虚拟助手的时间跟踪：对 Upsource 的采访

您是一名企业主，整天都在努力跟上各种任务吗？

或者您是否已经启动了您的创业公司并需要管理方面的帮助？

如果感觉一天没有足够的时间，也许您应该考虑将您的一些日常任务外包给虚拟助理 (VA)。

毕竟，他们的工作是“让忙碌而充满激情的人重获时间” ，正如我们的受访者 Caroline Marshall 虚拟助理一样，用简单的话总结了这个职业。 Caroline 是 Upsource 的创始人，该公司致力于为客户提供虚拟助理服务。

我们与 Caroline 讨论了 VA 行业、这项工作所需的最关键技能，以及 Upsource 的客户。

由于 Upsource 团队使用 Clockify 来跟踪工作，我们想知道时间管理如何帮助他们完成工作，以及他们认为哪些 Clockify 功能有用。

此外，我们将解释时间记录如何帮助虚拟助手更多地了解非计费时间，同时更好地平衡工作与生活。

什么是虚拟助手行业，虚拟助手需要什么技能？

正如我们已经提到的，Caroline 是一名虚拟助理。

虚拟助理通常是个体经营的独立承包商或自由职业者。 根据美国商业资讯的研究，VA 市场规模不断扩大，到 2025 年将达到 256.3 亿美元。

那么，虚拟助手为他们的客户提供什么样的服务呢？

这些服务包括许多不同的领域，例如：

• 行政工作，
• 项目和任务管理，
• 营销和社交媒体策略，
• 以及更多。

他们的客户通常是企业家或小企业主，但也可以是大型组织。

我们想知道是什么让卡罗琳选择了这个电话。

Caroline 为什么选择 VA 行业？

在 2016 年成为虚拟助理之前，Caroline 曾担任行政助理/活动专家超过 10 年。 此外，她通过音乐表演培养了她的创造力。

所以，我们很想知道是什么让 Caroline 转行。

“几年来，我一直在表演——我曾经读过音乐学位，梦想成为一名歌剧歌手！

对财务安全/稳定的渴望、抵押贷款以及对表演失去热爱（我花了一段时间才意识到这一点！）让我做出了转变。”

卡罗琳补充说，她“陷入”了 PA（个人助理）的世界。 她发现这份工作是在伦敦快速赚钱的绝佳选择。 所以，她慢慢开始挑选 PA 假期封面，然后是孕妇封面角色，直到 2012 年她全力以赴。

考虑到她的表演经验，我们还想挑选 Caroline 的创造力及其与 VA 行业的联系。

创造力与 VA 行业之间的联系

Caroline 指出，谈到她在 VA 行业的职业生涯，她非常感谢她的表演/创作年限。

“没有什么比把你的歌声放在那里被别人评判更可怕的了——没有什么比这更可怕的了。 采访、发现电话、媒体——这一切都比这容易（当然，我确实会感到紧张）。”

她将自己的演艺生涯比作自己创业。

“跳舞、唱歌、表演——你会遇到很多挫折，必须振作起来——就像拥有一家企业一样。”

在某种程度上，Caroline 认为艺术家和 CEO 之间存在联系。 所以，正如她所说，上课、平衡教育和试镜，以及工作，意味着你要经常玩杂耍——这对于应付忙碌的 CEO 来说都是很好的准备。

此外，谈到创造力和虚拟助理行业之间的所有相似之处，Caroline 总结道，她真的很喜欢与来自表演背景的个人助理联系。

VA行业最基本的技能

我们很想知道 Caroline 最喜欢这份工作的哪些方面。

“我最喜欢的是真正为忙碌而充满激情的人们提供时间——也许是通过简单地将任务从他们的待办事项列表中删除，或者也许是通过令人惊叹的 SOP（标准操作程序）和简化他们的软件——我不会感到无聊通过看到满意的客户。”

现在，让客户满意并不是一件容易的事。 虚拟助手必须培养一些特定技能才能胜任工作。 我们问卡罗琳这些重要技能是什么。

“时间管理、对技术的好奇心和对学习的渴望对于 VA 来说非常重要。 这个行业瞬息万变，为了保持相关性，我们需要为客户处于领先地位。”

虚拟助手的平均一天

当您考虑时，虚拟助手确实必须是多面手。

现在，他们的日常任务呢？ 虚拟助手的平均一天是什么样的？

根据卡罗琳的说法，她以电子邮件开始新的一天，并检查她的客户是否有一些变化和消息。 Caroline 认为，这是正确管理您的一天并了解您是否需要将任何任务推迟到一些更紧迫的优先事项的最佳方式。

“老实说，没有平庸的一天，这取决于你作为一名 VA 所做的事情！

杂耍日记，起草通讯，项目管理任务。

现在作为 VA 机构所有者，我每天与我的团队一起检查，审查我们的客户，当然，每天/每周查看 Clockify 以了解我们的计费进度！”

因此，在 VA 行业工作非常令人兴奋——因为每天，您都可以为不同的客户执行不同的任务。

在谈到这个话题时——除了她平时的日常生活，我们还谈到了卡罗琳的客户。 或者，换句话说，通常需要虚拟助手服务的业务类型。

哪些类型的业务档案通常需要 VA 服务？

我们渴望了解 Upsource 的客户是什么，以及他们通常需要什么样的 VA 服务。

卡罗琳说，作为一家公司，他们专注于初创公司、中小型企业——但也包括需要一些生活方式管理的个人。 她添加了这条一般规则：

“2022 年的美妙之处在于，不再是 CEO 和 C-Suite 董事‘需要’私人助理——如果你有预算并且愿意在这段关系中投入一些时间，那么助理助理就适合你。 而且，是的，具有讽刺意味的是，您需要花时间与虚拟助手一起工作才能找回您的时间。”

说到他们的客户——他们通常需要什么帮助？

Caroline 回应说，请求通常是多种多样的——但包括以下服务：

• 收件箱/日记管理
• 任务/项目管理
• 技术和社交媒体支持
• 从管理员的角度管理他们的业务并实施新的软件/SOP
• 活动/培训管理
• 生活方式支持

Upsource 团队如何使用 Clockify？

除了讨论虚拟助手行业，我们还想知道 Upsource 团队如何使用 Clockify，以及他们最喜欢的 Clockify 功能。

正如 Caroline 强调的那样，VA 是非常忙碌的人——不断地处理大量客户和任务。

因此，为了跟踪他们的时间，他们需要一个易于使用的应用程序——Caroline 强调，使用简单正是 Clockify 提供的。

Upsource 团队为什么选择 Clockify？

现在，Upsource 团队是如何发现我们的工具的？

Caroline 说她已经对周围不同类型的软件进行了研究。 此外，她还使用了其他一些工具——但她喜欢 Clockify 的原因在于：

• 便于使用，
• 清晰的报告，以及
• 预算选项。

根据 Caroline 的说法，以下是选择 Clockify 而不是其他时间跟踪器的其他一些好处：

“报道也很棒。 我需要能够随时看到我们的进展——Clockify 允许这样做。 每周/每月向客户发送报告也非常容易。”

Caroline 还感谢我们的时间跟踪器帮助她的团队走向成功：

“我们现在是一个 18 人的团队，Clockify 让我们从 1 人成长到 18 人。”

Upsource 团队成员是否以不同的方式使用 Clockify？

一般来说，Caroline 和她的团队成员倾向于使用非常相似的 Clockify。

“我们在与特定客户合作时打卡，工作完成后下班。

所有客户在 Clockify 上都有自己的项目和标签——因此查看我们的时间花在哪里非常简单。”

Upsource 团队认为哪些 Clockify 功能对工作最实用，为什么？

正如上面提到的卡罗琳，报告非常有用，尤其是对于像她这样的企业主。

由于她经营着 VA 机构，Caroline 需要随时查看他们与客户工作的关系，而 Clockify 功能可以做到这一点。

除了报告之外，还有一些其他功能已被证明对 Upsource 团队很实用：

“作为 VA，我们可能会在客户身上花费 15 分钟——而且，如果我们与时间跟踪不一致，那么这段时间就会加起来。 我也喜欢看可计费与不可计费的工作。 我花了很多时间在不计费的工作上——我可以跟踪这一点非常重要。”

虚拟助手时间跟踪的好处

从 Caroline 之前的回答中我们可以看出，虚拟助理需要同时记录其计费和非计费时间。 毕竟，不可计费时间与可计费时间同样重要，这就是为什么 VA 需要通过跟踪这两个类别来关注它们。

以下是虚拟助手在时间跟踪中可以找到的其他一些好处。

时间跟踪可帮助您了解有关工作日的更多信息

Caroline 提到了一件有趣的事情，发生在所有刚进入 VA 行业的人身上。

“当你第一次成为一名 VA 时，通常会发现你整天坐在办公桌前却只工作 4 小时感到震惊。 对于一个新的 VA 来说，这可能是非常令人沮丧的。”

Caroline 在这种情况下有何建议？

时间跟踪——她强调了衡量不可计费时间的重要性。

“例如，跟踪您在社交媒体上与潜在客户互动的时间——结果对您来说可能有点吓人！ 跟踪您与社区中的一些 VA 同事一起放松以获得支持的时间。“

作为一名经验丰富的虚拟助手，Caroline 认为时间跟踪还可以帮助您了解您是否在某类活动上花费了太多时间：

“如果你每天花 4 个小时在社交媒体上滚动——这可能是你工作效率的现实检验时间！”

时间跟踪可帮助您实现更好的工作与生活平衡

我想知道时间跟踪是否也能让虚拟助手更好地平衡他们的工作和私人生活。

Caroline 说，自 2016 年以来，她一直致力于跟踪自己的时间。而且，她声称自己目前的工作与生活平衡很好——她甚至设法拥有足够的优质家庭时间。 卡罗琳有两个孩子——当然，她想尽可能多地和他们在一起。

“我现在看到我在 2016-2019 年打卡的时间感到畏缩。 我每天工作 12 到 16 个小时（计费工作），我永远不会让这种情况再次发生。

我只能通过专注于计时我的“工作”时间来确保我花更少的时间工作。 然后，通过查看我跟踪的时间，我可以看到我可以轻松地将自己外包的内容——以及我需要多少小时的帮助。 这是梦幻般的！”

总结：时间管理是 VA 的关键技能之一

虚拟助理与来自不同行业的许多客户打交道——这意味着他们有许多不同类型的任务。

为了跟踪他们每天执行的所有任务，VA 应该记录他们的工作时间——包括可计费和不可计费的。

事实上，来自 Upsource 的 Caroline Marshall 认为，时间管理实际上是 VA 行业的重要技能之一——以及对技术的好奇心和对学习的渴望。

根据 Caroline 的说法，带有报告功能的时间跟踪器，如 Clockify，不仅实用——因为虚拟助手可以使用它们来审查项目和客户的进度。

此外，由于 VA 花费大量时间做不计费的工作，他们也需要跟踪这些时间。

最后，Caroline 指出，追踪时间帮助她平衡了工作和私人生活。 现在她不再像几年前那样过度劳累，而是能够划定界限，以便与孩子们共度美好时光。

最后，Clockify 作为 Caroline 辛勤工作的虚拟助手团队的时间跟踪虚拟助手。

️ 你是虚拟助理吗，如果是，你有没有记录时间的习惯？ 时间记录如何帮助您保持生产力？ 将您的答案、建议和评论发送至 [email protected]，我们可能会将它们包含在此帖子或以后的帖子中。