Как создать политику PTO (+ шаблон политики PTO)

Если вы владелец бизнеса, вы можете привлечь ценных и талантливых кандидатов, предложив им конкурентоспособную заработную плату. Но, помимо финансовой мотивации, многие люди в равной степени оценят привлекательный полис PTO. Когда вы думаете об этом, иметь достаточно свободного времени, чтобы наслаждаться жизнью вне работы, — это то, чего мы все желаем. Итак, как работодатель, у вас есть замечательная возможность предоставить своим сотрудникам формат PTO, который будет им подходить.

В этой статье мы дадим вам несколько практических советов по созданию политики PTO. Прежде чем мы это сделаем, мы сначала познакомим вас с основами PTO и политики PTO, такими как различные типы политик и то, как законы регулируют этот вопрос.

Что такое PTO и политики PTO?

Оплачиваемый отпуск (PTO) — это время, которое сотрудники не работают, но они все равно получают оплату за эти часы. PTO — это общий термин, который включает в себя:

• отпуск,
• личные дни,
• больничный,
• утрата,
• обязанности присяжных,
• отпуска по беременности и родам, а также
• работа волонтером.

Таким образом, работники могут брать отгулы не только в связи с отпуском, но и по другим причинам, например, в декретный отпуск или исполнение обязанностей присяжного заседателя.

Что регулирует политика PTO?

Теперь политика PTO регулирует:

• Общее количество дней ВОМ , которые работники получают каждый год.
• Получают ли сотрудники отгулы единовременно или могут накапливать выходные . Начисление позволяет работникам получать отгулы с течением времени. Начисления будут зависеть от стажа сотрудников. Работники могут использовать накопленный отпуск до его истечения, что может быть либо в конце календарного года, либо в годовщину работы.
• Если сотрудники должны следовать политике переноса неиспользованного остатка или политике « используй или потеряй ». При переносе неиспользованного баланса работодатели позволяют своим работникам добавлять неиспользованные дни к балансу следующего года. Например, если у сотрудника есть 15 дней отгула в году, а он использует только 10 дней, он сможет перенести эти 5 дней отгула на следующий год. С другой стороны, политика «используй или потеряй» означает, что работники должны использовать все дни отгулов, которые они получают в течение года. Если нет, то они теряют эти выходные.

Кроме того, в политике PTO должно быть указано , кто отвечает за утверждение отгулов, например, отдел кадров, руководители или кто-либо еще. И сотрудники должны знать, когда запрашивать отпуск, поскольку должно быть необходимое количество времени до выхода в отпуск. Например, работники должны подавать заявки за две недели до отпуска.

Стоит отметить, что политика PTO не одинакова для наемных и почасовых работников. Например, почасовые сотрудники не получают неограниченный PTO, потому что они имеют право на оплату сверхурочных. Напротив, наемные работники не могут получать сверхурочные.

Три типа политик PTO

Если вы работодатель, убедитесь, что существует несколько типов политики PTO:

1. традиционный ВОМ,
2. гибкий ВОМ и
3. неограниченный ВОМ.

Традиционный ВОМ

Когда компании выбирают традиционную политику PTO, они выделяют несколько конкретных категорий выходных, таких как отпуск, отпуск по болезни и личные дни. Таким образом, сотрудники должны выбрать определенную категорию при запросе своего отпуска.

Для рабочих основное преимущество традиционных правил отгулов заключается в том, что количество дней отгулов увеличивается по мере того, как сотрудники работают в компании дольше. Таким образом, снизится текучесть кадров, что выгодно работодателям.

Однако основным недостатком является то, что работники могут чувствовать, что у них ограниченные возможности взять выходные. Таким образом, чтобы не допустить увеличения баланса, работники могут неправильно сообщать о своих выходных.

• В каком случае работодатели должны использовать традиционную политику PTO?

В ситуациях, когда работодатели хотят точно знать, как их сотрудники используют свободное время (по каким поводам).

Гибкий ВОМ

Гибкий PTO (банк PTO) — это единый пул дней PTO. У сотрудников фиксированная сумма отгулов, и они могут использовать эти дни по своему усмотрению. Таким образом, нет отдельных категорий, таких как отпуск, обязанности присяжного или отпуск по болезни.

Гибкий PTO дает сотрудникам свободу организовывать свои выходные так, как они хотят. Например, работающие родители могут использовать свое свободное время, чтобы поддержать своих детей на некоторых спортивных мероприятиях.

Но ключевым недостатком здесь является то, что работодателям может быть сложно установить годовой лимит дней отгулов для сотрудников.

• В каком случае работодатели должны использовать гибкую политику PTO?

В ситуациях, когда работодатели ищут способ легко расправиться с администрацией.

Неограниченный ВОМ

Благодаря политике неограниченного отгула сотрудники могут брать столько отпусков, сколько захотят, если их руководители одобряют эти выходные. В целом компании все еще редко используют этот тип правила PTO. Вот почему предприятия, выбирающие этот формат ВОМ, привлекают много талантливых сотрудников.

Но основная проблема с политикой неограниченного ВОМ заключается в том, что некоторые опросы показывают, что неограниченный ВОМ обычно используется недостаточно. Это потому, что работникам трудно выбрать подходящее количество выходных.

• В каком случае работодатели должны использовать неограниченный полис PTO?

Неограниченная политика хорошо работает, когда работодатели хотят следить за финансами компании. В фирмах, где сотрудники имеют неограниченный PTO, рабочие не могут накапливать выходные дни. Таким образом, когда работник увольняется из компании, работодатель не обязан оплачивать отпуск.

Сколько PTO дают большинство компаний?

Теперь, независимо от типа политики PTO, выбранной компаниями, среднее количество дней, которые сотрудники получают в год, может составлять от 13 до 26, согласно опросу SHRM. Говоря о традиционных полисах, которые разделяют категории PTO, средние цифры таковы:

• От 8 до 22 дней для отпуска,
• с 7 до 19 дней по болезни и,
• 4 рабочих дня для штатных сотрудников.

Важно отметить, что эти дни зависят от стажа сотрудников.

Как ПТО регулируется законом?

Обязан ли работодатель предоставлять своим работникам оплачиваемый отпуск? Что ж, ответ может быть разным, потому что федеральный уровень и уровень штатов по-разному регулируют этот вопрос.

Согласно FLSA, работодатели не обязаны платить своим работникам за неотработанное время (отпуска, нерабочие дни, праздничные дни). Такие льготы зависят от соглашения между работодателем и работником.

На уровне штата правила PTO отличаются от штата к штату. Законы штатов регулируют некоторые вопросы, например, что происходит с неиспользованным отпуском и обязаны ли работодатели выплачивать работникам зарплату. Кроме того, политика «используй или потеряй» является незаконной в некоторых штатах. Наоборот, в некоторых штатах, таких как Вашингтон, работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемый отпуск по болезни. Вот список штатов и более подробная информация об их правилах отпуска по болезни.

Таким образом, работодатели должны уделять пристальное внимание федеральным законам и законам штата при разработке политики PTO.

Как оформить оплачиваемый отпуск?

Теперь, когда вы знаете наиболее важные части политик PTO, вот несколько советов по созданию политики PTO, которая работает для вашей компании.

Определите подходящее количество дней PTO

Если вы выбираете традиционную или гибкую политику отгулов для своего бизнеса, подумайте о подходящем количестве дней отгулов, которые вы предоставите своим сотрудникам. Как вы принимаете это решение? Вы можете провести небольшое исследование, чтобы узнать, как другие компании в вашей отрасли и географическом регионе справляются с этой проблемой.

Например, некоторые исследования показывают, что сотрудники, работающие в некоммерческом/фондовом секторе, имеют в среднем 17,5 оплачиваемых дней отпуска в год. Работники правительства и военной промышленности имеют в среднем 17,3 выходных в год.

Говоря о различных штатах, средний PTO для владельцев малого бизнеса в северо-восточных штатах (Нью-Йорк, Нью-Гэмпшир, Мэн) составляет 11,4 дня в году. Калифорния и другие штаты на западе разрешают 9,4 дня PTO, в то время как в штатах на юге и среднем западе в среднем 8,5 дней в году.

Также стоит отметить, что при наличии надлежащих правил PTO вы можете быть уверены, что ваши лучшие сотрудники не уйдут из компании. Вот как: вознаграждайте работников тем больше выходных, чем дольше они работают в вашей фирме. Таким образом, сотрудники будут чувствовать себя более ценными за их усилия.

Определитесь с вариантом опрокидывания

При создании политики PTO очень важно выбрать, разрешаете ли вы своим работникам возможность пролонгации или политику «используй или потеряешь».

Во-первых, не забудьте проверить правила вашего штата в отношении варианта продления, поскольку в некоторых штатах требуется план продления для PTO. Если это так в вашем регионе, обязательно запишите более подробную информацию по этому вопросу. Далее, есть ли у сотрудников возможность переноса неиспользованных дней отгула на следующий трудовой-юбилейный или календарный год? Выберите один вариант и добавьте его в свою политику PTO.

Опять же, если вы выберете политику «используй или потеряешь», включите эту информацию в свою политику PTO. Кроме того, вы можете время от времени напоминать своим сотрудникам, чтобы они брали выходные, и не терять их драгоценное свободное время.

Установите процесс утверждения PTO

После того, как вы определили количество дней, которые работники могут использовать, и другие бесценные параметры, обязательно установите некоторые основные правила для запроса отгулов.

Во-первых, сотрудники должны знать крайний срок подачи заявления на отгул. Например, если работники хотят взять отпуск более чем на 5 дней, им нужно попросить отгул за две недели. При сокращении выходных дней сотрудникам разрешается запросить отгул за два дня до его использования.

Теперь эти правила применимы к любому типу отгулов, но давайте сосредоточимся, в частности, на больничных. Работа в таких компаниях, как отели и рестораны, обычно означает работу посменно. Такая рабочая среда требует динамичной работы, поэтому наличие меньшего количества сотрудников в смене может быть довольно проблематичным. Чтобы предотвратить такие ситуации, работодатели должны установить реалистичный срок для вызова больничного. Таким образом, будет проще найти работников, которые возьмут чью-то смену.

Кроме того, в политике PTO должно быть указано, кто отвечает за утверждение выходных дней. В зависимости от количества сотрудников в вашей компании, это может быть либо отдел кадров, либо менеджер, либо работодатель.

Позвольте вашим сотрудникам проверить свой баланс ВОМ и начисление

Как их работодатель или менеджер, логично, что вы будете отслеживать свободное время своей команды. Но, чтобы повысить доверие между вами и вашей командой, не забудьте позволить своим сотрудникам проверить свой баланс ВОМ.

Если вы используете программное обеспечение для запроса и утверждения отгулов, предоставьте своим работникам доступ для просмотра их выходных. Например, для этой цели вы можете попробовать Clockify, трекер выходных и отпусков. Здесь сотрудник может увидеть историю своего баланса, в которой показаны заявки на отгулы и изменения в начислении, как на скриншоте ниже.

В этом примере мы можем увидеть баланс отпусков. Таким образом, всякий раз, когда пользователь отправляет запрос на отгул, это действие будет добавлено в список. Кроме того, когда менеджеры или администраторы одобряют или отклоняют запросы, история Баланса также будет включать эти действия.

Убедитесь, что ваша политика соответствует всем законам и правилам

Мы уже говорили о том, что в разных штатах действуют разные правила, когда речь идет о политике PTO. Поэтому, прежде чем поделиться своей политикой PTO с сотрудниками, найдите время, чтобы изучить федеральные, государственные и местные законы и правила. Это лучший способ убедиться, что ваша политика соответствует всем законам.

Кроме того, если ваша компания нанимает работников более чем в одной юрисдикции, проверьте, нет ли различий между разными сферами полномочий.

Включите свою политику PTO в руководство для сотрудников

Всегда нужно делиться ценной информацией. Так что не оставляйте своих сотрудников в неведении, когда дело доходит до правил PTO. Вместо этого добавьте свою политику PTO в руководство для сотрудников. Всякий раз, когда новые работники начинают работать в вашей компании, они получают всю необходимую информацию об оплачиваемом отпуске.

Кроме того, сообщите своим сотрудникам, что они могут прийти к вам, если у них есть какие-либо вопросы об их ВОМ.

Шаблон политики PTO

Чтобы помочь вам создать политику PTO, подходящую для вашего бизнеса, мы создали шаблон политики PTO. На скриншоте ниже вы можете видеть одну часть этого шаблона, которую вы можете скачать по ссылке ниже.

Скачать шаблон полиса PTO

Вот ключевые категории, которые включает этот шаблон:

1. Введение: вкратце, здесь вы объясняете, что такое PTO и когда сотрудники могут начать использовать свои выходные. Кроме того, вы можете добавить тип вашей политики (традиционная, гибкая или неограниченная).
2. Политика начисления и переноса : объясните, кто имеет право на получение отгулов и когда сотрудники могут начать использовать накопленное время. Вы также должны включить график начисления. Кроме того, уточните, разрешено ли работникам переносить неиспользованные дни отгулов. Если да, то должны ли сотрудники переносить неиспользованные дни на следующий календарный или годовой рабочий год. Уточните, есть ли какие-либо различия между работниками, работающими неполный и полный рабочий день.
3. Отпуск по болезни: поскольку отпуск по болезни является обязательным в некоторых штатах, здесь вы можете ввести эти данные, в зависимости от местоположения вашей компании.
4. Запросы и утверждения отгулов: просто уточните, как сотрудники могут запрашивать отгулы и кто утверждает дни отгулов.
5. Увольнение: когда сотрудник покидает компанию, что происходит с его накопленными неиспользованными днями отгула? Обязательно объясните в этом разделе.

Вывод

При создании политики PTO вам нужно будет принять несколько решений:

• Во-первых, вам нужно выяснить, хотите ли вы предоставить своим сотрудникам традиционный, гибкий или неограниченный формат PTO.
• Затем вам нужно будет подумать о том, хотите ли вы, чтобы ваши работники накапливали свое свободное время или они получат одну сумму в начале года.
• Вам также нужно будет выбрать, будете ли вы предоставлять сотрудникам возможность переносить неиспользованные выходные дни или они должны будут использовать все выходные дни к концу года.

Кроме того, крайне важно, чтобы вы соблюдали законы и правила, поскольку политика PTO должна соответствовать законам всех уровней.

После того, как вы создадите свою собственную политику PTO, убедитесь, что вы включили ее в руководство для сотрудников. Наконец, попросите своих работников связаться с вами, если у них возникнут какие-либо вопросы или опасения по поводу их ВОМ.