为什么要在你所做的每件事上跟踪时间：对工作流程女王的采访
已发表: 2022-05-07时间跟踪可能是我们很多人的痛处。 除了认为这是一个无聊、乏味的过程之外，它还迫使我们面对一个经常令人不安的事实，即我们如何度过我们的时间。 谁愿意承认他们一天分心好几次？ 或者在第三次做同样的任务之后他们仍然没有更快？
好吧，让我向您介绍工作流程女王 Alyssa Lang，她在短短不到两年的时间里就抓住了时间跟踪公牛，并将她的时间管理知识扩展为蓬勃发展的业务。 她开始制定工作流程以改善自己的时间管理，现在教簿记员和会计师如何节省时间和扩展他们的实践。 自 2020 年以来，她一直在使用 Clockify，并且知道如何充分利用它来使她的工作流程接近完美。 Clockify 拥有许多满意的学生，我们知道她会有很好的建议。
所以 Alyssa 和 Workflow Queen 的内容创建者 Jennifer Curfman 和我坐下来讨论了 Clockify 和时间管理的所有事情。
谁是工作流女王？
Alyssa Lang 是一名全职教育家和 Asana 认证专家，她帮助簿记员和会计师参加 Asana 的簿记员和会计师课程。 她的学生学习如何实施特定的流程和技术来节省日常工作的时间，这样他们就可以专注于扩展他们的实践。 由于会计和簿记都有自己的挑战，Alyssa 尽最大努力向她的学生展示如何进行时间管理，优先考虑和学习以聪明的方式扩展他们的实践的技巧。
如今，在短短两年内成功发展业务和品牌后，Alyssa 有一个团队与她合作。 而且，由于 Clockify 一直伴随着她的每一步，我很想知道这款应用程序是什么让她坚持了这么久，以及她是否有时间追踪智慧来分享。
为什么叫工作流女王？
首先，我对“工作流女王”这个名字非常好奇。 这不是一个人轻易获得的头衔，更不用说围绕它形成一个完整的品牌——她必须做得很好。
正如 Jennifer 所描述的，在创办 Workflow Queen 之前，Alyssa 已经拥有一家簿记和税务公司 5 年。 当时，她正在为自己创建系统和流程，以帮助简化维护客户的工作量。 而且，当她创建自己的系统时，Alyssa 意识到它们对簿记和会计行业的其他人有多么有用——因此她开始为 Asana 设置进行个人咨询。
意识到这可以变成一项业务，Alyssa 仔细考虑了可能的名字，詹妮弗笑着说：
“她真的很想成为工作流忍者”，因为这就是她的感受！ 她要进去，设置一切，并改变客户的实践轨迹。 但是这个名字被取了。 ”
她继续说：
”然后有人在 Facebook 上随机给她发消息，想为他们的记账公司做一个一对一的 Asana，他说：“嘿，听说你是工作流女王？” 她知道——就是这样。 ”
Workflow Queen 团队如何使用 Clockify
Alyssa 专注于教她的学生如何保持簿记和会计业务的可持续性，并为智能和负责任的扩展奠定基础。 她一直坚持的一个教训是对所有事情都使用时间跟踪器。
Alyssa 和她的团队就像一台运转良好的机器。
他们有适当的系统来帮助他们承担大量工作并顺利处理它们。 据他们说，这些系统工作的重要因素之一是时间跟踪。
正在寻找可以开始您的时间跟踪和时间管理的东西吗？ 以下是一些建议：
58个工作时间管理技巧Clockify时间管理资源
是什么让 Workflow Queen 选择了 Clockify？
在对这个独特的名字感到好奇之后，我想知道为什么 Alyssa 选择 Clockify 作为她的团队时间跟踪器。 尤其是在得知她自 2020 年以来一直是 Clockify 用户之后。一定有什么让她高兴的事情。
“当 Alyssa 最初进行时间跟踪时，她使用的是不同的工具，但界面不是她想要的，它缺少一些她正在寻找的功能。 她很快就找到了 Clockify，从那以后就没有改变过， ”詹妮弗说。
Alyssa 更喜欢 Clockify 的用户界面，因为它易于使用和简单。 但她最喜欢的部分必须是它与 Asana 的完美集成，看看她的工作是如何围绕软件进行的。
如果您也使用 Asana，这里有一个视频教程，介绍如何为自己设置相同的集成。
哪些时间跟踪功能至关重要？
Workflow Queen 团队对他们最喜欢和最常用的功能非常具体。 我真的很想知道他们的时间跟踪需求与拥有以设计为导向的企业的需求有何不同。
跟踪任务
“基本上，我们在日常结构中使用它的方式是……我们为我们所做的每一项任务计时”，Jennifer 笑着回答，“从字面上看，我的描述类似于：回复消息”。
这条评论实际上会在以后发挥作用，因为它实际上在他们更大的业务战略中扮演着重要的角色。
标记所有内容以供将来分析
团队对标签的使用也和我以前看到的不一样，但是真的很有创意！
“我们使用标签对所有内容进行分类。 minimize keep doing 在周末，我们将分析我们在每项任务上花费了多少时间，并决定：“这是我们需要弄清楚如何最小化的事情”，“也许这样可以更有效率”等。所以我们'将使用标签来标记任务，例如最小化继续执行”
我发现他们使用标签——不是作为项目或任务指标，而是作为关于做什么或不做什么的信号——非常聪明。 这样一来，它们就可以立即提醒人们做某事的效率有多高，或者这是否是在浪费时间。
集成
“我们将 Clockify 与 Asana 整合在一起，这是……“厨师之吻”。 它是那么好。 这很有帮助，因为我们使用 Asana 来告诉我们一整天要做什么，而且当你可以在那里启动计时器时，它可以节省大量时间。 另外，很容易记住跟踪您的时间，因为它就在那里。 ”
Jennifer 还指出，除了 Asana，她作为 Workflow Queen 的内容创建者，将 Clockify 的计时器与 Google Docs 或 Sheets 等基于网络的应用程序一起使用。
你应该跟踪你所做的一切吗？
我们谈到的另一个主题是跟踪花费在每项任务上的时间。 我们的意思是，每一项任务。 不管它有多短。
如何告诉员工跟踪所有内容是件好事？
真正引起我注意的一件事是 Alyssa 记录她所做的一切的做法，以及它是如何融入她团队的心态的。 作为该团队的一员，Jennifer 很快就习惯了跟踪每项任务，即使它只是回复聊天消息。 这是他们提倡的让每个人都尝试的做法。
但是，即使这是有礼貌的建议，事实是我们都被这个想法推迟了（首先是我自己）。 它让我们感觉自己像机器人，是计时器的奴隶。 那么，Alyssa 是如何向她的团队和学生展示跟踪每一项小任务实际上对你有好处的呢？ 从员工的角度来看，詹妮弗不得不说：
”在被录用时，你会被告知——“听着，你会跟踪你所做的一切”。 它不是来自微观管理的方面，而是来自“我们在这家公司的首要目标是高效”的方面。 ”
就像 Alyssa 告诉她的新员工一样，每位经理和团队负责人最好明确说明为什么每个人都应该跟踪他们的时间。 詹妮弗继续说：
“时间跟踪不是关于：“哦，我的天哪，我不敢相信你花了这么长时间来做 X 或 Y ”。
它是关于：“好的，如果我们对此进行分析，有没有办法可以帮助您更好地简化它？ “或者，这个人是新人，所以他们需要更长的时间？”
她接下来说的话，我认为对我们所有人来说都是至关重要的：“这并不意味着你的工作很糟糕。 我们分析这些数据以使公司变得更好。 ”
所以，要清楚为什么他们应该如此频繁地跟踪。 您需要更大的图景，并且需要将分析投入到某些事情上，否则只会浪费时间。
跟踪一切有什么好处？
由于这种做法似乎对他们很有效，我想知道是什么详细的时间跟踪为 Alyssa 的业务成功铺平了道路。 这是我发现的。
1. 洞察自己（和他人）的生产力
如果很多任务需要很长时间，并且您可以识别出某种模式，那么这个特定的人可能不适合该特定任务。 这成为对话的基础，并确定究竟是什么造成了问题。
我们就团队和个人生产力提供了一些很好的建议：
→ 建立和改进团队时间管理的 12 个技巧 → 个人生产力指南：通过这些技巧和指南最大限度地提高生产力
2. 尽量减少干扰
我还发现 Jennifer 很有趣，追踪一切是对抗干扰的另一种方式。 用她的话来说，当您决定记录每项任务时，您会开始怀疑是否要继续执行新任务。
例如，如果您想回复公司聊天中的某些消息，则实际制作时间日志可能比回复要花费更长的时间。 问：“这个任务真的值得花时间记录它吗？ ”可以帮助你远离分心。
3. 你摆脱了污名
我从与 Alyssa 和 Jennifer 的交谈中学到的一件事是，详细跟踪比笼统的条目带来了一个巨大的优势。 当他们告诉学生他们应该跟踪所有内容时，他们通常会回答：“哦，你的意思是把它记录在‘客户工作’下？ ” 答案是肯定的……而且不是。
通过“客户工作”，您将获得有关特定客户需要多少时间的信息。 但是，如果您将客户的工作分解为详细的条目，您将能够看到有多少时间用于电子邮件、会议、实际的深度工作、收集文件等。后者为您提供了更多的空间改进。
4. 你知道在哪里委派/外包（以及如何扩展）
Alyssa 提倡详细时间跟踪的最大原因是帮助您在工作量上占得先机。 通过有关您的时间去向的详细信息，您将确切知道应该委派（或外包）哪些任务。 对于诊所老板来说，这是关于雇用谁的宝贵信息。 Alyssa 和 Jennifer 举的一个例子是：
“假设你作为 CEO 的时薪是 100 美元。 如果您跟踪时间并意识到您每个月要花费 10 个小时来回复电子邮件，那么您在这段时间内并没有获得投资回报。 你可以花钱请人来处理你的电子邮件，而你可以把这段时间用在积极赚钱的任务上。”
这一切都归结为聪明地对待你的时间。 正如他们所指出的，时间跟踪应该始终与效率有关。
企业家和企业应如何使用 Clockify
Alyssa 主要与会计师和簿记员合作，但我发现他们的建议的核心也适用于更广泛的受众。 这里有一些技巧，都是为了提高你的效率。 目标是获得更多时间专注于扩展您的实践。
跟踪时间为 30 天
当被问及如何开始详细跟踪 Workflow Queen-style 时，这是 Alyssa 和 Jennifer 不得不说的：
“我们建议——至少坚持 30 天。 因为那是一个完整的会计周期，你真的可以看到“好吧，我一个月的时间都去哪儿了”的开始和结束。 这是获得良好分析的最短时间。”
因此，根据他们的建议，您可以使用 Clockify 的计时器插件来跟踪您一个月的日常任务。 一开始可能很乏味，但 Alyssa 多年来一直这样做，她的工作效率成倍提高。 此外，她的学生经常在被数据震惊的 30 天中走出来：
“他们真的很惊讶他们花费了多少时间在更多的管理、数据输入类型的工作上。 我们称之为“被困在杂草丛中”，你陷入泥潭，竭尽全力生存。 all 这使得业务无法扩展和发展，因为你一直在做所有分析数据
由于您跟踪了 30 天的时间，因此您可以决定每周分析数据，或者等待一个月过去。 通过每周分析，您可以随着“试用期”的进行而更改工作流程。 但是，我们建议最后进行分析。 您将获得更真实的工作流程图像。
收集数据后，您可以将其压缩为易于阅读的报告，如下所示：
Clockify 中的详细 pdf 报告 你会看到你花了多少时间发邮件和开会，多少时间分散注意力和深度工作等等。它成为你每月工作流程的独特见解，除了你自己的意愿之外，你无法从其他任何地方获得保持一致并跟踪您的时间。
根据结果进行缩放
根据您获得的结果（以及您希望如何扩展），您将知道下一步应该是什么。
如果您在无法计费的任务上花费了太多时间，并且浪费了您可能用于吸引新客户的宝贵时间，那么是时候聘请助理了。
或者，您注意到客户向您发送所有必要文件的时间太长，您可以为他们设置更早的截止日期，或者找到一种更好的沟通方式。
大多数时候，我们不知道我们实际上在某些任务上花费了多少时间，因为它们太多了，或者我们低估了它们的范围。
时间跟踪可以帮助您长期拔掉插头
最后但并非最不重要的一点是，我想谈一些非常重要的事情。 对 Alyssa 来说，平衡工作和生活至关重要。 她喜欢旅行，与她的狗共度时光，越野驾驶，以及享受户外的一切。
不管你信不信，当她去度假时，她的团队就像她在那里一样高效地工作。 据詹妮弗说，这一切都要归功于时间跟踪收集的数据。
“Alyssa 的目标是最终完全脱离公司。 她可以全职旅行，无论她想做什么，并且知道没有她我们是安全的，”她轻笑道。
“而且我认为这是 100% 可以实现的，因为我们能够通过时间跟踪捕获大量数据，以及我们现有的系统。”
当他们记录时间，确定他们的粗略点和优势时，Workflow Queen 团队已经设法建立了作为其工作流程支柱的系统。 他们的沟通得到了显着改善，因为跟踪每一项任务没有任何污名。 他们知道他们每个人的工作原理，并且能够更快地找到解决方案。 多亏了这一点，Alyssa 才得以休假长达 3 周，团队运行得非常顺利。
因此，请尝试将时间跟踪视为对提前退休的投资，或者至少将其从繁琐的工作中解脱出来。 这样，您可以将精力集中在更大更好的事情上。
跟踪时间还有很多其他好处，但这里列出的那些将最好地将时间跟踪作为一种习惯。
故事的寓意：跟踪你的时间！
为了呼应 Alyssa 和 Jennifer 的情绪——尽管有时看起来很累，但他们坚持时间跟踪一切的过程。你将成为一个更有纪律和更有效率的人。 但除此之外，您还可以打开大门：
- 创造更好的工作与生活平衡，
- 更智能、更快地扩展您的业务，并且
- 在他们有机会对您的生产力造成严重破坏之前消除时间浪费。
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