تتبع الوقت للمساعدين الافتراضيين: مقابلة مع Upsource

هل أنت صاحب عمل تكافح من أجل مواكبة المهام المختلفة على مدار اليوم؟

أو هل أطلقت شركتك الناشئة وتحتاج إلى مساعدة في الإدارة؟

إذا شعرت أنه لا توجد ساعات كافية في اليوم ، فربما يجب أن تفكر في الاستعانة بمصادر خارجية لبعض مهامك اليومية لمساعدين افتراضيين (VAs).

بعد كل شيء ، فإن وظيفتهم هي " إعطاء الأشخاص المتحمسين المشغولين وقتهم مرة أخرى ،" كما لخصت كارولين مارشال ، مساعدة افتراضية ، وصاحبة المقابلة ، هذه المهنة بكلمات بسيطة. كارولين هي مؤسسة Upsource - وهي شركة مكرسة لتزويد العملاء بخدمات المساعدة الافتراضية.

تحدثنا مع كارولين حول صناعة مساعدة المحاربين القدامى ، والمهارات الأكثر أهمية اللازمة لهذه الوظيفة ، وكذلك حول عملاء Upsource.

نظرًا لأن فريق Upsource يستخدم Clockify لتتبع العمل ، فقد أردنا أن نعرف كيف تساعدهم إدارة الوقت في عملهم وما هي ميزات Clockify التي يجدونها مفيدة.

علاوة على ذلك ، سنشرح كيف يمكن أن يساعد تسجيل الوقت المساعدين الافتراضيين في معرفة المزيد عن الساعات غير المدفوعة ، ولكن أيضًا تبني توازن أفضل بين العمل والحياة.

ما هي صناعة المساعد الافتراضي وما هي المهارات اللازمة للمساعدين الافتراضيين؟

كما ذكرنا سابقًا ، تعمل كارولين كمساعد افتراضي.

المساعدون الافتراضيون عادة ما يكونون متعاقدين مستقلين يعملون لحسابهم الخاص أو يعملون لحسابهم الخاص. يتحسن حجم سوق VA باستمرار وسيصل إلى 25.63 مليار دولار بحلول عام 2025 ، وفقًا لأبحاث BusinessWire.

إذن ، ما نوع الخدمات التي يقدمها المساعدون الافتراضيون لعملائهم؟

تشمل هذه الخدمات الكثير من المجالات المختلفة ، مثل:

• العمل الإداري ،
• إدارة المشاريع والمهام ،
• استراتيجية التسويق ووسائل التواصل الاجتماعي ،
• وأكثر بكثير.

عملاؤهم هم بشكل عام رواد أعمال أو أصحاب أعمال صغيرة ، ولكن يمكن أن يكونوا أيضًا مؤسسات كبيرة.

كنا نتساءل ما الذي جعل كارولين تختار هذه الدعوة.

لماذا اختارت كارولين صناعة VA؟

قبل أن تصبح مساعدًا افتراضيًا في عام 2016 ، عملت كارولين كمساعد تنفيذي / محترف أحداث لأكثر من 10 سنوات. كما أنها عززت جانبها الإبداعي من خلال الأداء الموسيقي.

لذلك ، كنا حريصين على معرفة ما الذي جعل كارولين تقوم بهذا التحول الوظيفي.

"لبضع سنوات ، كنت أؤدي أداءً جانبيًا - حصلت ذات مرة على درجة علمية في الموسيقى وكنت أحلم بأن أكون مغني أوبرا!

مزيج من الرغبة في الأمن / الاستقرار المالي ، والرهن العقاري ، والوقوع في الحب مع الأداء (استغرق مني بعض الوقت لأدرك ذلك!) جعلني أتحول ".

تضيف كارولين أنها "وقعت في" عالم PA (المساعدين الشخصيين). وجدت هذه الوظيفة خيارًا رائعًا لكسب المال بسرعة في لندن. لذلك ، بدأت ببطء في اختيار أغطية عطلات PA ، ثم أدوار تغطية الأمومة ، حتى بدأت العمل بالكامل في عام 2012.

بالنظر إلى خبرتها في الأداء ، أردنا أيضًا اختيار عقل كارولين للإبداع وصلته بصناعة VA.

الرابط بين الإبداع وصناعة فرجينيا

تشير كارولين إلى أنه عندما يتعلق الأمر بمسيرتها المهنية في صناعة فرجينيا ، فإنها تدين كثيرًا لأدائها / سنواتها الإبداعية.

"لا يوجد شيء أكثر ترويعًا من وضع صوتك الغنائي ليحكم عليه الآخرون - لا شيء مخيف مثل ذلك. المقابلات ومكالمات الاكتشاف ووسائل الإعلام - كل هذا أسهل من ذلك (على الرغم من أنني أشعر بالتوتر بالطبع) ".

تقارن مسيرتها المهنية مع بدء مشروعها التجاري الخاص.

"الرقص والغناء والأداء - تتعرض للعديد من الانتكاسات وعليك أن تلتقط نفسك - تمامًا مثل امتلاك شركة."

بطريقة ما ، تعتقد كارولين أن هناك صلة بين الفنانين والمديرين التنفيذيين. لذا ، كما تدعي ، فإن حضور الفصول الدراسية وتحقيق التوازن بين التعليم والاختبار ، بالإضافة إلى العمل ، يعني أنك تقوم بالكثير من المنافسات - وهذا كله يعد إعدادًا رائعًا للتوفيق بين الرؤساء التنفيذيين المشغولين.

علاوة على ذلك ، عند الحديث عن جميع أوجه التشابه بين الإبداع وصناعة المساعد الافتراضي ، خلصت كارولين إلى أنها تستمتع حقًا بالتواصل مع المساعدين الشخصيين الذين يأتون من خلفية أداء.

أهم المهارات في صناعة VA

كنا فضوليين لمعرفة أكثر ما تتمتع به كارولين في هذه الوظيفة.

"أكثر ما أحبه هو إعطاء الأشخاص المتحمسين المشغولين وقتهم حقًا - ربما يكون ذلك ببساطة من خلال إزالة المهام من قائمة مهامهم ، أو ربما من خلال إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) المذهلة وتبسيط برامجهم - لا أشعر بالملل من خلال رؤية عملاء سعداء ".

الآن ، إسعاد العملاء ليس بالمهمة السهلة. يجب أن تكون هناك بعض المهارات المحددة التي يجب على المساعدين الافتراضيين تغذيتها ليكونوا جيدين في وظائفهم. سألنا كارولين ما هي هذه المهارات الحيوية.

" إدارة الوقت ، وفضول التكنولوجيا ، والعطش للتعلم كلها أمور ضرورية للغاية بالنسبة إلى مساعدي المساعدة. هذه الصناعة تتغير باستمرار ولكي تظل على صلة بالموضوع ، نحتاج إلى أن نكون في صدارة لعبتنا للعملاء ".

متوسط ​​يوم المساعد الافتراضي

عندما تفكر في الأمر ، يجب أن يكون المساعد الافتراضي حقًا مقبسًا لجميع المهن.

الآن ، ماذا عن مهامهم اليومية؟ كيف يبدو متوسط ​​يوم المساعد الافتراضي؟

وفقًا لكارولين ، تبدأ يومها برسائل البريد الإلكتروني وتتحقق مما إذا كانت هناك بعض التغييرات والأخبار من عملائها. تعتقد كارولين أن هذه هي أفضل طريقة لإدارة يومك بشكل صحيح وتفهم ما إذا كنت بحاجة إلى تأجيل أي مهام لبعض الأولويات الأكثر إلحاحًا التي ظهرت.

" بكل صدق ، لا يوجد شيء مثل متوسط ​​اليوم ، اعتمادًا على ما تفعله بصفتك مساعدًا افتراضيًا!

شعوذة المذكرات ، وصياغة الاتصالات ، وإدارة المهام.

بصفتي مالك وكالة VA الآن ، أتحقق من فريقي يوميًا ، وأراجع عملائنا ، وبالطبع ، أراجع Clockify لمعرفة تقدم الفواتير لدينا كل يوم / أسبوع! "

لذا ، فإن العمل في صناعة VA مثير للغاية - لأنه في كل يوم ، يمكنك أداء مهام مختلفة لعملاء مختلفين.

أثناء الحديث عن هذا الموضوع - بصرف النظر عن روتينها اليومي المعتاد ، تحدثنا أيضًا عن عملاء كارولين. أو بعبارة أخرى ، أنواع ملفات تعريف الأعمال التي تحتاج عادةً إلى خدمات المساعدين الافتراضيين.

ما أنواع ملفات تعريف الأعمال التي تحتاج عادةً إلى خدمات VA؟

كنا حريصين على معرفة ماهية عملاء Upsource وما نوع خدمات VA التي يطلبونها عادةً.

تقول كارولين إنهم كشركة ، يركزون على الشركات الناشئة ، والمؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم - ولكن أيضًا الأفراد الذين يحتاجون إلى بعض إدارة نمط الحياة. تضيف هذه القاعدة العامة:

"يكمن جمال عام 2022 في أنه لم يعد الرؤساء التنفيذيون ومديرو C-Suite هم من 'يحتاجون' إلى PA - إذا كانت لديك ميزانية ورغبة في استثمار بعض الوقت في العلاقة ، فإن VA تناسبك. ونعم ، المفارقة هي أنك بحاجة إلى استثمار الوقت للعمل مع المساعدين الافتراضيين لاستعادة وقتك ".

التحدث عن عملائهم - ما الذي يحتاجون إليه عادة؟

تستجيب كارولين بأن الطلبات عادة ما تكون متنوعة - ولكنها تشمل خدمات مثل:

• إدارة البريد الوارد / اليوميات
• إدارة المهام / المشروع
• الدعم الفني ووسائل التواصل الاجتماعي
• الإدارة من منظور إداري وتنفيذ البرامج / إجراءات التشغيل الموحدة الجديدة
• إدارة الحدث / التدريب
• دعم أسلوب الحياة

كيف يستخدم فريق Upsource Clockify؟

بصرف النظر عن مناقشة صناعة المساعد الافتراضي ، أردنا أيضًا معرفة كيفية استخدام فريق Upsource لـ Clockify ، وما هي ميزات Clockify المفضلة لديهم.

كما أوضحت كارولين ، المساعدون المساعدون هم أشخاص مشغولون للغاية - يتلاعبون باستمرار بالعديد من العملاء والمهام.

وبالتالي ، لتتبع وقتهم ، يحتاجون إلى تطبيق سهل الاستخدام - وتؤكد كارولين أن بساطة الاستخدام هي بالضبط ما توفره Clockify.

لماذا اختار فريق Upsource Clockify؟

الآن ، كيف اكتشف فريق Upsource حول أداتنا؟

تقول كارولين إنها أجرت بحثها حول الأنواع المختلفة من البرامج الموجودة. أيضًا ، لقد استخدمت بعض الأدوات الأخرى أيضًا - لكنها أحببت Clockify بسبب:

• سهولة الاستعمال،
• تقرير واضح ، و
• خيارات الميزانية .

فيما يلي بعض الفوائد الأخرى لاختيار Clockify على متتبعات الوقت الأخرى ، وفقًا لكارولين:

"التقارير ممتازة أيضًا. أحتاج إلى أن أكون قادرًا على رؤية تقدمنا ​​في أي وقت - ويسمح كلوكيفاي بذلك. كما أنه من السهل جدًا إرسال التقارير إلى العملاء على أساس أسبوعي / شهري ".

تنسب كارولين الفضل أيضًا إلى أداة تعقب الوقت لدينا لمساعدة فريقها على النمو نحو النجاح:

" نحن فريق مكون من 18 الآن وقد أتاح لنا Clockify النمو من 1 إلى 18."

هل أعضاء فريق Upsource يستخدمون Clockify بشكل مختلف؟

بشكل عام ، تميل كارولين وأعضاء فريقها إلى استخدام Clockify بشكل مشابه تمامًا.

" إننا نبدأ العمل عندما نعمل مع عميل معين ونوقف العمل فور انتهاء العمل.

جميع العملاء لديهم مشاريعهم وعلاماتهم الخاصة على Clockify - لذلك من السهل جدًا معرفة المكان الذي نقضي فيه وقتنا ".

ما هي ميزات Clockify التي يجدها فريق Upsource أكثر عملية للعمل ، ولماذا؟

كما ذكرت كارولين أعلاه ، تعد التقارير مفيدة جدًا ، خاصة لأصحاب الأعمال مثلها.

نظرًا لأنها تدير وكالة VA ، تحتاج كارولين إلى أن ترى في أي لحظة مكان وجودهم مع عمل عملائهم وهذه الميزة Clockify تسمح بذلك.

بصرف النظر عن إعداد التقارير ، إليك بعض الميزات الأخرى التي أثبتت أنها عملية لفريق Upsource:

"كمساعدات افتراضية ، يمكن أن ننفق أقل من 15 دقيقة على العميل - وتضيف هذه المرة إذا لم نكن متسقين مع تتبع وقتنا. أنا أيضًا أحب أن أرى العمل القابل للفوترة مقابل العمل غير القابل للفوترة . أقضي الكثير من الوقت في العمل غير القابل للفوترة - ومن المهم جدًا أن أتمكن من تتبع ذلك ".

فوائد تتبع الوقت للمساعدين الافتراضيين

كما نرى من إجابة كارولين السابقة ، يحتاج المساعدون الافتراضيون إلى تسجيل ساعاتهم المدفوعة وغير المدفوعة. بعد كل شيء ، الوقت غير القابل للفوترة لا يقل أهمية عن الفوترة ، ولهذا السبب تحتاج VAs إلى مراقبة كلتا الفئتين من خلال تتبعهما.

فيما يلي بعض الفوائد الأخرى التي يمكن أن يجدها المساعدون الافتراضيون في تتبع الوقت.

يساعدك تتبع الوقت في معرفة المزيد عن يوم عملك

ذكرت كارولين شيئًا مثيرًا للاهتمام يحدث لجميع الذين بدأوا للتو في صناعة VA.

"عندما تصبح VA لأول مرة ، من الشائع جدًا أن تجد أنه من الصادم أنك جلست على مكتبك طوال اليوم ولكنك سجلت 4 ساعات فقط من العمل. يمكن أن يكون الأمر محبطًا للغاية بالنسبة لجهاز VA الأحدث ".

ماذا تقترح كارولين في هذه الحالة؟

تتبع الوقت - وتؤكد على أهمية قياس الوقت غير القابل للفوترة.

"على سبيل المثال ، تتبع الوقت الذي قضيته في التعامل مع العملاء المحتملين على وسائل التواصل الاجتماعي - قد تكون النتائج مخيفة بعض الشيء بالنسبة لك! تتبع الوقت الذي تقضيه في التراخي مع بعض زملائك المساعدين في مجتمعك للحصول على الدعم ".

كمساعد افتراضي ذي خبرة ، تعتقد كارولين أن تتبع الوقت يمكن أن يساعدك أيضًا على فهم ما إذا كنت تقضي وقتًا طويلاً في نوع من النشاط:

"إذا كنت تقضي 4 ساعات يوميًا في التمرير على الشبكات الاجتماعية - فقد يكون هذا هو الوقت الفعلي للتحقق من إنتاجيتك!"

يساعدك تتبع الوقت على تحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة

كنت أتساءل عما إذا كان تتبع الوقت يسمح أيضًا للمساعدين الافتراضيين بموازنة عملهم وحياتهم الخاصة بشكل أفضل.

تقول كارولين إنها كرست نفسها لتتبع وقتها منذ عام 2016. وهي تدعي أنها جيدة حاليًا في التوازن بين العمل والحياة - حتى أنها تمكنت من الحصول على وقت عائلي جيد. كارولين لديها طفلان - وبطبيعة الحال ، فإنها تريد قضاء بعض الوقت معهم قدر الإمكان.

"إنني الآن أتأرجح للنظر في الساعات التي اعتدت على تسجيلها في الماضي في 2016-2019. كنت أعمل بجد من 12 إلى 16 ساعة يوميًا (عمل مدفوع الأجر) - ولن أترك ذلك يحدث مرة أخرى أبدًا.

يمكنني فقط ضمان قضاء وقت أقل في العمل من خلال التفرغ لوقت "العمل" الخاص بي. وبعد ذلك ، من خلال مراجعة وقتي المتعقب ، يمكنني معرفة ما يمكنني بسهولة الاستعانة بمصادر خارجية لنفسي - وعدد الساعات التي أحتاجها للمساعدة. انه امر رائع!"

الخلاصة: إدارة الوقت هي إحدى المهارات الحاسمة للوسطاء المساعدين

يتعامل المساعدون الافتراضيون مع العديد من العملاء القادمين من صناعات مختلفة - مما يعني أن لديهم الكثير من أنواع المهام المتنوعة على لوحاتهم.

لتتبع جميع المهام التي يؤدونها يوميًا ، يجب أن يسجل المساعدون الافتراضيون ساعات عملهم - سواء كانت قابلة للفوترة أو غير قابلة للفوترة.

في الواقع ، تعتقد كارولين مارشال من Upsource أن إدارة الوقت هي في الواقع واحدة من المهارات الحيوية في صناعة VA - جنبًا إلى جنب مع الفضول للتكنولوجيا والتعطش للتعلم.

وفقًا لكارولين ، تعد أدوات تعقب الوقت التي تأتي مع ميزات إعداد التقارير ، مثل Clockify ، أكثر من عملية - لأن المساعدين الافتراضيين يمكنهم استخدامها لمراجعة التقدم المحرز في المشاريع والعملاء.

علاوة على ذلك ، نظرًا لأن VAs يقضون الكثير من الوقت في القيام بأعمال غير مدفوعة ، فإنهم بحاجة إلى تتبع هذه الساعات أيضًا.

أخيرًا ، تشير كارولين إلى أن تتبع الوقت ساعدها على تحقيق التوازن بين العمل والحياة الخاصة. بدلاً من إرهاق نفسها - كما اعتادت قبل عدة سنوات - أصبحت الآن قادرة على وضع حدود من أجل قضاء وقت ممتع مع أطفالها.

في النهاية ، تعمل Clockify كمساعد افتراضي لتتبع الوقت لفرق Caroline التي تعمل بجد من المساعدين الافتراضيين.

️ هل أنت مساعد افتراضي ، وإذا كان الأمر كذلك ، فهل لديك عادة تتبع وقتك؟ كيف يساعدك تسجيل الوقت على البقاء منتجا؟ أرسل إجاباتك واقتراحاتك وتعليقاتك إلى [email protected] وقد نقوم بتضمينها في هذا المنشور أو في المستقبل.