การติดตามเวลาสำหรับผู้ช่วยเสมือน: บทสัมภาษณ์กับ Upsource

คุณเป็นเจ้าของธุรกิจที่พยายามติดตามงานต่างๆ ตลอดทั้งวันหรือไม่?

หรือคุณเปิดตัวสตาร์ทอัพและต้องการความช่วยเหลือด้านการบริหาร?

หากรู้สึกว่ามีชั่วโมงไม่เพียงพอในหนึ่งวัน คุณอาจควรพิจารณาจ้างงานประจำวันบางส่วนให้กับผู้ช่วยเสมือน (VA)

ท้ายที่สุด งานของพวกเขาคือ " ให้เวลากับคนที่มีความกระตือรือร้นที่มีงานยุ่งกลับมา" ขณะที่แคโรไลน์ มาร์แชล ผู้ช่วยเสมือนจริง และผู้ให้สัมภาษณ์ของเราสรุปอาชีพนี้ด้วยคำพูดง่ายๆ Caroline เป็นผู้ก่อตั้ง Upsource ซึ่งเป็นบริษัทที่อุทิศตนเพื่อให้บริการผู้ช่วยเสมือนแก่ลูกค้า

เราได้พูดคุยกับแคโรไลน์เกี่ยวกับอุตสาหกรรม VA ซึ่งเป็นทักษะที่สำคัญที่สุดที่จำเป็นสำหรับงานนี้ และรวมถึงลูกค้าของ Upsource ด้วย

เนื่องจากทีม Upsource ใช้ Clockify เพื่อติดตามงาน เราจึงต้องการทราบว่าการจัดการเวลาช่วยพวกเขาในการทำงานได้อย่างไร และคุณลักษณะของ Clockify ที่พวกเขาเห็นว่ามีประโยชน์อย่างไร

นอกจากนี้ เราจะอธิบายวิธีที่การบันทึกเวลาสามารถช่วยให้ผู้ช่วยเสมือนเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับชั่วโมงที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ แต่ยังรวมถึงความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ดีขึ้นด้วย

อุตสาหกรรมผู้ช่วยเสมือนคืออะไรและทักษะใดบ้างที่จำเป็นสำหรับผู้ช่วยเสมือน

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว แคโรไลน์ทำงานเป็นผู้ช่วยเสมือน

ผู้ช่วยเสมือนมักจะเป็นผู้รับเหมาอิสระหรือผู้ประกอบอาชีพอิสระ ขนาดตลาดของเวอร์จิเนียเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องและจะสูงถึง 25.63 พันล้านดอลลาร์ภายในปี 2568 ตามการวิจัยของ BusinessWire

ผู้ช่วยเสมือนให้บริการประเภทใดแก่ลูกค้าของพวกเขา

บริการเหล่านี้ครอบคลุมพื้นที่ต่างๆ มากมาย เช่น:

• งานธุรการ,
• การจัดการโครงการและงาน
• กลยุทธ์การตลาดและโซเชียลมีเดีย
• และอีกมากมาย

ลูกค้าของพวกเขามักจะเป็นผู้ประกอบการหรือเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก แต่ก็สามารถเป็นองค์กรขนาดใหญ่ได้เช่นกัน

เราสงสัยว่าอะไรทำให้แคโรไลน์เลือกการโทรนี้

ทำไม Caroline ถึงเลือกอุตสาหกรรม VA?

ก่อนที่จะมาเป็นผู้ช่วยเสมือนในปี 2559 แคโรไลน์เคยทำงานเป็นผู้ช่วยผู้บริหาร/มืออาชีพด้านงานกิจกรรมมากว่า 10 ปี นอกจากนี้ เธอยังหล่อเลี้ยงความคิดสร้างสรรค์ของเธอผ่านการแสดงดนตรี

ดังนั้นเราจึงกระตือรือร้นที่จะค้นหาว่าอะไรทำให้แคโรไลน์เปลี่ยนอาชีพนี้

“สองสามปี ฉันได้แสดงด้านข้าง – ฉันเคยเรียนปริญญาด้านดนตรีและมีความฝันที่จะเป็นนักร้องโอเปร่า!

การผสมผสานระหว่างความต้องการความมั่นคงทางการเงิน/ความมั่นคง การจำนอง และการตกหลุมรักกับการแสดง (ใช้เวลาสักครู่กว่าจะรู้ตัว) ทำให้ฉันเปลี่ยนใจ”

แคโรไลน์เสริมว่าเธอ "ตกลงไปใน" โลกของ PA (ผู้ช่วยส่วนตัว) เธอพบว่างานนี้เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมในการหารายได้อย่างรวดเร็วในลอนดอน ดังนั้น เธอจึงค่อย ๆ เริ่มเลือกความคุ้มครองสำหรับวันหยุดของ PA และจากนั้นก็มีบทบาทในการครอบคลุมการคลอดบุตร จนกระทั่งเธอเข้าร่วมทั้งหมดในปี 2012

เมื่อพิจารณาจากประสบการณ์การแสดงของเธอแล้ว เรายังต้องการเลือกสมองของแคโรไลน์ในด้านความคิดสร้างสรรค์และความเชื่อมโยงกับอุตสาหกรรมเวอร์จิเนีย

ความเชื่อมโยงระหว่างความคิดสร้างสรรค์กับอุตสาหกรรมเวอร์จิเนีย

แคโรไลน์ชี้ให้เห็นว่า เมื่อพูดถึงอาชีพการงานของเธอในอุตสาหกรรมเวอร์จิเนีย เธอเป็นหนี้ชีวิตการทำงาน/การแสดงที่สร้างสรรค์ของเธออย่างมาก

“ไม่มีอะไรน่ากลัวไปกว่าการใส่เสียงร้องของคุณออกไปให้คนอื่นตัดสิน ไม่มีอะไรน่ากลัวเท่านั่น การสัมภาษณ์ การค้นพบทางโทรศัพท์ สื่อ — ง่ายกว่านั้น (แม้ว่าแน่นอน ฉันรู้สึกประหม่า)”

เธอเปรียบเทียบอาชีพการแสดงของเธอกับการเริ่มต้นธุรกิจของตัวเอง

“การเต้น ร้องเพลง การแสดง คุณพบกับความพ่ายแพ้มากมายและต้องลุกขึ้นสู้ เช่นเดียวกับการเป็นเจ้าของธุรกิจ”

ในทางหนึ่ง แคโรไลน์เชื่อว่ามีความเชื่อมโยงระหว่างศิลปินและซีอีโอ ดังนั้น ตามที่เธออ้างว่า การเข้าเรียนในชั้นเรียนและการสร้างสมดุลระหว่างการศึกษาและการคัดเลือก ตลอดจนการทำงาน หมายความว่าคุณกำลังเล่นกลอย่างหนัก ซึ่งเป็นการเตรียมพร้อมที่ดีสำหรับการจัดการซีอีโอที่มีงานยุ่ง

นอกจากนี้ เมื่อพูดถึงความคล้ายคลึงกันทั้งหมดระหว่างความคิดสร้างสรรค์และอุตสาหกรรมผู้ช่วยเสมือน แคโรไลน์สรุปว่าเธอสนุกกับการติดต่อกับผู้ช่วยส่วนตัวที่มาจากภูมิหลังด้านการแสดงอย่างแท้จริง

ทักษะที่สำคัญที่สุดในอุตสาหกรรมเวอร์จิเนีย

เราอยากรู้ว่าแคโรไลน์ชอบอะไรมากที่สุดเกี่ยวกับงานนี้

“สิ่งที่ฉันชอบมากที่สุดคือการให้เวลากับคนที่กระตือรือร้นที่มีงานยุ่งอย่างแท้จริง — บางทีอาจเป็นเพียงแค่การนำงานออกจากรายการสิ่งที่ต้องทำ หรืออาจผ่าน SOP ที่น่าทึ่ง (ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน) และปรับปรุงซอฟต์แวร์ของพวกเขา — ฉันไม่เบื่อ จากการได้เห็นลูกค้ามีความสุข”

ตอนนี้การทำให้ลูกค้ามีความสุขไม่ใช่เรื่องง่าย ต้องมีทักษะเฉพาะบางอย่างที่ผู้ช่วยเสมือนต้องหล่อเลี้ยงเพื่อให้ทำงานได้ดี เราถามแคโรไลน์ว่าทักษะสำคัญเหล่านี้คืออะไร

“ การบริหารเวลา ความอยากรู้อยากเห็นในเทคโนโลยี และความกระหายในการเรียนรู้เป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับ VA อุตสาหกรรมนี้มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาและเพื่อให้มีความเกี่ยวข้อง เราจำเป็นต้องอยู่เหนือเกมของเราสำหรับลูกค้า”

วันเฉลี่ยของผู้ช่วยเสมือน

เมื่อคุณคิดเกี่ยวกับมัน ผู้ช่วยเสมือนจะต้องเป็นแจ็คของการค้าทั้งหมดอย่างแท้จริง

แล้วงานประจำวันของพวกเขาล่ะ? วันเฉลี่ยของผู้ช่วยเสมือนเป็นอย่างไร?

ตามที่แคโรไลน์ เธอเริ่มต้นวันใหม่ด้วยอีเมลและตรวจสอบว่ามีการเปลี่ยนแปลงและข่าวสารจากลูกค้าของเธอหรือไม่ Caroline เชื่อว่านี่เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการวันของคุณอย่างเหมาะสม และเข้าใจว่าคุณจำเป็นต้องผลักดันงานใดๆ กลับมาเพื่อจัดลำดับความสำคัญที่เร่งด่วนกว่าเข้ามา

“ พูด ตามตรง ไม่มีวันธรรมดาหรอก ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณทำในฐานะ VA!

เล่นกลไดอารี่ ร่างการสื่อสาร การจัดการโครงการ

ในฐานะเจ้าของเอเจนซี่ VA ตอนนี้ ฉันเช็คอินกับทีมของฉันทุกวัน ตรวจสอบลูกค้าของเรา และแน่นอน ตรวจสอบ Clockify สำหรับความคืบหน้าในการเรียกเก็บเงินของเราในแต่ละวัน/สัปดาห์!”

ดังนั้น การทำงานในอุตสาหกรรม VA ค่อนข้างน่าตื่นเต้น เพราะในแต่ละวัน คุณจะต้องทำงานที่แตกต่างกันสำหรับลูกค้าที่แตกต่างกัน

ขณะอยู่ในหัวข้อ — นอกเหนือจากกิจวัตรประจำวันของเธอแล้ว เรายังได้พูดคุยเกี่ยวกับลูกค้าของแคโรไลน์ด้วย หรืออีกนัยหนึ่งคือประเภทของโปรไฟล์ธุรกิจที่มักจะต้องการบริการของผู้ช่วยเสมือน

โปรไฟล์ธุรกิจประเภทใดที่มักต้องการบริการ VA?

เรากระตือรือร้นที่จะค้นหาว่าลูกค้าของ Upsource คืออะไร และบริการ VA ประเภทใดที่พวกเขาต้องการ

Caroline กล่าวว่าในฐานะบริษัท พวกเขามุ่งเน้นไปที่การเริ่มต้นธุรกิจ วิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม แต่ยังรวมถึงบุคคลที่ต้องการการจัดการไลฟ์สไตล์ด้วย เธอเพิ่มกฎทั่วไปนี้:

“ความสวยงามของปี 2022 คือไม่ใช่ซีอีโอและกรรมการ C-Suite อีกต่อไปที่ 'ต้องการ' PA อีกต่อไป หากคุณมีงบประมาณและเต็มใจที่จะใช้เวลาในความสัมพันธ์ เวอร์จิเนียก็เหมาะสำหรับคุณ และใช่ ที่แปลกคือคุณต้องลงทุนเวลาทำงานกับ Virtual Assistants เพื่อให้ได้เวลากลับคืนมา”

เมื่อพูดถึงลูกค้า ปกติพวกเขาต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับอะไร?

Caroline ตอบว่าคำขอมักจะหลากหลาย — แต่รวมถึงบริการต่างๆ เช่น:

• การจัดการกล่องจดหมาย/ไดอารี่
• การจัดการงาน/โครงการ
• การสนับสนุนด้านเทคนิคและโซเชียลมีเดีย
• การจัดการจากธุรกิจของพวกเขาจากมุมมองของผู้ดูแลระบบและการนำซอฟต์แวร์/SOP ใหม่ไปใช้
• การจัดการเหตุการณ์/การฝึกอบรม
• รองรับไลฟ์สไตล์

ทีมงาน Upsource ใช้ Clockify อย่างไร?

นอกเหนือจากการพูดคุยเกี่ยวกับอุตสาหกรรมผู้ช่วยเสมือนแล้ว เรายังต้องการทราบว่าทีม Upsource ใช้ Clockify อย่างไร และคุณลักษณะใดของ Clockify ที่พวกเขาชื่นชอบ

Caroline เน้นย้ำว่า VAs เป็นคนที่ยุ่งมาก — เล่นกลกับลูกค้าและงานจำนวนมากอย่างต่อเนื่อง

ดังนั้น เพื่อติดตามเวลาของพวกเขา พวกเขาต้องการแอปที่ใช้งานง่าย และ Caroline เน้นย้ำว่าความเรียบง่ายในการใช้งานคือสิ่งที่ Clockify มีให้

ทำไมทีม Upsource ถึงเลือก Clockify?

ตอนนี้ ทีม Upsource ทราบเกี่ยวกับเครื่องมือของเราได้อย่างไร

แคโรไลน์บอกว่าเธอได้ทำการวิจัยเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ประเภทต่างๆ ที่มีอยู่แล้ว นอกจากนี้ เธอยังใช้เครื่องมืออื่นๆ ด้วย — แต่เธอชอบ Clockify เพราะมัน:

• สะดวกในการใช้,
• การรายงานที่ชัดเจนและ
• ตัวเลือก การ จัดทำงบประมาณ

ต่อไปนี้คือประโยชน์อื่นๆ บางประการของการเลือก Clockify เหนือตัวติดตามเวลาอื่นๆ ตาม Caroline:

“การรายงานก็ยอดเยี่ยมเช่นกัน ฉันต้องสามารถเห็นความคืบหน้าของเราได้ตลอดเวลา — และ Clockify อนุญาตสิ่งนี้ นอกจากนี้ยังง่ายต่อการส่งรายงานให้กับลูกค้าเป็นรายสัปดาห์/รายเดือน”

Caroline ยังให้เครดิตกับเครื่องมือติดตามเวลาของเราในการช่วยให้ทีมของเธอเติบโตไปสู่ความสำเร็จ:

“ ตอนนี้เราเป็นทีมที่ 18 และ Clockify อนุญาตให้เราเติบโตจาก 1 เป็น 18”

สมาชิกในทีม Upsource ใช้ Clockify แตกต่างกันหรือไม่?

โดยทั่วไปแล้ว Caroline และสมาชิกในทีมของเธอมักจะใช้ Clockify ค่อนข้างคล้ายกัน

“ เราตอกบัตรเมื่อเราทำงานกับลูกค้ารายใดรายหนึ่งและนาฬิกาปิดเมื่องานเสร็จสิ้น

ลูกค้าทุกคนมีโครงการและแท็กของตัวเองบน Clockify — ดังนั้นจึงง่ายมากที่จะเห็นว่าเวลาของเราถูกใช้ไปที่ไหน”

ฟีเจอร์ Clockify ใดที่ทีม Upsource พบว่ามีประโยชน์มากที่สุดสำหรับการทำงาน และเพราะเหตุใด

ตามที่แคโรไลน์กล่าวไว้ข้างต้น รายงาน มีประโยชน์มาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับเจ้าของธุรกิจเช่นเธอเอง

เนื่องจากเธอดูแลเอเจนซี่ของ VA แคโรไลน์จึงต้องดูว่างานของลูกค้าอยู่ที่ใด และฟีเจอร์ Clockify นี้ช่วยให้ทำได้

นอกเหนือจากการรายงาน ต่อไปนี้คือคุณสมบัติอื่นๆ ที่พิสูจน์แล้วว่าใช้งานได้จริงสำหรับทีม Upsource:

“ในฐานะ VAs เราอาจใช้เวลาเพียง 15 นาทีกับลูกค้า — และคราวนี้ก็เพิ่มขึ้นหากเราไม่สอดคล้องกับการติดตามเวลาของเรา ฉันชอบที่จะเห็น งานที่ เรียกเก็บเงินได้และไม่สามารถเรียกเก็บเงิน ได้ ฉันใช้เวลามากมายกับงานที่เรียกเก็บเงินไม่ได้ และมันสำคัญมากที่ฉันสามารถติดตามสิ่งนี้ได้”

ประโยชน์ของการติดตามเวลาสำหรับผู้ช่วยเสมือน

ดังที่เราเห็นได้จากคำตอบก่อนหน้านี้ของ Caroline ผู้ช่วยเสมือนจำเป็นต้องบันทึกทั้งชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้และไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ ท้ายที่สุด เวลาที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ก็มีความสำคัญพอๆ กับที่เรียกเก็บเงินได้ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไม VA จึงต้องคอยจับตาดูทั้งสองหมวดหมู่ด้วยการติดตาม

ต่อไปนี้คือประโยชน์อื่นๆ บางประการที่ผู้ช่วยเสมือนสามารถค้นหาได้ในการติดตามเวลา

การติดตามเวลาช่วยให้คุณเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวันทำงานของคุณ

แคโรไลน์พูดถึงสิ่งที่น่าสนใจที่เกิดขึ้นกับทุกคนที่เพิ่งเริ่มต้นในอุตสาหกรรมเวอร์จิเนีย

“เมื่อคุณเป็น VA ครั้งแรก เป็นเรื่องปกติมากที่จะพบว่ามันน่าตกใจที่คุณนั่งที่โต๊ะทำงานทั้งวันแต่ทำงานเพียง 4 ชั่วโมงเท่านั้น อาจทำให้ท้อแท้สุด ๆ สำหรับ VA ที่ใหม่กว่า”

แคโรไลน์แนะนำอะไรในกรณีนี้?

การติดตามเวลา — และเธอเน้นย้ำถึงความสำคัญของการวัดเวลาที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้

“ตัวอย่างเช่น ติดตามเวลาที่คุณใช้มีส่วนร่วมกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าบนโซเชียลมีเดีย ผลลัพธ์อาจดูน่ากลัวสำหรับคุณ! ติดตามเวลาที่คุณใช้ไปกับ VAs คนอื่นๆ ในชุมชนของคุณเพื่อรับการสนับสนุน"

ในฐานะผู้ช่วยเสมือนที่มีประสบการณ์ แคโรไลน์เชื่อว่าการติดตามเวลาสามารถช่วยให้คุณเข้าใจว่าคุณใช้เวลามากเกินไปกับกิจกรรมประเภทใด:

“หากคุณใช้เวลา 4 ชั่วโมงต่อวันในการเลื่อนดูโซเชียลมีเดีย — มันอาจเป็นเวลาตรวจสอบความเป็นจริงสำหรับประสิทธิภาพการทำงานของคุณ!”

การติดตามเวลาช่วยให้คุณมีสมดุลชีวิตการทำงานที่ดีขึ้น

ฉันสงสัยว่าการติดตามเวลาช่วยให้ผู้ช่วยเสมือนสร้างสมดุลระหว่างงานและชีวิตส่วนตัวได้ดีขึ้นหรือไม่

Caroline กล่าวว่าเธอทุ่มเทให้กับการติดตามเวลาของเธอมาตั้งแต่ปี 2016 และเธออ้างว่าขณะนี้เธอมีความสมดุลในชีวิตการทำงานและการทำงาน เธอยังมีเวลาครอบครัวที่มีคุณภาพเพียงพออีกด้วย แคโรไลน์มีลูกสองคน — และแน่นอน เธอต้องการใช้เวลากับพวกเขาให้มากที่สุด

“ตอนนี้ฉันประจบประแจงเมื่อมองดูเวลาที่ฉันเคยตอกย้ำในปี 2016–2019 ฉันทำงานหนัก 12-16 ชั่วโมงต่อวัน (งานที่เรียกเก็บเงินได้) - และฉันจะไม่ปล่อยให้สิ่งนั้นเกิดขึ้นอีก

ฉันสามารถมั่นใจได้ว่าฉันใช้เวลาทำงานน้อยลงโดยทุ่มเทให้กับการตอกบัตรเวลา 'ทำงาน' ของฉัน จากนั้น การตรวจสอบเวลาที่ติดตามของฉัน ฉันสามารถเห็นสิ่งที่ฉันสามารถจ้างตัวเองได้อย่างง่ายดาย และต้องการความช่วยเหลือกี่ชั่วโมง มันวิเศษมาก!”

สรุป: การบริหารเวลาเป็นหนึ่งในทักษะที่สำคัญสำหรับ VAs

ผู้ช่วยเสมือนจัดการกับลูกค้าจำนวนมากที่มาจากอุตสาหกรรมต่างๆ ซึ่งหมายความว่าพวกเขามีงานหลายประเภทบนจานของพวกเขา

เพื่อติดตามงานทั้งหมดที่พวกเขาทำในแต่ละวัน VAs ควรบันทึกชั่วโมงทำงานของพวกเขา — ทั้งที่เรียกเก็บเงินได้และไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้

อันที่จริง Caroline Marshall จาก Upsource เชื่อว่าการบริหารเวลาเป็นหนึ่งในทักษะที่สำคัญในอุตสาหกรรม VA ควบคู่ไปกับความอยากรู้อยากเห็นในเทคโนโลยีและความกระหายในการเรียนรู้

Caroline บอกไว้ว่าตัวติดตามเวลาที่มาพร้อมกับคุณสมบัติการรายงาน เช่น Clockify มีประโยชน์มากกว่าการใช้งานจริง เพราะผู้ช่วยเสมือนสามารถใช้เครื่องมือเหล่านี้เพื่อตรวจสอบความคืบหน้าของโครงการและลูกค้าได้

นอกจากนี้ เนื่องจาก VA ใช้เวลามากในการทำงานที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ พวกเขาจึงต้องติดตามชั่วโมงเหล่านี้ด้วย

สุดท้าย แคโรไลน์ชี้ให้เห็นว่าเวลาในการติดตามช่วยให้เธอมีความสมดุลในการทำงานและชีวิตส่วนตัว แทนที่จะทำงานหนักเกินไป เหมือนอย่างที่เธอเคยทำเมื่อหลายปีก่อน ตอนนี้เธอสามารถสร้างขอบเขตเพื่อใช้เวลาที่มีคุณภาพกับลูกๆ ของเธอได้

ในท้ายที่สุด Clockify ทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยเสมือนที่คอยติดตามเวลาให้กับทีมผู้ช่วยเสมือนที่ทำงานหนักของ Caroline

️ คุณเป็นผู้ช่วยเสมือนหรือเปล่า และถ้าใช่ คุณมีนิสัยชอบติดตามเวลาของคุณหรือไม่? การบันทึกเวลาช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพอย่างไร ส่งคำตอบ ข้อเสนอแนะ และความคิดเห็นของคุณไปที่ [email protected] และเราอาจรวมไว้ในโพสต์นี้หรือในอนาคต