Urmărirea timpului pentru asistenții virtuali: un interviu cu Upsource

Sunteți proprietar de afaceri care se luptă să țină pasul cu diverse sarcini de-a lungul zilei?

Sau ți-ai lansat startup-ul și ai nevoie de ajutor cu administrarea?

Dacă simți că nu sunt suficiente ore într-o zi, poate că ar trebui să iei în considerare externalizarea unora dintre sarcinile tale zilnice către asistenți virtuali (VA).

La urma urmei, treaba lor este să „ le ofere oamenilor pasionați ocupați timpul lor înapoi”, așa cum au rezumat Caroline Marshall, o asistentă virtuală și intervievatul nostru, această profesie în cuvinte simple. Caroline este fondatoarea Upsource — o companie dedicată oferirii clienților cu servicii de asistent virtual.

Am vorbit cu Caroline despre industria VA, cele mai cruciale abilități necesare pentru acest job, dar și despre clienții Upsource.

Deoarece echipa Upsource folosește Clockify pentru a urmări munca, am vrut să știm cum îi ajută gestionarea timpului în munca lor și ce funcții Clockify le consideră utile.

Mai mult, vom explica modul în care înregistrarea timpului poate ajuta asistenții virtuali să învețe mai multe despre orele nefacturabile, dar și să îmbrățișeze un echilibru mai bun între viața profesională și viața privată.

Ce este industria asistenților virtuali și ce abilități sunt necesare pentru asistenții virtuali?

După cum am menționat deja, Caroline lucrează ca asistent virtual.

Asistenții virtuali sunt de obicei antreprenori independenți care desfășoară activități independente sau liber profesioniști. Dimensiunea pieței VA este în continuă creștere și va ajunge la 25,63 miliarde USD până în 2025, potrivit cercetării BusinessWire.

Deci, ce fel de servicii oferă asistenții virtuali pentru clienții lor?

Aceste servicii includ o mulțime de domenii diferite, cum ar fi:

• muncă administrativă,
• managementul proiectelor și sarcinilor,
• strategie de marketing și social media,
• și mult mai mult.

Clienții lor sunt în general antreprenori sau proprietari de afaceri mici, dar pot fi și organizații mari.

Ne întrebam ce a făcut-o pe Caroline să aleagă această chemare.

De ce a ales Caroline industria VA?

Înainte de a deveni asistent virtual în 2016, Caroline a lucrat ca asistent executiv/profesional în evenimente de mai bine de 10 ani. De asemenea, și-a alimentat latura creativă prin interpretarea muzicală.

Așadar, eram nerăbdători să aflăm ce a făcut-o pe Caroline să schimbe această carieră.

„Timp de câțiva ani, am jucat în paralel – am făcut odată o diplomă de muzică și am visat să fiu cântăreț de operă!

Un amestec de dorință de securitate/stabilitate financiară, o ipotecă și dezamăgirea de performanță (mi-a luat ceva timp să realizez asta!) m-a făcut să fac schimbarea.”

Caroline adaugă că a „căzut” în lumea PA (asistenților personali). Ea a găsit acest loc de muncă o opțiune excelentă pentru a câștiga bani rapid la Londra. Așa că, încet a început să aleagă coperte de vacanță PA, apoi roluri de maternitate, până când a intrat all-in în 2012.

Având în vedere experiența ei de performanță, am vrut să alegem și creierul lui Caroline despre creativitate și legătura acesteia cu industria VA.

Legătura dintre creativitate și industria VA

Caroline subliniază că, când vine vorba de cariera ei în industria VA, ea datorează atât de mult anilor săi de performanță/creativitate.

„Nu este nimic mai înfricoșător decât să-ți pui vocea cântătoare pentru a fi judecat de alții – NIMIC nu pare atât de înfricoșător ca asta. Interviuri, apeluri de descoperire, mass-media - totul este mai ușor decât atât (deși, desigur, devin nervos).”

Ea compară cariera ei de performanță cu începerea propriei afaceri.

„Dansezi, cântă, cântă – primești atât de multe eșecuri și trebuie să te ridici – la fel ca și cum ai deține o afacere.”

Într-un fel, Caroline crede că există o legătură între artiști și directori generali. Așadar, așa cum susține ea, a participa la cursuri și a echilibra educația și audiția, precum și munca, înseamnă că jonglați mult - ceea ce este o pregătire excelentă pentru a jongla cu directorii executivi ocupați.

În plus, vorbind despre toate asemănările dintre creativitate și industria asistenților virtuali, Caroline concluzionează că îi place cu adevărat să se conecteze cu asistenți personali care provin dintr-un mediu de performanță.

Cele mai esențiale abilități din industria VA

Am fost curioși să aflăm ce îi place cel mai mult Carolinei la acest job.

„Ceea ce iubesc cel mai mult este să ofer cu adevărat oamenilor pasionați ocupați timpul lor înapoi – poate pur și simplu prin eliminarea sarcinilor din lista lor de lucruri de făcut sau poate prin SOP-uri uimitoare (proceduri standard de operare) și eficientizarea software-ului lor – nu mă plictisesc văzând clienți fericiți.”

Acum, a face clienții fericiți nu este o sarcină ușoară. Trebuie să existe niște abilități specifice pe care asistenții virtuali trebuie să le hrănească pentru a fi buni la locurile de muncă. Am întrebat-o pe Caroline care sunt aceste abilități vitale.

„ Gestiunea timpului, curiozitatea pentru tehnologie și setea de învățare sunt atât de esențiale pentru VA. Această industrie este în continuă schimbare și pentru a rămâne relevanți trebuie să fim în topul jocului nostru pentru clienți.”

O zi medie a unui asistent virtual

Când te gândești la asta, un asistent virtual trebuie să fie cu adevărat un expert.

Acum, cum rămâne cu sarcinile lor zilnice? Cum arată o zi medie a unui asistent virtual?

Potrivit lui Caroline, ea își începe ziua cu e-mailuri și verificând dacă sunt unele schimbări și știri de la clienții ei. Caroline crede că acesta este cel mai bun mod de a-ți gestiona ziua în mod corespunzător și de a înțelege dacă trebuie să respingi orice sarcini pentru unele priorități mai urgente care au apărut.

„ Cu toată sinceritatea, nu există o zi obișnuită, în funcție de ceea ce faci ca VA!

Jurnalele de jonglerie, redactarea comunicării, sarcinile de management de proiect.

În calitate de proprietar de agenție VA acum, mă înregistrez zilnic cu echipa mea, ne revizuiesc clienții și, desigur, examinez Clockify pentru progresul nostru de facturare în fiecare zi/săptămână!”

Așadar, lucrul în industria VA este destul de interesant - pentru că în fiecare zi, poți îndeplini sarcini diferite pentru diferiți clienți.

În timp ce am vorbit despre subiect, în afară de rutina ei zilnică obișnuită, am vorbit și despre clienții lui Caroline. Sau, cu alte cuvinte, tipurile de profiluri de afaceri care au nevoie de obicei de serviciile asistenților virtuali.

Ce tipuri de profiluri de afaceri au nevoie de obicei de servicii VA?

Eram nerăbdători să aflăm care sunt clienții Upsource și ce fel de servicii VA solicită de obicei.

Caroline spune că, în calitate de companie, se concentrează pe startup-uri, întreprinderi mici și mijlocii, dar și pe indivizi care au nevoie de un anumit management al stilului de viață. Ea adaugă această regulă generală:

„Frumusețea anului 2022 este că nu mai sunt directorii CEO și C-Suite care „au nevoie” de un PA – dacă ai un buget și dorința de a investi ceva timp în relație, atunci un VA este pentru tine. Și, da, ironia este că trebuie să investești timp pentru a lucra cu asistenții virtuali pentru a-ți recupera timpul.”

Vorbind despre clienții lor – cu ce au nevoie de obicei de ajutor?

Caroline răspunde că solicitările sunt de obicei variate, dar includ servicii precum:

• Gestionare inbox/jurnal
• Managementul sarcinilor/proiectului
• Suport tehnic și social media
• Management din afacerea lor din perspectivă administrativă și implementarea de noi software/SOP-uri
• Managementul evenimentelor/formarii
• Suport pentru stilul de viață

Cum folosește echipa Upsource Clockify?

Pe lângă discuțiile despre industria asistenților virtuali, am vrut să știm și cum folosește echipa Upsource Clockify și care sunt funcțiile Clockify preferate.

După cum subliniază Caroline, VA sunt oameni foarte ocupați – jongland constant cu o mulțime de clienți și sarcini.

Astfel, pentru a-și urmări timpul, au nevoie de o aplicație ușor de utilizat – iar Caroline subliniază că simplitatea de utilizare este exact ceea ce oferă Clockify.

De ce a ales echipa Upsource Clockify?

Acum, cum a aflat echipa Upsource despre instrumentul nostru?

Caroline spune că și-a făcut cercetările despre diferitele tipuri de software care existau în jur. De asemenea, ea a folosit și alte instrumente, dar i-a plăcut Clockify pentru:

• Ușurință în utilizare,
• Raportare clară și
• Opțiuni de bugetare .

Iată câteva alte beneficii ale alegerii Clockify față de alte instrumente de urmărire a timpului, potrivit Caroline:

„De asemenea, raportarea este excelentă. Trebuie să pot vedea în orice moment progresul nostru - și Clockify permite acest lucru. De asemenea, este foarte ușor să trimiteți rapoarte către clienți săptămânal/lunar.”

Caroline merită, de asemenea, urmăritorul nostru de timp pentru că și-a ajutat echipa să crească spre succes:

„ Suntem o echipă de 18 acum și Clockify ne-a permis să creștem de la 1 la 18.”

Membrii echipei Upsource folosesc Clockify diferit?

În general, Caroline și membrii echipei ei tind să folosească Clockify în mod destul de similar.

„ Inregistrăm când lucrăm cu un anumit client și terminăm odată ce lucrarea este terminată.

Toți clienții au propriile proiecte și etichete pe Clockify – așa că este foarte simplu să vedem unde ne petrece timpul.”

Ce funcții Clockify consideră echipa Upsource cele mai practice pentru serviciu și de ce?

După cum a menționat Caroline mai sus, rapoartele sunt destul de utile, în special pentru proprietarii de afaceri ca ea.

Deoarece conduce agenția VA, Caroline trebuie să vadă în orice moment unde se află în munca clienților lor și această funcție Clockify le permite.

În afară de raportare, iată câteva alte caracteristici care s-au dovedit a fi practice pentru echipa Upsource:

„În calitate de VA, am putea petrece doar 15 minute pentru un client – ​​și acest timp se adună dacă nu suntem în concordanță cu urmărirea timpului nostru. De asemenea, îmi place să văd lucrări facturabile și nefacturabile . Petrec mult timp lucrând nefacturabil – și este foarte important să pot urmări asta.”

Beneficiile urmăririi timpului pentru asistenții virtuali

După cum putem vedea din răspunsul anterior al lui Caroline, asistenții virtuali trebuie să înregistreze atât orele facturabile, cât și orele nefacturabile. La urma urmei, timpul nefacturabil este la fel de important ca și facturabil, motiv pentru care VA trebuie să țină cont de ambele categorii, urmărindu-le.

Iată câteva alte beneficii pe care asistenții virtuali le pot găsi în urmărirea timpului.

Urmărirea timpului vă ajută să aflați mai multe despre ziua dvs. de lucru

Caroline a menționat un lucru interesant care se întâmplă tuturor celor care tocmai au început în industria VA.

„Când devii pentru prima dată VA, este foarte obișnuit să găsești șocant că ai stat la birou toată ziua, dar ai lucrat doar 4 ore. Poate fi foarte descurajator pentru un VA mai nou.”

Ce sugerează Caroline în acest caz?

Urmărirea timpului - și ea subliniază importanța măsurării timpului nefacturabil.

„De exemplu, urmăriți timpul petrecut interacționând cu potențiali clienți pe rețelele sociale – rezultatele ar putea fi puțin înfricoșătoare pentru dvs.! Urmăriți timpul pe care îl petreceți relaxându-vă cu unii colegi VA din comunitatea dvs. pentru sprijin.”

În calitate de asistent virtual cu experiență, Caroline consideră că urmărirea timpului vă poate ajuta și să înțelegeți dacă petreceți prea mult timp unui tip de activitate:

„Dacă petreci 4 ore pe zi derulând pe rețelele de socializare – ar putea fi timpul de verificare a realității pentru productivitatea ta!”

Urmărirea timpului vă ajută să obțineți un echilibru mai bun între viața profesională și viața privată

Mă întrebam dacă urmărirea timpului le permite și asistenților virtuali să-și echilibreze mai bine munca și viața privată.

Caroline spune că s-a dedicat urmăririi timpului din 2016. Și susține că în prezent este bună cu echilibrul dintre viața profesională și cea privată – chiar reușește să aibă suficient timp de calitate în familie. Caroline are doi copii – și, desigur, își dorește să petreacă cât mai mult timp cu ei.

„Acum mă încântă să mă uit la orele pe care le făceam în 2016-2019. Lucram solid 12—16 ore pe zi (muncă facturabilă) – și nu voi lăsa niciodată să se întâmple asta.

Pot să mă asigur că petrec mai puțin timp lucrând doar dedicându-mă să-mi sincronizez timpul de „de lucru”. Și apoi, prin revizuirea timpului meu urmărit, pot vedea ce mă pot externaliza cu ușurință și de câte ore am nevoie de ajutor. E fantastic!"

Încheiere: managementul timpului este una dintre abilitățile cruciale pentru VA

Asistenții virtuali se ocupă de mulți clienți care provin din industrii diferite - ceea ce înseamnă că au o mulțime de tipuri diverse de sarcini pe plan.

Pentru a ține evidența tuturor misiunilor pe care le efectuează zilnic, VA ar trebui să își înregistreze orele de lucru – atât facturabile, cât și nefacturabile.

De fapt, Caroline Marshall de la Upsource consideră că managementul timpului este de fapt una dintre abilitățile vitale din industria VA - împreună cu curiozitatea pentru tehnologie și setea de a învăța.

Potrivit lui Caroline, instrumentele de urmărire a timpului care vin cu funcții de raportare, cum ar fi Clockify, sunt mai mult decât practice, deoarece asistenții virtuali le pot folosi pentru a analiza progresul proiectelor și clienților.

În plus, deoarece VA petrec mult timp lucrând nefacturabil, trebuie să urmărească și aceste ore.

În cele din urmă, Caroline subliniază că urmărirea timpului a ajutat-o ​​să echilibreze munca și viața privată. În loc să se suprasolicită – așa cum făcea în urmă cu câțiva ani – acum este capabilă să-și facă limite pentru a petrece timp de calitate cu copiii ei.

În cele din urmă, Clockify servește ca asistent virtual de urmărire a timpului pentru echipele de asistenți virtuali ale lui Caroline.

️ Ești asistent virtual și, dacă da, ai obiceiul de a-ți urmări timpul? Cum vă ajută înregistrarea timpului să rămâneți productiv? Trimiteți răspunsurile, sugestiile și comentariile dvs. la [email protected] și le putem include în această postare sau în cele viitoare.