Pelacakan waktu untuk asisten virtual: wawancara dengan Upsource

Apakah Anda seorang pemilik bisnis yang berjuang untuk mengikuti berbagai tugas sepanjang hari?

Atau apakah Anda sudah meluncurkan startup dan membutuhkan bantuan administrasi?

Jika terasa seperti tidak ada cukup waktu dalam sehari, mungkin Anda harus mempertimbangkan untuk mengalihdayakan beberapa tugas harian Anda ke asisten virtual (VA).

Lagi pula, tugas mereka adalah “ memberikan waktu kembali kepada orang-orang yang sibuk dan bersemangat”, sebagaimana Caroline Marshall, asisten virtual, dan orang yang kami wawancarai, menyimpulkan profesi ini dengan kata-kata sederhana. Caroline adalah pendiri Upsource — perusahaan yang didedikasikan untuk menyediakan klien dengan layanan asisten virtual.

Kami berbicara dengan Caroline tentang industri VA, keterampilan paling penting yang dibutuhkan untuk pekerjaan ini, dan juga tentang klien Upsource.

Karena tim Upsource menggunakan Clockify untuk melacak pekerjaan, kami ingin tahu bagaimana manajemen waktu membantu pekerjaan mereka dan fitur Clockify apa yang mereka anggap berguna.

Selain itu, kami akan menjelaskan bagaimana pencatatan waktu dapat membantu asisten virtual mempelajari lebih lanjut tentang jam yang tidak dapat ditagih, tetapi juga merangkul keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik.

Apa industri asisten virtual dan keterampilan apa yang dibutuhkan untuk asisten virtual?

Seperti yang telah kami sebutkan, Caroline bekerja sebagai asisten virtual.

Asisten virtual biasanya adalah kontraktor independen wiraswasta atau pekerja lepas. Ukuran pasar VA terus meningkat dan akan mencapai $25,63 miliar pada tahun 2025, menurut penelitian BusinessWire.

Jadi, layanan seperti apa yang disediakan asisten virtual untuk klien mereka?

Layanan ini mencakup banyak area yang berbeda, seperti:

• pekerjaan administratif,
• manajemen proyek dan tugas,
• strategi pemasaran dan media sosial,
• dan banyak lagi.

Klien mereka umumnya pengusaha atau pemilik usaha kecil, tetapi bisa juga organisasi besar.

Kami bertanya-tanya apa yang membuat Caroline memilih panggilan ini.

Mengapa Caroline memilih industri VA?

Sebelum menjadi asisten virtual pada tahun 2016, Caroline telah bekerja sebagai Asisten Eksekutif/Profesional Acara selama lebih dari 10 tahun. Selain itu, ia mengembangkan sisi kreatifnya melalui pertunjukan musik.

Jadi, kami sangat ingin mengetahui apa yang membuat Caroline beralih karier.

“Selama beberapa tahun, saya tampil di sampingan — saya pernah mengambil gelar musik dan bermimpi menjadi penyanyi Opera!

Perpaduan antara menginginkan keamanan/stabilitas finansial, hipotek, dan jatuh cinta dengan pertunjukan (butuh beberapa saat untuk menyadarinya!) Membuat saya beralih.”

Caroline menambahkan bahwa dia "jatuh ke" dunia PA (asisten pribadi). Dia menemukan pekerjaan ini sebagai pilihan yang bagus untuk mendapatkan uang dengan cepat di London. Jadi, dia perlahan mulai memilih sampul liburan PA, lalu peran sampul bersalin, sampai dia melakukan all-in pada tahun 2012.

Mempertimbangkan pengalaman pertunjukannya, kami juga ingin memilih otak Caroline tentang kreativitas dan hubungannya dengan industri VA.

Hubungan antara kreativitas dan industri VA

Caroline menunjukkan bahwa, dalam hal karirnya di industri VA, dia berutang banyak pada tahun-tahun pertunjukan/kreatifnya.

“Tidak ada yang lebih menakutkan daripada mengeluarkan suara nyanyian Anda untuk dinilai oleh orang lain — TIDAK ADA yang tampak menakutkan seperti itu. Wawancara, telepon penemuan, media — semuanya lebih mudah dari itu (walaupun, tentu saja, saya merasa gugup).”

Dia membandingkan karir pertunjukannya dengan memulai bisnisnya sendiri.

“Menari, menyanyi, tampil — Anda mendapatkan begitu banyak kemunduran dan harus bangkit — sama seperti memiliki bisnis.”

Di satu sisi, Caroline percaya bahwa ada hubungan antara artis dan CEO. Jadi, seperti yang dia klaim, menghadiri kelas dan menyeimbangkan pendidikan dan audisi, serta bekerja, berarti Anda banyak melakukan juggling — yang semuanya merupakan persiapan bagus untuk menyulap CEO yang sibuk.

Lebih lanjut, berbicara tentang semua kesamaan antara kreativitas dan industri asisten virtual, Caroline menyimpulkan bahwa dia sangat menikmati berhubungan dengan asisten pribadi yang berasal dari latar belakang pertunjukan.

Keterampilan paling penting dalam industri VA

Kami ingin tahu apa yang paling disukai Caroline dari pekerjaan ini.

“Yang paling saya sukai adalah benar-benar memberikan waktu kepada orang-orang yang sibuk dan bersemangat — mungkin hanya dengan menghapus tugas dari daftar tugas mereka, atau mungkin melalui SOP (prosedur operasi standar) yang luar biasa dan menyederhanakan perangkat lunak mereka — saya tidak bosan dengan melihat klien yang bahagia.”

Sekarang, membuat klien senang bukanlah tugas yang mudah. Harus ada beberapa keterampilan khusus yang harus dipupuk oleh asisten virtual agar dapat bekerja dengan baik. Kami bertanya kepada Caroline apa keterampilan penting ini.

“ Manajemen waktu, rasa ingin tahu akan teknologi, dan keinginan untuk belajar sangat penting bagi VA. Industri ini selalu berubah dan agar tetap relevan, kami harus berada di puncak permainan kami untuk klien.”

Hari rata-rata asisten virtual

Ketika Anda memikirkannya, asisten virtual benar-benar harus menjadi jack of all trades.

Sekarang, bagaimana dengan tugas sehari-hari mereka? Seperti apa rata-rata hari asisten virtual?

Menurut Caroline, dia memulai harinya dengan email dan memeriksa apakah ada beberapa perubahan dan berita dari kliennya. Caroline percaya bahwa ini adalah cara terbaik untuk mengatur hari Anda dengan benar dan memahami jika Anda perlu menunda tugas apa pun untuk beberapa prioritas yang lebih mendesak yang telah masuk.

“ Sejujurnya, tidak ada yang namanya hari biasa, tergantung pada apa yang Anda lakukan sebagai VA!

Buku harian juggling, penyusunan komunikasi, tugas-tugas pengelolaan proyek.

Sebagai pemilik agensi VA sekarang, saya memeriksa dengan tim saya setiap hari, meninjau klien kami, dan, tentu saja, meninjau Clockify untuk kemajuan penagihan kami setiap hari/minggu!”

Jadi, bekerja di industri VA cukup mengasyikkan — karena setiap hari, Anda dapat melakukan tugas yang berbeda untuk klien yang berbeda.

Sementara pada subjek — selain rutinitas hariannya yang biasa, kami juga berbicara tentang klien Caroline. Atau dengan kata lain, jenis-jenis profil bisnis yang biasanya membutuhkan jasa asisten virtual.

Jenis profil bisnis apa yang biasanya membutuhkan layanan VA?

Kami sangat ingin mengetahui apa itu klien Upsource, dan jenis layanan VA apa yang biasanya mereka minta.

Caroline mengatakan bahwa sebagai perusahaan, mereka fokus pada startup, usaha kecil dan menengah — tetapi, juga individu yang membutuhkan manajemen gaya hidup. Dia menambahkan aturan umum ini:

“Keindahan tahun 2022 adalah tidak lagi CEO dan direktur C-Suite yang 'membutuhkan' PA — jika Anda memiliki anggaran dan kemauan untuk menginvestasikan waktu dalam hubungan, maka VA adalah untuk Anda. Dan, ya, ironisnya Anda perlu menginvestasikan waktu untuk bekerja dengan Asisten Virtual untuk mendapatkan kembali waktu Anda.”

Berbicara tentang klien mereka - dengan apa mereka biasanya membutuhkan bantuan?

Caroline menjawab bahwa permintaan biasanya bervariasi — tetapi mencakup layanan seperti:

• Manajemen kotak masuk/buku harian
• Manajemen tugas/proyek
• Dukungan teknologi dan media sosial
• Manajemen dari bisnis mereka dari perspektif admin dan menerapkan perangkat lunak/SOP baru
• Manajemen acara/pelatihan
• Dukungan gaya hidup

Bagaimana tim Upsource menggunakan Clockify?

Selain membahas industri asisten virtual, kami juga ingin tahu bagaimana tim Upsource menggunakan Clockify, dan fitur Clockify apa yang menjadi favorit mereka.

Seperti yang disoroti Caroline, VA adalah orang yang sangat sibuk — terus-menerus menyulap banyak klien dan tugas.

Jadi, untuk melacak waktu mereka, mereka membutuhkan aplikasi yang mudah digunakan — dan Caroline menekankan bahwa kesederhanaan penggunaan adalah persis seperti yang disediakan oleh Clockify.

Mengapa tim Upsource memilih Clockify?

Sekarang, bagaimana tim Upsource mengetahui tentang alat kami?

Caroline mengatakan bahwa dia telah melakukan penelitian tentang berbagai jenis perangkat lunak yang ada. Selain itu, dia juga menggunakan beberapa alat lain — tetapi dia menyukai Clockify karena:

• Kemudahan penggunaan,
• Pelaporan yang jelas, dan
• Pilihan penganggaran .

Berikut adalah beberapa manfaat lain memilih Clockify daripada pelacak waktu lainnya, menurut Caroline:

“Pelaporannya juga bagus. Saya harus dapat melihat kemajuan kami kapan saja — dan Clockify mengizinkannya. Juga sangat mudah untuk mengirim laporan ke klien setiap minggu/bulanan.”

Caroline juga menghargai pelacak waktu kami karena membantu timnya tumbuh menuju kesuksesan:

“ Kami adalah tim yang terdiri dari 18 orang sekarang dan Clockify telah memungkinkan kami untuk berkembang dari 1 menjadi 18.”

Apakah anggota tim Upsource menggunakan Clockify secara berbeda?

Secara umum, Caroline dan anggota timnya cenderung menggunakan Clockify dengan cara yang hampir sama.

“ Kami masuk saat kami bekerja dengan klien tertentu dan berhenti setelah pekerjaan selesai.

Semua klien memiliki proyek dan tag mereka sendiri di Clockify — jadi sangat mudah untuk melihat di mana waktu kita dihabiskan.”

Fitur Clockify apa yang menurut tim Upsource paling praktis untuk bekerja, dan mengapa?

Seperti yang disebutkan Caroline di atas, laporan cukup berguna, terutama bagi pemilik bisnis seperti dirinya.

Karena dia menjalankan agensi VA, Caroline perlu melihat kapan saja mereka berada dengan pekerjaan klien mereka dan fitur Clockify ini memungkinkannya.

Selain pelaporan, berikut adalah beberapa fitur lain yang terbukti praktis untuk tim Upsource:

“Sebagai VA, kami dapat menghabiskan hanya 15 menit untuk klien — dan, waktu ini bertambah jika kami tidak konsisten dengan pelacakan waktu kami. Saya juga suka melihat pekerjaan yang dapat ditagih vs yang tidak dapat ditagih . Saya menghabiskan banyak waktu untuk pekerjaan yang tidak dapat ditagih — dan sangat penting bagi saya untuk dapat melacak ini.”

Manfaat pelacakan waktu untuk asisten virtual

Seperti yang dapat kita lihat dari jawaban Caroline sebelumnya, asisten virtual perlu mencatat jam yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih. Lagi pula, waktu yang tidak dapat ditagih sama pentingnya dengan yang dapat ditagih, itulah sebabnya VA perlu mengawasi kedua kategori dengan melacaknya.

Berikut adalah beberapa manfaat lain yang dapat ditemukan oleh asisten virtual dalam pelacakan waktu.

Pelacakan waktu membantu Anda mempelajari lebih lanjut tentang hari kerja Anda

Caroline menyebutkan hal menarik yang terjadi pada semua orang yang baru memulai di industri VA.

“Ketika Anda pertama kali menjadi VA, sangat umum untuk terkejut bahwa Anda telah duduk di meja Anda sepanjang hari tetapi hanya bekerja 4 jam. Ini bisa sangat mengecewakan untuk VA yang lebih baru.”

Apa yang disarankan Caroline dalam kasus ini?

Pelacakan waktu — dan dia menekankan pentingnya mengukur waktu yang tidak dapat ditagih.

“Misalnya, lacak waktu yang Anda habiskan untuk berinteraksi dengan klien potensial di media sosial — hasilnya mungkin sedikit menakutkan bagi Anda! Lacak waktu yang Anda habiskan untuk bermalas-malasan dengan beberapa rekan VA di komunitas Anda untuk mendapatkan dukungan.“

Sebagai asisten virtual yang berpengalaman, Caroline percaya bahwa pelacakan waktu juga dapat membantu Anda memahami apakah Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk suatu jenis aktivitas:

“Jika Anda menghabiskan 4 jam sehari untuk menggulir di media sosial — mungkin ini adalah waktu untuk memeriksa produktivitas Anda!”

Pelacakan waktu membantu Anda mencapai keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik

Saya bertanya-tanya apakah pelacakan waktu juga memungkinkan asisten virtual untuk menyeimbangkan pekerjaan dan kehidupan pribadi mereka dengan lebih baik.

Caroline mengatakan bahwa dia telah berdedikasi untuk melacak waktunya sejak 2016. Dan, dia mengklaim bahwa dia saat ini baik dengan keseimbangan kehidupan kerja - dia bahkan berhasil memiliki waktu keluarga yang cukup berkualitas. Caroline memiliki dua anak — dan, tentu saja, dia ingin menghabiskan waktu bersama mereka sebanyak mungkin.

“Saya sekarang merasa ngeri melihat jam-jam yang saya gunakan di tahun 2016–2019. Saya bekerja keras 12—16 jam per hari (pekerjaan yang dapat ditagih) — dan saya tidak akan pernah membiarkan hal itu terjadi lagi.

Saya hanya dapat memastikan bahwa saya menghabiskan lebih sedikit waktu untuk bekerja dengan mendedikasikan diri untuk mencatat waktu 'kerja' saya. Dan kemudian, dengan meninjau waktu yang saya lacak, saya dapat melihat apa yang dapat saya lakukan sendiri dengan mudah — dan berapa jam saya membutuhkan bantuan. Ini fantastis!”

Penutup: Manajemen waktu adalah salah satu keterampilan penting untuk VA

Asisten virtual menangani banyak klien yang berasal dari industri yang berbeda — yang berarti mereka memiliki banyak jenis tugas yang beragam di piring mereka.

Untuk melacak semua tugas yang mereka lakukan setiap hari, VA harus mencatat jam kerja mereka — baik yang dapat ditagih maupun yang tidak dapat ditagih.

Faktanya, Caroline Marshall dari Upsource percaya bahwa manajemen waktu sebenarnya adalah salah satu keterampilan penting dalam industri VA — bersama dengan rasa ingin tahu akan teknologi, dan kehausan untuk belajar.

Menurut Caroline, pelacak waktu yang hadir dengan fitur pelaporan, seperti Clockify, lebih dari sekadar praktis — karena asisten virtual dapat menggunakannya untuk meninjau kemajuan proyek dan klien.

Selain itu, karena VA menghabiskan banyak waktu untuk melakukan pekerjaan yang tidak dapat ditagih, mereka juga perlu melacak jam tersebut.

Akhirnya, Caroline menunjukkan bahwa pelacakan waktu membantunya menyeimbangkan pekerjaan dan kehidupan pribadi. Alih-alih bekerja terlalu keras — seperti yang dia lakukan beberapa tahun yang lalu — sekarang dia mampu membuat batasan untuk menghabiskan waktu berkualitas bersama anak-anaknya.

Pada akhirnya, Clockify berfungsi sebagai asisten virtual pelacak waktu untuk tim asisten virtual Caroline yang bekerja keras.

️ Apakah Anda seorang asisten virtual, dan jika demikian, apakah Anda memiliki kebiasaan melacak waktu Anda? Bagaimana pencatatan waktu membantu Anda tetap produktif? Kirimkan jawaban, saran, dan komentar Anda ke [email protected] dan kami dapat memasukkannya ke dalam postingan ini atau yang akan datang.