Por que controlar o tempo em tudo que você faz: uma entrevista com a rainha do fluxo de trabalho
Por que controlar o tempo em tudo que você faz: uma entrevista com a rainha do fluxo de trabalho
Publicados: 2022-05-07
O rastreamento do tempo pode ser um ponto sensível para muitos de nós. Além de pensar que é um processo chato e tedioso, isso nos força a enfrentar uma verdade muitas vezes desconfortável sobre como passamos nosso tempo. Quem quer admitir que se distrai várias vezes ao dia? Ou que depois de fazer a mesma tarefa pela terceira vez eles ainda não são mais rápidos?
Bem, deixe-me apresentá-lo a Alyssa Lang, a rainha do fluxo de trabalho, que agarrou o touro de rastreamento de tempo pelos chifres e expandiu seu conhecimento de gerenciamento de tempo em um negócio florescente em pouco menos de dois anos. Ela começou fazendo processos de fluxo de trabalho para melhorar seu próprio gerenciamento de tempo e agora ensina contadores e contadores como economizar tempo e dimensionar suas práticas. Ela usa o Clockify desde 2020 e sabe como aproveitá-lo ao máximo para deixar seus fluxos de trabalho quase perfeitos. Com um histórico de muitos alunos satisfeitos, nós da Clockify sabíamos que ela teria ótimos conselhos.
E então Alyssa, junto com Jennifer Curfman, criadora de conteúdo do Workflow Queen, teve uma reunião comigo para discutir todas as coisas sobre Clockify e gerenciamento de tempo.
Índice
Quem é a rainha do fluxo de trabalho?
Alyssa Lang é uma educadora em tempo integral e Profissional com certificação Asana que ajuda contadores e contadores em seu curso Kickoff with Asana para contadores e contadores. Seus alunos aprendem como implementar processos e tecnologia específicos para economizar tempo no trabalho diário, para que possam se concentrar em ampliar sua prática. Como a contabilidade e a contabilidade têm seu próprio conjunto de desafios, Alyssa faz o possível para mostrar a seus alunos como gerenciar o tempo, priorizar e aprender os truques de escalar sua prática de maneira inteligente.
Hoje, Alyssa tem uma equipe trabalhando com ela, depois de crescer com sucesso seus negócios e sua marca em apenas dois anos. E, como o Clockify esteve com ela a cada passo do caminho, fiquei intrigado em saber o que o aplicativo fez com que ela ficasse por tanto tempo e se ela tem algum tempo de rastreamento de sabedoria para compartilhar.
Por que o nome Workflow Queen?
Em primeiro lugar, eu estava extremamente curioso sobre o nome “Workflow Queen”. Não é um título que alguém ganha tão facilmente, muito menos forma uma marca inteira em torno dele – ela tinha que ter feito algo grande.
Como Jennifer descreve, antes de iniciar o Workflow Queen, Alyssa já tinha uma firma de contabilidade e impostos há 5 anos. Na época, ela estava criando sistemas e processos para si mesma, para ajudar a otimizar a carga de trabalho na manutenção de seus clientes. E, ao criar seus próprios sistemas, Alyssa percebeu como eles seriam úteis para outras pessoas no setor de contabilidade e contabilidade — então ela começou a fazer consultas individuais para as configurações da Asana.
Percebendo que isso poderia se transformar em um negócio, Alyssa refletiu sobre possíveis nomes, Jennifer diz com uma risada:
“ Ela realmente queria ser a ninja do fluxo de trabalho”, porque era assim que ela se sentia!Ela estava entrando, montando tudo e mudando a trajetória da prática de um cliente.Mas o nome foi adotado. ”
Ela continua:
“ Então, alguém enviou uma mensagem aleatória para ela no Facebook, querendo fazer uma configuração individual da Asana para sua empresa de contabilidade, e ele disse: “Ei, ouvi dizer que você é a rainha do fluxo de trabalho?”E ela sabia — era isso. ”
Como a equipe Workflow Queen usa Clockify
Alyssa se concentra em ensinar seus alunos como manter seus negócios contábeis e contábeis sustentáveis e estabelecer as bases para um dimensionamento inteligente e responsável. E uma lição que ela sempre insiste é usar um rastreador de tempo para tudo.
Alyssa e sua equipe trabalham como uma máquina bem lubrificada.
Eles têm sistemas que os ajudam a lidar com grandes cargas de trabalho e lidar com elas sem problemas. E de acordo com eles, um dos grandes fatores para que esses sistemas funcionem é o rastreamento do tempo.
Procurando algo para iniciar seu controle de tempo e gerenciamento de tempo? Aqui estão algumas sugestões:
58 dicas de gerenciamento de tempo para recursos de gerenciamento de tempo workClockify
O que fez a rainha do fluxo de trabalho escolher Clockify?
Depois de ficar curioso sobre o nome único, eu queria saber por que Alyssa escolheu Clockify como seu rastreador de tempo de equipe. Especialmente depois de saber que ela é usuária do Clockify desde 2020. Tinha que haver algo com o qual ela estivesse feliz.
“ Quando Alyssa originalmente fazia o controle de tempo, ela estava usando uma ferramenta diferente, mas a interface não era o que ela queria, faltavam alguns recursos que ela estava procurando.Ela logo encontrou o Clockify, e não mudou disso desde então ”, diz Jennifer.
Alyssa prefere a interface de usuário do Clockify devido à sua facilidade de uso e simplicidade. Mas sua parte favorita é que se integra tão bem com a Asana, vendo como seu trabalho gira em torno do software.
Aqui está um tutorial em vídeo sobre como você pode configurar a mesma integração para si mesmo, se você também usa a Asana.
Quais recursos de rastreamento de tempo são vitais?
A equipe do Workflow Queen é muito específica sobre os recursos que eles mais gostam e usam. Eu estava realmente curioso para ver como suas necessidades de rastreamento de tempo seriam diferentes daquelas de possuir um negócio orientado ao design.
Tarefas de rastreamento
“ Basicamente, como o usamos em uma estrutura diária é… nós cronometramos cada tarefa que fazemos ”, Jennifer ri enquanto responde: “ Literalmente, minha descrição seria algo como: Respondendo a mensagens ”.
Esse comentário entrará em cena mais tarde, porque na verdade desempenha um papel importante em sua estratégia de negócios mais ampla.
Marcando tudo para análise futura
O uso de tags pela equipe também foi diferente do que eu estava acostumado a ver, mas realmente inovador!
“ Usamos tags para categorizar tudo.minimizekeep doingNo final da semana, analisaremos quanto tempo gastamos em cada tarefa e decidiremos: “Isso é algo que precisamos descobrir como minimizar”, “Talvez isso possa ser mais eficiente”, etc. 'vai usar tags para rotular tarefas comominimizarcontinuar fazendo ”
Descobri que o uso de tags – não como indicadores de projeto ou tarefa, mas como sinais sobre o que fazer ou não fazer – realmente inteligente. Dessa forma, eles servem como um lembrete instantâneo de quão eficientemente algo pode ser feito ou se é uma perda de tempo.
Integrações
“ Integramos Clockify com Asana e é… “beijo do chef”.É tão bom.É muito útil, porque usamos a Asana para nos dizer o que fazer ao longo do dia e, quando você pode iniciar o cronômetro ali mesmo, economiza muito tempo.Além disso, é fácil lembrar-se de controlar seu tempo, porque está bem ali. ”
Jennifer também observa que, além da Asana, ela como criadora de conteúdo para o Workflow Queen, usa o timer do Clockify com aplicativos baseados na web, como o Google Docs ou Sheets.
Você deve acompanhar tudo o que faz?
Outro tópico que abordamos foi rastrear o tempo gasto em cada tarefa. E queremos dizer, cada tarefa. Por mais curto que fosse.
Como dizer aos funcionários que é bom acompanhar tudo?
Uma coisa que realmente me chamou a atenção foi a prática de Alyssa de registrar tudo o que ela fazia e como isso também foi incorporado à mentalidade de sua equipe. Como parte dessa equipe, Jennifer rapidamente se acostumou a rastrear todas as tarefas, mesmo que fossem apenas responder a mensagens de bate-papo. É uma prática que eles defendem para que todos experimentem.
Mas, mesmo que seja um conselho bem-educado, a verdade é que todos nos desanimamos com a ideia (eu primeiro). Faz-nos sentir como robôs, escravos dos nossos temporizadores. Então, como Alyssa conseguiu mostrar à sua equipe e aos alunos que acompanhar cada pequena tarefa é realmente bom para você? Aqui está o que Jennifer tinha a dizer, da perspectiva de um funcionário:
“ Ao ser contratado, você é informado – “ouça, você vai acompanhar tudo o que você faz”.E não vem de um aspecto de microgerenciamento, mas do aspecto de “nosso objetivo número um nesta empresa é ser eficiente. ”
Assim como Alyssa informou suas novas contratações, todos os gerentes e líderes de equipe estarão em melhor situação definindo razões claras pelas quais todos devem controlar seu tempo. Jeniffer continua:
“ O controle do tempo não é sobre: “Oh meu Deus, não acredito que você demorou tanto para fazer X ou Y”.
Trata-se de: “Ok, se analisarmos isso, existe alguma forma de ajudar você a otimizar isso melhor?“Ou, a pessoa é nova em uma tarefa, então demora mais?”
O que ela disse em seguida eu achei crucial para todos nós ouvirmos:“ Isso não significa que você é terrível em seu trabalho.Analisamos esses dados para tornar a empresa melhor. ”
Portanto, seja transparente sobre por que eles devem rastrear tanto e com tanta frequência. Você precisa de uma visão geral e precisa investir essa análise em algo, caso contrário, é apenas perda de tempo.
Quais são os benefícios de rastrear tudo?
Uma vez que a prática parecia funcionar tão bem para eles, eu me perguntei o que havia no rastreamento detalhado do tempo que abriu o caminho para o sucesso dos negócios de Alyssa. Aqui está o que eu descobri.
1. Você obtém insights sobre sua própria produtividade (e de outras pessoas)
Se muitas tarefas levam muito tempo e há um padrão que você pode identificar, talvez essa pessoa em particular não seja a pessoa certa para essa tarefa em particular. Isso se torna uma base para uma conversa e identificar o que exatamente cria um problema.
Uma visão geral do Clockify mostrando o total de horas gastas em diferentes tarefas
Oferecemos ótimos conselhos sobre produtividade de equipe e pessoal:
→ 12 dicas para construir e melhorar a gestão do tempo da equipe → Guia de produtividade pessoal: Maximize a produtividade com essas dicas e guias
2. Você minimiza as distrações
Também achei interessante como, para Jennifer, rastrear tudo era outra maneira de combater as distrações. Em suas palavras, quando você decide registrar cada tarefa, você começa a adivinhar se deseja passar para uma nova tarefa ou não.
Por exemplo, se você quiser responder a algumas mensagens no chat da empresa, pode levar mais tempo para fazer o registro de tempo do que para responder. Perguntando: “ essa tarefa realmente vale a pena ter tempo para registrá-la? ” pode ajudar a afastá-lo da distração.
3. Você se livra do estigma
Uma coisa que aprendi conversando com Alyssa e Jennifer foi que o rastreamento detalhado trouxe uma grande vantagem sobre entradas generalizadas. Quando eles dizem a seus alunos que devem acompanhar tudo, eles geralmente respondem: “ Ah, você quer dizer registrar em 'trabalho do cliente'? " A resposta é sim e não.
Com o 'trabalho do cliente', você obterá informações sobre quanto tempo um cliente específico precisa. No entanto, se você dividir o trabalho do seu cliente em entradas detalhadas, poderá ver quanto desse tempo é gasto em e-mails, reuniões, trabalho profundo real, coleta de documentos etc. melhoria.
4. Você sabe onde delegar/terceirizar (e como dimensionar)
A maior razão pela qual Alyssa defende o rastreamento detalhado do tempo é ajudá-lo a obter vantagem sobre sua carga de trabalho. Com as informações detalhadas de onde passou o seu tempo, você saberá exatamente quais tarefas deve delegar (ou terceirizar). E para os proprietários de consultórios, é uma informação preciosa sobre quem empregar. Um exemplo que Alyssa e Jennifer deram foi:
“ Digamos que sua taxa horária como CEO seja de US$ 100 por hora.Se você controlar o tempo e perceber que está gastando 10 horas por mês respondendo e-mails, você não está obtendo um ROI nesse tempo.Você pode pagar alguém para lidar com seus e-mails, enquanto usa esse tempo em tarefas que geram dinheiro ativamente .”
Tudo se resume a ser inteligente sobre o seu tempo. Como eles apontaram, o rastreamento do tempo deve sempre ser uma questão de eficiência.
Como empreendedores e empresas devem usar Clockify
Alyssa trabalha principalmente com contadores e guarda-livros, mas descobri que a essência de seus conselhos também pode se aplicar a um público mais amplo. Aqui estão algumas dicas, todas com o objetivo de melhorar sua eficiência. O objetivo é ter mais tempo para se concentrar em escalar sua prática.
Tempo de rastreamento por 30 dias
Quando perguntadas sobre como iniciar o rastreamento detalhado no estilo Workflow Queen, foi isso que Alyssa e Jennifer disseram:
“Recomendamos – pelo menos faça 30 dias sólidos.Porque esse é um ciclo contábil completo, e você pode realmente ver o início e o fim de “ok, para onde vai meu tempo em um mês”.E esse é o tempo mínimo para obter uma boa análise.”
Portanto, de acordo com os conselhos deles, você pode usar o plug-in do temporizador do Clockify para rastrear suas tarefas diárias por um mês. Pode ser tedioso no começo, mas Alyssa faz isso há anos e aumentou sua produtividade exponencialmente. Além disso, seus alunos geralmente saem desses 30 dias chocados com os dados:
“Eles estão realmente surpresos com a quantidade de tempo que estão gastando em trabalhos mais administrativos e de entrada de dados.Chamamos isso de 'ficar preso no mato', onde você está na lama, fazendo de tudo para sobreviver.allE isso torna impossível escalar e expandir os negócios, porque você está constantemente fazendotodasAnalise os dados
Como você acompanha seu tempo por 30 dias, pode decidir analisar os dados semanalmente ou esperar o mês passar. Com uma análise semanal, você pode alterar seu fluxo de trabalho à medida que o “período de teste” avança. No entanto, aconselhamos uma análise no final. Você obterá uma imagem mais realista do seu fluxo de trabalho.
Depois que os dados forem coletados, você poderá condensá-los em um relatório fácil de ler, como este:
Um relatório detalhado em pdf no Clockify
Você poderá ver quantas horas passou enviando e-mails e reuniões, quantas horas em distrações VS trabalho profundo etc. para se manter consistente e controlar o seu tempo.
Escala de acordo com os resultados
Dependendo dos resultados obtidos (e de como você deseja escalar), você saberá qual deve ser o próximo passo.
Se você gasta muito tempo em tarefas que não podem ser cobradas e tira horas preciosas que poderia estar gastando para conseguir novos clientes, é hora de contratar um assistente.
Ou você percebe que demora muito para os clientes enviarem todos os documentos necessários, você pode definir prazos mais cedo para eles, ou encontrar uma forma de comunicar melhor.
Na maioria das vezes, não temos consciência de quanto tempo realmente gastamos em algumas tarefas, porque existem muitas delas ou subestimamos seu escopo.
O rastreamento de tempo pode ajudá-lo a desconectar a longo prazo
Por último, mas não menos importante, eu queria tocar em algo muito importante. Para Alyssa, equilibrar trabalho e vida é vital. Ela adora viajar, passar tempo com seus cães, dirigir off-road e simplesmente curtir tudo ao ar livre.
E acredite ou não, quando ela sai de férias, sua equipe trabalha tão eficientemente quanto se ela estivesse lá. Segundo Jennifer, tudo graças aos dados coletados pelo rastreamento de tempo.
“O objetivo de Alyssa é se retirar completamente da empresa, eventualmente.Ela pode viajar em tempo integral, o que ela quiser, e saber que estamos seguros sem ela,” ela ri .
“E acho que isso é 100% viável, devido à quantidade de dados que conseguimos capturar com rastreamento de tempo e aos sistemas que temos em vigor.”
À medida que registravam o tempo, identificavam seus pontos difíceis e pontos fortes, a equipe do Workflow Queen conseguiu implantar sistemas que atuam como pilares de seu fluxo de trabalho. Sua comunicação melhorou significativamente, porque não há estigma em rastrear cada tarefa. Eles sabem como cada um deles funciona e são capazes de encontrar soluções mais rapidamente. Graças a isso, Alyssa pôde tirar férias de até 3 semanas, e a equipe estava funcionando perfeitamente bem.
Portanto, tente pensar no controle do tempo como um investimento para a aposentadoria precoce, ou pelo menos desapego do trabalho tedioso. Dessa forma, você pode concentrar sua energia em coisas maiores e melhores.
Existem muitos outros benefícios em rastrear o tempo, mas os listados aqui farão o melhor trabalho de rastrear o tempo de enraizamento como um hábito.
A moral da história: Acompanhe o seu tempo!
Para ecoar os sentimentos de Alyssa e Jennifer – por mais cansativo que possa parecer às vezes, eles são inflexíveis sobre o processo de controle do tempo de tudo. Você se tornará uma pessoa mais disciplinada e eficiente. Mas ao lado disso, você abre a porta para:
criando um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal,
escalar seus negócios de forma muito mais inteligente e rápida, e
eliminando os desperdiçadores de tempo antes que eles tenham a chance de causar estragos em sua produtividade.
️ O que você achou da entrevista? Tem alguma pergunta ou comentário? Deixe-nos saber se alguma das dicas de Alyssa, Jennifer e nossas próprias dicas lhe deram ideias em [email protected]
