Учет времени для виртуальных помощников: интервью с Upsource

Вы владелец бизнеса, изо всех сил пытаясь справиться с различными задачами в течение дня?

Или вы запустили свой стартап и вам нужна помощь в администрировании?

Если вам кажется, что в сутках недостаточно часов, возможно, вам стоит подумать о передаче некоторых ваших ежедневных задач на аутсорсинг виртуальным помощникам (VA).

В конце концов, их работа заключается в том, чтобы « возвращать занятым увлеченным людям их время», как простыми словами охарактеризовала эту профессию Кэролайн Маршалл, виртуальный помощник и наш собеседник. Кэролайн является основателем Upsource — компании, занимающейся предоставлением клиентам услуг виртуального помощника.

Мы поговорили с Кэролайн об индустрии виртуальных машин, наиболее важных навыках, необходимых для этой работы, а также о клиентах Upsource.

Поскольку команда Upsource использует Clockify для отслеживания работы, мы хотели узнать, как управление временем помогает им в работе и какие функции Clockify они считают полезными.

Кроме того, мы объясним, как запись времени может помочь виртуальным помощникам узнать больше о неоплачиваемых часах, а также улучшить баланс между работой и личной жизнью.

Что такое индустрия виртуальных помощников и какие навыки необходимы для виртуальных помощников?

Как мы уже упоминали, Кэролайн работает виртуальным помощником.

Виртуальные помощники обычно являются самозанятыми независимыми подрядчиками или фрилансерами. Согласно исследованию BusinessWire, объем рынка виртуальных активов постоянно увеличивается и к 2025 году достигнет 25,63 млрд долларов.

Итак, какие услуги виртуальные помощники предоставляют своим клиентам?

Эти услуги включают в себя множество различных направлений, таких как:

• административная работа,
• управление проектами и задачами,
• маркетинговая стратегия и стратегия в социальных сетях,
• и многое другое.

Их клиентами, как правило, являются предприниматели или владельцы малого бизнеса, но также могут быть и крупные организации.

Нам было интересно, что заставило Кэролайн выбрать это призвание.

Почему Кэролайн выбрала индустрию VA?

Прежде чем стать виртуальным помощником в 2016 году, Кэролайн более 10 лет проработала помощником руководителя/профессионалом по организации мероприятий. Кроме того, она развивала свою творческую сторону посредством музыкальных выступлений.

Итак, нам не терпелось узнать, что заставило Кэролайн сменить профессию.

«В течение нескольких лет я выступал на стороне — когда-то я получил музыкальное образование и мечтал стать оперным певцом!

Сочетание желания финансовой безопасности/стабильности, ипотеки и разлюбления в выступлениях (мне потребовалось некоторое время, чтобы понять это!) заставило меня переключиться».

Кэролайн добавляет, что она «попала» в мир PA (персональных помощников). Она нашла эту работу отличным вариантом для быстрого заработка в Лондоне. Итак, она постепенно начала выбирать праздничные обложки PA, затем роли для беременных, пока не пошла ва-банк в 2012 году.

Учитывая ее исполнительский опыт, мы также хотели узнать мнение Кэролайн о творчестве и ее связи с индустрией виртуальных активов.

Связь между творчеством и индустрией VA

Кэролайн отмечает, что когда дело доходит до ее карьеры в индустрии VA, она многим обязана своим исполнительским/творческим годам.

«Нет ничего страшнее, чем выставить свой певческий голос на суд других — НИЧТО не кажется таким страшным. Интервью, ознакомительные звонки, СМИ — все проще (хотя, конечно, я нервничаю)».

Свою исполнительскую карьеру она сравнивает с открытием собственного дела.

«Танцы, пение, выступления — у вас так много неудач, и вам нужно взять себя в руки — все равно, что владеть бизнесом».

В некотором смысле Кэролайн считает, что существует связь между артистами и руководителями. Так что, как она утверждает, посещение занятий и совмещение обучения и прослушивания, а также работа, означает, что вы много жонглируете, что является отличной подготовкой к жонглированию занятыми генеральными директорами.

Кроме того, говоря обо всем сходстве между творчеством и индустрией виртуальных помощников, Кэролайн заключает, что ей действительно нравится общаться с личными помощниками, которые имеют опыт выступлений.

Самые важные навыки в индустрии VA

Нам было любопытно узнать, что Кэролайн больше всего нравится в этой работе.

«Что я больше всего люблю, так это искренне возвращать занятым увлеченным людям их время — может быть, просто удаляя задачи из их списка дел, или, может быть, с помощью потрясающих СОП (стандартных операционных процедур) и оптимизации их программного обеспечения — мне не надоедает. видя счастливых клиентов».

Теперь сделать клиентов счастливыми — непростая задача. Должны быть определенные навыки, которые виртуальные помощники должны развивать, чтобы хорошо выполнять свою работу. Мы спросили Кэролайн, что это за жизненно важные навыки.

« Управление временем, любопытство к технологиям и жажда обучения так важны для VA. Эта отрасль постоянно меняется, и чтобы оставаться актуальными, нам нужно быть на вершине нашей игры для клиентов».

Средний день виртуального помощника

Если подумать, виртуальный помощник действительно должен быть мастером на все руки.

А как насчет их повседневных задач? Как выглядит обычный день виртуального помощника?

По словам Кэролайн, она начинает свой день с электронной почты и проверки того, есть ли какие-то изменения и новости от ее клиентов. Кэролайн считает, что это лучший способ правильно организовать свой день и понять, нужно ли вам отодвигать какие-либо задачи для более срочных задач, которые появились.

« Честно говоря, не существует такого понятия, как средний день, в зависимости от того, что вы делаете в качестве VA!

Жонглирование дневниками, составление коммуникаций, управление проектами.

Теперь, как владелец агентства VA, я ежедневно проверяю свою команду, просматриваю наших клиентов и, конечно же, просматриваю Clockify для нашего прогресса в выставлении счетов каждый день / неделю!»

Итак, работать в индустрии виртуальных активов довольно интересно, потому что каждый день вы выполняете разные задачи для разных клиентов.

Пока по теме — помимо ее обычного распорядка дня, мы также поговорили о клиентах Кэролайн. Или, другими словами, типы бизнес-профилей, которые обычно нуждаются в услугах виртуальных помощников.

Какие типы бизнес-профилей обычно нуждаются в услугах VA?

Нам очень хотелось узнать, кто клиенты Upsource и какие услуги VA они обычно требуют.

Кэролайн говорит, что как компания они ориентируются на стартапы, малые и средние предприятия, а также на отдельных лиц, которым необходимо управление стилем жизни. Она добавляет это общее правило:

«Прелесть 2022 года заключается в том, что больше не генеральным директорам и руководителям высшего звена «нуждается» помощник по персоналу — если у вас есть бюджет и желание инвестировать некоторое время в отношения, тогда вам нужен виртуальный помощник. И да, ирония в том, что вам нужно потратить время на работу с виртуальными помощниками, чтобы вернуть свое время».

Говоря об их клиентах — в чем им обычно нужна помощь?

Кэролайн отвечает, что запросы обычно разнообразны, но включают в себя такие услуги, как:

• Управление почтой/дневником
• Управление задачами/проектами
• Техническая поддержка и поддержка в социальных сетях
• Управление своим бизнесом с точки зрения администратора и внедрение нового программного обеспечения / СОП
• Управление мероприятиями/тренингами
• Поддержка образа жизни

Как команда Upsource использует Clockify?

Помимо обсуждения индустрии виртуальных помощников, мы также хотели узнать, как команда Upsource использует Clockify и какие функции Clockify им нравятся больше всего.

Как подчеркивает Кэролайн, виртуальные активы — очень занятые люди, постоянно совмещающие множество клиентов и задач.

Таким образом, чтобы отслеживать свое время, им нужно простое в использовании приложение — и Кэролайн подчеркивает, что простота использования — это именно то, что обеспечивает Clockify.

Почему команда Upsource выбрала Clockify?

Итак, как команда Upsource узнала о нашем инструменте?

Кэролайн говорит, что она провела исследование различных типов программного обеспечения, которое существовало. Кроме того, она использовала и некоторые другие инструменты, но ей нравился Clockify за его:

• Простота использования,
• Четкая отчетность и
• Варианты бюджетирования .

Вот некоторые другие преимущества выбора Clockify по сравнению с другими трекерами времени, по словам Кэролайн:

«Отчетность тоже отличная. Мне нужно иметь возможность в любое время видеть наш прогресс — и Clockify это позволяет. Также очень легко отправлять отчеты клиентам еженедельно/ежемесячно».

Кэролайн также благодарит наш трекер времени за то, что он помог ее команде добиться успеха:

« Сейчас в нашей команде 18 человек, и Clockify позволил нам вырасти с 1 до 18».

Используют ли члены команды Upsource Clockify по-разному?

Вообще говоря, Кэролайн и члены ее команды используют Clockify примерно одинаково.

« Мы включаемся, когда работаем с конкретным клиентом, и отключаемся, когда работа выполнена.

У всех клиентов есть свои проекты и теги на Clockify, поэтому очень просто увидеть, на что тратится наше время».

Какие функции Clockify команда Upsource считает наиболее полезными для работы и почему?

Как упомянула Кэролайн выше, отчеты весьма полезны, особенно для таких владельцев бизнеса, как она сама.

Поскольку она управляет агентством VA, Кэролайн должна в любой момент видеть, где они находятся с работой своих клиентов, и эта функция Clockify позволяет это сделать.

Помимо отчетов, вот некоторые другие функции, которые оказались полезными для команды Upsource:

«Как виртуальные помощники мы можем тратить на клиента всего 15 минут, и это время увеличивается, если мы не согласовываем наше отслеживание времени. Я также люблю видеть оплачиваемую и неоплачиваемую работу . Я трачу много времени на неоплачиваемую работу — и очень важно, чтобы я мог это отслеживать».

Преимущества учета рабочего времени для виртуальных помощников

Как мы видим из предыдущего ответа Кэролайн, виртуальные помощники должны записывать как оплачиваемые, так и неоплачиваемые часы. В конце концов, неоплачиваемое время так же важно, как и оплачиваемое, поэтому виртуальные активы должны следить за обеими категориями, отслеживая их.

Вот некоторые другие преимущества, которые виртуальные помощники могут найти в отслеживании времени.

Отслеживание времени поможет вам узнать больше о вашем рабочем дне

Кэролайн упомянула об интересной вещи, которая случается со всеми, кто только начал работать в индустрии VA.

«Когда вы впервые становитесь VA, очень часто вас шокирует то, что вы просидели за своим столом весь день, но отработали только 4 часа. Это может быть очень обескураживающим для нового VA».

Что Кэролайн предлагает в этом случае?

Отслеживание времени — и она подчеркивает важность измерения неоплачиваемого времени.

«Например, отследите время, которое вы потратили на общение с потенциальными клиентами в социальных сетях — результаты могут вас немного напугать! Отслеживайте время, которое вы тратите на безделье с другими виртуальными активами в вашем сообществе для получения поддержки».

Будучи опытным виртуальным помощником, Кэролайн считает, что отслеживание времени также может помочь вам понять, тратите ли вы слишком много времени на тот или иной вид деятельности:

«Если вы тратите 4 часа в день на прокрутку социальных сетей — это может быть время проверить вашу продуктивность на практике!»

Отслеживание времени помогает вам достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью

Мне было интересно, позволяет ли отслеживание времени также виртуальным помощникам лучше сбалансировать свою работу и личную жизнь.

Кэролайн говорит, что она занимается отслеживанием своего времени с 2016 года. И она утверждает, что в настоящее время у нее все хорошо с балансом между работой и личной жизнью — ей даже удается проводить достаточно времени с семьей. У Каролины двое детей — и, естественно, она хочет проводить с ними как можно больше времени.

«Теперь я съеживаюсь, глядя на часы, которые я использовал в 2016–2019 годах. Я работал по 12–16 часов в день (оплачиваемая работа) — и больше никогда этого не допущу.

Я могу гарантировать, что провожу меньше времени за работой, только посвятив себя учету своего «рабочего» времени. И затем, просматривая свое отслеживаемое время, я вижу, что я могу легко передать на аутсорсинг — и сколько часов мне нужна помощь. Это невероятно!"

Подведение итогов: тайм-менеджмент — один из важнейших навыков для VA.

Виртуальные помощники имеют дело со многими клиентами из разных отраслей, а это значит, что у них много разных задач.

Чтобы отслеживать все задания, которые они выполняют ежедневно, виртуальные активы должны записывать свое рабочее время — как оплачиваемое, так и неоплачиваемое.

На самом деле, Кэролайн Маршалл из Upsource считает, что тайм-менеджмент на самом деле является одним из жизненно важных навыков в индустрии VA — наряду с интересом к технологиям и жаждой обучения.

По словам Кэролайн, трекеры времени с функциями отчетности, такие как Clockify, более чем практичны, потому что виртуальные помощники могут использовать их для отслеживания прогресса проектов и клиентов.

Кроме того, поскольку виртуальные активы тратят много времени на неоплачиваемую работу, им также необходимо отслеживать эти часы.

Наконец, Кэролайн отмечает, что отслеживание времени помогло ей сбалансировать работу и личную жизнь. Вместо того, чтобы переутомляться, как она делала это несколько лет назад, теперь она способна устанавливать границы, чтобы проводить время со своими детьми.

В конце концов, Clockify служит виртуальным помощником, отслеживающим время, для трудолюбивых команд виртуальных помощников Кэролайн.

️ Вы виртуальный помощник, и если да, то имеете ли вы привычку следить за своим временем? Как учет рабочего времени помогает вам оставаться продуктивным? Присылайте свои ответы, предложения и комментарии на адрес [email protected], и мы можем включить их в этот или будущие посты.