Warum bei allem, was Sie tun, Zeit erfassen: ein Interview mit der Workflow Queen

Zeiterfassung kann für so viele von uns ein wunder Punkt sein. Abgesehen davon, dass es ein langweiliger, langwieriger Prozess ist, zwingt es uns dazu, uns einer oft unangenehmen Wahrheit darüber zu stellen, wie wir unsere Zeit verbringen. Wer will schon zugeben, dass er mehrmals am Tag abgelenkt wird? Oder dass sie nach der dritten Ausführung der gleichen Aufgabe immer noch nicht schneller sind?

Nun, lassen Sie mich Ihnen Alyssa Lang vorstellen, die Workflow-Königin, die den Stier der Zeiterfassung bei den Hörnern gepackt und ihr Zeitmanagement-Wissen in knapp zwei Jahren zu einem florierenden Unternehmen ausgebaut hat. Sie begann damit, Workflow-Prozesse zu erstellen, um ihr eigenes Zeitmanagement zu verbessern, und bringt nun Buchhaltern und Buchhaltern bei, wie sie Zeit sparen und ihre Praktiken skalieren können. Sie nutzt Clockify seit 2020 und weiß, wie sie das Beste daraus macht, um ihre Arbeitsabläufe nahezu perfekt zu machen. Mit einer Erfolgsbilanz von vielen zufriedenen Studenten wussten wir bei Clockify, dass sie großartige Ratschläge haben würde.

Und so hatte Alyssa zusammen mit Jennifer Curfman, der Content-Erstellerin der Workflow Queen, ein Gespräch mit mir, um alles über Clockify und Zeitmanagement zu besprechen.

Wer ist die Workflow-Queen?

Alyssa Lang ist Vollzeit-Pädagogin und Asana Certified Pro, die Buchhaltern und Buchhaltern bei ihrem Kickoff mit Asana für Buchhalter und Buchhalter hilft. Ihre Studenten lernen, wie sie bestimmte Prozesse und Technologien implementieren, um Zeit bei der täglichen Arbeit zu sparen, damit sie sich auf die Skalierung ihrer Praxis konzentrieren können. Da Rechnungswesen und Buchhaltung ihre eigenen Herausforderungen haben, tut Alyssa ihr Bestes, um ihren Schülern zu zeigen, wie sie mit dem Zeitmanagement umgehen, Prioritäten setzen und die Tricks lernen können, wie sie ihre Praxis auf intelligente Weise skalieren können.

Heute hat Alyssa ein Team, das mit ihr zusammenarbeitet, nachdem sie ihr Geschäft und ihre Marke in nur zwei Jahren erfolgreich ausgebaut hat. Und da Clockify sie auf Schritt und Tritt begleitet hat, war ich neugierig zu hören, warum sie so lange an der App hängen geblieben ist und ob sie Zeit hat, Weisheiten zu verfolgen, die sie teilen kann.

Warum der Name Workflow Queen?

In erster Linie war ich sehr neugierig auf den Namen „Workflow Queen“. Es ist kein Titel, den sich jemand so leicht verdient, geschweige denn eine ganze Marke darum – sie muss etwas Großartiges getan haben.

Wie Jennifer es beschreibt, hatte Alyssa vor der Gründung von Workflow Queen bereits 5 Jahre lang eine Buchhaltungs- und Steuerkanzlei. Zu dieser Zeit erstellte sie Systeme und Prozesse für sich selbst, um die Arbeitsbelastung bei der Betreuung ihrer Kunden zu optimieren. Und als sie ihre eigenen Systeme erstellte, erkannte Alyssa, wie nützlich sie für andere in der Buchhaltungs- und Buchhaltungsbranche sein würden – also begann sie, individuelle Beratungen für Asana-Einrichtungen durchzuführen.

Als Alyssa erkannte, dass daraus ein Geschäft werden könnte, grübelte sie über mögliche Namen nach, sagt Jennifer mit einem Kichern:

„ Sie wollte unbedingt der Workflow-Ninja sein“, denn so fühlte sie sich! Sie ging hinein, richtete alles ein und änderte die Richtung der Praxis eines Klienten. Aber der Name war vergeben. ”

Sie macht weiter:

„ Dann schickte ihr zufällig jemand eine Nachricht auf Facebook, weil er ein Einzel-Asana-Setup für seine Buchhaltungsfirma machen wollte, und er sagte: „Hey, ich habe gehört, du bist die Workflow-Queen?“ Und sie wusste – das war es. ”

Wie das Workflow Queen-Team Clockify verwendet

Alyssa konzentriert sich darauf, ihren Schülern beizubringen, wie sie ihr Buchhaltungs- und Buchhaltungsgeschäft nachhaltig führen und den Grundstein für eine intelligente und verantwortungsvolle Skalierung legen können. Und eine Lektion, auf die sie immer besteht, ist die Verwendung einer Zeiterfassung für alles.

Alyssa und ihr Team arbeiten wie eine fein geölte Maschine.

Sie verfügen über Systeme, die ihnen helfen, große Arbeitslasten zu übernehmen und reibungslos zu bewältigen. Und ihnen zufolge ist einer der großen Faktoren, warum diese Systeme funktionieren, die Zeiterfassung.

Warum hat sich die Workflow Queen für Clockify entschieden?

Nachdem ich neugierig auf den eindeutigen Namen war, wollte ich wissen, warum Alyssa Clockify als Team-Zeiterfassung gewählt hat. Vor allem nachdem sie erfahren hat, dass sie seit 2020 Clockify-Nutzerin ist. Es musste doch etwas geben, worüber sie sich gefreut hat.

„ Als Alyssa ursprünglich Zeit erfasste, verwendete sie ein anderes Tool, aber die Benutzeroberfläche entsprach nicht ihren Vorstellungen, ihr fehlten einige Funktionen, nach denen sie suchte. Sie hat Clockify bald gefunden und hat sich seitdem nicht geändert “, sagt Jennifer.

Alyssa bevorzugt die Benutzeroberfläche von Clockify aufgrund ihrer Benutzerfreundlichkeit und Einfachheit. Aber ihr Lieblingsteil muss sein, dass es sich so gut in Asana integriert, wenn man sieht, wie sich ihre Arbeit um die Software dreht.

Welche Zeiterfassungsfunktionen sind wichtig?

Das Team von Workflow Queen ist sehr spezifisch in Bezug auf die Funktionen, die es mag und am meisten nutzt. Ich war wirklich neugierig zu sehen, wie sich ihre Anforderungen an die Zeiterfassung von beispielsweise denen eines designorientierten Unternehmens unterscheiden würden.

Aufgaben verfolgen

„ Im Grunde ist es so, wie wir es in einer täglichen Struktur verwenden … wir takten jede einzelne Aufgabe, die wir erledigen “, lacht Jennifer, als sie antwortet, „ Buchstäblich wäre meine Beschreibung so etwas wie: Auf Nachrichten antworten “.

Dieser Kommentar wird später tatsächlich ins Spiel kommen, da er tatsächlich eine wichtige Rolle in ihrer größeren Geschäftsstrategie spielt.

Markieren Sie alles für zukünftige Analysen

Die Verwendung von Tags durch das Team war auch anders als ich es gewohnt war, aber wirklich innovativ!

„ Wir verwenden Tags, um alles zu kategorisieren. minimize keep doing Am Ende der Woche analysieren wir, wie viel Zeit wir für jede Aufgabe aufgewendet haben, und entscheiden: „Müssen wir herausfinden, wie wir das minimieren können“, „Vielleicht ist das effizienter“ usw. Also wir Ich werde Tags verwenden, um beispielsweise Aufgaben wie „ Minimieren ”

Ich fand, dass ihre Verwendung von Tags – nicht als Projekt- oder Aufgabenindikatoren, sondern als Signale dafür, was zu tun oder zu lassen ist – wirklich klug ist. Auf diese Weise dienen sie als sofortige Erinnerung daran, wie effizient etwas getan werden kann oder ob es Zeitverschwendung ist.

Integrationen

„ Wir integrieren Clockify mit Asana und es ist… „Kochkuss“. Es ist so gut. Es ist so hilfreich, weil wir Asana verwenden, um uns zu sagen, was wir den ganzen Tag über tun sollen, und wenn Sie den Timer einfach direkt dort starten können, spart das so viel Zeit. Außerdem ist es einfach, sich daran zu erinnern, Ihre Zeit zu verfolgen, weil sie direkt dort ist. ”

Jennifer merkt auch an, dass sie neben Asana als Inhaltserstellerin für Workflow Queen den Timer von Clockify mit webbasierten Apps wie Google Docs oder Sheets verwendet.

Sollten Sie alles verfolgen, was Sie tun?

Ein weiteres Thema, das wir angesprochen haben, war die Erfassung der für jede Aufgabe aufgewendeten Zeit. Und wir meinen, jede einzelne Aufgabe. Egal wie kurz es war.

Wie kann man Mitarbeitern sagen, dass es gut ist, alles zu verfolgen?

Eine Sache, die meine Aufmerksamkeit wirklich erregte, war Alyssas Praxis, alles zu protokollieren, was sie tat, und wie dies auch in die Denkweise ihres Teams eingewoben war. Als Teil dieses Teams gewöhnte sich Jennifer schnell daran, jede Aufgabe zu verfolgen, selbst wenn es nur um die Beantwortung von Chatnachrichten ging. Es ist eine Praxis, die sie für jeden empfehlen, es zu versuchen.

Aber selbst wenn es ein wohlerzogener Rat ist, ist die Wahrheit, dass wir alle von der Idee abgeschreckt sind (ich zuerst). Wir fühlen uns wie Roboter, Sklaven unserer Timer. Also, wie hat Alyssa es geschafft, ihrem Team und ihren Schülern zu zeigen, dass das Verfolgen jeder kleinen Aufgabe tatsächlich gut für Sie ist? Hier ist, was Jennifer aus der Sicht eines Mitarbeiters zu sagen hatte:

„ Wenn Sie eingestellt werden, wird Ihnen gesagt – „Hören Sie, Sie werden alles verfolgen, was Sie tun“. Und es kommt nicht aus einem Aspekt des Mikromanagements, sondern aus dem Aspekt „Unser oberstes Ziel in diesem Unternehmen ist es, effizient zu sein. ”

Genau wie Alyssa ihre neuen Mitarbeiter informiert hat, ist es für jeden Manager und Teamleiter besser, klare Gründe anzugeben, warum jeder seine Zeit erfassen sollte. Jennifer fährt fort:

„ Bei der Zeiterfassung geht es nicht um: „ Oh mein Gott, ich kann nicht glauben, dass du so lange gebraucht hast, um X oder Y zu machen “.

Es geht um: „ Okay, wenn wir das analysieren, gibt es eine Möglichkeit, wie wir Ihnen helfen können, das besser zu rationalisieren? „Oder ist die Person neu in einer Aufgabe, also dauert es länger?“

Was sie als nächstes sagte, war meiner Meinung nach für uns alle entscheidend:„ Das bedeutet nicht, dass Sie in Ihrem Job schlecht sind. Wir analysieren diese Daten, um das Unternehmen besser zu machen . ”

Seien Sie also transparent, warum sie so viel und so oft nachverfolgen sollten. Sie brauchen das Gesamtbild, und Sie müssen diese Analyse in etwas investieren, sonst ist es nur Zeitverschwendung.

Welche Vorteile hat es, alles zu verfolgen?

Da die Praxis so gut für sie zu funktionieren schien, fragte ich mich, was es mit der detaillierten Zeiterfassung auf sich hatte, die den Weg zum Erfolg von Alyssas Geschäft geebnet hatte. Folgendes habe ich herausgefunden.

1. Sie erhalten Einblick in Ihre eigene (und die anderer) Produktivität

Wenn viele Aufgaben viel Zeit in Anspruch nehmen und es ein Muster gibt, das Sie identifizieren können, ist diese bestimmte Person möglicherweise nicht die richtige Person für diese bestimmte Aufgabe. Das wird eine Grundlage für ein Gespräch und die Identifizierung dessen, was genau ein Problem verursacht.

2. Sie minimieren Ablenkungen

Ich fand es auch interessant, wie für Jennifer das Verfolgen von allem eine weitere Möglichkeit war, Ablenkungen zu bekämpfen. Mit ihren Worten, wenn Sie sich entscheiden, jede Aufgabe zu protokollieren, beginnen Sie zu überlegen, ob Sie zu einer neuen Aufgabe übergehen möchten oder nicht.

Wenn Sie beispielsweise auf einige Nachrichten im Firmenchat antworten möchten, kann es länger dauern, bis Sie das Zeitprotokoll erstellen, als zu antworten. Fragen Sie: „Ist es diese Aufgabe wirklich wert, sich die Zeit zu nehmen, sie überhaupt zu protokollieren? “ kann Ihnen helfen, sich von der Ablenkung abzuwenden.

3. Sie werden das Stigma los

Eine Sache, die ich aus Gesprächen mit Alyssa und Jennifer gelernt habe, war, dass detailliertes Tracking einen großen Vorteil gegenüber verallgemeinerten Einträgen hatte. Wenn sie ihren Schülern sagen, dass sie alles nachverfolgen sollen, antworten sie normalerweise: „ Oh, du meinst, es unter ‚Kundenarbeit' eintragen? “ Die Antwort ist ja … und nein.

Bei „Kundenarbeit“ erhalten Sie Informationen darüber, wie viel Zeit ein bestimmter Kunde benötigt. Wenn Sie jedoch Ihre Kundenarbeit in detaillierte Einträge aufschlüsseln, können Sie sehen, wie viel dieser Zeit für E-Mails, Besprechungen, eigentliche Deep Work, das Sammeln von Dokumenten usw. aufgewendet wird. Letzteres gibt Ihnen viel mehr Raum für Verbesserung.

4. Sie wissen, wo Sie delegieren/outsourcen (und wie Sie skalieren können)

Der Hauptgrund, warum Alyssa eine detaillierte Zeiterfassung befürwortet, besteht darin, Ihnen zu helfen, die Oberhand über Ihre Arbeitsbelastung zu gewinnen. Mit den detaillierten Informationen darüber, wo Ihre Zeit geflossen ist, wissen Sie genau, welche Aufgaben Sie delegieren (oder auslagern) sollten. Und für Praxisinhaber sind es wertvolle Informationen darüber, wen sie einstellen sollen. Ein Beispiel, das Alyssa und Jennifer gaben, war:

„ Nehmen wir an, Ihr Stundensatz als CEO beträgt 100 US-Dollar pro Stunde. Wenn Sie die Zeit verfolgen und feststellen, dass Sie 10 Stunden im Monat damit verbringen, E-Mails zu beantworten, erhalten Sie für diese Zeit keinen ROI. Sie können jemanden dafür bezahlen, Ihre E-Mails zu bearbeiten, während Sie diese Zeit für Aufgaben nutzen, mit denen Sie aktiv Geld verdienen .“

Es kommt darauf an, seine Zeit klug einzuteilen. Wie sie betonten, sollte es bei der Zeiterfassung immer um Effizienz gehen.

Wie Unternehmer und Unternehmen Clockify nutzen sollten

Alyssa arbeitet hauptsächlich mit Buchhaltern und Buchhaltern zusammen, aber ich habe festgestellt, dass der Kern ihrer Ratschläge auch für ein breiteres Publikum gelten kann. Hier sind einige Tipps, die alle darauf abzielen, Ihre Effizienz zu verbessern. Das Ziel ist es, mehr Zeit zu haben, um sich auf die Skalierung Ihrer Praxis zu konzentrieren.

Verfolgen Sie die Zeit für 30 Tage

Auf die Frage, wie man ein detailliertes Tracking im Stil einer Workflow-Queen starten kann, sagten Alyssa und Jennifer Folgendes:

„Wir empfehlen – mindestens solide 30 Tage. Denn das ist ein vollständiger Abrechnungszyklus, und Sie können den Anfang und das Ende von „Okay, wo bleibt meine Zeit in einem Monat?“ wirklich sehen. Und das ist die Mindestzeit, um eine gute Analyse zu erhalten.“

In Übereinstimmung mit ihrem Rat könnten Sie also das Timer-Plugin von Clockify verwenden, um Ihre täglichen Aufgaben einen Monat lang zu verfolgen. Am Anfang mag es mühsam sein, aber Alyssa macht es seit Jahren und hat ihre Produktivität exponentiell gesteigert. Außerdem sind ihre Schüler nach diesen 30 Tagen oft schockiert von den Daten:

„Sie sind wirklich überrascht, wie viel Zeit sie mit eher administrativen Aufgaben wie der Dateneingabe verbringen. Wir nennen es „im Gras stecken“, wo man im Dreck steckt und alles tut, um zu überleben. all Und das macht es unmöglich, das Geschäft zu skalieren und auszubauen, weil man all diese Analysieren Sie die Daten

Da Sie Ihre Zeit 30 Tage lang erfassen, können Sie sich entscheiden, die Daten wöchentlich zu analysieren oder den Monat abzuwarten. Mit einer wöchentlichen Analyse können Sie Ihren Arbeitsablauf im Laufe der „Probezeit“ ändern. Wir raten jedoch zu einer abschließenden Analyse. Sie erhalten ein realistischeres Bild Ihres Workflows.

Sobald die Daten erfasst sind, können Sie sie wie folgt zu einem leicht lesbaren Bericht zusammenfassen:

Sie werden sehen, wie viele Stunden Sie mit E-Mails und Besprechungen verbracht haben, wie viele Stunden mit Ablenkungen im Vergleich zu intensiver Arbeit usw. Es wird zu einem einzigartigen Einblick in Ihren monatlichen Arbeitsablauf, den Sie nirgendwo anders als durch Ihre eigene Bereitschaft erhalten um konsistent zu bleiben und Ihre Zeit zu verfolgen.

Skalieren Sie nach Ergebnissen

Abhängig von den Ergebnissen, die Sie erhalten (und wie Sie skalieren möchten), wissen Sie, was der nächste Schritt sein sollte.

Wenn Sie zu viel Zeit mit Aufgaben verbringen, die nicht in Rechnung gestellt werden können, und wertvolle Stunden verlieren, die Sie für die Gewinnung neuer Kunden aufwenden könnten, ist es an der Zeit, einen Assistenten einzustellen.

Oder Sie bemerken, dass es zu lange dauert, bis Kunden Ihnen alle erforderlichen Dokumente zusenden, Sie können ihnen frühere Fristen setzen oder einen Weg finden, dies besser zu kommunizieren.

Meistens ist uns nicht bewusst, wie viel Zeit wir tatsächlich für manche Aufgaben aufgewendet haben, weil es einfach zu viele sind oder wir ihren Umfang unterschätzen.

Die Zeiterfassung kann Ihnen helfen, langfristig den Stecker zu ziehen

Zu guter Letzt wollte ich noch etwas sehr Wichtiges ansprechen. Für Alyssa ist es wichtig, Arbeit und Leben in Einklang zu bringen. Sie liebt es zu reisen, Zeit mit ihren Hunden zu verbringen, im Gelände zu fahren und einfach alles im Freien zu genießen.

Und ob Sie es glauben oder nicht, wenn sie in den Urlaub fährt, arbeitet ihr Team genauso effizient, als wäre sie vor Ort. Laut Jennifer ist dies alles den Daten zu verdanken, die durch die Zeiterfassung gesammelt wurden.

„Alyssas Ziel ist es, sich irgendwann vollständig aus dem Unternehmen zurückzuziehen. Sie kann einfach Vollzeit reisen, was auch immer sie tun möchte, und wissen, dass wir ohne sie sicher sind“ , kichert sie .

„Und ich denke, das ist aufgrund der Datenmenge, die wir mit der Zeiterfassung erfassen konnten, und der vorhandenen Systeme zu 100 % erreichbar.“

Während sie Zeit protokollierten, ihre Schwachstellen und Stärken identifizierten, gelang es dem Team von Workflow Queen, Systeme einzurichten, die als Säulen ihres Arbeitsablaufs dienen. Ihre Kommunikation hat sich deutlich verbessert, weil es kein Stigma mehr gibt, jede einzelne Aufgabe zu verfolgen. Sie wissen, wie jeder von ihnen funktioniert, und sind in der Lage, Lösungen schneller zu finden. Dank dessen konnte Alyssa bis zu 3 Wochen Urlaub nehmen und das Team lief perfekt.

Versuchen Sie also, Zeiterfassung als Investition in den Vorruhestand zu sehen oder zumindest als Ablösung von der mühsamen Arbeit. Auf diese Weise können Sie Ihre Energie auf größere und bessere Dinge konzentrieren.

Es gibt noch viele andere Vorteile der Zeiterfassung, aber die hier aufgelisteten werden die beste Arbeit leisten, um die Zeiterfassung als Gewohnheit zu etablieren.

Die Moral von der Geschichte: Verfolgen Sie Ihre Zeit!

Um Alyssas und Jennifers Gefühle wiederzugeben – so ermüdend es manchmal erscheinen mag, sie sind unnachgiebig in Bezug auf den Prozess der Zeiterfassung von allem.. Sie werden eine diszipliniertere und effizientere Person. Aber daneben öffnen Sie die Tür zu:

• Schaffung einer besseren Work-Life-Balance,
• Ihr Unternehmen viel intelligenter und schneller skalieren und
• Eliminieren Sie Zeitfresser, bevor sie Ihre Produktivität beeinträchtigen können.

️ Wie fandet ihr das Interview? Haben Sie Fragen oder Anmerkungen? Lassen Sie uns unter [email protected] wissen, ob einer von Alyssas, Jennifers und unseren eigenen Tipps Sie auf Ideen gebracht hat