何をするにも時間を追跡する理由：WorkflowQueenへのインタビュー
公開: 2022-05-07時間の追跡は、私たちの多くにとって痛い場所になる可能性があります。 それが退屈で退屈なプロセスであると考えることは別として、それは私たちが私たちの時間をどのように過ごすかについてしばしば不快な真実に直面することを私たちに強います。 誰が彼らが一日に数回気を散らされることを認めたいですか？ または、同じタスクを3回実行した後でも、まだ高速ではありませんか？
さて、ワークフローの女王であるAlyssa Langを紹介します。彼は、時間追跡の雄牛を角でつかみ、2年足らずで時間管理の知識を繁栄するビジネスに拡大しました。 彼女は自分の時間管理を改善するためにワークフロープロセスの作成を開始し、現在は簿記係と会計士に時間を節約して業務を拡大する方法を教えています。 彼女は2020年からClockifyを使用しており、ワークフローをほぼ完璧にするためにそれを最大限に活用する方法を知っています。 多くの満足した学生の実績を持つ私たちClockifyは、彼女が素晴らしいアドバイスをしてくれることを知っていました。
そのため、Alyssaは、WorkflowQueenのコンテンツ作成者であるJenniferCurfmanと一緒に、Clockifyと時間管理のすべてについて話し合うために私と一緒に座りました。
ワークフローの女王は誰ですか？
Alyssa Langは、フルタイムの教育者であり、Asana認定プロであり、簿記係と会計士のコースでAsanaとのキックオフで簿記係と会計士を支援しています。 彼女の生徒は、特定のプロセスと技術を実装して日常業務の時間を節約する方法を学び、練習の拡大に集中できるようにしています。 会計と簿記には独自の課題があるため、Alyssaは生徒に時間管理の問題を解決し、優先順位を付けて、賢い方法で練習を拡大するコツを学ぶために最善を尽くしています。
現在、Alyssaは、わずか2年でビジネスとブランドを成功裏に成長させた後、彼女と協力するチームを持っています。 そして、Clockifyはあらゆる段階で彼女と一緒にいたので、アプリが彼女を長い間固執させた理由と、彼女が共有する知恵を追跡する時間があれば、私は興味をそそられました。
なぜWorkflowQueenという名前なのですか？
何よりもまず、「ワークフロークイーン」という名前に非常に興味がありました。 それは誰かがそれほど軽く獲得するタイトルではなく、ましてやそれを取り巻くブランド全体を形成するものではありません。彼女は何か素晴らしいことをしなければなりませんでした。
ジェニファーが説明しているように、Workflow Queenを開始する前に、Alyssaはすでに5年間簿記と税務事務所を持っていました。 当時、彼女はクライアントを維持するための作業負荷を合理化するために、自分でシステムとプロセスを作成していました。 そして、彼女が独自のシステムを作成したとき、Alyssaは、簿記および会計業界の他の人にとってそれらがどれほど役立つかを理解しました。そこで、彼女はAsanaのセットアップについて個別の相談を始めました。
これがビジネスに変わる可能性があることに気づき、アリッサは考えられる名前を熟考した、とジェニファーは笑いながら言います。
「彼女は本当にワークフロー忍者になりたかったのです」と彼女は感じたのです！ 彼女は入って、それをすべて設定し、クライアントの練習の軌道を変えていました。 しかし、その名前はとられました。 」
彼女は続けます：
「それから誰かがFacebookで彼女にランダムにメッセージを送り、簿記会社のために1対1のAsanaをセットアップしたいと思っていました。彼は、「ねえ、あなたはワークフローの女王だと聞きましたか？」と言いました。 そして彼女は知っていました—それだけでした。 」
ワークフロークイーンチームがClockifyを使用する方法
Alyssaは、簿記と会計のビジネスを持続可能に保つ方法を生徒に教えることに重点を置いており、スマートで責任あるスケーリングの基礎を築きます。 そして、彼女が常に主張している1つの教訓は、すべてにタイムトラッカーを使用することです。
アリッサと彼女のチームは、油を塗った機械のように機能します。
彼らは、彼らが大きなワークロードを引き受け、問題なくそれらを処理するのを助けるシステムを備えています。 そして彼らによると、これらのシステムが機能する大きな要因の1つは、時間の追跡です。
時間追跡と時間管理を開始するための何かをお探しですか？ ここにいくつかの提案があります：
workClockifyの時間管理リソースに関する58の時間管理のヒント
ワークフロークイーンがClockifyを選択した理由は何ですか？
ユニークな名前に興味を持った後、AlyssaがチームタイムトラッカーとしてClockifyを選んだ理由を知りたいと思いました。 特に、彼女は2020年からClockifyを使用していることを知った後、彼女は満足していることがなければなりませんでした。
「 Alyssaが元々時間追跡を行っていたとき、彼女は別のツールを使用していましたが、インターフェースは彼女が望んでいたものではなく、彼女が探していたいくつかの機能が欠けていました。 彼女はすぐにClockifyを見つけましたが、それ以来変わっていません」とJennifer氏は言います。
Alyssaは、使いやすさとシンプルさから、Clockifyのユーザーインターフェイスを好みます。 しかし、彼女のお気に入りの部分は、彼女の仕事がソフトウェアを中心にどのように展開されているかを見て、それがAsanaと非常にうまく統合されていることです。
Asanaも使用している場合に、同じ統合を自分で設定する方法についてのビデオチュートリアルを次に示します。
どのような時間追跡機能が重要ですか？
ワークフロークイーンチームは、彼らが好きで最も使用する機能について非常に具体的です。 彼らのタイムトレースのニーズが、たとえばデザイン指向のビジネスを所有しているものとどのように異なるのか、私は本当に興味がありました。
タスクの追跡
「基本的に、私たちが日常の構造でそれをどのように使用するかは…私たちが行うすべてのタスクを計時します」とジェニファーは笑いながら、「文字通り、私の説明は次のようになります：メッセージへの応答」。
このコメントは、実際には彼らのより大きなビジネス戦略において重要な役割を果たしているため、実際には後で登場します。
将来の分析のためにすべてにタグを付ける
チームでのタグの使用も、私が見慣れていたものとは異なりましたが、本当に革新的でした。
「私たちはすべてを分類するためにタグを使用しています。 minimize keep doing 週末に、各タスクに費やした時間を分析し、「これは最小化する方法を理解するために必要なものですか」、「おそらくそれはより効率的である可能性があります」などを決定します。たとえば、タグを使用して、」
プロジェクトやタスクのインジケーターとしてではなく、何をすべきか、何をすべきでないかについてのシグナルとしてのタグの使用は、本当に賢いことがわかりました。 そうすることで、何かをどれだけ効率的に実行できるか、または時間の無駄であるかどうかを即座に思い出させることができます。
統合
「私たちはClockifyをAsanaと統合し、それは…「シェフのキス」です。 とても良い。 Asanaを使用して、1日を通して何をすべきかを教えてくれるので、とても便利です。タイマーをすぐに開始できると、時間の節約になります。 さらに、時間がすぐそこにあるので、時間を追跡することを覚えておくのは簡単です。 」
Jenniferは、Asanaの他に、Workflow Queenのコンテンツクリエーターとして、GoogleDocsやSheetsなどのWebベースのアプリでClockifyのタイマーを使用しているとも述べています。
あなたはあなたがするすべてを追跡するべきですか？
私たちが触れたもう1つのトピックは、すべてのタスクに費やされた時間を追跡することでした。 つまり、すべてのタスクです。 どんなに短くても。
すべてを追跡するのが良いことを従業員に伝える方法は？
私が本当に注目したことの1つは、彼女が行ったすべてのことを記録するというAlyssaの慣習と、それが彼女のチームの考え方にもどのように織り込まれていたかということでした。 そのチームの一員として、ジェニファーはチャットメッセージに応答しているだけでも、すべてのタスクを追跡することにすぐに慣れました。 それは彼らが誰もが試すことを提唱している慣習です。
しかし、それが礼儀正しいアドバイスであったとしても、真実は私たち全員がその考えに先送りされているということです（私自身が最初です）。 それは私たちをロボット、私たちのタイマーの奴隷のように感じさせます。 では、Alyssaはどのようにしてチームと生徒に、すべての小さなタスクを追跡することが実際にあなたにとって良いことであることを示したのでしょうか。 従業員の観点から、ジェニファーが言わなければならなかったことは次のとおりです。
「採用されると、あなたは言われます—「聞いてください、あなたはあなたがするすべてを追跡するつもりです」。 そして、それはマイクロマネジメントの側面からではなく、「この会社の私たちの一番の目標は効率的であることです。 」
Alyssaが新入社員に通知したように、すべてのマネージャーとチームリーダーは、全員が自分の時間を追跡する必要がある明確な理由を設定したほうがよいでしょう。 ジェニファーは続けます：
「時間の追跡は、「おやおや、XまたはYを実行するのにこれほど長い時間がかかったなんて信じられない」ではありません。
それは次のとおりです。「さて、これを分析すると、これをより効率化するのに役立つ方法はありますか？ 」または、その人は仕事に慣れていないので、時間がかかりますか？」
彼女が次に言ったことは、私たち全員が聞くことが重要だと思いました。「それはあなたがあなたの仕事でひどいという意味ではありません。 そのデータを分析して、会社をより良くします。 」
だから、なぜ彼らがそんなに頻繁に追跡しなければならないのかについて透明にしてください。 全体像が必要であり、その分析を何かに投資する必要があります。そうしないと、時間の無駄になります。
すべてを追跡することの利点は何ですか？
練習は彼らにとってとてもうまくいったようだったので、私はアリッサのビジネスの成功への道を開いた詳細な時間追跡についてはどうだったのか疑問に思いました。 これが私が見つけたものです。
1.自分（および他の人）の生産性についての洞察を得る
多くのタスクに多くの時間がかかり、識別できるパターンがある場合は、その特定の人がその特定のタスクに適していない可能性があります。 それが会話の基礎となり、何が問題を引き起こしているのかを正確に特定します。
チームと個人の両方の生産性について、いくつかの優れたアドバイスを提供します。
→チームの時間管理を構築および改善するための12のヒント→個人の生産性ガイド：これらのヒントとガイドで生産性を最大化する
2.気を散らすものを最小限に抑えます
また、ジェニファーにとって、すべてを追跡することが気晴らしと戦う別の方法であるということも興味深いと思いました。 彼女の言葉では、各タスクをログに記録することを決定すると、新しいタスクに移動するかどうかを2番目に推測し始めます。
たとえば、会社のチャットで一部のメッセージに返信する場合、返信するよりも実際にタイムログを作成する方が時間がかかる場合があります。 質問：「このタスクは、時間をかけてログに記録する価値がありますか？ 」は、気を散らすものからあなたを遠ざけるのに役立ちます。
3.柱頭を取り除きます
AlyssaとJenniferとの会話から学んだことのひとつは、詳細な追跡によって、一般化されたエントリよりも大きな利点が1つもたらされるということでした。 彼らが生徒にすべてを追跡する必要があると言うとき、彼らは通常次のように答えます。 答えはイエス…そしてノーです。
「クライアント作業」を使用すると、特定のクライアントに必要な時間に関する情報を取得できます。 ただし、クライアントの作業を詳細なエントリに分割すると、その時間のどの部分が電子メール、会議、実際の詳細な作業、ドキュメントの収集などに費やされるかを確認できます。後者の方が、より多くのスペースを確保できます。改善。
4.どこに委任/アウトソーシングするか（およびスケーリングする方法）を知っている
Alyssaが詳細な時間追跡を提唱する最大の理由は、ワークロードで優位に立つためです。 あなたの時間がどこに行ったかに関する詳細な情報で、あなたはあなたがどのタスクを委任する（またはアウトソーシングする）べきかを正確に知るでしょう。 そして、練習の所有者にとって、それは誰を雇うべきかについての貴重な情報です。 アリッサとジェニファーが挙げた一例は次のとおりです。
「 CEOとしての時給が1時間あたり100ドルだとしましょう。 時間を追跡し、月に10時間メールに応答していることに気付いた場合、その時間のROIは得られません。 あなたは積極的にあなたにお金を稼ぐタスクにその時間を使う間、あなたはあなたの電子メールを処理するために誰かに支払うことができます。」
それはすべてあなたの時間について賢いことに帰着します。 彼らが指摘したように、時間の追跡は常に効率に関するものでなければなりません。
起業家や企業がClockifyをどのように使用すべきか
Alyssaは主に会計士や簿記係と協力していますが、彼らのアドバイスの核心はより多くの聴衆にも当てはまることがわかりました。 ここにいくつかのヒントがありますが、すべてあなたの効率を改善することを目的としています。 目標は、練習の拡大に集中する時間を増やすことです。
30日間の追跡時間
詳細な追跡ワークフロークイーンスタイルを開始する方法について尋ねられたとき、これはAlyssaとJenniferが言わなければならなかったことです：
「お勧めします—少なくとも30日間はしっかりと行ってください。 それは完全な会計サイクルであり、「わかりました。1か月で私の時間はどこに行くのか」の始まりと終わりを実際に見ることができるからです。 そして、それは良い分析を得るための最小時間です。」
したがって、彼らのアドバイスに従って、Clockifyのタイマープラグインを使用して、1か月間の毎日のタスクを追跡することができます。 最初は面倒かもしれませんが、Alyssaは何年にもわたってそれを行っており、生産性を飛躍的に向上させました。 さらに、彼女の生徒は、データにショックを受けた30日間から出てくることがよくあります。
「彼らは、より多くの管理上のデータ入力タイプの作業にどれだけの時間を費やしているかに本当に驚いています。 私たちはそれを「雑草に閉じ込められている」と呼びます。そこでは、あなたは泥沼に陥り、生き残るためにあらゆることをします。 all そして、それはあなたが常にすべてデータを分析する
30日間の時間を追跡するため、データを毎週分析するか、1か月が経過するのを待つかを決定できます。 毎週の分析により、「試用期間」が進むにつれてワークフローを変更できます。 ただし、最後に分析することをお勧めします。 ワークフローのよりリアルな画像が得られます。
データが収集されたら、次のように、データを要約して読みやすいレポートにすることができます。
Clockifyの詳細なPDFレポート メールや会議に何時間費やしたか、気晴らしと深い仕事に何時間費やしたかなどを確認できます。これは、自分の意欲以外のどこからも得られない、毎月のワークフローに対する独自の洞察になります。一貫性を保ち、時間を追跡します。
結果に応じてスケーリング
得られる結果（およびスケーリングの方法）に応じて、次の動きがどうあるべきかがわかります。
請求できないタスクに多くの時間を費やし、新しいクライアントを獲得するために費やす可能性のある貴重な時間を奪う場合は、アシスタントを雇う時が来ました。
または、クライアントが必要なすべてのドキュメントを送信するのに時間がかかりすぎることに気付いた場合は、クライアントに期限を早めに設定したり、より適切に伝達する方法を見つけたりすることができます。
ほとんどの場合、タスクの数が多すぎるか、範囲を過小評価しているため、実際にいくつかのタスクに費やした時間を認識していません。
時間追跡は、長期的にプラグを抜くのに役立ちます
最後になりましたが、私は非常に重要なことに触れたいと思いました。 アリッサにとって、仕事と生活のバランスをとることは非常に重要です。 彼女は旅行、犬との時間を過ごし、オフロードで運転し、そしてただ屋外ですべてを楽しむのが大好きです。
信じられないかもしれませんが、彼女が休暇で出かけるとき、彼女のチームは彼女がそこにいるかのように効率的に働きます。 ジェニファーによると、それはすべて時間追跡によって収集されたデータのおかげです。
「アリッサの目標は、最終的には会社から完全に身を引くことです。 彼女は、やりたいことが何でも、フルタイムで旅行することができ、私たちが彼女なしで安全であることを知っています」と彼女は笑いました。
「そして、時間追跡でキャプチャできたデータの量と、導入しているシステムのおかげで、これは100％達成可能だと思います。」
彼らが時間を記録し、彼らの大まかな点と強みを特定したとき、ワークフロークイーンチームは、ワークフローの柱として機能するシステムを導入することに成功しました。 すべてのタスクを追跡することについての汚名がないため、彼らのコミュニケーションは大幅に改善されました。 彼らはそれぞれがどのように機能するかを知っており、解決策をより早く見つけることができます。 そのおかげで、アリッサは3週間もの休暇を取ることができ、チームは完全にスムーズに運営されていました。
したがって、時間追跡は、早期退職への投資、または少なくとも退屈な仕事からの分離として考えてみてください。 このように、あなたはより大きくてより良いものにあなたのエネルギーを集中させることができます。
時間の追跡には他にもたくさんの利点がありますが、ここにリストされているものは、習慣として時間の追跡を根付かせるのに最適です。
物語の教訓：あなたの時間を追跡してください！
アリッサとジェニファーの両方の感情を反映するために—時々思われるかもしれませんが、彼らはすべてを追跡する時間のプロセスに固執しています。あなたはより規律のある効率的な人になります。 しかし、それに加えて、次のことへの扉を開きます。
- より良いワークライフバランスを作成し、
- ビジネスをよりスマートかつ迅速にスケーリングし、
- 彼らがあなたの生産性に大混乱をもたらす機会を得る前に時間の浪費を排除します。
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