Mengapa melacak waktu pada semua yang Anda lakukan: wawancara dengan Ratu Alur Kerja

Pelacakan waktu bisa menjadi hal yang menyakitkan bagi banyak dari kita. Selain menganggapnya sebagai proses yang membosankan dan menjemukan, hal itu memaksa kita untuk menghadapi kenyataan yang seringkali tidak menyenangkan tentang bagaimana kita menghabiskan waktu kita. Siapa yang mau mengakui bahwa mereka terganggu beberapa kali sehari? Atau setelah melakukan tugas yang sama untuk ketiga kalinya mereka masih tidak lebih cepat?

Baiklah, izinkan saya memperkenalkan Anda kepada Alyssa Lang, Ratu Alur Kerja, yang menguasai waktu dengan baik dan memperluas pengetahuan manajemen waktunya menjadi bisnis yang berkembang hanya dalam waktu kurang dari dua tahun. Dia mulai membuat proses alur kerja untuk meningkatkan manajemen waktunya sendiri, dan sekarang mengajari pemegang buku dan akuntan cara menghemat waktu dan meningkatkan praktik mereka. Dia telah menggunakan Clockify sejak 2020, dan tahu cara memanfaatkannya sebaik mungkin untuk membuat alur kerjanya mendekati kesempurnaan. Dengan rekam jejak banyak siswa yang puas, kami di Clockify tahu bahwa dia akan memiliki saran yang bagus.

Maka Alyssa, bersama Jennifer Curfman, pembuat konten Ratu Alur Kerja, duduk bersama saya untuk membahas semua hal tentang Clockify dan manajemen waktu.

Siapa Ratu Alur Kerja?

Alyssa Lang adalah pendidik penuh waktu dan Asana Certified Pro yang membantu pemegang buku dan akuntan dalam Kickoff dengan Asana untuk kursus pembukuan dan akuntan. Murid-muridnya belajar bagaimana menerapkan proses dan teknologi tertentu untuk menghemat waktu dalam pekerjaan sehari-hari, sehingga mereka dapat fokus untuk meningkatkan praktik mereka. Karena akuntansi dan pembukuan memiliki tantangannya sendiri, Alyssa melakukan yang terbaik untuk menunjukkan kepada murid-muridnya cara mengatur waktu, memprioritaskan, dan mempelajari trik meningkatkan praktik mereka dengan cara yang cerdas.

Saat ini, Alyssa memiliki tim yang bekerja dengannya, setelah berhasil mengembangkan bisnis dan mereknya hanya dalam waktu dua tahun. Dan, karena Clockify telah bersamanya di setiap langkahnya, saya tertarik untuk mendengar tentang aplikasi yang membuatnya bertahan begitu lama, dan jika dia punya waktu melacak kebijaksanaan untuk dibagikan.

Mengapa nama Workflow Queen?

Pertama dan terpenting, saya sangat ingin tahu tentang nama "Ratu Alur Kerja". Ini bukan gelar yang diperoleh seseorang dengan begitu mudah, apalagi membentuk seluruh merek di sekitarnya — dia harus melakukan sesuatu yang hebat.

Seperti yang dijelaskan Jennifer, sebelum memulai Workflow Queen, Alyssa sudah memiliki firma pembukuan dan pajak selama 5 tahun. Pada saat itu, dia menciptakan sistem dan proses untuk dirinya sendiri, untuk membantu merampingkan beban kerja dalam mempertahankan kliennya. Dan, saat dia menciptakan sistemnya sendiri, Alyssa menyadari betapa bergunanya sistem itu bagi orang lain di industri pembukuan dan akuntansi — jadi dia mulai melakukan konsultasi individu untuk pengaturan Asana.

Menyadari ini bisa berubah menjadi bisnis, Alyssa memikirkan kemungkinan nama, Jennifer berkata sambil tertawa:

“ Dia sangat ingin menjadi ninja alur kerja”, karena itulah yang dia rasakan! Dia masuk, mengatur semuanya, dan mengubah lintasan praktik klien. Tapi namanya diambil. ”

Dia melanjutkan:

Kemudian seseorang secara acak mengirim pesan kepadanya di Facebook, ingin melakukan pengaturan Asana satu-satu untuk perusahaan pembukuan mereka, dan dia berkata: "Hei, saya dengar Anda adalah ratu alur kerja?" Dan dia tahu — hanya itu. ”

Bagaimana tim Ratu Alur Kerja menggunakan Clockify

Alyssa berfokus pada mengajar murid-muridnya bagaimana menjaga pembukuan dan bisnis akuntansi mereka berkelanjutan, dan meletakkan dasar untuk penskalaan yang cerdas dan bertanggung jawab. Dan satu pelajaran yang selalu dia tekankan adalah menggunakan pelacak waktu untuk semuanya.

Alyssa dan timnya bekerja seperti mesin yang diminyaki dengan baik.

Mereka memiliki sistem yang membantu mereka menangani beban kerja yang besar dan menanganinya tanpa hambatan. Dan menurut mereka, salah satu faktor besar mengapa sistem itu bekerja adalah pelacakan waktu.

Apa yang membuat Ratu Alur Kerja memilih Clockify?

Setelah penasaran dengan nama uniknya, saya jadi ingin tahu kenapa Alyssa memilih Clockify sebagai team time trackernya. Apalagi setelah mengetahui bahwa dia telah menjadi pengguna Clockify sejak tahun 2020. Pasti ada sesuatu yang dia senangi.

“ Ketika Alyssa awalnya melacak waktu, dia menggunakan alat yang berbeda, tetapi antarmuka tidak seperti yang dia inginkan, itu kehilangan beberapa fitur yang dia cari. Dia segera menemukan Clockify, dan tidak berubah sejak itu ”, kata Jennifer.

Alyssa lebih menyukai antarmuka pengguna Clockify karena kemudahan penggunaan dan kesederhanaannya. Tetapi bagian favoritnya adalah bahwa itu terintegrasi dengan baik dengan Asana, melihat bagaimana pekerjaannya berkisar pada perangkat lunak.

Fitur pelacakan waktu apa yang penting?

Tim Ratu Alur Kerja sangat spesifik tentang fitur yang paling mereka sukai dan gunakan. Saya benar-benar penasaran untuk melihat bagaimana kebutuhan penelusuran waktu mereka akan berbeda dari katakanlah, mereka yang memiliki bisnis berorientasi desain.

Tugas pelacakan

“ Pada dasarnya, bagaimana kami menggunakannya dalam struktur sehari-hari adalah… kami mencatat setiap tugas yang kami lakukan ”, Jennifer tertawa ketika dia menjawab, “ Secara harfiah, deskripsi saya akan seperti: Menanggapi pesan ”.

Komentar ini sebenarnya akan ikut bermain nanti, karena sebenarnya memainkan peran penting dalam strategi bisnis mereka yang lebih besar.

Menandai semuanya untuk analisis di masa mendatang

Penggunaan tag oleh tim juga berbeda dari yang biasa saya lihat, tetapi sangat inovatif!

“ Kami menggunakan tag untuk mengkategorikan semuanya. minimize keep doing Pada akhir minggu kami akan menganalisis berapa banyak waktu yang telah kami habiskan untuk setiap tugas, dan memutuskan: "Apakah ini sesuatu yang perlu kami pikirkan bagaimana meminimalkan", "Mungkin itu bisa lebih efisien", dll. Jadi kami 'll menggunakan tag untuk melabeli tugas seperti meminimalkan tetap melakukan ”

Saya menemukan bahwa penggunaan tag mereka — bukan sebagai indikator proyek atau tugas, tetapi sebagai sinyal tentang apa yang harus dilakukan atau apa yang tidak boleh dilakukan — benar-benar cerdas. Dengan begitu, mereka berfungsi sebagai pengingat instan tentang seberapa efisien sesuatu dapat dilakukan, atau jika itu membuang-buang waktu.

Integrasi

“ Kami mengintegrasikan Clockify dengan Asana dan itu… “chef's kiss”. Ini sangat bagus. Ini sangat membantu, karena kami menggunakan Asana untuk memberi tahu kami apa yang harus dilakukan sepanjang hari, dan ketika Anda bisa memulai timer di sana, itu sangat menghemat waktu. Plus, mudah diingat untuk melacak waktu Anda, karena ada di sana. ”

Jennifer juga mencatat bahwa, selain Asana, dia sebagai pembuat konten untuk Workflow Queen, menggunakan pengatur waktu Clockify dengan aplikasi berbasis web seperti Google Documents atau Spreadsheet.

Haruskah Anda melacak semua yang Anda lakukan?

Topik lain yang kami sentuh adalah melacak waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas. Dan maksud kami, setiap tugas. Tidak peduli seberapa pendek itu.

Bagaimana cara memberi tahu karyawan bahwa baik untuk melacak semuanya?

Satu hal yang benar-benar menarik perhatian saya adalah latihan Alyssa untuk mencatat semua yang dia lakukan, dan bagaimana hal itu dijalin ke dalam pola pikir timnya juga. Sebagai bagian dari tim itu, Jennifer dengan cepat terbiasa melacak setiap tugas, bahkan jika itu hanya menjawab pesan obrolan. Ini adalah praktik yang mereka anjurkan untuk dicoba semua orang.

Tetapi, bahkan jika itu adalah nasihat yang sopan, kenyataannya adalah bahwa kita semua tertunda oleh gagasan itu (saya sendiri dulu). Itu membuat kita merasa seperti robot, budak pengatur waktu kita. Jadi, bagaimana Alyssa berhasil menunjukkan kepada tim dan siswanya bahwa melacak setiap tugas kecil sebenarnya baik untuk Anda? Inilah yang dikatakan Jennifer, dari sudut pandang seorang karyawan:

“ Setelah dipekerjakan, Anda diberi tahu — “dengar, Anda akan melacak semua yang Anda lakukan”. Dan itu tidak datang dari aspek manajemen mikro, tetapi dari aspek “tujuan nomor satu kami di perusahaan ini adalah menjadi efisien. ”

Sama seperti Alyssa yang memberi tahu karyawan barunya, setiap manajer dan pemimpin tim akan lebih baik menetapkan alasan yang jelas mengapa setiap orang harus melacak waktu mereka. Jennifer melanjutkan:

“ Pelacakan waktu bukan tentang: “ Ya ampun, aku tidak percaya kamu butuh waktu lama untuk melakukan X atau Y ”.

Ini tentang: “ Oke, jika kami menganalisis ini, apakah ada cara kami dapat membantu Anda untuk merampingkan ini dengan lebih baik? ”Atau, apakah orang tersebut baru dalam suatu tugas, sehingga membutuhkan waktu lebih lama?”

Apa yang dia katakan selanjutnya saya pikir sangat penting untuk kita semua dengar:“ Itu tidak berarti bahwa Anda buruk dalam pekerjaan Anda. Kami menganalisis data itu untuk membuat perusahaan lebih baik . ”

Jadi, transparan mengapa mereka harus melacak begitu banyak dan begitu sering. Anda membutuhkan gambaran yang lebih besar, dan Anda perlu menginvestasikan analisis itu dalam sesuatu, jika tidak, itu hanya membuang-buang waktu.

Apa manfaat melacak semuanya?

Karena latihan ini tampaknya berhasil bagi mereka, saya bertanya-tanya apa yang dimaksud dengan pelacakan waktu terperinci yang membuka jalan menuju kesuksesan bisnis Alyssa. Inilah yang saya temukan.

1. Anda mendapatkan wawasan tentang produktivitas Anda sendiri (dan orang lain)

Jika banyak tugas membutuhkan banyak waktu, dan ada pola yang dapat Anda identifikasi, maka mungkin orang tersebut tidak cocok untuk tugas tersebut. Itu menjadi dasar untuk percakapan dan mengidentifikasi apa yang sebenarnya menciptakan masalah.

2. Anda meminimalkan gangguan

Saya juga merasa menarik bagaimana Jennifer, melacak segala sesuatu adalah cara lain untuk memerangi gangguan. Dalam kata-katanya, ketika Anda memutuskan untuk mencatat setiap tugas, Anda mulai menebak-nebak apakah Anda ingin melanjutkan ke tugas baru atau tidak.

Misalnya, jika Anda ingin membalas beberapa pesan di obrolan perusahaan, Anda mungkin perlu waktu lebih lama untuk benar-benar membuat log waktu, daripada membalas. Bertanya: “ apakah tugas ini benar-benar layak meluangkan waktu untuk mencatatnya sama sekali? ” dapat membantu mengalihkan Anda dari gangguan.

3. Anda menyingkirkan stigma

Satu hal yang saya pelajari dari berbicara dengan Alyssa dan Jennifer adalah bahwa pelacakan terperinci membawa satu keuntungan besar dari entri yang digeneralisasikan. Ketika mereka memberi tahu siswa mereka bahwa mereka harus melacak semuanya, mereka biasanya menjawab: “ Oh, maksudmu mencatatnya di bawah 'pekerjaan klien'? “Jawabannya adalah ya… dan tidak.

Dengan 'pekerjaan klien', Anda akan mendapatkan informasi tentang berapa banyak waktu yang dibutuhkan klien tertentu. Namun, jika Anda membagi pekerjaan klien Anda menjadi entri terperinci, Anda akan dapat melihat berapa banyak waktu yang digunakan untuk email, rapat, pekerjaan mendalam yang sebenarnya, pengumpulan dokumen, dll. Yang terakhir memberi Anda lebih banyak ruang untuk peningkatan.

4. Anda tahu di mana harus mendelegasikan/mengalihdayakan (dan bagaimana menskalakan)

Alasan terbesar mengapa Alyssa menganjurkan pelacakan waktu yang mendetail adalah untuk membantu Anda mengatasi beban kerja Anda. Dengan informasi terperinci tentang ke mana perginya waktu Anda, Anda akan tahu persis tugas apa yang harus Anda delegasikan (atau outsourcing). Dan untuk pemilik praktik, ini adalah informasi berharga tentang siapa yang harus dipekerjakan. Salah satu contoh yang diberikan Alyssa dan Jennifer adalah:

“ Katakanlah tarif per jam Anda sebagai CEO adalah $100 per jam. Jika Anda melacak waktu dan menyadari bahwa Anda menghabiskan 10 jam sebulan untuk menjawab email, Anda tidak mendapatkan ROI pada saat itu. Anda dapat membayar seseorang untuk menangani email Anda, sementara Anda menggunakan waktu itu untuk tugas-tugas yang secara aktif menghasilkan uang bagi Anda .”

Semuanya bermuara pada menjadi pintar tentang waktu Anda. Seperti yang mereka tunjukkan, pelacakan waktu harus selalu tentang efisiensi.

Bagaimana pengusaha dan bisnis harus menggunakan Clockify

Alyssa bekerja terutama dengan akuntan dan pemegang buku, tetapi saya menemukan bahwa inti dari nasihat mereka juga dapat diterapkan pada audiens yang lebih luas. Berikut adalah beberapa tip, semuanya dengan tujuan meningkatkan efisiensi Anda. Tujuannya adalah untuk mendapatkan lebih banyak waktu untuk fokus pada penskalaan latihan Anda.

Lacak waktu selama 30 hari

Ketika ditanya tentang cara memulai pelacakan detail gaya Workflow Queen, inilah yang dikatakan Alyssa dan Jennifer:

“Kami merekomendasikan – setidaknya lakukan 30 hari penuh. Karena itu adalah siklus akuntansi penuh, dan Anda benar-benar dapat melihat awal dan akhir dari "oke, ke mana perginya waktu saya dalam sebulan". Dan itu adalah jumlah waktu minimum untuk mendapatkan analisis yang baik.”

Jadi, sesuai dengan saran mereka, Anda dapat menggunakan plugin pengatur waktu Clockify untuk melacak tugas harian Anda selama sebulan. Ini mungkin membosankan pada awalnya, tetapi Alyssa telah melakukannya selama bertahun-tahun, dan dia meningkatkan produktivitasnya secara eksponensial. Plus, murid-muridnya sering keluar dari 30 hari itu dikejutkan oleh data:

“Mereka benar-benar terkejut melihat berapa banyak waktu yang mereka habiskan untuk pekerjaan yang lebih administratif dan entri data. Kami menyebutnya 'terjebak di rerumputan', di mana Anda berada dalam kotoran, melakukan segalanya untuk bertahan hidup. all Dan itu membuat tidak mungkin untuk menskalakan dan mengembangkan bisnis, karena Anda terus-menerus melakukan semua Analisis datanya

Karena Anda melacak waktu Anda selama 30 hari, Anda dapat memutuskan untuk menganalisis data setiap minggu, atau menunggu hingga satu bulan berlalu. Dengan analisis mingguan, Anda dapat mengubah alur kerja saat "masa percobaan" terus berjalan. Namun, kami akan menyarankan analisis di akhir. Anda akan mendapatkan gambaran yang lebih realistis dari alur kerja Anda.

Setelah data terkumpul, Anda dapat memadatkannya menjadi laporan yang mudah dibaca, seperti ini:

Anda akan dapat melihat berapa jam yang telah Anda habiskan untuk mengirim email dan rapat, berapa jam untuk gangguan VS pekerjaan yang mendalam, dll. Ini menjadi wawasan unik tentang alur kerja bulanan Anda yang tidak bisa Anda dapatkan dari tempat lain selain kemauan Anda sendiri untuk tetap konsisten dan melacak waktu Anda.

Skala menurut hasil

Bergantung pada hasil yang Anda dapatkan (dan bagaimana Anda ingin menskalakan), Anda akan tahu apa langkah selanjutnya yang harus dilakukan.

Jika Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk tugas yang tidak dapat ditagih, dan mengambil jam berharga yang bisa Anda habiskan untuk mendapatkan klien baru, inilah saatnya untuk menyewa asisten.

Atau, Anda melihat bahwa klien membutuhkan waktu terlalu lama untuk mengirimi Anda semua dokumen yang diperlukan, Anda dapat menetapkan tenggat waktu lebih awal untuk mereka, atau menemukan cara untuk mengomunikasikannya dengan lebih baik.

Seringkali, kita tidak menyadari berapa banyak waktu yang telah kita habiskan untuk beberapa tugas, karena jumlahnya terlalu banyak, atau kita meremehkan cakupannya.

Pelacakan waktu dapat membantu Anda mencabut kabel jangka panjang

Terakhir, namun tidak kalah pentingnya, saya ingin menyentuh sesuatu yang sangat penting. Bagi Alyssa, menyeimbangkan pekerjaan dan kehidupan sangat penting. Dia suka bepergian, menghabiskan waktu bersama anjing-anjingnya, mengemudi di luar jalan, dan hanya menikmati segala sesuatu di luar ruangan.

Dan percaya atau tidak, ketika dia pergi berlibur, timnya bekerja seefisien dia seolah-olah dia ada di sana. Menurut Jennifer, itu semua berkat data yang dikumpulkan oleh pelacakan waktu.

“Tujuan Alyssa adalah untuk sepenuhnya menghapus dirinya dari perusahaan, pada akhirnya. Dia bisa melakukan perjalanan penuh waktu, apa pun yang dia ingin lakukan, dan tahu bahwa kita aman tanpa dia,” dia terkekeh .

“Dan saya pikir itu 100% dapat dicapai, karena jumlah data yang dapat kami tangkap dengan pelacakan waktu, dan sistem yang kami miliki.”

Saat mereka mencatat waktu, mengidentifikasi titik kasar dan kekuatan mereka, tim Workflow Queen telah berhasil menerapkan sistem yang bertindak sebagai pilar alur kerja mereka. Komunikasi mereka telah meningkat secara signifikan, karena tidak ada stigma seputar pelacakan setiap tugas. Mereka tahu bagaimana masing-masing bekerja, dan mampu menemukan solusi lebih cepat. Berkat itu, Alyssa bisa mengambil cuti selama 3 minggu, dan tim berjalan sangat lancar.

Jadi, coba pikirkan pelacakan waktu sebagai investasi untuk pensiun dini, atau setidaknya melepaskan diri dari pekerjaan yang membosankan. Dengan cara ini, Anda dapat memfokuskan energi Anda pada hal-hal yang lebih besar dan lebih baik.

Ada banyak manfaat lain untuk melacak waktu, tetapi yang tercantum di sini akan melakukan pekerjaan terbaik untuk melacak waktu sebagai kebiasaan.

Moral dari cerita ini: Lacak waktu Anda!

Untuk menggemakan sentimen Alyssa dan Jennifer — meskipun terkadang melelahkan, mereka bersikeras tentang proses waktu melacak segalanya. Anda akan menjadi orang yang lebih disiplin dan efisien. Tapi di samping itu, Anda membuka pintu untuk:

• menciptakan keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik,
• meningkatkan skala bisnis Anda dengan lebih cerdas dan lebih cepat, dan
• menghilangkan pemborosan waktu sebelum mereka mendapat kesempatan untuk mendatangkan malapetaka pada produktivitas Anda.

️ Apa pendapat Anda tentang wawancara itu? Ada pertanyaan atau komentar? Beri tahu kami jika ada tips dari Alyssa, Jennifer, dan kami sendiri yang memberi Anda ide di [email protected]