Преимущества цифровых табелей перед бумажными

С таким количеством вакансий, которые переходят в онлайн по всему миру, растет и практика отслеживания времени и работы. Мы стремимся к практичности и эффективности, особенно в отношении процессов, которые непродолжительны, но со временем накапливаются (например, очистка электронной почты). В настоящее время большинство компаний не могут представить себе работу с бумажными табелями учета рабочего времени, так как цифровые обеспечивают такой комфорт и простоту использования.

Если вы относитесь к тем, кто до сих пор не убежден в их эффективности, мы составили список преимуществ цифровых табелей учета рабочего времени и того, как они могут перевернуть вашу рабочую жизнь с ног на голову — конечно, к лучшему.

Самые большие проблемы с бумажными табелями учета рабочего времени и перфокартами

Чтобы показать, как бумажные табели учета рабочего времени могут стоить вам денег, времени и энергии, мы воспользуемся примером. Взгляните на расписание ниже.

Пример табеля учета рабочего времени с сайта amherst.edu

Хотя мы не пытаемся сказать, что бумажные табели — это плохо (для некоторых людей и компаний они работают намного лучше), мы очень активно выступаем за оцифровку. И хотя приведенный выше табель правильно заполнен, есть несколько слабых мест для ошибок.

Конечно, их цифровые эквиваленты создают свои собственные проблемы, но их гораздо легче вовремя обнаружить, а ошибки в табелях легче свести к минимуму.

Они охватывают слишком широкий период

Хотя двухнедельные расписания не редкость, когда они в письменной форме, как эта, вы не можете увидеть много подробностей о рабочем дне человека. То, что вы получаете, это цифры и некоторая голая информация.

Это нормально, если вы работаете на работе, где больше внимания уделяется вашему присутствию, или когда другие не полагаются на вашу работу, или вы просто предоставляете табели учета рабочего времени для расчета заработной платы.

Больше места для человеческих ошибок и эксплуатации

Когда табели заполняются вручную и основаны исключительно на учете времени простоя, есть несколько возможностей для решения проблем:

• Почерк человека неразборчив;
• То, как они округляют время, неверно, ставя под угрозу записи времени;
• Они неправильно заполняют поля;
• Расчет платежной ведомости требует большего внимания, так как легче совершить ошибку;
• Человек может забыть или намеренно не записывать задачу или перерыв.

С бумажными табелями всегда найдется способ обмануть систему. На одном из моих старых рабочих мест мы не заполняли табели учета рабочего времени как таковые, но у нас были считыватели корпоративных удостоверений личности у главного и черного хода (где у нас были перерывы). Эти считыватели карт отпирали дверь, поэтому система знала, когда вы вошли в здание и вышли из него (начали и закончили рабочий день, а также когда вы сделали перерыв).

Излишне говорить, что вскоре можно было увидеть группы из пяти человек, идущих на перекур, причем один из них говорил: «Этот перерыв за мной!» при отпирании двери, в то время как остальные даже не сканировали свои удостоверения личности (таким образом, их взломы остались незарегистрированными). Во многих случаях работодатели пытаются найти лучший способ отслеживать часы работы своих сотрудников.

Мораль этой истории такова: некоторые люди найдут способы обойти правила, и устаревшие системы хронометража облегчат им задачу, а вы понесете убытки.

Дополнительная работа для других отделов

Для менеджеров и руководителей групп бумажные табели учета рабочего времени могут стать кошмарным архивом, который нужно просматривать в те моменты, когда им нужно оценивать проекты или проверять, как в целом поживают их команды. И такая голая информация, как время входа и выхода из здания, мало чем поможет. Для них гораздо полезнее более подробные записи о времени и коллективные табели учета рабочего времени.

Для бухгалтеров табели учета рабочего времени, подобные приведенному в нашем примере, экономят много времени, поскольку человек уже рассчитал свою заработную плату. Однако можно с уверенностью предположить, что бухгалтер снова проведет математику, чтобы убедиться, что все в порядке. Не говоря уже о вводе одних и тех же данных в свои собственные программы или книги. Это только удваивает работу, и напрасно.

Для фрилансеров такой табель работает во вред. Клиенты часто запрашивают какую-то разбивку своих процессов и сроков. В то время как фрилансер имеет право давать столько информации, сколько он хочет, большая часть доверия зависит от прозрачности. Возможность показать вашему клиенту, сколько времени вы тратите в день на каждую часть его проекта, бесценна. Это способствует лучшему пониманию и помогает вам обосновать свои ставки.

Вы замечаете проблемы слишком поздно

Представьте, что к вам подходит сотрудник и излагает проблему, с которой он сталкивается со своим товарищем по команде уже несколько недель. Поначалу они не хотели ничего говорить, желая решить проблему самостоятельно или не поднимать шума. Товарищ по команде постоянно опаздывал со своей частью проекта, придумывал отговорки и показывал некачественные результаты. Здесь есть несколько больших красных флажков:

1. Проблема существовала в течение нескольких недель, и вы не знали об этом;
2. Вам нужно просмотреть тонны табелей рабочего времени, чтобы собрать доказательства, чтобы противостоять сотруднику;
3. Вам придется делать новые оценки проекта вручную, пока крайний срок приближается быстро.

Для фрилансеров проблема похожая: клиент хочет отодвинуть дедлайн или обвиняет вас в том, что вы слишком долго делаете. Таким образом, чтобы обезопасить себя, вам придется потратить много времени на просмотр всех документов (или книг), вручную отыскивая нужную информацию. Все время надеясь, что ты все считаешь.

С учетом всего сказанного, просто внедрив цифровой табель учета рабочего времени и счетчик времени, вы можете предотвратить все эти проблемы и получить десятикратную прибыль.

Причины использовать цифровые табели учета рабочего времени

В этом разделе мы сосредоточимся на многочисленных преимуществах цифровых табелей учета рабочего времени для вас (или вашего бизнеса). И к концу списка вы увидите, насколько незаменимой может стать отдельная часть программного обеспечения.

Они позволяют редактировать табели учета рабочего времени и записи времени

В цифровом расписании есть возможность редактировать описание каждой записи времени. Это идеально подходит для добавления сведений о задаче, связанной с этой записью. Информация, например, об используемых инструментах или о том, кто поставил задачу и т. д.

Хотя вы можете утверждать, что то же самое доступно в бумажном табеле учета рабочего времени, всегда есть проблемы с неразборчивостью, и люди вставляют или заполняют данные для своих коллег (риск кражи времени). Но с цифровым счетчиком времени и табелем вы получаете три решения этих проблем:

1. Удалить и исправить запись времени в цифровом виде проще, чем на бумаге;
2. У каждого сотрудника есть свои учетные данные для входа в систему, поэтому они не могут записывать время друг для друга, и
3. Работодатели могут заблокировать возможность редактирования в самом программном обеспечении. Это означает, что сотрудникам потребуется одобрение перед редактированием записи времени, что отлично подходит для предотвращения кражи времени.

Редактирование ввода времени в Clockify

Существует также множество шаблонов расписаний для тех, кто не хочет устанавливать отдельное программное обеспечение, но хочет иметь четкий, оцифрованный отчет о времени каждого.

Лучший обзор всех и всего

Это век прозрачности и подотчетности. А с бумажными табелями у вас нет такой роскоши.

Цифровые расписания позволяют вам видеть, что все делают в режиме реального времени. Гораздо проще найти конкретного сотрудника, чтобы увидеть его доступность, отслеживать ход выполнения проекта и то, насколько точно рабочее время соответствует вашим оценкам.

В приведенном выше примере вы можете увидеть, какой сотрудник работает над каким проектом, и даже можете искать в расписаниях конкретного сотрудника.

Вы легко будете в курсе оценок проекта

Каждый проект потребует от вас оценки времени, которая влияет на все его аспекты: как вы распределяете бюджет по мере продвижения проекта, какие товарищи по команде доступны для чего, какие задачи влияют на сроки, как меняются приоритеты и многое другое.

С бумажными табелями может быть сложно следить за тем, насколько хорошо проект следует вашим оценкам. Есть задержка в обработке информации, да и просто дольше и утомительнее все проходить.

С другой стороны, цифровой хронометраж делает все мгновенным. Программное обеспечение предназначено для максимально быстрой доставки вам любой необходимой информации. После того, как вы введете необходимую информацию — в данном случае, например, оценки времени и бюджета, — программа сможет отслеживать все записи о времени, которые делают сотрудники, и сравнивать их с вашими оценками.

Отслеживание оценок проекта в Clockify .

Вы получаете возможность следить за ходом проекта по мере его продвижения и видеть, идете ли вы вперед или отстаете. И он доставляет эту информацию, когда вы хотите, в течение нескольких минут. Все дело в том, чтобы позволить программному обеспечению делать всю тяжелую работу.

Проблемы легче обнаружить

После упоминания оценок вполне логично перейти к теме задержек проекта и того, как цифровые расписания могут помочь вам их предотвратить.

Некоторые из основных причин поздних сроков включают в себя:

• Отсутствие мотивации или продуктивности;
• Проблемы с постановкой задач;
• Перегруженные сотрудники;
• Необоснованные запросы клиентов и т. д.

Вы поверите, что почти все эти проблемы можно предотвратить с помощью расписаний?

Это просто.

Вместо того, чтобы использовать только табель учета рабочего времени, показывающий, когда кто-то входил и выходил из офиса в конце дня, отслеживание в режиме реального времени помогает вам выявлять возрастающую проблему на несколько дней или даже недель вперед. В тот момент, когда чья-то задача занимает больше времени или задерживается дольше, чем необходимо, вы можете действовать на месте и добраться до основной причины.

Не говоря уже о том, что наличие отчета об оценке проекта всего одним щелчком мыши может помочь вам увидеть, будет ли сложно соблюсти конкретный срок даже за несколько недель до него. Таким образом, вы можете связаться со своими клиентами и сообщить им об этом, вместо того, чтобы сталкиваться с неприятными запоздалыми электронными письмами и звонками.

Более точный хронометраж

С цифровым счетчиком времени ваши расписания станут настолько подробными, насколько вы хотите.

Современные трекеры времени дают вам возможность

• Маркировка записей о времени, чтобы вы знали, какую работу вы выполняли

(бухгалтерия, встречи, разработка, тестирование, мозговой штурм проекта и т.д.)

• Интеграция с другими приложениями, которые вы используете

(веб-браузер, бухгалтерское ПО, инструмент управления проектами и т. д.)

В обеих учетных записях каждая запись, которую вы делаете, имеет возможность указать вид работы, которую вы проделали. И обычно все, что вам нужно сделать, это ввести информацию один раз, и она будет передана во все ваши будущие записи.

Одним из удивительных преимуществ, когда речь идет о точности, является возможность непосредственного создания записи времени из вашего онлайн-календаря. Вот так:

Как вы можете видеть выше, цифровой трекер времени может работать рука об руку с вашим календарем. Когда вы соединяете их, нет необходимости вручную вводить данные в запись времени для этой конкретной задачи в вашем списке. «Встреча с клиентом X» на изображении выше показывает, что одним нажатием кнопки «воспроизведение» вы запускаете таймер для этой задачи. И когда вы закончите, запись времени попадет прямо в табель учета рабочего времени.

Так просто, как, что!

Меньше места для человеческой ошибки и меньше хлопот для всех участников

Рассмотрим еще один пример бумажного табеля:

Пример бумажного расписания с сайта Psychology.illinois.edu

Мы упомянули, что они служат определенной цели: просто отмечают отработанные часы для облегчения расчета заработной платы.

И в то же время это означает, что некоторые (если не большинство) люди просматривают поля, спрашивая, какой тип задачи выполнялся в этот временной интервал. Кроме того, супервайзеры могли просто быстро подписать эти табели учета рабочего времени и оставить их на потом. Это также требует разборчивого почерка и предотвращения каких-либо повреждений (например, пятен и разрывов на бумаге).

С цифровым расписанием его заполнение очень мало зависит от сотрудников и руководителей. В то время как записи о времени все еще должны быть заполнены, программное обеспечение делает все остальное: рассчитывает платежную ведомость, извлекает информацию, формулирует отчеты, выполняет поиск конкретных записей и даже представляет обзор всех задач и времени, проведенного на работе.

Отчеты в один клик

И последнее, но не менее важное: отчет о ходе проекта. Со всем упомянутым ранее, программное обеспечение получает достаточно информации для создания сложного, богатого данными представления всего, что вам может понадобиться:

• Кто над какой задачей работал и общее делегирование задач;
• Общее количество отработанных часов;
• Ход проекта, оставшееся время, бюджет и расходы;
• Сэкономленное и потраченное время;
• Оплачиваемые и неоплачиваемые часы и многое другое.

И для взаимоотношений с клиентами такие документы жизненно важны. Программное обеспечение для хронометража позволяет мгновенно получать всю эту информацию из ваших цифровых табелей учета рабочего времени. Это удобно, когда клиент звонит вам и хочет встретиться по поводу проекта первым делом с утра.

Вывод

Преимуществ использования цифрового расписания слишком много, чтобы сосчитать. Мы рассмотрели только некоторые из них, которые, кажется, сохраняются в бумажных табелях, в надежде проиллюстрировать, как они могут облегчить вашу трудовую жизнь. В них меньше места для человеческих ошибок, они ускоряют каждый процесс, упрощают расчет заработной платы и отслеживание проектов… И кажется, что цифровые трекеры со временем становятся все лучше и лучше. Так почему бы не модернизировать и сэкономить много денег, времени и ресурсов?