Pourquoi suivre le temps sur tout ce que vous faites : une entrevue avec la reine du flux de travail

Le suivi du temps peut être un point sensible pour beaucoup d'entre nous. En plus de penser que c'est un processus ennuyeux et fastidieux, cela nous oblige à faire face à une vérité souvent inconfortable sur la façon dont nous passons notre temps. Qui veut admettre qu'il est distrait plusieurs fois par jour ? Ou qu'après avoir fait la même tâche pour la troisième fois, ils ne sont toujours pas plus rapides ?

Eh bien, permettez-moi de vous présenter Alyssa Lang, la reine du flux de travail, qui a pris le taureau du suivi du temps par les cornes et a élargi ses connaissances en gestion du temps pour en faire une entreprise florissante en un peu moins de deux ans. Elle a commencé par créer des processus de flux de travail pour améliorer sa propre gestion du temps, et enseigne maintenant aux comptables et aux comptables comment gagner du temps et faire évoluer leurs pratiques. Elle utilise Clockify depuis 2020 et sait en tirer le meilleur parti pour que ses flux de travail soient proches de la perfection. Avec un bilan de nombreux étudiants satisfaits, chez Clockify, nous savions qu'elle aurait de bons conseils.

Et donc Alyssa, avec Jennifer Curfman, la créatrice de contenu de Workflow Queen, s'est assise avec moi pour discuter de tout ce qui concerne Clockify et la gestion du temps.

Qui est la reine du workflow ?

Alyssa Lang est une éducatrice à temps plein et Asana Certified Pro qui aide les comptables et les comptables dans son cours de lancement avec Asana pour les comptables et les comptables. Ses étudiants apprennent à mettre en œuvre des processus et des technologies spécifiques pour gagner du temps sur le travail quotidien, afin qu'ils puissent se concentrer sur la mise à l'échelle de leur pratique. Étant donné que la comptabilité et la tenue de livres ont leurs propres défis, Alyssa fait de son mieux pour montrer à ses étudiants comment gérer la gestion du temps, hiérarchiser et apprendre les astuces pour faire évoluer leur pratique de manière intelligente.

Aujourd'hui, Alyssa a une équipe qui travaille avec elle, après avoir réussi à développer son entreprise et sa marque en seulement deux ans. Et, puisque Clockify l'a accompagnée à chaque étape du processus, j'ai été intrigué d'entendre ce qui l'a fait rester si longtemps dans l'application, et si elle a le temps de suivre la sagesse à partager.

Pourquoi le nom Workflow Queen ?

Tout d'abord, j'étais extrêmement curieux de connaître le nom "Workflow Queen". Ce n'est pas un titre que quelqu'un gagne si légèrement, et encore moins forme une marque entière autour de lui - elle devait avoir fait quelque chose de grand.

Comme Jennifer le décrit, avant de démarrer Workflow Queen, Alyssa avait déjà eu un cabinet de comptabilité et de fiscalité pendant 5 ans. À l'époque, elle créait des systèmes et des processus pour elle-même, afin de rationaliser la charge de travail liée au maintien de ses clients. Et, en créant ses propres systèmes, Alyssa a réalisé à quel point ils seraient utiles pour les autres acteurs du secteur de la tenue de livres et de la comptabilité. Elle a donc commencé à faire des consultations individuelles pour les configurations Asana.

Réalisant que cela pourrait être transformé en une entreprise, Alyssa a réfléchi à des noms possibles, dit Jennifer en riant :

« Elle voulait vraiment être la ninja du workflow », parce que c'est comme ça qu'elle se sentait ! Elle entrait, mettait tout en place et changeait la trajectoire de la pratique d'un client. Mais le nom a été pris. ”

Elle continue :

" Puis quelqu'un lui a envoyé un message au hasard sur Facebook, voulant faire une configuration Asana en tête-à-tête pour leur entreprise de comptabilité, et il a dit : "Hé, j'ai entendu dire que tu étais la reine du workflow ?" Et elle savait – c'était tout. ”

Comment l'équipe Workflow Queen utilise Clockify

Alyssa s'attache à enseigner à ses étudiants comment assurer la pérennité de leur entreprise de tenue de livres et de comptabilité et à jeter les bases d'une mise à l'échelle intelligente et responsable. Et une leçon sur laquelle elle insiste toujours est d'utiliser un compteur de temps pour tout.

Alyssa et son équipe travaillent comme une machine bien huilée.

Ils ont mis en place des systèmes qui les aident à assumer de grandes charges de travail et à les gérer sans accroc. Et selon eux, l'un des principaux facteurs de fonctionnement de ces systèmes est le suivi du temps.

Qu'est-ce qui a poussé la Workflow Queen à choisir Clockify ?

Après avoir été curieux de connaître le nom unique, je voulais savoir pourquoi Alyssa avait choisi Clockify comme suivi du temps de son équipe. Surtout après avoir appris qu'elle était une utilisatrice de Clockify depuis 2020. Il devait y avoir quelque chose dont elle était heureuse.

“ Quand Alyssa était à l'origine du suivi du temps, elle utilisait un outil différent, mais l'interface n'était pas ce qu'elle voulait, il lui manquait certaines fonctionnalités qu'elle recherchait. Elle a rapidement trouvé Clockify, et n'a pas changé depuis », dit Jennifer.

Alyssa préfère l'interface utilisateur de Clockify en raison de sa facilité d'utilisation et de sa simplicité. Mais sa partie préférée doit être qu'il s'intègre si bien avec Asana, vu comment son travail tourne autour du logiciel.

Quelles fonctionnalités de suivi du temps sont essentielles ?

L'équipe Workflow Queen est très précise sur les fonctionnalités qu'elle aime et utilise le plus. J'étais vraiment curieux de voir en quoi leurs besoins en matière de suivi du temps différaient de ceux, par exemple, de posséder une entreprise axée sur le design.

Suivi des tâches

« Fondamentalement, la façon dont nous l'utilisons dans une structure quotidienne est… nous chronométrons chaque tâche que nous faisons », rit Jennifer en répondant, « Littéralement, ma description serait quelque chose comme : Répondre aux messages ».

Ce commentaire entrera en jeu plus tard, car il joue en fait un rôle important dans leur stratégie commerciale plus large.

Tout marquer pour une analyse future

L'utilisation des tags par l'équipe était également différente de ce que j'avais l'habitude de voir, mais vraiment innovante !

“ Nous utilisons des balises pour tout catégoriser. minimize keep doing À la fin de la semaine, nous analyserons le temps que nous avons consacré à chaque tâche et déciderons : "Est-ce quelque chose que nous devons trouver comment minimiser", "Peut-être que cela peut être plus efficace", etc. utiliserons des balises pour étiqueter des tâches telles que minimiser continuer à faire ”

J'ai trouvé que leur utilisation des balises - non pas comme des indicateurs de projet ou de tâche, mais comme des signaux sur ce qu'il faut faire ou ne pas faire - vraiment intelligente. De cette façon, ils servent de rappel instantané de l'efficacité avec laquelle quelque chose peut être fait, ou si c'est une perte de temps.

Intégrations

« Nous intégrons Clockify à Asana et c'est… « le baiser du chef ». C'est si bon. C'est très utile, car nous utilisons Asana pour nous dire quoi faire tout au long de la journée, et lorsque vous pouvez simplement démarrer le chronomètre, c'est un gain de temps considérable. De plus, il est facile de se rappeler de suivre votre temps, car il est juste là. ”

Jennifer note également qu'en dehors d'Asana, elle, en tant que créatrice de contenu pour Workflow Queen, utilise la minuterie de Clockify avec des applications Web telles que Google Docs ou Sheets.

Devriez-vous suivre tout ce que vous faites ?

Un autre sujet que nous avons abordé était le suivi du temps passé sur chaque tâche. Et nous voulons dire, chaque tâche. Peu importe combien c'était court.

Comment dire aux employés qu'il est bon de tout suivre ?

Une chose qui a vraiment attiré mon attention était la pratique d'Alyssa de consigner tout ce qu'elle faisait, et comment cela était également intégré à l'état d'esprit de son équipe. En tant que membre de cette équipe, Jennifer s'est rapidement habituée à suivre chaque tâche, même s'il ne s'agissait que de répondre aux messages de chat. C'est une pratique qu'ils recommandent à tout le monde d'essayer.

Mais, même s'il s'agit de conseils bien élevés, la vérité est que nous sommes tous rebutés par l'idée (moi d'abord). Cela nous fait nous sentir comme des robots, esclaves de nos minuteries. Alors, comment Alyssa a-t-elle réussi à montrer à son équipe et à ses étudiants que le suivi de chaque petite tâche est réellement bon pour vous ? Voici ce que Jennifer avait à dire, du point de vue d'un employé :

« Une fois embauché, on vous dit : « écoute, tu vas suivre tout ce que tu fais ». Et cela ne vient pas d'un aspect de la microgestion, mais de l'aspect de « notre objectif numéro un dans cette entreprise est d'être efficace. ”

Tout comme Alyssa a informé ses nouvelles recrues, chaque manager et chef d'équipe fera mieux de définir des raisons claires pour lesquelles chacun devrait suivre son temps. Jenifer continue :

« Le suivi du temps n'est pas une question de : « Oh mon Dieu, je ne peux pas croire que vous ayez mis autant de temps à faire X ou Y ».

Il s'agit de : « Ok, si nous analysons cela, y a-t-il un moyen de vous aider à mieux rationaliser cela ? "Ou, la personne est-elle nouvelle dans une tâche, alors elle prend plus de temps?"

Ce qu'elle a dit ensuite, j'ai pensé qu'il était crucial pour nous tous d'entendre :« Cela ne veut pas dire que vous êtes nul dans votre travail. Nous analysons ces données pour améliorer l'entreprise . ”

Alors, soyez transparent sur les raisons pour lesquelles ils devraient suivre autant et si souvent. Vous avez besoin d'une vue d'ensemble et vous devez investir cette analyse dans quelque chose, sinon ce n'est que du temps perdu.

Quels sont les avantages de tout suivre ?

Étant donné que la pratique semblait si bien fonctionner pour eux, je me suis demandé ce qu'il en était du suivi détaillé du temps qui avait ouvert la voie au succès de l'entreprise d'Alyssa. Voici ce que j'ai découvert.

1. Vous obtenez un aperçu de votre propre productivité (et de celle des autres)

Si de nombreuses tâches prennent beaucoup de temps et qu'il existe un modèle que vous pouvez identifier, alors peut-être que cette personne en particulier n'est pas la bonne personne pour cette tâche particulière. Cela devient une base pour une conversation et l'identification de ce qui crée exactement un problème.

2. Vous minimisez les distractions

J'ai aussi trouvé intéressant que pour Jennifer, tout suivre soit un autre moyen de lutter contre les distractions. Selon ses mots, lorsque vous décidez d'enregistrer chaque tâche, vous commencez à deviner si vous souhaitez passer à une nouvelle tâche ou non.

Par exemple, si vous souhaitez répondre à certains messages dans le chat de l'entreprise, il vous faudra peut-être plus de temps pour enregistrer l'heure que pour répondre. Demander : « cette tâche vaut-elle vraiment la peine de prendre le temps de la consigner ? ” peut vous aider à vous détourner de la distraction.

3. Vous vous débarrassez de la stigmatisation

Une chose que j'ai apprise en discutant avec Alyssa et Jennifer, c'est que le suivi détaillé apportait un énorme avantage par rapport aux entrées généralisées. Lorsqu'ils disent à leurs étudiants qu'ils doivent tout suivre, ils répondent généralement : « Oh, vous voulez dire le consigner sous « travail client » ? " La réponse est oui et non.

Avec le "travail client", vous obtiendrez des informations sur le temps requis par un client spécifique. Cependant, si vous décomposez le travail de votre client en entrées détaillées, vous pourrez voir combien de temps passe dans les e-mails, les réunions, le travail approfondi réel, la collecte de documents, etc. Ce dernier vous donne beaucoup plus de place pour amélioration.

4. Vous savez où déléguer/externaliser (et comment évoluer)

La principale raison pour laquelle Alyssa préconise un suivi détaillé du temps est de vous aider à prendre le dessus sur votre charge de travail. Grâce aux informations détaillées sur la destination de votre temps, vous saurez exactement quelles tâches vous devez déléguer (ou externaliser). Et pour les propriétaires de cabinet, il s'agit d'informations précieuses sur les personnes à embaucher. Un exemple qu'Alyssa et Jennifer ont donné était :

« Disons que votre taux horaire en tant que PDG est de 100 $ de l'heure. Si vous suivez le temps et réalisez que vous passez 10 heures par mois à répondre à des e-mails, vous n'obtenez pas de retour sur investissement à ce moment-là. Vous pouvez payer quelqu'un pour gérer vos e-mails, pendant que vous utilisez ce temps sur des tâches qui vous rapportent activement de l'argent .

Tout se résume à être intelligent sur votre temps. Comme ils l'ont souligné, le suivi du temps doit toujours être une question d'efficacité.

Comment les entrepreneurs et les entreprises devraient utiliser Clockify

Alyssa travaille principalement avec des comptables et des aides-comptables, mais j'ai découvert que l'essentiel de leurs conseils peut également s'appliquer à un public plus large. Voici quelques conseils, tous dans le but d'améliorer votre efficacité. L'objectif est d'avoir plus de temps pour se concentrer sur la mise à l'échelle de votre pratique.

Temps de piste pendant 30 jours

Lorsqu'on leur a demandé comment démarrer un suivi détaillé à la Workflow Queen, voici ce qu'Alyssa et Jennifer avaient à dire :

«Nous recommandons – au moins faire 30 jours solides. Parce que c'est un cycle comptable complet, et vous pouvez vraiment voir le début et la fin de « d'accord, où va mon temps dans un mois ». Et c'est le minimum de temps pour obtenir une bonne analyse.

Ainsi, conformément à leurs conseils, vous pouvez utiliser le plug-in de minuterie de Clockify pour suivre vos tâches quotidiennes pendant un mois. Cela peut être fastidieux au début, mais Alyssa le fait depuis des années et elle a augmenté sa productivité de façon exponentielle. De plus, ses étudiants sortent souvent de ces 30 jours choqués par les données :

« Ils sont vraiment surpris du temps qu'ils consacrent à des tâches plus administratives, de type saisie de données. Nous appelons cela "être coincé dans les mauvaises herbes", où vous êtes dans la boue, faisant tout pour survivre. all Et cela rend impossible la mise à l'échelle et la croissance de l'entreprise, car vous faites constamment tout Analyser les données

Puisque vous suivez votre temps pendant 30 jours, vous pouvez décider d'analyser les données chaque semaine ou d'attendre que le mois passe. Avec une analyse hebdomadaire, vous pouvez modifier votre flux de travail au fur et à mesure que la "période d'essai" avance. Cependant, nous conseillons une analyse à la fin. Vous obtiendrez une image plus réaliste de votre flux de travail.

Une fois les données recueillies, vous pouvez les condenser dans un rapport facile à lire, comme celui-ci :

Vous pourrez voir combien d'heures vous avez passées à envoyer des e-mails et à vous réunir, combien d'heures sur les distractions par rapport au travail en profondeur, etc. Cela devient un aperçu unique de votre flux de travail mensuel que vous ne pouvez obtenir d'autre part que de votre propre volonté. pour rester cohérent et suivre votre temps.

Échelle selon les résultats

En fonction des résultats que vous obtenez (et de la façon dont vous souhaitez évoluer), vous saurez quel devrait être le prochain mouvement.

Si vous passez trop de temps sur des tâches qui ne peuvent pas être facturées et que vous perdez de précieuses heures que vous pourriez passer à trouver de nouveaux clients, il est temps d'embaucher un assistant.

Ou, vous remarquez que les clients mettent trop de temps à vous envoyer tous les documents nécessaires, vous pouvez leur fixer des délais plus courts ou trouver un moyen de mieux les communiquer.

La plupart du temps, nous ne savons pas combien de temps nous avons réellement consacré à certaines tâches, car elles sont trop nombreuses ou nous sous-estimons leur portée.

Le suivi du temps peut vous aider à vous déconnecter à long terme

Enfin et surtout, je voulais aborder quelque chose de très important. Pour Alyssa, l'équilibre entre le travail et la vie est vital. Elle adore voyager, passer du temps avec ses chiens, conduire hors route et profiter de tout ce qui se passe à l'extérieur.

Et croyez-le ou non, quand elle part en vacances, son équipe travaille aussi efficacement que si elle était là. Selon Jennifer, tout cela grâce aux données collectées par le suivi du temps.

"Le but d'Alyssa est de se retirer complètement de l'entreprise, à terme. Elle peut simplement voyager à plein temps, faire tout ce qu'elle veut, et savoir que nous sommes en sécurité sans elle », rit-elle .

"Et je pense que c'est réalisable à 100 %, en raison de la quantité de données que nous avons pu capturer avec le suivi du temps et des systèmes que nous avons en place."

Au fur et à mesure qu'ils enregistraient le temps, identifiaient leurs points faibles et leurs points forts, l'équipe de Workflow Queen a réussi à mettre en place des systèmes qui agissent comme des piliers de leur flux de travail. Leur communication s'est considérablement améliorée, car il n'y a pas de stigmatisation autour du suivi de chaque tâche. Ils savent comment chacun d'eux fonctionne et sont capables de trouver des solutions plus rapidement. Grâce à cela, Alyssa a pu prendre des vacances jusqu'à 3 semaines et l'équipe fonctionnait parfaitement bien.

Alors, essayez de considérer le suivi du temps comme un investissement dans une retraite anticipée, ou du moins un détachement du travail fastidieux. De cette façon, vous pouvez concentrer votre énergie sur des choses plus grandes et meilleures.

Le suivi du temps présente de nombreux autres avantages, mais ceux énumérés ici feront le meilleur travail pour enraciner le suivi du temps comme une habitude.

La morale de l'histoire : Suivez votre temps !

Pour faire écho aux sentiments d'Alyssa et de Jennifer - aussi fatiguant que cela puisse paraître à l'occasion, ils sont inflexibles sur le processus de suivi du temps. Vous deviendrez une personne plus disciplinée et efficace. Mais à côté, vous ouvrez la porte à :

• créer un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée,
• faire évoluer votre entreprise beaucoup plus intelligemment et plus rapidement, et
• éliminant les pertes de temps avant qu'elles n'aient la chance de faire des ravages sur votre productivité.

️ Qu'avez-vous pensé de l'entretien ? Avez-vous des questions ou des commentaires? Faites-nous savoir si l'un d'Alyssa, Jennifer et nos propres conseils vous ont donné des idées à [email protected]