虛擬助手的時間跟踪：對 Upsource 的採訪

您是一名企業主，整天都在努力跟上各種任務嗎？

或者您是否已經啟動了您的創業公司並需要管理方面的幫助？

如果感覺一天沒有足夠的時間，也許您應該考慮將您的一些日常任務外包給虛擬助理 (VA)。

畢竟，他們的工作是“讓忙碌而充滿激情的人重獲時間” ，正如我們的受訪者 Caroline Marshall 虛擬助理一樣，用簡單的話總結了這個職業。 Caroline 是 Upsource 的創始人，該公司致力於為客戶提供虛擬助理服務。

我們與 Caroline 討論了 VA 行業、這項工作所需的最關鍵技能，以及 Upsource 的客戶。

由於 Upsource 團隊使用 Clockify 來跟踪工作，我們想知道時間管理如何幫助他們完成工作，以及他們認為哪些 Clockify 功能有用。

此外，我們將解釋時間記錄如何幫助虛擬助手更多地了解非計費時間，同時更好地平衡工作與生活。

什麼是虛擬助手行業，虛擬助手需要什麼技能？

正如我們已經提到的，Caroline 是一名虛擬助理。

虛擬助理通常是個體經營的獨立承包商或自由職業者。 根據美國商業資訊的研究，VA 市場規模不斷擴大，到 2025 年將達到 256.3 億美元。

那麼，虛擬助手為他們的客戶提供什麼樣的服務呢？

這些服務包括許多不同的領域，例如：

• 行政工作，
• 項目和任務管理，
• 營銷和社交媒體策略，
• 以及更多。

他們的客戶通常是企業家或小企業主，但也可以是大型組織。

我們想知道是什麼讓卡羅琳選擇了這個電話。

Caroline 為什麼選擇 VA 行業？

在 2016 年成為虛擬助理之前，Caroline 曾擔任行政助理/活動專家超過 10 年。 此外，她通過音樂表演培養了她的創造力。

所以，我們很想知道是什麼讓 Caroline 轉行。

“幾年來，我一直在表演——我曾經讀過音樂學位，夢想成為一名歌劇歌手！

對財務安全/穩定的渴望、抵押貸款以及對錶演失去熱愛（我花了一段時間才意識到這一點！）讓我做出了轉變。”

卡羅琳補充說，她“陷入”了 PA（個人助理）的世界。 她發現這份工作是在倫敦快速賺錢的絕佳選擇。 所以，她慢慢開始挑選 PA 假期封面，然後是孕婦封面角色，直到 2012 年她全力以赴。

考慮到她的表演經驗，我們還想挑選 Caroline 的創造力及其與 VA 行業的聯繫。

創造力與 VA 行業之間的聯繫

Caroline 指出，談到她在 VA 行業的職業生涯，她非常感謝她的表演/創作年限。

“沒有什麼比把你的歌聲放在那裡被別人評判更可怕的了——沒有什麼比這更可怕的了。 採訪、發現電話、媒體——這一切都比這容易（當然，我確實會感到緊張）。”

她將自己的演藝生涯比作自己創業。

“跳舞、唱歌、表演——你會遇到很多挫折，必須振作起來——就像擁有一家企業一樣。”

在某種程度上，Caroline 認為藝術家和 CEO 之間存在聯繫。 所以，正如她所說，上課、平衡教育和試鏡，以及工作，意味著你要經常玩雜耍——這對於應付忙碌的 CEO 來說都是很好的準備。

此外，談到創造力和虛擬助理行業之間的所有相似之處，Caroline 總結道，她真的很喜歡與來自表演背景的個人助理聯繫。

VA行業最基本的技能

我們很想知道 Caroline 最喜歡這份工作的哪些方面。

“我最喜歡的是真正為忙碌而充滿激情的人們提供時間——也許是通過簡單地將任務從他們的待辦事項列表中刪除，或者也許是通過令人驚嘆的 SOP（標準操作程序）和簡化他們的軟件——我不會感到無聊通過看到滿意的客戶。”

現在，讓客戶滿意並不是一件容易的事。 虛擬助手必須培養一些特定技能才能勝任工作。 我們問卡羅琳這些重要技能是什麼。

“時間管理、對技術的好奇心和對學習的渴望對於 VA 來說非常重要。 這個行業瞬息萬變，為了保持相關性，我們需要為客戶處於領先地位。”

虛擬助手的平均一天

當您考慮時，虛擬助手確實必須是多面手。

現在，他們的日常任務呢？ 虛擬助手的平均一天是什麼樣的？

根據卡羅琳的說法，她以電子郵件開始新的一天，並檢查她的客戶是否有一些變化和消息。 Caroline 認為，這是正確管理您的一天並了解您是否需要將任何任務推遲到一些更緊迫的優先事項的最佳方式。

“老實說，沒有平庸的一天，這取決於你作為一名 VA 所做的事情！

雜耍日記，起草通訊，項目管理任務。

現在作為 VA 機構所有者，我每天與我的團隊一起檢查，審查我們的客戶，當然，每天/每週查看 Clockify 以了解我們的計費進度！”

因此，在 VA 行業工作非常令人興奮——因為每天，您都可以為不同的客戶執行不同的任務。

在談到這個話題時——除了她平時的日常生活，我們還談到了卡羅琳的客戶。 或者，換句話說，通常需要虛擬助手服務的業務類型。

哪些類型的業務檔案通常需要 VA 服務？

我們渴望了解 Upsource 的客戶是什麼，以及他們通常需要什麼樣的 VA 服務。

卡羅琳說，作為一家公司，他們專注於初創公司、中小型企業——但也包括需要一些生活方式管理的個人。 她添加了這條一般規則：

“2022 年的美妙之處在於，不再是 CEO 和 C-Suite 董事‘需要’私人助理——如果你有預算並且願意在這段關係中投入一些時間，那麼助理助理就適合你。 而且，是的，具有諷刺意味的是，您需要花時間與虛擬助手一起工作才能找回您的時間。”

說到他們的客戶——他們通常需要什麼幫助？

Caroline 回應說，請求通常是多種多樣的——但包括以下服務：

• 收件箱/日記管理
• 任務/項目管理
• 技術和社交媒體支持
• 從管理員的角度管理他們的業務並實施新的軟件/SOP
• 活動/培訓管理
• 生活方式支持

Upsource 團隊如何使用 Clockify？

除了討論虛擬助手行業，我們還想知道 Upsource 團隊如何使用 Clockify，以及他們最喜歡的 Clockify 功能。

正如 Caroline 強調的那樣，VA 是非常忙碌的人——不斷地處理大量客戶和任務。

因此，為了跟踪他們的時間，他們需要一個易於使用的應用程序——Caroline 強調，使用簡單正是 Clockify 提供的。

Upsource 團隊為什麼選擇 Clockify？

現在，Upsource 團隊是如何發現我們的工具的？

Caroline 說她已經對周圍不同類型的軟件進行了研究。 此外，她還使用了其他一些工具——但她喜歡 Clockify 的原因在於：

• 便於使用，
• 清晰的報告，以及
• 預算選項。

根據 Caroline 的說法，以下是選擇 Clockify 而不是其他時間跟踪器的其他一些好處：

“報導也很棒。 我需要能夠隨時看到我們的進展——Clockify 允許這樣做。 每週/每月向客戶發送報告也非常容易。”

Caroline 還感謝我們的時間跟踪器幫助她的團隊走向成功：

“我們現在是一個 18 人的團隊，Clockify 讓我們從 1 人成長到 18 人。”

Upsource 團隊成員是否以不同的方式使用 Clockify？

一般來說，Caroline 和她的團隊成員傾向於使用非常相似的 Clockify。

“我們在與特定客戶合作時打卡，工作完成後下班。

所有客戶在 Clockify 上都有自己的項目和標籤——因此查看我們的時間花在哪裡非常簡單。”

Upsource 團隊認為哪些 Clockify 功能對工作最實用，為什麼？

正如上面提到的卡羅琳，報告非常有用，尤其是對於像她這樣的企業主。

由於她經營著 VA 機構，Caroline 需要隨時查看他們與客戶工作的關係，而 Clockify 功能可以做到這一點。

除了報告之外，還有一些其他功能已被證明對 Upsource 團隊很實用：

“作為 VA，我們可能會在客戶身上花費 15 分鐘——而且，如果我們與時間跟踪不一致，那麼這段時間就會加起來。 我也喜歡看可計費與不可計費的工作。 我花了很多時間在不計費的工作上——我可以跟踪這一點非常重要。”

虛擬助手時間跟踪的好處

從 Caroline 之前的回答中我們可以看出，虛擬助理需要同時記錄其計費和非計費時間。 畢竟，不可計費時間與可計費時間同樣重要，這就是為什麼 VA 需要通過跟踪這兩個類別來關注它們。

以下是虛擬助手在時間跟踪中可以找到的其他一些好處。

時間跟踪可幫助您了解有關工作日的更多信息

Caroline 提到了一件有趣的事情，發生在所有剛進入 VA 行業的人身上。

“當你第一次成為一名 VA 時，通常會發現你整天坐在辦公桌前卻只工作 4 小時感到震驚。 對於一個新的 VA 來說，這可能是非常令人沮喪的。”

Caroline 在這種情況下有何建議？

時間跟踪——她強調了衡量不可計費時間的重要性。

“例如，跟踪您在社交媒體上與潛在客戶互動的時間——結果對您來說可能有點嚇人！ 跟踪您與社區中的一些 VA 同事一起放鬆以獲得支持的時間。“

作為一名經驗豐富的虛擬助手，Caroline 認為時間跟踪還可以幫助您了解您是否在某類活動上花費了太多時間：

“如果你每天花 4 個小時在社交媒體上滾動——這可能是你工作效率的現實檢驗時間！”

時間跟踪可幫助您實現更好的工作與生活平衡

我想知道時間跟踪是否也能讓虛擬助手更好地平衡他們的工作和私人生活。

Caroline 說，自 2016 年以來，她一直致力於跟踪自己的時間。而且，她聲稱自己目前的工作與生活平衡很好——她甚至設法擁有足夠的優質家庭時間。 卡羅琳有兩個孩子——當然，她想盡可能多地和他們在一起。

“我現在看到我在 2016-2019 年打卡的時間感到畏縮。 我每天工作 12 到 16 個小時（計費工作），我永遠不會讓這種情況再次發生。

我只能通過專注於計時我的“工作”時間來確保我花更少的時間工作。 然後，通過查看我跟踪的時間，我可以看到我可以輕鬆地將自己外包的內容——以及我需要多少小時的幫助。 這是夢幻般的！”

總結：時間管理是 VA 的關鍵技能之一

虛擬助理與來自不同行業的許多客戶打交道——這意味著他們有許多不同類型的任務。

為了跟踪他們每天執行的所有任務，VA 應該記錄他們的工作時間——包括可計費和不可計費的。

事實上，來自 Upsource 的 Caroline Marshall 認為，時間管理實際上是 VA 行業的重要技能之一——以及對技術的好奇心和對學習的渴望。

根據 Caroline 的說法，帶有報告功能的時間跟踪器，如 Clockify，不僅實用——因為虛擬助手可以使用它們來審查項目和客戶的進度。

此外，由於 VA 花費大量時間做不計費的工作，他們也需要跟踪這些時間。

最後，Caroline 指出，追踪時間幫助她平衡了工作和私人生活。 現在她不再像幾年前那樣過度勞累，而是能夠劃定界限，以便與孩子們共度美好時光。

最後，Clockify 作為 Caroline 辛勤工作的虛擬助手團隊的時間跟踪虛擬助手。

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