Il monitoraggio del tempo per gli assistenti virtuali: un'intervista a Upsource

Sei un imprenditore che lotta per tenere il passo con varie attività durante il giorno?

Oppure hai avviato la tua startup e hai bisogno di aiuto con l'amministrazione?

Se ti sembra che non ci siano abbastanza ore in un giorno, forse dovresti considerare di esternalizzare alcuni dei tuoi incarichi quotidiani ad assistenti virtuali (VA).

Dopotutto, il loro compito è " ridare il loro tempo alle persone appassionate e impegnate", come Caroline Marshall, un'assistente virtuale e la nostra intervistata, hanno riassunto questa professione in parole semplici. Caroline è una fondatrice di Upsource, una società dedicata a fornire ai clienti servizi di assistente virtuale.

Abbiamo parlato con Caroline del settore VA, delle competenze più cruciali necessarie per questo lavoro e anche dei clienti di Upsource.

Poiché il team di Upsource utilizza Clockify per tenere traccia del lavoro, volevamo sapere in che modo la gestione del tempo li aiuta con il loro lavoro e quali funzionalità di Clockify trovano utili.

Inoltre, spiegheremo come la registrazione del tempo può aiutare gli assistenti virtuali a saperne di più sulle ore non fatturabili, ma anche abbracciare un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.

Qual è il settore degli assistenti virtuali e quali competenze sono necessarie per gli assistenti virtuali?

Come abbiamo già detto, Caroline lavora come assistente virtuale.

Gli assistenti virtuali sono generalmente lavoratori autonomi o liberi professionisti. La dimensione del mercato VA è in costante aumento e raggiungerà i 25,63 miliardi di dollari entro il 2025, secondo la ricerca BusinessWire.

Quindi, che tipo di servizi forniscono gli assistenti virtuali ai loro clienti?

Questi servizi includono molte aree diverse, come ad esempio:

• lavoro amministrativo,
• gestione di progetti e attività,
• strategia di marketing e social media,
• e altro ancora.

I loro clienti sono generalmente imprenditori o proprietari di piccole imprese, ma possono anche essere grandi organizzazioni.

Ci chiedevamo cosa avesse spinto Caroline a scegliere questa vocazione.

Perché Caroline ha scelto l'industria VA?

Prima di diventare assistente virtuale nel 2016, Caroline aveva lavorato come assistente esecutivo/professionista per gli eventi per più di 10 anni. Inoltre, ha coltivato il suo lato creativo attraverso l'esecuzione di musica.

Quindi, non vedevamo l'ora di scoprire cosa ha spinto Caroline a cambiare carriera.

“Per alcuni anni mi sono esibito a lato: una volta mi sono laureato in musica e sognavo di diventare un cantante d'opera!

Un mix di volere sicurezza/stabilità finanziaria, un mutuo e disamore per la performance (mi ci è voluto un po' per realizzarlo!) Mi ha fatto fare il passaggio.

Caroline aggiunge di essere "caduta" nel mondo della PA (assistenti personali). Ha trovato questo lavoro un'ottima opzione per guadagnare denaro rapidamente a Londra. Quindi, ha iniziato lentamente a scegliere le copertine delle vacanze PA, poi i ruoli per le copertine della maternità, fino a quando non è andata all-in nel 2012.

Considerando la sua esperienza esecutiva, volevamo anche scegliere il cervello di Caroline sulla creatività e il suo legame con l'industria dei VA.

Il legame tra creatività e industria VA

Caroline sottolinea che, quando si tratta della sua carriera nel settore dei VA, deve molto ai suoi anni di recitazione/creativi.

“Non c'è niente di più spaventoso che mettere la tua voce cantata là fuori per essere giudicato dagli altri – NIENTE sembra così spaventoso. Interviste, chiamate di scoperta, media: è tutto più facile di così (anche se, ovviamente, mi innervosisco)."

Paragona la sua carriera da interprete all'avvio di un'attività in proprio.

"Ballando, cantando, esibendoti - hai così tante battute d'arresto e devi rialzarti - proprio come possedere un'impresa".

In un certo senso, Caroline crede che ci sia un legame tra artisti e amministratori delegati. Quindi, come lei sostiene, frequentare le lezioni e bilanciare istruzione e audizioni, oltre a lavorare, significa che stai giocando molto, il che è un'ottima preparazione per destreggiarsi tra amministratori delegati indaffarati.

Inoltre, parlando di tutte le somiglianze tra la creatività e l'industria degli assistenti virtuali, Caroline conclude che le piace davvero entrare in contatto con gli assistenti personali che provengono da un background artistico.

Le competenze più essenziali nel settore VA

Eravamo curiosi di scoprire cosa piace di più a Caroline di questo lavoro.

"Quello che amo di più è restituire il tempo alle persone appassionate e impegnate, forse è semplicemente rimuovendo le attività dalla loro lista di cose da fare, o forse è attraverso incredibili SOP (procedure operative standard) e semplificando il loro software - non mi annoio vedendo clienti felici”.

Ora, rendere felici i clienti non è un compito facile. Ci devono essere alcune abilità specifiche che gli assistenti virtuali devono nutrire per essere bravi nel loro lavoro. Abbiamo chiesto a Caroline quali sono queste abilità vitali.

“ La gestione del tempo, la curiosità per la tecnologia e la sete di apprendimento sono così essenziali per i VA. Questo settore è in continua evoluzione e per rimanere rilevanti dobbiamo essere in cima al nostro gioco per i clienti".

Una giornata media di un assistente virtuale

Quando ci pensi, un assistente virtuale deve davvero essere un tuttofare.

Ora, che dire delle loro attività quotidiane? Che aspetto ha una giornata media di un assistente virtuale?

Secondo Caroline, inizia la sua giornata con le e-mail e controllando se ci sono cambiamenti e notizie dai suoi clienti. Caroline crede che questo sia il modo migliore per gestire correttamente la tua giornata e capire se hai bisogno di rimandare qualche compito per alcune priorità più urgenti che sono arrivate.

“ In tutta onestà, non esiste un giorno medio, a seconda di cosa fai come VA!

Giocoleria diari, redazione di comunicazioni, attività di gestione di progetti.

In qualità di proprietario di un'agenzia VA ora, controllo quotidianamente con il mio team, rivedo i nostri clienti e, naturalmente, rivedo Clockify per i nostri progressi di fatturazione ogni giorno/settimana!

Quindi, lavorare nel settore VA è piuttosto eccitante, perché ogni giorno puoi svolgere compiti diversi per clienti diversi.

Riguardo all'argomento, a parte la sua solita routine quotidiana, abbiamo parlato anche dei clienti di Caroline. O, in altre parole, le tipologie di profili aziendali che solitamente necessitano dei servizi di assistenti virtuali.

Quali tipi di profili aziendali richiedono solitamente i servizi VA?

Eravamo ansiosi di scoprire quali sono i clienti di Upsource e che tipo di servizi VA richiedono solitamente.

Caroline afferma che come azienda, si concentrano su startup, piccole e medie imprese, ma anche su individui che hanno bisogno di una gestione dello stile di vita. Aggiunge questa regola generale:

“Il bello del 2022 è che non sono più gli amministratori delegati e i direttori di C-Suite che 'hanno bisogno' di un PA: se hai un budget e la volontà di investire un po' di tempo nella relazione, allora un VA è per te. E, sì, l'ironia è che devi investire tempo per lavorare con gli assistenti virtuali per recuperare il tuo tempo".

Parlando dei loro clienti, con cosa hanno bisogno di solito di aiuto?

Caroline risponde che le richieste sono generalmente varie, ma includono servizi come:

• Gestione casella di posta/agenda
• Gestione attività/progetti
• Supporto tecnico e social
• Gestione dal proprio business dal punto di vista amministrativo e implementazione di nuovi software/SOP
• Gestione eventi/formazione
• Supporto allo stile di vita

In che modo il team di Upsource utilizza Clockify?

Oltre a discutere del settore degli assistenti virtuali, volevamo anche sapere in che modo il team di Upsource utilizza Clockify e quali funzionalità di Clockify sono le loro preferite.

Come sottolinea Caroline, i VA sono persone molto impegnate, che si destreggiano costantemente tra molti clienti e compiti.

Pertanto, per tenere traccia del loro tempo, hanno bisogno di un'app facile da usare e Caroline sottolinea che la semplicità d'uso è esattamente ciò che offre Clockify.

Perché il team di Upsource ha scelto Clockify?

Ora, come ha fatto il team di Upsource a scoprire il nostro strumento?

Caroline dice di aver svolto le sue ricerche sui diversi tipi di software in circolazione. Inoltre, aveva usato anche altri strumenti, ma adorava Clockify per i suoi:

• Facilità d'uso,
• Segnalazione chiara e
• Opzioni di budget .

Ecco alcuni altri vantaggi della scelta di Clockify rispetto ad altri tracker temporali, secondo Caroline:

“Anche la segnalazione è eccellente. Devo essere in grado di vedere in qualsiasi momento i nostri progressi e Clockify lo consente. È anche molto facile inviare report ai clienti su base settimanale/mensile".

Caroline attribuisce anche al nostro cronometro il merito di aver aiutato il suo team a crescere verso il successo:

" Siamo una squadra di 18 ora e Clockify ci ha permesso di crescere da 1 a 18".

I membri del team di Upsource usano Clockify in modo diverso?

In generale, Caroline e i membri del suo team tendono a usare Clockify in modo abbastanza simile.

“ Ci impegniamo quando lavoriamo con un particolare cliente e ci fermiamo una volta che il lavoro è terminato.

Tutti i clienti hanno i propri progetti e tag su Clockify, quindi è semplicissimo vedere dove viene speso il nostro tempo".

Quali funzionalità di Clockify trovano più pratiche per il lavoro il team di Upsource e perché?

Come ha menzionato sopra Caroline, i rapporti sono piuttosto utili, specialmente per i proprietari di aziende come lei.

Dal momento che gestisce l'agenzia VA, Caroline ha bisogno di vedere in qualsiasi momento a che punto sono con il lavoro dei suoi clienti e questa funzione di Clockify lo consente.

Oltre alla segnalazione, ecco alcune altre funzionalità che si sono rivelate pratiche per il team di Upsource:

“Come VA potremmo dedicare anche solo 15 minuti a un cliente e, questa volta, se non siamo coerenti con il nostro monitoraggio del tempo. Mi piace anche vedere il lavoro fatturabile rispetto a quello non fatturabile . Dedico molto tempo al lavoro non fatturabile, ed è molto importante poterlo monitorare".

I vantaggi del monitoraggio del tempo per gli assistenti virtuali

Come possiamo vedere dalla precedente risposta di Caroline, gli assistenti virtuali devono registrare sia le ore fatturabili che quelle non fatturabili. Dopotutto, il tempo non fatturabile è tanto importante quanto fatturabile, motivo per cui i VA devono tenere d'occhio entrambe le categorie monitorandole.

Ecco alcuni altri vantaggi che gli assistenti virtuali possono trovare nel monitoraggio del tempo.

Il monitoraggio del tempo ti aiuta a saperne di più sulla tua giornata lavorativa

Caroline ha menzionato una cosa interessante che accade a tutti coloro che hanno appena iniziato nel settore dei VA.

“Quando diventi un VA per la prima volta, è molto comune trovare scioccante il fatto di essere stato seduto alla scrivania tutto il giorno ma di aver lavorato solo per 4 ore. Può essere molto scoraggiante per un nuovo VA.

Cosa suggerisce Caroline in questo caso?

Monitoraggio del tempo — e sottolinea l'importanza di misurare il tempo non fatturabile.

“Ad esempio, tieni traccia del tempo che hai trascorso a interagire con potenziali clienti sui social media: i risultati potrebbero essere un po' spaventosi per te! Tieni traccia del tempo che dedichi a rilassarti con alcuni altri VA della tua comunità per ricevere supporto.“

In qualità di assistente virtuale esperta, Caroline crede che il monitoraggio del tempo possa anche aiutarti a capire se stai dedicando troppo tempo a un tipo di attività:

"Se trascorri 4 ore al giorno scorrendo sui social media, potrebbe essere il momento di controllare la realtà per la tua produttività!"

Il monitoraggio del tempo ti aiuta a raggiungere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata

Mi chiedevo se il monitoraggio del tempo consenta anche agli assistenti virtuali di bilanciare meglio il proprio lavoro e la vita privata.

Caroline dice che si è dedicata a tenere traccia del suo tempo dal 2016. E afferma di essere attualmente brava con il suo equilibrio tra lavoro e vita privata – riesce persino a trascorrere abbastanza tempo in famiglia di qualità. Caroline ha due figli e, naturalmente, vuole trascorrere il più tempo possibile con loro.

“Ora rabbrividisco a guardare le ore che segnavo nel 2016-2019. Stavo lavorando 12—16 ore al giorno (lavoro fatturabile) — e non permetterò mai che accada di nuovo.

Posso solo assicurarmi di dedicare meno tempo al lavoro dedicandomi a cronometrare il mio tempo di "lavoro". E poi, esaminando il mio tempo monitorato, posso vedere cosa posso esternalizzare facilmente e quante ore ho bisogno di aiuto. È fantastico!"

Conclusione: la gestione del tempo è una delle abilità cruciali per i VA

Gli assistenti virtuali si occupano di molti clienti provenienti da diversi settori, il che significa che hanno molti tipi diversi di attività da svolgere.

Per tenere traccia di tutti gli incarichi che svolgono quotidianamente, i VA dovrebbero registrare il proprio orario di lavoro, sia fatturabile che non fatturabile.

In effetti, Caroline Marshall di Upsource crede che la gestione del tempo sia in realtà una delle abilità vitali nel settore dei VA, insieme alla curiosità per la tecnologia e alla sete di apprendimento.

Secondo Caroline, i rilevatori di tempo forniti con funzionalità di reporting, come Clockify, sono più che pratici, perché gli assistenti virtuali possono usarli per rivedere i progressi con progetti e clienti.

Inoltre, poiché i VA trascorrono molto tempo svolgendo lavori non fatturabili, devono tenere traccia anche di queste ore.

Infine, Caroline sottolinea che il monitoraggio del tempo l'ha aiutata a conciliare lavoro e vita privata. Invece di lavorare troppo, come faceva molti anni fa, ora è in grado di creare limiti per trascorrere del tempo di qualità con i suoi figli.

Alla fine, Clockify funge da assistente virtuale per il monitoraggio del tempo dei laboriosi team di assistenti virtuali di Caroline.

ℹSei un assistente virtuale e, se sì, hai l'abitudine di tracciare il tuo tempo? In che modo la registrazione del tempo ti aiuta a rimanere produttivo? Invia le tue risposte, suggerimenti e commenti a [email protected] e potremmo includerli in questo o in futuri post.