仮想アシスタントのタイムトラッキング：アップソースへのインタビュー

あなたは一日中さまざまなタスクに追いつくのに苦労しているビジネスオーナーですか？

または、スタートアップを立ち上げて、管理のサポートが必要ですか？

1日の時間が足りないと感じた場合は、毎日の割り当ての一部を仮想アシスタント（VA）にアウトソーシングすることを検討する必要があります。

結局のところ、彼らの仕事は「忙しい情熱的な人々に時間を取り戻す」ことです。仮想アシスタントであるキャロライン・マーシャルと私たちのインタビュー対象者は、この職業を簡単な言葉で要約しました。 キャロラインは、クライアントに仮想アシスタントサービスを提供することに専念している会社であるUpsourceの創設者です。

キャロラインと、退役軍人省業界、この仕事に必要な最も重要なスキル、そしてアップソースのクライアントについて話しました。

アップソースチームはClockifyを使用して作業を追跡しているため、時間管理が作業にどのように役立つか、Clockifyのどの機能が役立つかを知りたいと思いました。

さらに、時間の記録が、仮想アシスタントが請求対象外の時間についてさらに学習するのに役立つだけでなく、より良いワークライフバランスを受け入れるのにどのように役立つかについても説明します。

バーチャルアシスタント業界とは何ですか？バーチャルアシスタントにはどのようなスキルが必要ですか？

すでに述べたように、キャロラインは仮想アシスタントとして機能します。

仮想アシスタントは通常、自営業の独立請負業者またはフリーランサーです。 BusinessWireの調査によると、VAの市場規模は絶えず拡大しており、2025年までに256億3000万ドルに達するとのことです。

では、仮想アシスタントはクライアントにどのようなサービスを提供しますか？

これらのサービスには、次のようなさまざまな分野が含まれます。

• 管理業務、
• プロジェクトおよびタスク管理、
• マーケティングおよびソーシャルメディア戦略、
• とはるかに。

彼らのクライアントは一般的に起業家や中小企業の所有者ですが、大規模な組織の場合もあります。

キャロラインがこの呼びかけを選んだ理由は何だろうと思っていました。

キャロラインがVA業界を選んだのはなぜですか？

2016年に仮想アシスタントになる前、キャロラインは10年以上エグゼクティブアシスタント/イベントプロフェッショナルとして働いていました。 また、彼女は音楽演奏を通して彼女の創造的な側面を育てました。

それで、私たちはキャロラインがこのキャリアを変えた理由を知りたがっていました。

「数年の間、私は側で演奏しました—私はかつて音楽の学位を取得し、オペラ歌手になることを夢見ていました！

経済的な安全性/安定性、住宅ローン、そしてパフォーマンスへの愛情からの脱落（それを実現するのにしばらく時間がかかりました！）の組み合わせにより、私は切り替えを行いました。」

キャロラインは、彼女がPA（パーソナルアシスタント）の世界に「落ち込んだ」と付け加えています。 彼女はこの仕事がロンドンですぐにお金を稼ぐための素晴らしい選択肢だと思った。 それで、彼女はゆっくりとPAのホリデーカバーを選び始め、次にマタニティカバーの役割を選び始め、2012年にオールインしました。

彼女の演奏経験を考慮して、私たちはまた、創造性とVA業界とのつながりについてキャロラインの頭脳を選びたかったのです。

創造性と退役軍人省産業の間のリンク

キャロラインは、退役軍人省業界でのキャリアに関しては、彼女のパフォーマンス/創造的な年に多くを負っていると指摘しています。

「他の人に判断されるためにあなたの歌声をそこに出すことほど恐ろしいことはありません—それほど恐ろしいことはないようです。 インタビュー、ディスカバリーコール、メディア—それはすべてそれよりも簡単です（もちろん、私は緊張しますが）。」

彼女は自分のパフォーマンスのキャリアを自分のビジネスを始めることと比較しています。

「ビジネスを所有しているのと同じように、踊ったり、歌ったり、演奏したりすることで、多くの挫折を経験し、自分自身を取り戻さなければなりません。」

ある意味で、キャロラインはアーティストとCEOの間につながりがあると信じています。 つまり、彼女が主張するように、クラスに参加し、教育とオーディションのバランスを取り、仕事をするということは、あなたがたくさんジャグリングしていることを意味します。これは、忙しいCEOをジャグリングするための素晴らしい準備です。

さらに、クリエイティビティとバーチャルアシスタント業界のすべての類似点について言えば、キャロラインは、パフォーマンスのバックグラウンドから来たパーソナルアシスタントとのつながりを本当に楽しんでいると結論付けています。

VA業界で最も重要なスキル

キャロラインがこの仕事で最も楽しんでいることを知りたいと思いました。

「私が最も気に入っているのは、忙しい情熱的な人々に時間を取り戻すことです。おそらく、タスクをやることリストから外すだけなのか、すばらしいSOP（標準の操作手順）を使ってソフトウェアを合理化するのか、飽きることはありません。幸せなクライアントに会うことによって。」

今、クライアントを幸せにすることは簡単な作業ではありません。 仮想アシスタントが仕事を上手に行うために養わなければならない特定のスキルが必要です。 キャロラインに、これらの重要なスキルとは何かを尋ねました。

「時間管理、テクノロジーへの好奇心、学習への渇望は、VAにとって非常に重要です。 この業界は絶えず変化しており、関連性を維持するには、クライアントのためにゲームのトップに立つ必要があります。」

バーチャルアシスタントの平均的な日

あなたがそれについて考えるとき、仮想アシスタントは本当にすべての取引のジャックでなければなりません。

さて、彼らの日常の仕事はどうですか？ バーチャルアシスタントの平均的な一日はどのように見えますか？

キャロラインによると、彼女はメールで一日を始め、クライアントからの変更やニュースがあるかどうかを確認しています。 キャロラインは、これがあなたの一日を適切に管理し、入ってくるいくつかのより緊急の優先事項のためにタスクを延期する必要があるかどうかを理解するための最良の方法であると信じています。

「正直なところ、退役軍人省として何をするかにもよりますが、平均的な日というものはありません。

日記のジャグリング、コミュニケーションの草案作成、プロジェクト管理タスク。

現在、VAエージェンシーの所有者として、私は毎日チームにチェックインし、クライアントを確認します。もちろん、Clockifyを確認して、毎日/毎週の請求の進捗状況を確認します。」

したがって、VA業界で働くことは非常にエキサイティングです。毎日、さまざまなクライアントに対してさまざまなタスクを実行できるからです。

このテーマについては、彼女の通常の日常業務とは別に、キャロラインのクライアントについても話しました。 または、言い換えると、通常は仮想アシスタントのサービスを必要とするタイプのビジネスプロファイルです。

通常、どのタイプのビジネスプロファイルにVAサービスが必要ですか？

私たちは、アップソースのクライアントが何であるか、そして彼らが通常どのような種類のVAサービスを要求しているかを知りたがっていました。

キャロライン氏は、企業として、スタートアップ、中小企業だけでなく、ライフスタイル管理を必要とする個人にも焦点を当てていると述べています。 彼女はこの一般的なルールを追加します：

「2022年の美しさは、PAを「必要とする」のはもはやCEOやC-Suiteディレクターではないことです。予算があり、関係にある程度の時間を投資する意欲がある場合は、VAが最適です。 そして、皮肉なことに、時間を取り戻すために仮想アシスタントと連携するために時間を費やす必要があります。」

クライアントと言えば、彼らは通常何を手伝う必要がありますか？

キャロラインは、要求は通常さまざまであると応答しますが、次のようなサービスが含まれます。

• 受信トレイ/日記の管理
• タスク/プロジェクト管理
• 技術およびソーシャルメディアのサポート
• 管理者の観点からのビジネスからの管理と新しいソフトウェア/SOPの実装
• イベント/トレーニング管理
• ライフスタイルサポート

アップソースチームはClockifyをどのように使用しますか？

バーチャルアシスタント業界について説明するだけでなく、アップソースチームがClockifyをどのように使用しているか、Clockifyのどの機能が彼らのお気に入りであるかについても知りたいと思いました。

キャロラインが強調しているように、VAは非常に忙しい人々であり、常に多くのクライアントとタスクをやりくりしています。

したがって、時間を追跡するには、使いやすいアプリが必要です。Carolineは、使いやすさがまさにClockifyが提供するものであることを強調しています。

アップソースチームがClockifyを選択したのはなぜですか？

さて、アップソースチームはどのようにして私たちのツールを見つけましたか？

キャロラインは、周りにあったさまざまな種類のソフトウェアについて調査したと言います。 また、彼女は他のいくつかのツールも使用していましたが、Clockifyは次の点で気に入っていました。

• 使いやすさ、
• 明確な報告、および
• 予算オプション。

キャロラインによると、他のタイムトラッカーよりもClockifyを選択することのその他の利点は次のとおりです。

「報告も素晴らしいです。 私はいつでも進捗状況を確認できる必要があります—そしてClockifyはこれを許可します。 また、毎週/毎月、クライアントにレポートを送信するのも非常に簡単です。」

キャロラインはまた、彼女のチームが成功に向けて成長するのを支援したことで、私たちのタイムトラッカーの功績を認めています。

「私たちは現在18人のチームであり、Clockifyによって1人から18人に成長することができました。」

アップソースチームのメンバーはClockifyの使い方が異なりますか？

一般的に、キャロラインと彼女のチームのメンバーは、Clockifyをまったく同じように使用する傾向があります。

「私たちは特定のクライアントと仕事をしているときに出勤し、仕事が終わったら出勤します。

すべてのクライアントがClockifyに独自のプロジェクトとタグを持っているので、私たちの時間がどこで費やされているかを確認するのは非常に簡単です。」

アップソースチームが仕事に最も実用的だと思うClockifyの機能とその理由を教えてください。

キャロラインが前述したように、レポートは、特に自分のようなビジネスオーナーにとって非常に役立ちます。

彼女は退役軍人省を運営しているので、キャロラインは彼らがクライアントの仕事をしている場所をいつでも見る必要があり、このClockify機能はそれを可能にします。

レポートとは別に、アップソースチームにとって実用的であることが証明されている他の機能を次に示します。

「VAとして、クライアントに費やす時間はわずか15分である可能性があります。また、時間の追跡に一貫性がない場合は、この時間が加算されます。 また、請求可能な作品と請求不可能な作品を見るのも大好きです。 私は請求対象外の作業に多くの時間を費やしています。これを追跡できることは非常に重要です。」

仮想アシスタントのタイムトラッキングの利点

キャロラインの以前の回答からわかるように、仮想アシスタントは請求可能な時間と請求不可能な時間の両方を記録する必要があります。 結局のところ、請求不可の時間は請求可能と同じくらい重要です。そのため、VAは両方のカテゴリを追跡して監視する必要があります。

仮想アシスタントが時間追跡で見つけることができる他のいくつかの利点があります。

時間追跡はあなたがあなたの仕事日についてもっと学ぶのを助けます

キャロラインは、退役軍人省業界で始めたばかりのすべての人に起こる興味深いことについて言及しました。

「最初に退役軍人省になったとき、一日中机に座っていたのに4時間しか仕事をしていないことに衝撃を感じることはよくあることです。 新しいVAにとっては非常にがっかりする可能性があります。」

この場合、キャロラインは何を示唆していますか？

時間追跡—そして彼女は請求対象外の時間を測定することの重要性を強調しています。

「たとえば、ソーシャルメディアで潜在的なクライアントとの交流に費やした時間を追跡します。結果は少し怖いかもしれません。 サポートのためにコミュニティ内のいくつかのVAと怠けている時間を追跡します。」

経験豊富な仮想アシスタントとして、キャロラインは、時間追跡は、ある種の活動に多くの時間を費やしているかどうかを理解するのにも役立つと信じています。

「ソーシャルメディアで1日4時間スクロールしている場合は、生産性を確認するための現実的なチェック時間になる可能性があります。」

時間追跡は、より良いワークライフバランスを達成するのに役立ちます

時間の追跡によって、仮想アシスタントが仕事と私生活のバランスを改善できるかどうか疑問に思いました。

キャロラインは、2016年以来、自分の時間を追跡することに専念していると述べています。また、現在、仕事と生活のバランスが取れていると主張しています。家族との時間を十分に過ごすことができています。 キャロラインには2人の子供がいます。当然、彼女はできるだけ子供たちと一緒に過ごしたいと思っています。

「私は今、2016年から2019年にかけて時間を記録していた時間を調べたいと思っています。 私は1日12〜16時間しっかりと働いていました（請求可能な仕事）—そしてそれを二度と起こさせません。

私は自分の「作業」時間を計時することに専念することによってのみ、作業に費やす時間を減らすことができます。 そして、追跡した時間を確認することで、自分自身を簡単にアウトソーシングできるものと、支援が必要な時間数を確認できます。 すごいね！"

まとめ：時間管理はVAにとって重要なスキルの1つです

仮想アシスタントは、さまざまな業界からの多くのクライアントに対応します。つまり、さまざまな種類のタスクがプレート上にあります。

VAは、毎日実行するすべての割り当てを追跡するために、請求可能と請求不可能の両方の勤務時間を記録する必要があります。

実際、UpsourceのCaroline Marshallは、時間管理は実際にはVA業界の重要なスキルの1つであり、テクノロジーへの好奇心と学習への渇望とともにあると考えています。

キャロライン氏によると、Clockifyなどのレポート機能を備えたタイムトラッカーは実用的ではありません。仮想アシスタントがそれらを使用してプロジェクトやクライアントの進捗状況を確認できるからです。

さらに、VAは請求対象外の作業に多くの時間を費やすため、これらの時間も追跡する必要があります。

最後に、キャロラインは、追跡時間が彼女の仕事と私生活のバランスをとるのに役立ったと指摘します。 数年前のように過労する代わりに、今では子供たちと充実した時間を過ごすために境界線を作ることができます。

結局、Clockifyは、キャロラインの勤勉な仮想アシスタントチームの時間追跡仮想アシスタントとして機能します。

️あなたはバーチャルアシスタントですか？もしそうなら、あなたはあなたの時間を追跡する習慣がありますか？ 時間の記録は、生産性を維持するのにどのように役立ちますか？ あなたの回答、提案、コメントを[email protected]に送ってください。そうすれば、この投稿または将来の投稿にそれらを含めることができます。