Как вести учет расходов

Вы хорошо обращаетесь с деньгами или кажется, что они просто ускользают из ваших пальцев?

Вы назначаете работу каждому заработанному доллару или просто плывете по течению, когда дело доходит до управления деньгами?

Вы контролируете свои финансы или они контролируют вас?

Вам не обязательно отвечать вслух — если вы выберете хотя бы один из последних вариантов, просто продолжайте читать.

В этой статье мы узнаем, что такое отслеживание расходов, почему вы должны это делать, и предложим вам некоторые ресурсы, которые помогут вам восстановить контроль над своими финансами, как личными, так и деловыми.

Что такое отслеживание расходов?

Если вы не уверены, куда именно уходит ваша зарплата (и почему она уходит так быстро), или вы стремитесь управлять финансами своего бизнеса, отслеживание ваших расходов может прийти вам на помощь. В двух словах, отслеживание расходов — это метод составления бюджета, позволяющий вести учет всех расходов в течение определенного периода времени и избегать отклонения от графика в вашем бюджете.

Чтобы избежать перерасхода или даже недорасхода бюджета, необходимо проводить различие между процессами бронирования и публикации (мы поговорим об этом подробнее в разделе « Категоризация ваших расходов » в этой записи блога):

• Бухгалтерские стойки для учета расходов
• Проводка — это акт «отнесения расходов к определенному счету» или размещения расходов в нужной категории.

В этом блоге мы много говорим об отслеживании времени и о том, как оно помогает вам узнать, как вы тратите свое время, и если вам нужно внести некоторые изменения в свое расписание. Точно так же отслеживание расходов помогает вам иметь четкое представление о том, куда уходят ваши деньги, какие расходы вы можете сократить, и помогает вам составить хороший недельный или месячный бюджет.

Отслеживание расходов как физическое лицо

Вы можете подумать, что мелкие расходы, такие как бутылка воды или чашка кофе на вынос, кажутся несущественными, но когда вы суммируете все эти расходы ежемесячно, сумма, которую вы получаете, больше не кажется несущественной. Попробуйте сами — средняя цена чашки кофе в США (без молока и чаевых) составляет примерно 2,70 доллара. Предположим, вы покупаете чашку кофе 20 дней в месяц — 2,70 доллара, умноженные на 20, — это 54 доллара в месяц за «просто» чашку кофе время от времени. И не думай, что ты пьешь мокко каждое утро!

Отслеживание расходов для бизнеса

Компании иногда не знают об огромных суммах денег, которые они отдают на оплату комиссий и ставок по кредитным картам (не говоря уже о процентных ставках и долгах из-за просроченных платежей). Как и в случае с чашками кофе, они кажутся несущественными, если смотреть на них по отдельности, но когда они накапливаются, они могут вызвать серьезные проблемы у владельцев бизнеса.

Незначительные расходы кажутся безобидными только потому, что мы не рассматриваем их как единое целое, совокупную стоимость. Таким образом, расходы, будь то незначительные или крупные, должны быть отмечены и отслежены, чтобы оставаться на вершине наших финансов и развивать лучшие навыки управления деньгами.

6 причин, почему вы должны отслеживать свои расходы

Тщательное отслеживание расходов может принести широкий спектр преимуществ. Если вы владелец малого бизнеса, отслеживание ваших расходов (канцтовары, коммунальные услуги, заработная плата, подписки, пробег и т. д.) поможет вам вести свой бизнес гладко и эффективно. То же самое касается физических лиц. Когда вы знаете о таких расходах, как еда, счета, платежи по ипотеке, развлечения, налоги и тому подобные расходы, вы развиваете лучшие навыки управления деньгами.

Помимо лучшего управления вашим денежным потоком, снижения налоговых обязательств и обеспечения бесперебойной работы вашего бизнеса, мы перечислили 6 дополнительных причин, по которым важно отслеживать расходы.

1. Позволит вам контролировать свои финансы

Как сказал Фрэнсис Бэкон: «Деньги — хороший слуга, но плохой хозяин».

Хотя девиз «просто плыви по течению » неплохой, его нельзя применять к управлению деньгами (по крайней мере, если вы хотите их сохранить). Вы должны контролировать свои деньги, а не позволять деньгам контролировать вас. Отслеживание ваших расходов поможет вам оставаться на вершине своего бюджета и не перерасходовать или тратить деньги на вещи, которые вам не нужны.

2. Сосредоточьтесь на своих финансовых целях

Контроль над своими финансами делает вас более сосредоточенным и уверенным в достижении ваших финансовых целей. Отслеживание расходов гарантирует, что вы находитесь на правильном пути и вкладываете деньги в свои приоритеты, будь то погашение долгов, накопление денег на дом или инвестирование в новое деловое предприятие. Наличие долгосрочной финансовой цели сделает мониторинг расходов более сносным и даже радостным — в зависимости от вашей цели.

3. Выявляет проблемы с расходами

Первый шаг к решению проблемы — понять, в чем проблема.

Когда вы начинаете отслеживать свои расходы, вы можете увидеть, есть ли у вас какие-то плохие привычки к расходам (без суждений, как у всех нас) или категория бюджета, которую вам нужно пересмотреть.

Это также заставит вас поймать личные расходы, о которых вы забыли, такие как ненужная ежемесячная подписка на журнал, который вы на самом деле не читаете, или потоковый сервис, которым вы почти не пользуетесь. То же самое касается коммерческих расходов. Канцелярские товары необходимы, но они могут стоить целое состояние, особенно если вы не контролируете их пополнение. Назначьте нескольких человек из вашей компании, которые будут отвечать за закупку канцелярских товаров и составление подробных оценок и отчетов по ним.

Когда вы отслеживаете свои расходы, вы видите, куда уходят ваши деньги, и избавляетесь от привычек расточительных расходов.

4. Упрощает бизнес-прогнозирование

Если вы ведете бизнес, вам необходимо убедиться, что расходы на бизнес регулярно отслеживаются и оправдываются. Отслеживание расходов упрощает бизнес-прогнозирование, поскольку вы можете делать более обоснованные предположения на основе всех собранных данных.

Кроме того, это облегчит расчет рентабельности вашего бизнеса. Таким образом, вы можете легко увидеть, зарабатываете ли вы деньги и сколько, привлечь больше инвесторов, сделать своих сотрудников счастливыми и финансировать свои повседневные расходы.

5. Помогает придерживаться бюджета и сократить импульсивные траты.

Отслеживание расходов позволяет узнать, сколько вы уже потратили и сколько еще можете потратить в каждой категории бюджета. Постоянное знание суммы денег, которая у вас есть, может помочь вам сократить ненужные расходы.

Более того, это побудит вас тратить деньги осознанно, а не импульсивно и опрометчиво. Знание того, что вам придется записать, что вы потратили свои с трудом заработанные деньги на что-то тривиальное (эти новые ботинки, которые вы еще никогда не носили), заставит вас дважды подумать, действительно ли вам нужна эта вещь. Итак, в следующий раз, когда вы испытаете быструю дозу дофамина во время похода по магазинам, задайте себе вопрос: «Мне это действительно нужно?»

6. Помогает решать проблемы вовремя

Когда вы отслеживаете свои расходы, вы всегда знаете, сколько денег у вас есть. Это означает, что если определенная сумма денег исчезнет с вашего банковского счета, вы это заметите. Когда дело доходит до того, чтобы узнать, была ли взломана ваша учетная запись, лучше узнать об этом раньше, чем позже. Таким образом, вы сможете принять необходимые меры для скорейшего решения проблемы.

Мошенничество — не единственная проблема, которая может возникнуть — непредвиденные расходы могут возникнуть в любое время. Когда вы контролируете свои финансы, они не являются такой большой проблемой, как могли бы быть, если бы вы свободно управляли ежемесячным управлением деньгами.

Как отслеживать расходы?

Независимо от того, являетесь ли вы владельцем малого бизнеса или частным лицом, чтобы сбалансировать книги и оставаться в рамках бюджета, вам необходимо разработать эффективную систему отслеживания расходов , которая сделает всю работу за вас. Не существует строго «фиксированного» или «определенного» способа, как именно вы должны следить за своими расходами. Тем не менее, мы тщательно отобрали 5 универсальных шагов, которые вы можете предпринять, чтобы эффективно отслеживать свои расходы, независимо от того, являетесь ли вы частным лицом или владельцем малого бизнеса.

Шаг 1: классифицируйте свои расходы

Когда вы начинаете классифицировать свои расходы, вы лучше понимаете свои финансы. Поэтому мы хотим познакомить вас с, казалось бы, старомодным, но достаточно эффективным методом категоризации — бюджетированием конвертов.

Этот метод поможет вам заранее определить, сколько денег вы можете потратить в каждой категории расходов — продукты питания, коммунальные услуги, канцелярские товары, развлечения и т. д. Когда вы тщательно составите бюджетные сметы для каждой категории, поместите их в реальный конверт. Таким образом, вы будете иметь четкое представление о том, сколько денег в вашем распоряжении, и избежать перерасхода. Кроме того, если вы предпочитаете более современный способ классификации своих расходов, выберите технический инструмент, который работает по тому же принципу. Классификация расходов поможет вам более разумно распоряжаться своим бюджетом или даже пополнить свой сберегательный счет (если у вас остались деньги в определенном конверте, вы можете добавить их к своим сбережениям).

Что касается бизнеса, возможно, фактический метод конверта для классификации ваших расходов не самый удобный. И наоборот, найдите программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое автоматически организует ваши расходы по категориям, чтобы лучше понять тенденции с течением времени.

Как бы то ни было, распределение расходов по разным категориям поможет вам получить целостное представление о ваших расходах и избавит вас от вредных привычек.

Шаг 2. Регулярно отслеживайте свои расходы

В идеале вы должны отслеживать свои расходы, как только вы их совершаете. Все расходы должны быть учтены и зарегистрированы без дальнейших задержек. Вам необходимо выработать привычку регулярно записывать эти расходы, поскольку небрежность при этом не принесет пользы ни вам, ни вашему бюджету.

С учетом сказанного вы можете устанавливать ежедневные или еженедельные напоминания, чтобы выработать лучшие привычки ведения бюджета и никогда больше не упускать из виду расходы.

Как владелец бизнеса, отслеживание рабочего времени ваших сотрудников вручную звучит ужасно неэффективно. И наоборот, используйте программное обеспечение для отслеживания времени, которое будет отслеживать время ваших сотрудников (оплачиваемое или неоплачиваемое) и автоматически регистрировать эти часы в онлайн-табеле учета рабочего времени. Установка напоминаний и отслеживание вашего времени или времени ваших сотрудников могут помочь вам организованно контролировать свои расходы. Таким образом, вы никогда не забудете, например, оплатить счета или вовремя заплатить своим сотрудникам.

Шаг 3. Сохраняйте тщательный бумажный след

Под этим мы не подразумеваем, что вы должны накапливать десятки бумаг в своих ящиках. Для начала, управляя личными расходами, соберите все финансовые документы и другие ценные бумаги, разбросанные по дому. Затем организуйте их в папку с файлами по категориям, таким как квитанции, налоговые отчеты, сертификаты, гарантии, политики и т. д. Если вы не предпочитаете традиционную папку с файлами, вы можете выбрать технологию облачных вычислений и хранить свои документы в цифровом виде.

Малые предприятия должны иметь работающую систему ведения учета для организации своих счетов-фактур, банковских выписок, платежных ведомостей и других расходов, связанных с бизнесом, чтобы иметь возможность соответствующим образом соответствовать требованиям IRS.

Независимо от того, какой метод вы выберете, классификация и хранение ваших ценных документов необходимы для соответствующего отслеживания ваших расходов. Вы никогда не знаете, когда вам понадобится чек от телефона, который вы недавно купили (посоветуйтесь со специалистом по покупке бракованного товара и — успешно — его возврату).

Шаг 4: Ведите ежемесячный отчет о расходах

Теперь, когда вы записали свои расходы (вручную или в цифровом виде), разумно ежемесячно анализировать и просматривать их. Таким образом, вы можете увидеть, куда ушли ваши деньги, подумать, нужно ли вам внести какие-либо изменения или изменить свои привычки расходов.

При этом вы можете отслеживать и записывать все (если вы предпочитаете более традиционное ведение отчетов) или выбрать приложение для составления бюджета, которое будет выполнять эту работу автоматически, экспортируя данные в отчеты PDF, CSV или Excel.

Владельцы бизнеса также могут экспортировать отчеты в цифровом виде (делать это вручную в эпоху цифровых технологий было бы утомительно), а также анализировать свой баланс, движение денежных средств, прибыль или потенциальные убытки в конце каждого месяца. Таким образом, они могут получить представление о своем капитале, активах, обязательствах или, возможно, быть готовыми к непредвиденным расходам.

Мы можем сделать вывод, что этот шаг имеет решающее значение для соблюдения семейного бюджета или поддержания успешного бизнеса (или даже достижения определенных финансовых целей). Ежемесячное ведение записей и анализ ваших расходов наверняка принесет вам душевное спокойствие.

Шаг 5: Найдите подходящий инструмент для отслеживания расходов

Не существует идеального способа записи ваших расходов. В то время как некоторым людям удобно использовать простую книгу расходов или чековый журнал, где они записывают покупки вручную, другие предпочитают многофункциональные приложения для составления бюджета для отслеживания денег на ходу. Вы можете использовать бухгалтерское программное обеспечение или программное обеспечение для работы с электронными таблицами как в личных, так и в деловых целях. Найдите свой «стиль» и то, что лучше всего подходит для вас — выбор только за вами.

Однако в этом разделе мы хотим представить вам 8 приложений для отслеживания расходов, которые мы тщательно рассмотрели и опробовали сами. Эти приложения не только экономят время, но и применимы как для домашних хозяйств, так и для бизнеса. Давайте начнем.

Часы

Clockify позволяет вам легко отслеживать и записывать расходы вашей семьи или ваших сотрудников на основе единицы, такие как часы, пробег, дни, расходы, связанные с проектом, фиксированные сборы, такие как заработная плата, оплата сверхурочных, возмещение и т. д. Если ваши расходы имеют единицу, Сумма будет рассчитана автоматически, и вы также можете изменить цену за единицу в настройках.

Кроме того, прикрепите квитанцию ​​​​для целей бухгалтерского учета и выберите один из различных вариантов сохранения (.png, .pdf и т. д.) с размером файла до 5 МБ.

Вот как выглядит создание расходов в Clockify:

Не волнуйтесь, если вы не можете найти нужную категорию расходов в раскрывающемся меню. В Clockify вы можете самостоятельно создавать категории расходов, которые сразу же становятся доступными при записи расходов. Редактируйте или архивируйте категории расходов по своему усмотрению, не влияя на существующие расходы. Clockify предлагает администраторам просматривать, редактировать или добавлять новые расходы для других людей или даже блокировать добавление или редактирование расходов для дат перехода.

Функция отслеживания расходов в Clockify также позволяет создавать:

• Счета

Создавайте собственные счета и выбирайте диапазон дат и способ их отображения (по проектам, пользователям, категориям и т. д.). Отредактируйте их позже, не затрагивая отслеживаемые расходы. Имейте в виду, что в счета-фактуры импортируются только оплачиваемые неотфактурованные расходы.

• отчеты

Позже создайте предопределенные отчеты по диапазону (за этот месяц, этот год и т. д.) или пользовательские отчеты или отфильтруйте их по любым критериям, таким как пользователь, категория, статус. Наконец, экспортируйте их в файлы CSV или Excel.

• Шаблоны

Используйте бесплатные шаблоны отчетов о расходах, чтобы получить возмещение расходов, связанных с бизнесом. Существуют различные доступные шаблоны для таких вещей, как расходы на командировки, проектные расходы, расходы на бизнес-ланчи с клиентами или проживание во время деловых поездок.

Обзор часов:

Легко создает пользовательские категории расходов,

Автоматически рассчитывает удельные расходы,

Создает индивидуальные счета,

Создает предопределенные или настраиваемые отчеты,

Предлагает бесплатные шаблоны отчетов о расходах,

Подходит для отдельных лиц, команд, предприятий.

Затраты

Expensify — это инструмент, используемый для автоматизации управления расходами и отслеживания квитанций.

Expensify делает отчеты о расходах на ходу, что делает его отличным выбором для тех, кто часто бывает в командировках. Еще одна выдающаяся особенность заключается в том, что вы можете сканировать / фотографировать квитанции, и приложение автоматически считывает квитанцию ​​​​и регистрирует данные, одновременно организуя расходы по категориям.

Более того, вы можете связать свой банковский счет с Expensify, чтобы автоматически импортировать расходы, или связать его с вашим GPS, чтобы легко рассчитать расходы на пробег.

Наконец, Expensify автоматически создает и отправляет отчеты о расходах для совместного использования или загрузки.

Обзор затрат:

Сканирует и автоматически регистрирует данные о расходах,

Автоматически экспортирует отчеты,

Синхронизируется с банковским счетом или GPS для отслеживания расходов на пробег,

Безопасен в использовании, так как он защищен мировыми стандартами безопасности,

Подходит для бизнеса.

Intuit-Quickbooks

Intuit Quickbooks — это интеллектуальный инструмент бухгалтерского учета для малого и растущего бизнеса. Когда вы регистрируетесь, вам нужно ответить на несколько вопросов, чтобы сайт мог соответствовать вашему конкретному типу бизнеса. Quickbooks поможет вам оставаться организованным благодаря удобному интерфейсу. Сканируйте квитанции и прикрепляйте их к деловым расходам или отслеживайте свой пробег, что упрощает регистрацию миль.

QuickBooks Self-Employed — это замечательная дополнительная функция, если вы (как следует из названия приложения) работаете не по найму, поскольку вы можете легко разделить деловые и личные расходы, эффективно отслеживая и управляя ими. Он также оценивает ваши налоги и синхронизируется с программным обеспечением TurboTax для подготовки налогов, чтобы упростить процесс налогообложения.

Обзор Intuit Quickbooks:

Захватывает и сканирует квитанции,

Автоматически классифицирует и организует расходы,

Отделяет бизнес от личных расходов,

Напоминает о сроках уплаты налогов,

Подходит для частных лиц и предприятий.  

Интуит-Минт

Продолжая знакомить всех с любимым приложением Intuit — Mint — это инструмент для личных финансов. Это мощное приложение позволяет:

• Подключите все свои счета (текущие или сберегательные счета, кредитные карты, кредиты, инвестиции, ипотечные кредиты и т. д.) и покажите транзакции по всем связанным счетам,
• Получайте уведомления, если стоимость подписки увеличивается или когда ваши счета подлежат оплате,
• Создайте индивидуальный бюджет,
• Отслеживайте расходы по категориям,
• Следите за своим кредитным рейтингом.

Все это упаковано в удобный интерфейс, доступный каждому. Мята отлично подходит для ведения домашнего бюджета и улучшения ваших привычек расходов с помощью настраиваемых целей, таких как накопление денег на дом, подготовка к будущему и т. д.

Обзор Intuit Mint:

Организует ваш бюджет и контролирует ваши денежные потоки оптимизированным способом,

Контролирует сроки оплаты счетов,

Призывает экономить,

Простой в использовании интерфейс,

Формирует ваш бюджет в соответствии с вашими расходами,

Подходит для личного пользования, самозанятых лиц.

ЯНАБ

YNAB расшифровывается как You Need A Budget — и это действительно так. Если вы не знаете, как его создать, это отмеченное наградами приложение может стать вашей чашкой чая. Их стратегия состоит из четырех правил:

1. Каждый доллар должен иметь «работу» / цель еще до того, как он будет потрачен.
2. Разбейте свои крупные и менее частые расходы (например, рождественские подарки) на более мелкие части, которые вы сможете оплачивать ежемесячно.
3. Подумайте заранее — если у вас осталось, например, 50 долларов в категории счетов в конце месяца, оставьте их для предстоящих счетов. Таким образом, вы создаете свой бюджет для оплаты счетов, чтобы не оставить свой счет перерасходом.
4. Будьте целеустремленны в своих расходах и живите по средствам.

YNAB использует систему бюджетирования с нулевой базой, которая предлагает вам распределять весь ваш ежемесячный доход по категориям расходов до тех пор, пока на вашем счете не останется 0 долларов. Возможности приложения включают в себя отслеживание ваших расходов, гибкий экспорт данных, переключение между несколькими бюджетами, а также синхронизацию с несколькими устройствами и большим количеством банков.

Обзор YNAB:

Помогает расставить приоритеты в расходах,

Отлично подходит для управления счетами и достижения финансовых целей,

Использует дальновидный подход в управлении вашими финансами,

Подходит для личного использования.

Уолли

Wally — это приложение для управления вашими личными финансами и, возможно, даже вашими подработками. Вы можете отслеживать свои расходы вручную или фотографируя квитанции и классифицировать их.

Они призваны помочь вам сэкономить, поэтому вы можете:

• Отслеживайте свой доход и смотрите прогнозируемые сбережения на каждый месяц,
• Бюджет в соответствии с вашими потребностями,
• Отслеживайте свой прогресс,
• Будьте подотчетны с обновлениями в реальном времени, среди многих других функций.

Обзор Уолли:

Поощряет привычки к сбережениям, устанавливая цели сбережений (купить новую машину, отремонтировать дом и т. д.),

синхронизация с банком,

Следит за вашим бюджетом,

Предоставляет своим пользователям целостное представление о своих финансах и расходах,

Подходит для личного использования.

Личный капитал

Сам журнал Forbes назвал Personal Capital приложением для ведения бюджета номер один. Помимо отслеживания ваших расходов и денежных потоков, оно отличается от других приложений благодаря выдающимся инструментам сбережений, консультационной системе, инвестиционному анализу и многому другому. Создайте свой пенсионный план, связав свои учетные записи с этим приложением и следуя его тщательному анализу и целевым рекомендациям. Или воспользуйтесь их инструментом проверки инвестиций, который покажет вам, как сбалансировать свои инвестиции, чтобы добиться лучших финансовых результатов. У них даже есть собственные консультанты по капиталу, с которыми вы можете связаться, чтобы обсудить свой портфель.

Обзор личного капитала:

Отлично подходит для управления собственным капиталом,

Предоставляет практические советы по вашим инвестициям,

Удивительные графики анализа,

Помогает разрабатывать инвестиционные стратегии и достигать долгосрочных финансовых целей,

Подходит для инвесторов, планирующих пенсионный фонд.

Карманная защита

PocketGuard — еще одно приложение для ведения бюджета, занявшее завидное место в списке лучших приложений для ведения бюджета по версии Forbes. Любителям электронных таблиц понравится это приложение, поскольку, среди прочего, вы также можете экспортировать свои транзакции в Excel. Вам не нужно беспокоиться о проблемах безопасности, потому что это приложение защищено биометрическими данными и PIN-кодом. PocketGuard предлагает целостное представление финансов и расходов с помощью круговой диаграммы, которая помогает настраивать отчеты о расходах.

PocketGuard «охраняет» ваш карман, как следует из самого названия. Это дает вам четкое представление о том, сколько денег у вас есть после оплаты всех счетов и других расходов. Если, например, вы оплачиваете свои ежемесячные счета, PocketGuard уведомит вас о текущем балансе и поможет вам достичь целей экономии.

У них есть замечательный блог, где вы можете найти практические советы и рекомендации о том, как лучше управлять своими деньгами, избегать долгов, оставаться в рамках бюджета и многое другое.

Обзор PocketGuard:

Удерживает вас от перерасхода средств,

Помогает установить долгосрочные цели экономии,

Подходит для личного использования.

Вывод

Отслеживание расходов — полезная практика, независимо от того, нужно ли вам это делать для вашего бизнеса или вы просто пытаетесь вывести свои личные финансы на новый уровень. Он дает вам контроль над своими финансами, позволяет вам сосредоточиться на своих финансовых целях, выявляет проблемы с расходами, упрощает бизнес-прогнозирование и помогает вам придерживаться своего бюджета и решать возможные проблемы, которые могут возникнуть, как можно быстрее.