Po co śledzić czas na wszystkim, co robisz: wywiad z Workflow Queen
Po co śledzić czas na wszystkim, co robisz: wywiad z Workflow Queen
Opublikowany: 2022-05-07
Śledzenie czasu może być bolesnym miejscem dla tak wielu z nas. Oprócz myślenia, że jest to nudny, żmudny proces, zmusza nas do stawienia czoła często niewygodnej prawdzie o tym, jak spędzamy czas. Kto chce przyznać, że kilka razy dziennie dekoncentruje się? Albo że po wykonaniu tego samego zadania po raz trzeci nadal nie są szybsi?
Cóż, pozwólcie, że przedstawię wam Alyssę Lang, królową przepływu pracy, która chwyciła byka za rogi i poszerzyła swoją wiedzę na temat zarządzania czasem w kwitnący biznes w niecałe dwa lata. Zaczęła od tworzenia procesów przepływu pracy, aby poprawić własne zarządzanie czasem, a teraz uczy księgowych i księgowych, jak oszczędzać czas i skalować swoje praktyki. Korzysta z Clockify od 2020 r. i wie, jak najlepiej go wykorzystać, aby jej przepływ pracy był niemal perfekcyjny. Mając dorobek wielu zadowolonych studentów, w Clockify wiedzieliśmy, że będzie miała świetną radę.
I tak Alyssa, wraz z Jennifer Curfman, twórcą treści w Workflow Queen, umówiły się ze mną, aby omówić wszystkie kwestie związane z Clockify i zarządzaniem czasem.
Spis treści
Kim jest królowa przepływu pracy?
Alyssa Lang jest pełnoetatowym nauczycielem i Asana Certified Pro, która pomaga księgowym i księgowym w jej Kickoff z Asaną na kursie księgowych i księgowych. Jej studenci uczą się, jak wdrażać określone procesy i technologie, aby zaoszczędzić czas w codziennej pracy, dzięki czemu mogą skupić się na skalowaniu swojej praktyki. Ponieważ rachunkowość i księgowość mają swoje własne wyzwania, Alyssa dokłada wszelkich starań, aby pokazać swoim studentom, jak zarządzać czasem, ustalać priorytety i uczyć się sztuczek inteligentnego skalowania swojej praktyki.
Dziś współpracuje z Alyssą zespół, który z powodzeniem rozwinął swoją firmę i markę w ciągu zaledwie dwóch lat. A ponieważ Clockify towarzyszył jej na każdym kroku, zaintrygował mnie fakt, że aplikacja sprawiła, że została w pobliżu tak długo i czy ma czas na śledzenie mądrości, którą może się podzielić.
Dlaczego nazwa Workflow Queen?
Przede wszystkim bardzo zaciekawiła mnie nazwa „Workflow Queen”. To nie jest tytuł, który ktoś zarabia tak lekko, a tym bardziej tworzy wokół niego całą markę — musiała zrobić coś wspaniałego.
Jak opisuje to Jennifer, przed założeniem Workflow Queen Alyssa miała już od 5 lat firmę księgowo-podatkową. W tym czasie tworzyła dla siebie systemy i procesy, aby usprawnić nakład pracy w utrzymaniu swoich klientów. Tworząc własne systemy, Alyssa zdała sobie sprawę, jak bardzo przydałyby się one innym w branży księgowej i księgowej — zaczęła więc przeprowadzać indywidualne konsultacje dla osób tworzących Asany.
Zdając sobie sprawę, że można to przekształcić w biznes, Alyssa zastanawiała się nad możliwymi nazwiskami, Jennifer mówi ze śmiechem:
„ Naprawdę chciała być ninja przepływu pracy”, ponieważ tak właśnie się czuła!Wchodziła, wszystko ustawiała i zmieniała trajektorię praktyki klienta.Ale nazwa została zajęta. ”
Kontynuuje:
„ Wtedy ktoś losowo wysłał jej wiadomość na Facebooku, chcąc zrobić asanę jeden na jednego założoną dla ich firmy księgowej, a on powiedział: „Hej, słyszałem, że jesteś królową przepływu pracy?”I wiedziała – to było to. ”
Jak zespół Workflow Queen korzysta z Clockify
Alyssa koncentruje się na nauczaniu swoich uczniów, jak prowadzić księgowość i księgowość w sposób zrównoważony oraz kładzie podwaliny pod inteligentne i odpowiedzialne skalowanie. I jedna lekcja, na którą zawsze się upiera, to używanie do wszystkiego licznika czasu.
Alyssa i jej zespół pracują jak dobrze naoliwiona maszyna.
Posiadają systemy, które pomagają im podejmować duże obciążenia i bezproblemowo je obsługiwać. Według nich jednym z głównych czynników, dla których te systemy działają, jest śledzenie czasu.
Szukasz czegoś, co ułatwi Ci śledzenie czasu i zarządzanie czasem? Oto parę sugestii:
58 wskazówek dotyczących zarządzania czasem pracyClockify zasobów zarządzania czasem
Co sprawiło, że Workflow Queen wybrało Clockify?
Po ciekawości unikalnej nazwy chciałem wiedzieć, dlaczego Alyssa wybrała Clockify jako swój zespół do śledzenia czasu. Zwłaszcza po tym, jak dowiedziała się, że jest użytkownikiem Clockify od 2020 roku. Musiało być coś, z czego była zadowolona.
„ Kiedy Alyssa początkowo zajmowała się śledzeniem czasu, używała innego narzędzia, ale interfejs nie był tym, czego chciała, brakowało niektórych funkcji, których szukała.Wkrótce znalazła Clockify i od tamtego czasu nie zmieniła się ” – mówi Jennifer.
Alyssa preferuje interfejs użytkownika Clockify ze względu na łatwość obsługi i prostotę. Ale jej ulubioną częścią musi być to, że tak dobrze integruje się z Asaną, widząc, jak jej praca obraca się wokół oprogramowania.
Oto samouczek wideo, w jaki sposób możesz skonfigurować tę samą integrację dla siebie, jeśli używasz również Asany.
Jakie funkcje śledzenia czasu są niezbędne?
Zespół Workflow Queen bardzo szczegółowo określa funkcje, które lubią i najczęściej używają. Byłem naprawdę ciekawy, jak ich potrzeby w zakresie śledzenia czasu różnią się od, powiedzmy, posiadania firmy zorientowanej na projektowanie.
Śledzenie zadań
„ Zasadniczo sposób, w jaki używamy go w codziennej strukturze, to… rejestrujemy każde zadanie, które wykonujemy ”, Jennifer śmieje się, odpowiadając, „ Dosłownie mój opis byłby mniej więcej taki: Odpowiadanie na wiadomości ”.
Ten komentarz wejdzie w grę później, ponieważ w rzeczywistości odgrywa ważną rolę w ich większej strategii biznesowej.
Oznaczanie wszystkiego do przyszłej analizy
Użycie tagów przez zespół również różniło się od tego, do czego byłem przyzwyczajony, ale było naprawdę innowacyjne!
„ Używamy tagów do kategoryzowania wszystkiego.minimizekeep doingPod koniec tygodnia przeanalizujemy, ile czasu spędziliśmy na każdym zadaniu i zdecydujemy: „Czy to jest coś, co musimy wymyślić, jak zminimalizować”, „Może to może być bardziej wydajne” itp. Więc my użyje tagów do oznaczania zadań, takich jakminimalizacjakontynuuj ”
Odkryłem, że ich użycie tagów — nie jako wskaźników projektu lub zadań, ale jako sygnałów o tym, co robić, a czego nie — jest naprawdę mądre. W ten sposób służą jako natychmiastowe przypomnienie, jak skutecznie można coś zrobić lub czy jest to strata czasu.
Integracje
„ Integrujemy Clockify z Asaną i to jest… „pocałunek szefa kuchni”.To jest takie dobre.Jest to bardzo pomocne, ponieważ używamy Asany, aby powiedzieć nam, co robić w ciągu dnia, a kiedy możesz po prostu uruchomić minutnik od razu, jest to ogromna oszczędność czasu.Poza tym łatwo jest zapamiętać, aby śledzić swój czas, ponieważ jest tam. ”
Jennifer zauważa również, że oprócz Asany, jako twórca treści dla Workflow Queen, używa zegara Clockify z aplikacjami internetowymi, takimi jak Google Docs lub Sheets.
Czy powinieneś śledzić wszystko, co robisz?
Kolejnym tematem, który poruszyliśmy, było śledzenie czasu spędzonego na każdym zadaniu. I mamy na myśli każde zadanie. Bez względu na to, jak był krótki.
Jak powiedzieć pracownikom, że dobrze jest wszystko śledzić?
Jedną z rzeczy, która naprawdę przykuła moją uwagę, była praktyka Alyssy w rejestrowaniu wszystkiego, co zrobiła, i to, jak zostało to wplecione w sposób myślenia jej zespołu. Jako część tego zespołu Jennifer szybko przyzwyczaiła się do śledzenia każdego zadania, nawet jeśli było to tylko odpowiadanie na wiadomości na czacie. Jest to praktyka, którą zalecają, aby wszyscy spróbowali.
Ale nawet jeśli jest to dobrze wychowana rada, prawda jest taka, że wszyscy jesteśmy zniechęceni tym pomysłem (ja najpierw). Sprawia, że czujemy się jak roboty, niewolnicy naszych zegarów. Jak więc Alyssa zdołała pokazać swojemu zespołowi i uczniom, że śledzenie każdego małego zadania jest dla ciebie dobre ? Oto, co Jennifer miała do powiedzenia z perspektywy pracownika:
„ Po zatrudnieniu mówi się ci — „słuchaj, będziesz śledzić wszystko, co robisz”.I nie bierze się to z aspektu mikrozarządzania, ale z aspektu „naszym celem numer jeden w tej firmie jest bycie wydajnym. ”
Tak jak Alyssa poinformowała swoich nowych pracowników, każdemu menedżerowi i kierownikowi zespołu lepiej będzie, gdy określi jasne powody, dla których wszyscy powinni śledzić swój czas. Jennifer kontynuuje:
„W śledzeniu czasu nie chodzi o: „O mój Boże, nie mogę uwierzyć, że zajęło ci to tyle czasu, aby zrobić X lub Y”.
Chodzi o: „Ok, jeśli to przeanalizujemy, czy jest jakiś sposób, w jaki możemy pomóc to lepiej usprawnić?„A może dana osoba jest nowa w zadaniu, więc zajmuje to dłużej?”
Myślę, że to, co powiedziała następnie, było kluczowe dla nas wszystkich:„ To nie znaczy, że jesteś kiepski w swojej pracy.Analizujemy te dane, aby firma była lepsza. ”
Dlatego przejrzyście wyjaśnij, dlaczego powinni śledzić tak często i tak często. Potrzebujesz szerszego obrazu i musisz zainwestować tę analizę w coś, w przeciwnym razie jest to tylko strata czasu.
Jakie są korzyści ze śledzenia wszystkiego?
Ponieważ praktyka wydawała się tak dobrze dla nich działać, zastanawiałem się, o co chodzi ze szczegółowym śledzeniem czasu, które utorowało drogę do sukcesu firmy Alyssy. Oto, czego się dowiedziałem.
1. Zyskujesz wgląd w swoją (i innych) produktywność
Jeśli wiele zadań zajmuje dużo czasu i istnieje wzorzec, który możesz zidentyfikować, być może ta konkretna osoba nie nadaje się do tego konkretnego zadania. To staje się podstawą do rozmowy i określenia, co dokładnie stwarza problem.
Przegląd Clockify pokazujący łączne godziny spędzone na różnych zadaniach
Oferujemy świetne porady dotyczące zarówno produktywności zespołowej, jak i osobistej:
→ 12 wskazówek dotyczących budowania i ulepszania zarządzania czasem zespołu → Przewodnik po produktywności osobistej: maksymalizuj produktywność dzięki tym wskazówkom i przewodnikom
2. Minimalizujesz rozproszenie
Zaciekawiło mnie również, jak dla Jennifer śledzenie wszystkiego było kolejnym sposobem na zwalczanie zakłóceń. Według niej, kiedy zdecydujesz się zarejestrować każde zadanie, zaczynasz odgadywać, czy chcesz przejść do nowego zadania, czy nie.
Na przykład, jeśli chcesz odpowiedzieć na niektóre wiadomości na czacie firmowym, faktyczne sporządzenie dziennika czasu może zająć więcej czasu niż odpowiedź. Pytanie: „ czy naprawdę warto poświęcić czas na to zadanie, aby je w ogóle zarejestrować? ” może pomóc odwrócić cię od rozproszenia.
3. Pozbywasz się piętna
Jedną z rzeczy, których nauczyłem się podczas rozmowy z Alyssą i Jennifer, było to, że szczegółowe śledzenie przyniosło ogromną przewagę nad uogólnionymi wpisami. Kiedy mówią swoim uczniom, że powinni wszystko śledzić, zwykle odpowiadają: „ Och, masz na myśli zapisanie tego w 'pracy klienta'? ” Odpowiedź brzmi tak… i nie.
Dzięki „pracy z klientem” uzyskasz informację, ile czasu potrzebuje dany klient. Jeśli jednak podzielisz pracę klienta na szczegółowe wpisy, będziesz mógł zobaczyć, ile czasu zajmuje e-maile, spotkania, rzeczywista głęboka praca, zbieranie dokumentów itp. To drugie daje znacznie więcej miejsca na poprawa.
4. Wiesz, gdzie delegować/zlecać (i jak skalować)
Największym powodem, dla którego Alyssa zaleca szczegółowe śledzenie czasu, jest pomoc w uzyskaniu przewagi nad obciążeniem pracą. Dzięki szczegółowym informacjom, gdzie upłynął Twój czas, będziesz dokładnie wiedział, jakie zadania powinieneś delegować (lub zlecić). A dla właścicieli gabinetów to cenna informacja, kogo zatrudnić. Jednym z przykładów, które podały Alyssa i Jennifer, było:
„ Załóżmy, że Twoja stawka godzinowa jako dyrektora generalnego wynosi 100 dolarów za godzinę.Jeśli śledzisz czas i zdajesz sobie sprawę, że spędzasz 10 godzin miesięcznie na odpowiadaniu na e-maile, nie uzyskasz w tym czasie zwrotu z inwestycji.Możesz zapłacić komuś za obsługę Twoich e-maili, podczas gdy ten czas wykorzystasz na zadania, które aktywnie przynoszą Ci pieniądze ”.
Wszystko sprowadza się do mądrego spędzania czasu. Jak podkreślili, śledzenie czasu powinno zawsze dotyczyć wydajności.
Jak przedsiębiorcy i firmy powinni korzystać z Clockify
Alyssa pracuje przede wszystkim z księgowymi i księgowymi, ale odkryłem, że sedno ich porad może dotyczyć również szerszego grona odbiorców. Oto kilka wskazówek, które mają na celu poprawę Twojej wydajności. Celem jest uzyskanie więcej czasu na skupienie się na skalowaniu swojej praktyki.
Czas śledzenia przez 30 dni
Na pytanie o to, jak rozpocząć szczegółowe śledzenie stylu Workflow Queen, Alyssa i Jennifer miały do powiedzenia następujące:
„Zalecamy — przynajmniej zrób solidne 30 dni.Bo to jest pełny cykl księgowy i naprawdę widać początek i koniec „dobra, gdzie się podział mój czas za miesiąc”.A to jest minimalny czas na dobrą analizę”.
Tak więc, zgodnie z ich radą, możesz użyć wtyczki zegara Clockify do śledzenia codziennych zadań przez miesiąc. Na początku może to być nudne, ale Alyssa robi to od lat i wykładniczo zwiększyła swoją produktywność. Poza tym jej uczniowie często wychodzą z tych 30 dni zszokowani danymi:
„Są naprawdę zaskoczeni, ile czasu poświęcają na bardziej administracyjne czynności związane z wprowadzaniem danych.Nazywamy to „utknięciem w chwastach”, gdzie tkwisz w błocie i robisz wszystko, aby przetrwać.allA to uniemożliwia skalowanie i rozwój firmy, ponieważ cały czas robiszwszystkiePrzeanalizuj dane
Ponieważ śledzisz swój czas przez 30 dni, możesz zdecydować się na cotygodniową analizę danych lub poczekać, aż minie miesiąc. Dzięki cotygodniowej analizie możesz zmieniać przepływ pracy w miarę upływu „okresu próbnego”. Radzimy jednak przeprowadzić analizę na końcu. Otrzymasz bardziej realistyczny obraz swojego przepływu pracy.
Po zebraniu danych możesz je skondensować w łatwy do odczytania raport, taki jak ten:
Szczegółowy raport pdf w Clockify
Zobaczysz, ile godzin spędziłeś na e-mailach i spotkaniach, ile godzin poświęcałeś na głęboką pracę vs. zachować spójność i śledzić swój czas.
Skaluj według wyników
W zależności od uzyskanych wyników (i tego, jak chcesz skalować), będziesz wiedział, jaki powinien być następny ruch.
Jeśli spędzasz zbyt dużo czasu na zadaniach, których nie można rozliczyć, i zabierasz cenne godziny, które możesz poświęcić na zdobywanie nowych klientów, czas zatrudnić asystenta.
Lub zauważysz, że klienci przesłali Ci wszystkie niezbędne dokumenty zbyt długo, możesz ustalić dla nich wcześniejsze terminy lub znaleźć sposób na lepsze zakomunikowanie tego.
Przez większość czasu nie zdajemy sobie sprawy, ile czasu faktycznie spędziliśmy na niektórych zadaniach, ponieważ jest ich po prostu za dużo lub nie doceniamy ich zakresu.
Śledzenie czasu może pomóc ci odłączyć długoterminowo
Na koniec chciałem poruszyć coś bardzo ważnego. Dla Alyssy kluczowe znaczenie ma zrównoważenie pracy i życia. Uwielbia podróżować, spędzać czas z psami, jeździć w terenie i po prostu cieszyć się wszystkim na świeżym powietrzu.
I wierzcie lub nie, kiedy wyjeżdża na wakacje, jej zespół pracuje tak samo wydajnie, jakby tam była. Według Jennifer to wszystko dzięki danym zebranym przez śledzenie czasu.
„Celem Alyssy jest ostatecznie całkowite usunięcie się z firmy.Może po prostu podróżować w pełnym wymiarze godzin, cokolwiek chce robić, i wiedzieć, że bez niej jesteśmy bezpieczni – chichocze .
„Myślę, że jest to w 100% osiągalne, ze względu na ilość danych, które byliśmy w stanie przechwycić dzięki śledzeniu czasu, oraz systemy, które mamy na miejscu”.
Po zarejestrowaniu czasu, zidentyfikowaniu trudnych punktów i mocnych stron zespołowi Workflow Queen udało się wdrożyć systemy, które działają jako filary ich przepływu pracy. Ich komunikacja znacznie się poprawiła, ponieważ śledzenie każdego zadania nie jest piętnem. Wiedzą, jak każdy z nich działa i potrafią szybciej znaleźć rozwiązania. Dzięki temu Alyssa mogła brać urlopy aż 3 tygodnie, a zespół działał idealnie.
Spróbuj więc myśleć o śledzeniu czasu jako inwestycji we wcześniejszą emeryturę lub przynajmniej oderwaniu się od żmudnej pracy. W ten sposób możesz skupić swoją energię na większych i lepszych rzeczach.
Istnieje wiele innych korzyści związanych ze śledzeniem czasu, ale te wymienione tutaj najlepiej sprawdzą się w śledzeniu czasu rootowania jako nawyku.
Morał z tej historii: Śledź swój czas!
Odzwierciedlając uczucia Alyssy i Jennifer — choć czasami może się to wydawać męczące, są nieugięte w procesie śledzenia wszystkiego przez czas.. Staniesz się bardziej zdyscyplinowaną i wydajną osobą. Ale wraz z nim otwierasz drzwi do:
stworzenie lepszej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym,
skalowanie firmy znacznie mądrzej i szybciej, oraz
wyeliminowanie marnotrawców czasu, zanim będą mieli szansę siać spustoszenie w Twojej produktywności.
️ Co myślisz o rozmowie kwalifikacyjnej? Masz jakieś pytania albo komentarze? Daj nam znać, jeśli któraś z porad Alyssy, Jennifer i naszych własnych podsunęła Ci pomysły na [email protected]
