Śledzenie czasu wirtualnych asystentów: rozmowa z Upsource

Czy jesteś właścicielem firmy, który zmaga się z różnymi zadaniami przez cały dzień?

A może uruchomiłeś swój startup i potrzebujesz pomocy w administracji?

Jeśli wydaje Ci się, że w ciągu dnia nie ma wystarczającej liczby godzin, może powinieneś rozważyć zlecenie niektórych swoich codziennych zadań wirtualnym asystentom (VA).

W końcu ich zadaniem jest „ oddanie zapracowanym pasjonatom czasu z powrotem”, jak Caroline Marshall, wirtualna asystentka i nasza rozmówczyni, w prostych słowach podsumowała ten zawód. Caroline jest założycielką Upsource — firmy zajmującej się dostarczaniem klientom usług wirtualnych asystentów.

Rozmawialiśmy z Caroline o branży VA, najważniejszych umiejętnościach potrzebnych do tej pracy, a także o klientach Upsource.

Ponieważ zespół Upsource używa Clockify do śledzenia pracy, chcieliśmy wiedzieć, w jaki sposób zarządzanie czasem pomaga im w pracy i jakie funkcje Clockify uznają za przydatne.

Ponadto wyjaśnimy, w jaki sposób rejestracja czasu może pomóc wirtualnym asystentom dowiedzieć się więcej o godzinach niepodlegających rozliczeniu, ale także zapewnić lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Czym jest branża wirtualnych asystentów i jakie umiejętności są potrzebne wirtualnym asystentom?

Jak już wspomnieliśmy, Caroline pracuje jako wirtualna asystentka.

Wirtualni asystenci to zazwyczaj samozatrudnieni niezależni wykonawcy lub freelancerzy. Według badań BusinessWire, wielkość rynku VA stale się zwiększa i do 2025 r. osiągnie 25,63 miliarda dolarów.

Jakie usługi świadczą wirtualni asystenci dla swoich klientów?

Usługi te obejmują wiele różnych obszarów, takich jak:

• Praca administracyjna,
• zarządzanie projektami i zadaniami,
• strategia marketingowa i social media,
• i wiele więcej.

Ich klientami są zazwyczaj przedsiębiorcy lub właściciele małych firm, ale mogą to być również duże organizacje.

Zastanawialiśmy się, dlaczego Caroline wybrała to powołanie.

Dlaczego Caroline wybrała branżę VA?

Zanim została wirtualną asystentką w 2016 roku, Caroline pracowała jako Executive Assistant/Events Professional przez ponad 10 lat. Ponadto pielęgnowała swoją twórczą stronę poprzez występy muzyczne.

Chcieliśmy więc dowiedzieć się, co sprawiło, że Caroline zmieniła tę karierę.

„Przez kilka lat występowałem z boku — kiedyś ukończyłem studia muzyczne i marzyłem o byciu śpiewakiem operowym!

Połączenie pragnienia bezpieczeństwa finansowego/stabilności, kredytu hipotecznego i zakochania się w występach (zajęło mi trochę czasu, zanim zdałem sobie z tego sprawę!) sprawiło, że dokonałem zmiany”.

Caroline dodaje, że „wpadła” w świat PA (osobistych asystentów). Znalazła tę pracę jako świetną opcję szybkiego zarabiania pieniędzy w Londynie. Tak więc powoli zaczęła wybierać okładki na wakacje PA, a następnie role ciążowe, aż w 2012 roku weszła na całość.

Biorąc pod uwagę jej doświadczenie w występowaniu, chcieliśmy również wybrać umysł Caroline w zakresie kreatywności i jej powiązania z branżą VA.

Związek między kreatywnością a branżą VA

Caroline podkreśla, że ​​jeśli chodzi o jej karierę w branży VA, tak wiele zawdzięcza latom związanym z występami/twórczością.

„Nie ma nic bardziej przerażającego niż wystawianie swojego śpiewającego głosu, aby był oceniany przez innych — NIC nie wydaje się tak przerażające. Wywiady, rozmowy informacyjne, media — to wszystko jest prostsze (chociaż oczywiście się denerwuję).”

Swoją karierę aktorską porównuje do założenia własnej firmy.

„Tańczyć, śpiewać, występować – dostajesz wiele niepowodzeń i musisz się podnieść – zupełnie jak prowadzenie firmy”.

W pewnym sensie Caroline wierzy, że istnieje związek między artystami a dyrektorami generalnymi. Tak więc, jak twierdzi, uczęszczanie na zajęcia i zrównoważenie edukacji i przesłuchań, a także pracy, oznacza, że ​​dużo żonglujesz — co jest świetnym przygotowaniem do żonglowania zapracowanymi dyrektorami generalnymi.

Co więcej, mówiąc o wszystkich podobieństwach między kreatywnością a branżą wirtualnych asystentów, Caroline dochodzi do wniosku, że naprawdę lubi kontaktować się z osobistymi asystentami, którzy mają doświadczenie w występowaniu.

Najważniejsze umiejętności w branży VA

Byliśmy ciekawi, co Caroline najbardziej lubi w tej pracy.

„To, co kocham najbardziej, to naprawdę dawanie zapracowanym, pasjonującym się ludźmi z powrotem — może to po prostu przez usunięcie zadań z ich listy rzeczy do zrobienia, a może dzięki niesamowitym SOP (standardowym procedurom operacyjnym) i usprawnieniu ich oprogramowania — nie nudzę się widząc zadowolonych klientów.”

Teraz uszczęśliwianie klientów nie jest łatwym zadaniem. Muszą istnieć pewne specyficzne umiejętności, które wirtualni asystenci muszą rozwijać, aby być dobrymi w swojej pracy. Zapytaliśmy Caroline, jakie są te kluczowe umiejętności.

„ Zarządzanie czasem, ciekawość technologii i pragnienie nauki są tak istotne dla VA. Ta branża ciągle się zmienia i aby pozostać na czasie, musimy być na szczycie naszej gry dla klientów”.

Przeciętny dzień wirtualnej asystentki

Kiedy się nad tym zastanowić, wirtualny asystent naprawdę musi być waletem we wszystkich transakcjach.

A co z ich codziennymi zadaniami? Jak wygląda przeciętny dzień wirtualnej asystentki?

Według Caroline dzień zaczyna od maili i sprawdzania, czy są jakieś zmiany i nowości od jej klientów. Caroline wierzy, że jest to najlepszy sposób na właściwe zarządzanie swoim dniem i zrozumienie, czy musisz przesunąć jakieś zadania z powrotem na pilniejsze priorytety, które się pojawiły.

„ Szczerze mówiąc, nie ma czegoś takiego jak przeciętny dzień, w zależności od tego, co robisz jako VA!

Żonglowanie pamiętnikami, opracowywanie komunikatów, zarządzanie projektami.

Jako właściciel agencji VA codziennie konsultuję się z moim zespołem, przeglądam naszych klientów i, oczywiście, codziennie/tydzień sprawdzam Clockify pod kątem postępów w rozliczeniach!”

Tak więc praca w branży VA jest dość ekscytująca — ponieważ każdego dnia wykonujesz różne zadania dla różnych klientów.

A skoro już o tym mowa — oprócz jej zwykłej codziennej rutyny, rozmawialiśmy też o klientach Caroline. Innymi słowy, rodzaje profili biznesowych, które zwykle potrzebują usług wirtualnych asystentów.

Jakie rodzaje profili biznesowych zwykle wymagają usług VA?

Chcieliśmy dowiedzieć się, kim są klienci Upsource i jakich usług VA zazwyczaj wymagają.

Caroline mówi, że jako firma skupiają się na start-upach, małych i średnich przedsiębiorstwach, ale także na osobach, które potrzebują zarządzania stylem życia. Dodaje tę ogólną zasadę:

„Piękno 2022 r. polega na tym, że już nie dyrektorzy generalni i dyrektorzy C-Suite „potrzebują” PA — jeśli masz budżet i chęć zainwestowania trochę czasu w relację, to VA jest dla Ciebie. I tak, ironia losu polega na tym, że musisz poświęcić czas na pracę z Wirtualnymi Asystentami, aby odzyskać swój czas”.

A propos ich klientów — w czym zwykle potrzebują pomocy?

Caroline odpowiada, że ​​prośby są zwykle różne — ale obejmują usługi, takie jak:

• Zarządzanie skrzynką odbiorczą/dziennikami
• Zarządzanie zadaniami/projektami
• Wsparcie techniczne i media społecznościowe
• Zarządzanie z perspektywy administratora i wdrażanie nowego oprogramowania/SOP
• Zarządzanie wydarzeniami/szkoleniami
• Wsparcie stylu życia

W jaki sposób zespół Upsource korzysta z Clockify?

Oprócz omówienia branży wirtualnych asystentów, chcieliśmy również dowiedzieć się, w jaki sposób zespół Upsource korzysta z Clockify i jakie funkcje Clockify są jego ulubionymi.

Jak podkreśla Caroline, VA są bardzo zajętymi ludźmi — nieustannie żonglują wieloma klientami i zadaniami.

Dlatego, aby śledzić swój czas, potrzebują aplikacji, która jest łatwa w użyciu — a Caroline podkreśla, że ​​prostota obsługi jest dokładnie tym, co zapewnia Clockify.

Dlaczego zespół Upsource wybrał Clockify?

Skąd zespół Upsource dowiedział się o naszym narzędziu?

Caroline mówi, że przeprowadziła badania nad różnymi rodzajami oprogramowania, które było w pobliżu. Używała też innych narzędzi — ale uwielbiała Clockify za to:

• Łatwość użycia,
• Przejrzyste raportowanie i
• Opcje budżetowania .

Oto kilka innych korzyści z wyboru Clockify w porównaniu z innymi urządzeniami do śledzenia czasu, według Caroline:

„Raportowanie jest również doskonałe. Muszę być w stanie w każdej chwili zobaczyć nasze postępy — a Clockify na to pozwala. Bardzo łatwo jest również wysyłać raporty do klientów co tydzień/miesiąc”.

Caroline przypisuje również naszemu narzędziu do śledzenia czasu za pomoc w rozwoju jej zespołu w kierunku sukcesu:

„ Jesteśmy teraz zespołem 18 osób, a Clockify pozwolił nam urosnąć z 1 do 18”.

Czy członkowie zespołu Upsource używają Clockify w inny sposób?

Ogólnie rzecz biorąc, Caroline i członkowie jej zespołu mają tendencję do używania Clockify w podobny sposób.

„ Odbijamy, kiedy pracujemy z konkretnym klientem i odliczamy, gdy praca jest skończona.

Wszyscy klienci mają swoje własne projekty i tagi w Clockify — więc bardzo łatwo jest zobaczyć, gdzie spędzamy nasz czas”.

Jakie funkcje Clockify zespół Upsource uważa za najbardziej praktyczne w pracy i dlaczego?

Jak wspomniała Caroline, raporty są bardzo przydatne, zwłaszcza dla właścicieli firm takich jak ona.

Ponieważ prowadzi agencję VA, Caroline musi w każdej chwili widzieć, gdzie są z pracą swoich klientów, a funkcja Clockify na to pozwala.

Oprócz raportowania, oto kilka innych funkcji, które okazały się praktyczne dla zespołu Upsource:

„Jako VA moglibyśmy spędzać tylko 15 minut na kliencie – i ten czas sumuje się, jeśli nie jesteśmy konsekwentni w naszym śledzeniu czasu. Uwielbiam też widzieć prace płatne i niepodlegające rozliczeniu . Spędzam dużo czasu na pracach niepodlegających rozliczeniu — i to bardzo ważne, że mogę to śledzić”.

Korzyści ze śledzenia czasu dla wirtualnych asystentów

Jak widać z poprzedniej odpowiedzi Caroline, wirtualni asystenci muszą rejestrować zarówno rozliczane, jak i nierozliczane godziny. W końcu czas niepodlegający rozliczeniu jest równie ważny jak rozliczeniowy, dlatego VA muszą mieć oko na obie kategorie, śledząc je.

Oto kilka innych korzyści, jakie wirtualni asystenci mogą znaleźć w śledzeniu czasu.

Śledzenie czasu pomaga dowiedzieć się więcej o swoim dniu pracy

Caroline wspomniała o interesującej rzeczy, która przytrafia się wszystkim, którzy dopiero zaczynali w branży VA.

„Kiedy po raz pierwszy zostajesz VA, bardzo często szokuje to, że siedzisz przy biurku cały dzień, ale masz tylko 4 godziny pracy. To może być bardzo przygnębiające dla nowszego VA.”

Co sugeruje Caroline w tym przypadku?

Śledzenie czasu — i podkreśla znaczenie mierzenia czasu niepodlegającego rozliczeniu.

„Na przykład śledź czas spędzony na interakcji z potencjalnymi klientami w mediach społecznościowych — wyniki mogą być dla Ciebie nieco przerażające! Śledź czas, jaki spędzasz na pracy z innymi VA w Twojej społeczności, aby uzyskać wsparcie.”

Jako doświadczona wirtualna asystentka Caroline wierzy, że śledzenie czasu może również pomóc Ci zrozumieć, czy spędzasz zbyt dużo czasu na rodzaju aktywności:

„Jeśli spędzasz 4 godziny dziennie przewijając media społecznościowe — może to być czas na sprawdzenie Twojej produktywności w rzeczywistości!”

Śledzenie czasu pomaga osiągnąć lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym

Zastanawiałem się, czy śledzenie czasu pozwala również wirtualnym asystentom lepiej pogodzić pracę i życie prywatne.

Caroline mówi, że od 2016 roku poświęca się śledzeniu swojego czasu. I twierdzi, że obecnie dobrze radzi sobie z równowagą między życiem zawodowym a prywatnym — udaje jej się nawet mieć wystarczająco dużo czasu dla rodziny. Caroline ma dwoje dzieci — i oczywiście chce spędzać z nimi jak najwięcej czasu.

„Teraz wzdrygam się, patrząc na godziny, które odliczałem w latach 2016–2019. Pracowałem solidnie 12-16 godzin dziennie (praca płatna) – i nigdy nie pozwolę, aby to się powtórzyło.

Mogę tylko zapewnić, że spędzę mniej czasu w pracy, poświęcając się mierzeniu mojego czasu „pracy”. A potem, przeglądając mój prześledzony czas, widzę, co mogę z łatwością zlecić na zewnątrz — i ile godzin potrzebuję pomocy. To jest fantastyczne!"

Podsumowanie: Zarządzanie czasem jest jedną z kluczowych umiejętności VA

Wirtualni asystenci mają do czynienia z wieloma klientami z różnych branż — co oznacza, że ​​mają na swoich talerzach wiele różnorodnych zadań.

Aby śledzić wszystkie zadania, które wykonują codziennie, VA powinni rejestrować swoje godziny pracy — zarówno płatne, jak i nierozliczane.

Caroline Marshall z Upsource wierzy, że zarządzanie czasem jest jedną z kluczowych umiejętności w branży VA — obok ciekawości technologii i chęci uczenia się.

Według Caroline urządzenia do śledzenia czasu wyposażone w funkcje raportowania, takie jak Clockify, są więcej niż praktyczne — ponieważ wirtualni asystenci mogą ich używać do sprawdzania postępów w projektach i klientach.

Ponadto, ponieważ VA spędzają dużo czasu na pracy niepodlegającej rozliczeniu, muszą również śledzić te godziny.

Na koniec Caroline zwraca uwagę, że śledzenie czasu pomogło jej pogodzić pracę i życie prywatne. Zamiast przepracowywać się — jak kiedyś kilka lat temu — teraz jest w stanie wyznaczać granice, aby spędzać czas ze swoimi dziećmi.

W końcu Clockify służy jako wirtualny asystent śledzący czas ciężko pracującym zespołom wirtualnych asystentów Caroline.

️ Czy jesteś wirtualnym asystentem, a jeśli tak, czy masz zwyczaj śledzenia czasu? W jaki sposób rejestracja czasu pomaga zachować produktywność? Wyślij swoje odpowiedzi, sugestie i komentarze na adres [email protected], a my możemy uwzględnić je w tym lub przyszłych postach.