Sanal asistanlar için zaman takibi: Upsource ile röportaj

Gün boyunca çeşitli görevlere ayak uydurmak için mücadele eden bir işletme sahibi misiniz?

Yoksa girişiminizi başlattınız ve yönetimle ilgili yardıma mı ihtiyacınız var?

Bir günde yeterli saat olmadığını hissediyorsanız, belki de günlük görevlerinizin bir kısmını sanal asistanlara (VA'lar) dış kaynak olarak kullanmayı düşünmelisiniz.

Sonuçta, sanal asistan Caroline Marshall'ın ve görüşmecimizin bu mesleği basit sözlerle özetlediği gibi, onların işi “ meşgul tutkulu insanlara zamanlarını geri vermek” . Caroline, müşterilere sanal asistan hizmetleri sağlamaya adanmış bir şirket olan Upsource'un kurucusudur.

Caroline ile VA endüstrisi, bu iş için gereken en önemli beceriler ve ayrıca Upsource'un müşterileri hakkında konuştuk.

Upsource ekibi işi izlemek için Clockify'ı kullandığından, zaman yönetiminin işlerinde onlara nasıl yardımcı olduğunu ve hangi Clockify özelliklerini yararlı bulduklarını bilmek istedik.

Ayrıca, zaman kaydının sanal asistanların faturalandırılamayan saatler hakkında daha fazla bilgi edinmesine nasıl yardımcı olabileceğini ve aynı zamanda daha iyi iş-yaşam dengesini benimsemesini açıklayacağız.

Sanal asistan endüstrisi nedir ve sanal asistanlar için hangi becerilere ihtiyaç vardır?

Daha önce de belirttiğimiz gibi, Caroline sanal asistan olarak çalışıyor.

Sanal asistanlar genellikle serbest çalışan bağımsız yükleniciler veya serbest çalışanlardır. BusinessWire araştırmasına göre, VA pazar büyüklüğü sürekli artıyor ve 2025 yılına kadar 25.63 milyar dolara ulaşacak.

Peki sanal asistanlar müşterilerine ne tür hizmetler sunuyor?

Bu hizmetler, aşağıdakiler gibi birçok farklı alanı içerir:

• idari işler,
• proje ve görev yönetimi,
• pazarlama ve sosyal medya stratejisi,
• ve daha fazlası.

Müşterileri genellikle girişimciler veya küçük işletme sahipleridir, ancak büyük kuruluşlar da olabilir.

Caroline'ın bu çağrıyı seçmesine neyin sebep olduğunu merak ediyorduk.

Caroline neden VA endüstrisini seçti?

Caroline, 2016 yılında sanal asistan olmadan önce, 10 yıldan fazla bir süre Yönetici Asistanı/Etkinlik Profesyoneli olarak çalışmıştır. Ayrıca, müzik performansıyla yaratıcı yönünü besledi.

Bu yüzden, Caroline'ın bu kariyer değişikliğini yapmasının nedenini öğrenmek için can atıyorduk.

"Birkaç yıl yan tarafta performans sergiledim - bir keresinde müzik eğitimi aldım ve Opera şarkıcısı olma hayalleri kurdum!

Finansal güvenlik/istikrar istemek, bir ipotek ve performansa olan aşkı kaybetmek (bunu fark etmem biraz zaman aldı!) beni geçiş yapmaya zorladı.”

Caroline, PA (kişisel asistanlar) dünyasına “düştüğünü” ekliyor. Londra'da hızla para kazanmak için bu işi harika bir seçenek olarak gördü. Böylece, yavaş yavaş PA tatil kapakları, ardından da 2012'de hepsi bir araya gelene kadar doğum sigortası rolleri seçmeye başladı.

Performans deneyimini göz önünde bulundurarak, Caroline'ın yaratıcılığa ve bunun VA endüstrisiyle bağlantısına ilişkin beynini de seçmek istedik.

Yaratıcılık ve VA endüstrisi arasındaki bağlantı

Caroline, VA endüstrisindeki kariyeri söz konusu olduğunda, performans/yaratıcılık yıllarına çok şey borçlu olduğuna dikkat çekiyor.

"Başkaları tarafından yargılanmak için şarkı söyleme sesini ortaya koymaktan daha korkutucu bir şey yoktur - HİÇBİR ŞEY bu kadar korkutucu görünmez. Röportajlar, keşif çağrıları, medya - hepsi bundan daha kolay (tabii ki gerginim de olsa).”

Performans kariyerini kendi işini kurmakla karşılaştırıyor.

"Dans etmek, şarkı söylemek, performans sergilemek - pek çok aksilik yaşarsınız ve kendinizi toparlamanız gerekir - tıpkı bir iş sahibi olmak gibi."

Bir bakıma Caroline, sanatçılar ve CEO'lar arasında bir bağlantı olduğuna inanıyor. Bu nedenle, onun iddia ettiği gibi, derslere katılmak ve eğitim ile seçmeleri dengelemek ve ayrıca çalışmak, çok fazla hokkabazlık yaptığınız anlamına gelir - bu, meşgul CEO'larla hokkabazlık yapmak için harika bir hazırlıktır.

Ayrıca, yaratıcılık ve sanal asistan endüstrisi arasındaki tüm benzerliklerden bahseden Caroline, performans geçmişine sahip kişisel asistanlarla bağlantı kurmaktan gerçekten keyif aldığı sonucuna varıyor.

VA endüstrisindeki en temel beceriler

Caroline'ın bu işte en çok neyi sevdiğini merak ettik.

“En çok sevdiğim şey, gerçekten meşgul ve tutkulu insanlara zamanlarını geri vermektir - belki sadece yapılacaklar listesinden görevleri alarak ya da belki harika SÇP'ler (standart işletim prosedürleri) ve yazılımlarını düzene sokmak yoluyladır - sıkılmıyorum mutlu müşteriler görerek.”

Artık müşterileri mutlu etmek kolay bir iş değil. Sanal asistanların işlerinde iyi olmaları için beslemeleri gereken bazı özel beceriler olmalıdır. Caroline'a bu hayati becerilerin ne olduğunu sorduk.

“ Zaman yönetimi, teknoloji merakı ve öğrenmeye susamışlık VA'lar için çok önemlidir. Bu endüstri sürekli değişiyor ve alakalı kalabilmek için müşterilerimiz için oyunumuzun zirvesinde olmamız gerekiyor.”

Bir sanal asistanın ortalama bir günü

Bunu düşündüğünüzde, sanal bir asistan gerçekten tüm işlemlerin bir krikosu olmalıdır.

Peki ya günlük görevleri? Bir sanal asistanın ortalama bir günü neye benziyor?

Caroline'a göre, güne e-postalarla başlıyor ve müşterilerinden bazı değişiklikler ve haberler olup olmadığını kontrol ediyor. Caroline, gününüzü düzgün bir şekilde yönetmenin ve gelen bazı daha acil öncelikler için herhangi bir görevi geri almanız gerekip gerekmediğini anlamanın en iyi yolunun bu olduğuna inanıyor.

“ Dürüst olmak gerekirse, VA olarak ne yaptığınıza bağlı olarak ortalama bir gün diye bir şey yoktur!

Hokkabazlık günlükleri, iletişim taslakları, proje yönetimi görevleri.

Artık bir VA ajansı sahibi olarak ekibimle günlük olarak görüşüyorum, müşterilerimizi inceliyorum ve tabii ki her gün/hafta faturalandırma ilerlememiz için Clockify'ı inceliyorum!"

Bu nedenle, VA endüstrisinde çalışmak oldukça heyecan verici çünkü her gün farklı müşteriler için farklı görevler gerçekleştiriyorsunuz.

Konuyla ilgili olarak - her zamanki günlük rutini dışında, Caroline'in müşterilerinden de bahsettik. Veya başka bir deyişle, genellikle sanal asistanların hizmetlerine ihtiyaç duyan iş profili türleri.

Ne tür iş profilleri genellikle VA hizmetlerine ihtiyaç duyar?

Upsource'un müşterilerinin ne olduğunu ve genellikle ne tür VA hizmetleri talep ettiklerini öğrenmek için can atıyorduk.

Caroline, bir şirket olarak yeni kurulan şirketlere, küçük ve orta ölçekli işletmelere ve aynı zamanda bazı yaşam tarzı yönetimine ihtiyaç duyan bireylere odaklandıklarını söylüyor. Bu genel kuralı ekliyor:

“2022'nin güzelliği, artık PA'ya 'ihtiyaç duyan' CEO'lar ve C-Suite yöneticileri değil - bütçeniz varsa ve ilişkiye biraz zaman ayırmaya istekliyseniz, o zaman bir VA sizin için. Ve evet, ironi şu ki, zamanınızı geri kazanmak için Sanal Asistanlarla çalışmak için zaman ayırmanız gerekiyor."

Müşterilerinden bahsetmişken - genellikle hangi konuda yardıma ihtiyaç duyarlar?

Caroline, isteklerin genellikle çeşitli olduğunu ancak aşağıdaki gibi hizmetleri içerdiğini söylüyor:

• Gelen kutusu/günlük yönetimi
• Görev/proje yönetimi
• Teknoloji ve sosyal medya desteği
• Yönetici bakış açısıyla işlerinden yönetim ve yeni yazılım/SOP'leri uygulama
• Etkinlik/eğitim yönetimi
• Yaşam tarzı desteği

Upsource ekibi Clockify'ı nasıl kullanıyor?

Sanal asistan endüstrisini tartışmanın yanı sıra, Upsource ekibinin Clockify'ı nasıl kullandığını ve hangi Clockify özelliklerinin favorileri olduğunu da bilmek istedik.

Caroline'ın vurguladığı gibi, VA'lar çok meşgul insanlardır - sürekli olarak birçok müşteri ve görevle uğraşırlar.

Bu nedenle, zamanlarını takip etmek için kullanımı kolay bir uygulamaya ihtiyaçları var - ve Caroline, Clockify'ın sağladığı şeyin tam olarak kullanım kolaylığı olduğunu vurguluyor.

Upsource ekibi neden Clockify'ı seçti?

Şimdi, Upsource ekibi aracımızı nasıl öğrendi?

Caroline, araştırmasını etraftaki farklı yazılım türleri üzerinde yaptığını söylüyor. Ayrıca, başka araçlar da kullanmıştı – ama Clockify'ı şu özellikleriyle seviyordu:

• Kullanım kolaylığı,
• Net raporlama ve
• Bütçeleme seçenekleri .

Caroline'a göre, Clockify'ı diğer zaman izleyicilere göre seçmenin diğer bazı faydaları:

“Raporlama da mükemmel. İlerlememizi her an görebilmem gerekiyor - ve Clockify buna izin veriyor. Müşterilere haftalık/aylık bazda raporlar göndermek de çok kolay.”

Caroline ayrıca ekibinin başarıya doğru büyümesine yardımcı olduğu için zaman izleyicimize de teşekkür ediyor:

“ Artık 18 kişilik bir ekibiz ve Clockify 1'den 18'e çıkmamıza izin verdi.”

Upsource ekip üyeleri Clockify'ı farklı mı kullanıyor?

Genel olarak konuşursak, Caroline ve ekibinin üyeleri Clockify'ı oldukça benzer şekilde kullanma eğilimindedir.

“ Belirli bir müşteriyle çalışırken devreye giriyor ve iş bittiğinde kapanıyoruz.

Tüm müşterilerin Clockify'da kendi projeleri ve etiketleri var - bu nedenle zamanımızın nerede harcandığını görmek çok kolay."

Upsource ekibinin iş için en pratik bulduğu Clockify özellikleri nelerdir ve neden?

Caroline'ın yukarıda bahsettiği gibi, raporlar özellikle kendisi gibi işletme sahipleri için oldukça faydalıdır.

VA ajansını yönettiği için Caroline, müşterilerinin çalışmalarıyla ilgili her an nerede olduklarını görmelidir ve bu Clockify özelliği buna izin verir.

Raporlamanın yanı sıra, Upsource ekibi için pratik olduğu kanıtlanmış diğer bazı özellikler şunlardır:

"VA'lar olarak bir müşteriye 15 dakika kadar az zaman harcıyor olabiliriz - ve bu süre, zaman takibimizle tutarlı olmazsak ekleniyor. Ayrıca faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz işleri görmeyi de seviyorum . Faturalandırılamayan işlere çok zaman harcıyorum ve bunu takip edebilmem çok önemli.”

Sanal asistanlar için zaman takibinin faydaları

Caroline'ın önceki cevabından da görebileceğimiz gibi, sanal asistanların hem faturalandırılabilir hem de faturalandırılamaz saatlerini kaydetmeleri gerekiyor. Ne de olsa, faturalandırılamayan süre, faturalandırılabilir kadar önemlidir, bu nedenle VA'ların her iki kategoriyi de izleyerek göz kulak olmaları gerekir.

İşte sanal asistanların zaman takibinde bulabilecekleri diğer bazı avantajlar.

Zaman takibi, iş gününüz hakkında daha fazla bilgi edinmenize yardımcı olur

Caroline, VA endüstrisine yeni başlayan herkesin başına gelen ilginç bir şeyden bahsetti.

“İlk VA olduğunuzda, bütün gün masanızda oturmanıza rağmen sadece 4 saat çalışmanızı şok edici bulmak çok yaygın. Daha yeni bir VA için çok cesaret kırıcı olabilir.”

Caroline bu durumda ne öneriyor?

Zaman takibi — ve faturalandırılamayan zamanı ölçmenin önemini vurguluyor.

"Örneğin, sosyal medyada potansiyel müşterilerle etkileşim kurmak için harcadığınız zamanı takip edin - sonuçlar sizin için biraz korkutucu olabilir! Destek için topluluğunuzdaki bazı VA'larla gevşemek için harcadığınız zamanı izleyin.“

Deneyimli bir sanal asistan olarak Caroline, zaman takibinin aynı zamanda bir aktivite türü için çok fazla zaman harcayıp harcamadığınızı anlamanıza yardımcı olabileceğine inanıyor:

"Günde 4 saatinizi sosyal medyada gezinerek geçiriyorsanız, üretkenliğiniz için gerçeklik kontrol zamanı olabilir!"

Zaman takibi, daha iyi bir iş-yaşam dengesi elde etmenize yardımcı olur

Zaman takibinin sanal asistanların iş ve özel hayatlarını daha iyi dengelemesine de izin verip vermediğini merak ediyordum.

Caroline, kendisini 2016'dan beri zamanını takip etmeye adadığını söylüyor. Ve şu anda iş-yaşam dengesi konusunda iyi olduğunu iddia ediyor - hatta ailece yeterince kaliteli zaman geçirmeyi bile başarıyor. Caroline'ın iki çocuğu var ve doğal olarak onlarla mümkün olduğunca çok vakit geçirmek istiyor.

“2016-2019'da eskiden geri aldığım saatlere şimdi bakmaya utanıyorum. Günde 12-16 saat kesintisiz çalışıyordum (faturaya tabi iş) - ve bunun bir daha olmasına asla izin vermeyeceğim.

Yalnızca 'çalışma' zamanımı ölçmeye adadığım için çalışmak için daha az zaman harcadığımdan emin olabilirim. Ardından, takip edilen süremi gözden geçirerek, kendimi kolayca dış kaynaktan temin edebileceğimi ve kaç saat yardıma ihtiyacım olduğunu görebilirim. O fantastik!"

Özet: Zaman yönetimi, VA'lar için çok önemli becerilerden biridir

Sanal asistanlar, farklı sektörlerden gelen birçok müşteriyle ilgilenir - bu da onların plakalarında çok çeşitli türde görevler olduğu anlamına gelir.

VA'lar günlük olarak gerçekleştirdikleri tüm görevleri takip etmek için çalışma saatlerini hem faturalandırılabilir hem de faturalandırılamaz olarak kaydetmelidir.

Aslında, Upsource'dan Caroline Marshall, zaman yönetiminin VA endüstrisindeki hayati becerilerden biri olduğuna inanıyor - bununla birlikte teknoloji merakı ve öğrenmeye susamışlık.

Caroline'a göre, Clockify gibi raporlama özellikleriyle birlikte gelen zaman izleyiciler pratik olmaktan daha fazlasıdır - çünkü sanal asistanlar bunları projeler ve müşterilerle olan ilerlemeyi gözden geçirmek için kullanabilir.

Ayrıca, VA'lar faturalandırılamayan işler için çok zaman harcadıkları için bu saatleri de takip etmeleri gerekir.

Son olarak Caroline, takip süresinin iş ve özel hayatını dengelemesine yardımcı olduğuna dikkat çekiyor. Birkaç yıl önce yaptığı gibi, kendini aşırı çalıştırmak yerine, şimdi çocuklarıyla kaliteli zaman geçirmek için sınırlar koyma yeteneğine sahip.

Sonunda Clockify, Caroline'ın çalışkan sanal asistan ekiplerine zaman takip eden bir sanal asistan olarak hizmet ediyor.

️ Sanal asistan mısınız, varsa zamanınızı takip etme alışkanlığınız var mı? Zaman kaydı, üretken kalmanıza nasıl yardımcı olur? Cevaplarınızı, önerilerinizi ve yorumlarınızı [email protected] adresine gönderin, bunları bu veya gelecekteki gönderilere dahil edebiliriz.