為什麼要在你所做的每件事上跟踪時間：對工作流程女王的採訪
已發表: 2022-05-07時間跟踪可能是我們很多人的痛處。 除了認為這是一個無聊、乏味的過程之外，它還迫使我們面對一個經常令人不安的事實，即我們如何度過我們的時間。 谁愿意承認他們一天分心好幾次？ 或者在第三次做同樣的任務之後他們仍然沒有更快？
好吧，讓我向您介紹工作流程女王 Alyssa Lang，她在短短不到兩年的時間裡就抓住了時間跟踪公牛，並將她的時間管理知識擴展為蓬勃發展的業務。 她開始製定工作流程以改善自己的時間管理，現在教簿記員和會計師如何節省時間和擴展他們的實踐。 自 2020 年以來，她一直在使用 Clockify，並且知道如何充分利用它來使她的工作流程接近完美。 Clockify 擁有許多滿意的學生，我們知道她會有很好的建議。
所以 Alyssa 和 Workflow Queen 的內容創建者 Jennifer Curfman 和我坐下來討論了 Clockify 和時間管理的所有事情。
誰是工作流女王？
Alyssa Lang 是一名全職教育家和 Asana 認證專家，她幫助簿記員和會計師參加 Asana 的簿記員和會計師課程。 她的學生學習如何實施特定的流程和技術來節省日常工作的時間，這樣他們就可以專注於擴展他們的實踐。 由於會計和簿記都有自己的挑戰，Alyssa 盡最大努力向她的學生展示如何進行時間管理，優先考慮和學習以聰明的方式擴展他們的實踐的技巧。
如今，在短短兩年內成功發展業務和品牌後，Alyssa 有一個團隊與她合作。 而且，由於 Clockify 一直伴隨著她的每一步，我很想知道這款應用程序是什麼讓她堅持了這麼久，以及她是否有時間追踪智慧來分享。
為什麼叫工作流女王？
首先，我對“工作流女王”這個名字非常好奇。 這不是一個人輕易獲得的頭銜，更不用說圍繞它形成一個完整的品牌——她必須做得很好。
正如 Jennifer 所描述的，在創辦 Workflow Queen 之前，Alyssa 已經擁有一家簿記和稅務公司 5 年。 當時，她正在為自己創建系統和流程，以幫助簡化維護客戶的工作量。 而且，當她創建自己的系統時，Alyssa 意識到它們對簿記和會計行業的其他人有多麼有用——因此她開始為 Asana 設置進行個人諮詢。
意識到這可以變成一項業務，Alyssa 仔細考慮了可能的名字，詹妮弗笑著說：
“她真的很想成為工作流忍者”，因為這就是她的感受！ 她要進去，設置一切，並改變客戶的實踐軌跡。 但是這個名字被取了。 ”
她繼續說：
”然後有人在 Facebook 上隨機給她發消息，想為他們的記賬公司做一個一對一的 Asana，他說：“嘿，聽說你是工作流女王？” 她知道——就是這樣。 ”
Workflow Queen 團隊如何使用 Clockify
Alyssa 專注於教她的學生如何保持簿記和會計業務的可持續性，並為智能和負責任的擴展奠定基礎。 她一直堅持的一個教訓是對所有事情都使用時間跟踪器。
Alyssa 和她的團隊就像一台運轉良好的機器。
他們有適當的系統來幫助他們承擔大量工作並順利處理它們。 據他們說，這些系統工作的重要因素之一是時間跟踪。
正在尋找可以開始您的時間跟踪和時間管理的東西嗎？ 以下是一些建議：
58個工作時間管理技巧Clockify時間管理資源
是什麼讓 Workflow Queen 選擇了 Clockify？
在對這個獨特的名字感到好奇之後，我想知道為什麼 Alyssa 選擇 Clockify 作為她的團隊時間跟踪器。 尤其是在得知她自 2020 年以來一直是 Clockify 用戶之後。一定有什麼讓她高興的事情。
“當 Alyssa 最初進行時間跟踪時，她使用的是不同的工具，但界面不是她想要的，它缺少一些她正在尋找的功能。 她很快就找到了 Clockify，從那以後就沒有改變過， ”詹妮弗說。
Alyssa 更喜歡 Clockify 的用戶界面，因為它易於使用和簡單。 但她最喜歡的部分必須是它與 Asana 的完美集成，看看她的工作是如何圍繞軟件進行的。
如果您也使用 Asana，這裡有一個視頻教程，介紹如何為自己設置相同的集成。
哪些時間跟踪功能至關重要？
Workflow Queen 團隊對他們最喜歡和最常用的功能非常具體。 我真的很想知道他們的時間跟踪需求與擁有以設計為導向的企業的需求有何不同。
跟踪任務
“基本上，我們在日常結構中使用它的方式是……我們為我們所做的每一項任務計時”，Jennifer 笑著回答，“從字面上看，我的描述類似於：回复消息”。
這條評論實際上會在以後發揮作用，因為它實際上在他們更大的業務戰略中扮演著重要的角色。
標記所有內容以供將來分析
團隊對標籤的使用也和我以前看到的不一樣，但是真的很有創意！
“我們使用標籤對所有內容進行分類。 minimize keep doing 在周末，我們將分析我們在每項任務上花費了多少時間，並決定：“這是我們需要弄清楚如何最小化的事情”，“也許這樣可以更有效率”等。所以我們'將使用標籤來標記任務，例如最小化繼續執行”
我發現他們使用標籤——不是作為項目或任務指標，而是作為關於做什麼或不做什麼的信號——非常聰明。 這樣一來，它們就可以立即提醒人們做某事的效率有多高，或者這是否是在浪費時間。
集成
“我們將 Clockify 與 Asana 整合在一起，這是……“廚師之吻”。 它是那麼好。 這很有幫助，因為我們使用 Asana 來告訴我們一整天要做什麼，而且當你可以在那裡啟動計時器時，它可以節省大量時間。 另外，很容易記住跟踪您的時間，因為它就在那裡。 ”
Jennifer 還指出，除了 Asana，她作為 Workflow Queen 的內容創建者，將 Clockify 的計時器與 Google Docs 或 Sheets 等基於網絡的應用程序一起使用。
你應該跟踪你所做的一切嗎？
我們談到的另一個主題是跟踪花費在每項任務上的時間。 我們的意思是，每一項任務。 不管它有多短。
如何告訴員工跟踪所有內容是件好事？
真正引起我注意的一件事是 Alyssa 記錄她所做的一切的做法，以及它是如何融入她團隊的心態的。 作為該團隊的一員，Jennifer 很快就習慣了跟踪每項任務，即使它只是回复聊天消息。 這是他們提倡的讓每個人都嘗試的做法。
但是，即使這是有禮貌的建議，事實是我們都被這個想法推遲了（首先是我自己）。 它讓我們感覺自己像機器人，是計時器的奴隸。 那麼，Alyssa 是如何向她的團隊和學生展示跟踪每一項小任務實際上對你有好處的呢？ 從員工的角度來看，詹妮弗不得不說：
”在被錄用時，你會被告知——“聽著，你會跟踪你所做的一切”。 它不是來自微觀管理的方面，而是來自“我們在這家公司的首要目標是高效”的方面。 ”
就像 Alyssa 告訴她的新員工一樣，每位經理和團隊負責人最好明確說明為什麼每個人都應該跟踪他們的時間。 詹妮弗繼續說：
“時間跟踪不是關於：“哦，我的天哪，我不敢相信你花了這麼長時間來做 X 或 Y ”。
它是關於：“好的，如果我們對此進行分析，有沒有辦法可以幫助您更好地簡化它？ “或者，這個人是新人，所以他們需要更長的時間？”
她接下來說的話，我認為對我們所有人來說都是至關重要的：“這並不意味著你的工作很糟糕。 我們分析這些數據以使公司變得更好。 ”
所以，要清楚為什麼他們應該如此頻繁地跟踪。 您需要更大的圖景，並且需要將分析投入到某些事情上，否則只會浪費時間。
跟踪一切有什麼好處？
由於這種做法似乎對他們很有效，我想知道是什麼詳細的時間跟踪為 Alyssa 的業務成功鋪平了道路。 這是我發現的。
1. 洞察自己（和他人）的生產力
如果很多任務需要很長時間，並且您可以識別出某種模式，那麼這個特定的人可能不適合該特定任務。 這成為對話的基礎，並確定究竟是什麼造成了問題。
我們就團隊和個人生產力提供了一些很好的建議：
→ 建立和改進團隊時間管理的 12 個技巧 → 個人生產力指南：通過這些技巧和指南最大限度地提高生產力
2. 盡量減少干擾
我還發現 Jennifer 很有趣，追踪一切是對抗干擾的另一種方式。 用她的話來說，當您決定記錄每項任務時，您會開始懷疑是否要繼續執行新任務。
例如，如果您想回复公司聊天中的某些消息，則實際製作時間日誌可能比回复要花費更長的時間。 問：“這個任務真的值得花時間記錄它嗎？ ”可以幫助你遠離分心。
3. 你擺脫了污名
我從與 Alyssa 和 Jennifer 的交談中學到的一件事是，詳細跟踪比籠統的條目帶來了一個巨大的優勢。 當他們告訴學生他們應該跟踪所有內容時，他們通常會回答：“哦，你的意思是把它記錄在‘客戶工作’下？ ” 答案是肯定的……而且不是。
通過“客戶工作”，您將獲得有關特定客戶需要多少時間的信息。 但是，如果您將客戶的工作分解為詳細的條目，您將能夠看到有多少時間用於電子郵件、會議、實際的深度工作、收集文件等。後者為您提供了更多的空間改進。
4. 你知道在哪裡委派/外包（以及如何擴展）
Alyssa 提倡詳細時間跟踪的最大原因是幫助您在工作量上占得先機。 通過有關您的時間去向的詳細信息，您將確切知道應該委派（或外包）哪些任務。 對於診所老闆來說，這是關於僱用誰的寶貴信息。 Alyssa 和 Jennifer 舉的一個例子是：
“假設你作為 CEO 的時薪是 100 美元。 如果您跟踪時間並意識到您每個月要花費 10 個小時來回復電子郵件，那麼您在這段時間內並沒有獲得投資回報。 你可以花錢請人來處理你的電子郵件，而你可以把這段時間用在積極賺錢的任務上。”
這一切都歸結為聰明地對待你的時間。 正如他們所指出的，時間跟踪應該始終與效率有關。
企業家和企業應如何使用 Clockify
Alyssa 主要與會計師和簿記員合作，但我發現他們的建議的核心也適用於更廣泛的受眾。 這裡有一些技巧，都是為了提高你的效率。 目標是獲得更多時間專注於擴展您的實踐。
跟踪時間為 30 天
當被問及如何開始詳細跟踪 Workflow Queen-style 時，這是 Alyssa 和 Jennifer 不得不說的：
“我們建議——至少堅持 30 天。 因為那是一個完整的會計週期，你真的可以看到“好吧，我一個月的時間都去哪兒了”的開始和結束。 這是獲得良好分析的最短時間。”
因此，根據他們的建議，您可以使用 Clockify 的計時器插件來跟踪您一個月的日常任務。 一開始可能很乏味，但 Alyssa 多年來一直這樣做，她的工作效率成倍提高。 此外，她的學生經常在被數據震驚的 30 天中走出來：
“他們真的很驚訝他們花費了多少時間在更多的管理、數據輸入類型的工作上。 我們稱之為“被困在雜草叢中”，你陷入泥潭，竭盡全力生存。 all 這使得業務無法擴展和發展，因為你一直在做所有分析數據
由於您跟踪了 30 天的時間，因此您可以決定每週分析數據，或者等待一個月過去。 通過每週分析，您可以隨著“試用期”的進行而更改工作流程。 但是，我們建議最後進行分析。 您將獲得更真實的工作流程圖像。
收集數據後，您可以將其壓縮為易於閱讀的報告，如下所示：
Clockify 中的詳細 pdf 報告 你會看到你花了多少時間發郵件和開會，多少時間分散注意力和深度工作等等。它成為你每月工作流程的獨特見解，除了你自己的意願之外，你無法從其他任何地方獲得保持一致並跟踪您的時間。
根據結果進行縮放
根據您獲得的結果（以及您希望如何擴展），您將知道下一步應該是什麼。
如果您在無法計費的任務上花費了太多時間，並且浪費了您可能用於吸引新客戶的寶貴時間，那麼是時候聘請助理了。
或者，您注意到客戶向您發送所有必要文件的時間太長，您可以為他們設置更早的截止日期，或者找到一種更好的溝通方式。
大多數時候，我們不知道我們實際上在某些任務上花費了多少時間，因為它們太多了，或者我們低估了它們的範圍。
時間跟踪可以幫助您長期拔掉插頭
最後但並非最不重要的一點是，我想談一些非常重要的事情。 對 Alyssa 來說，平衡工作和生活至關重要。 她喜歡旅行，與她的狗共度時光，越野駕駛，以及享受戶外的一切。
不管你信不信，當她去度假時，她的團隊就像她在那裡一樣高效地工作。 據詹妮弗說，這一切都要歸功於時間跟踪收集的數據。
“Alyssa 的目標是最終完全脫離公司。 她可以全職旅行，無論她想做什麼，並且知道沒有她我們是安全的，”她輕笑道。
“而且我認為這是 100% 可以實現的，因為我們能夠通過時間跟踪捕獲大量數據，以及我們現有的系統。”
當他們記錄時間，確定他們的粗略點和優勢時，Workflow Queen 團隊已經設法建立了作為其工作流程支柱的系統。 他們的溝通得到了顯著改善，因為跟踪每一項任務沒有任何污名。 他們知道他們每個人的工作原理，並且能夠更快地找到解決方案。 多虧了這一點，Alyssa 才得以休假長達 3 週，團隊運行得非常順利。
因此，請嘗試將時間跟踪視為對提前退休的投資，或者至少將其從繁瑣的工作中解脫出來。 這樣，您可以將精力集中在更大更好的事情上。
跟踪時間還有很多其他好處，但這裡列出的那些將最好地將時間跟踪作為一種習慣。
故事的寓意：跟踪你的時間！
為了呼應 Alyssa 和 Jennifer 的情緒——儘管有時看起來很累，但他們堅持時間跟踪一切的過程。你將成為一個更有紀律和更有效率的人。 但除此之外，您還可以打開大門：
- 創造更好的工作與生活平衡，
- 更智能、更快地擴展您的業務，並且
- 在他們有機會對您的生產力造成嚴重破壞之前消除時間浪費。
️你覺得面試怎麼樣？ 有任何問題或意見嗎？ 讓我們知道 Alyssa、Jennifer 和我們自己的建議是否給了您想法 [email protected]
