, qualunque cosa voglia fare, e sapere che siamo al sicuro senza di lei,” ridacchia .
"E penso che sia realizzabile al 100%, grazie alla quantità di dati che siamo stati in grado di acquisire con il monitoraggio del tempo e ai sistemi che abbiamo in atto".
Man mano che registravano il tempo, identificavano i punti difficili e i punti di forza, il team di Workflow Queen è riuscito a mettere in atto sistemi che fungono da pilastri del loro flusso di lavoro. La loro comunicazione è migliorata in modo significativo, perché non c'è stigma sul monitoraggio di ogni singola attività. Sanno come funziona ciascuno di essi e sono in grado di trovare soluzioni più velocemente. Grazie a ciò, Alyssa è stata in grado di prendersi ferie fino a 3 settimane e il team ha funzionato perfettamente.
Quindi, prova a pensare al monitoraggio del tempo come a un investimento per il pensionamento anticipato, o almeno per il distacco dal lavoro noioso. In questo modo, puoi concentrare la tua energia su cose più grandi e migliori.
Ci sono molti altri vantaggi nel tracciare il tempo, ma quelli elencati qui faranno il miglior lavoro di rooting del monitoraggio del tempo come abitudine.
La morale della storia: traccia il tuo tempo!
Per fare eco ai sentimenti di Alyssa e Jennifer - per quanto stancante possa sembrare a volte, sono irremovibili sul processo di rilevamento di tutto nel tempo. Diventerai una persona più disciplinata ed efficiente. Ma accanto ad esso, apri la porta a:
creare un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata,
ridimensionare la tua attività in modo molto più intelligente e veloce e
eliminando le perdite di tempo prima che abbiano la possibilità di devastare la tua produttività.
ℹ Cosa ne pensi dell'intervista? Hai domande o commenti? Facci sapere se qualcuno dei suggerimenti di Alyssa, Jennifer e dei nostri ti ha dato idee all'indirizzo [email protected]
