Seguimiento del tiempo para asistentes virtuales: una entrevista con Upsource

¿Eres dueño de un negocio que lucha por mantenerse al día con varias tareas a lo largo del día?

¿O has lanzado tu startup y necesitas ayuda con la administración?

Si siente que no hay suficientes horas en un día, tal vez debería considerar subcontratar algunas de sus tareas diarias a asistentes virtuales (VA).

Después de todo, su trabajo es " devolver el tiempo a las personas ocupadas y apasionadas", como Caroline Marshall, una asistente virtual y nuestra entrevistada, resumió esta profesión en palabras simples. Caroline es una de las fundadoras de Upsource, una empresa dedicada a brindar a los clientes servicios de asistente virtual.

Hablamos con Caroline sobre la industria de VA, las habilidades más importantes que se necesitan para este trabajo y también sobre los clientes de Upsource.

Dado que el equipo de Upsource utiliza Clockify para realizar un seguimiento del trabajo, queríamos saber cómo la gestión del tiempo les ayuda con su trabajo y qué características de Clockify encuentran útiles.

Además, explicaremos cómo el registro de tiempo puede ayudar a los asistentes virtuales a aprender más sobre las horas no facturables, pero también a adoptar un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

¿Qué es la industria de los asistentes virtuales y qué habilidades se necesitan para los asistentes virtuales?

Como ya mencionamos, Caroline trabaja como asistente virtual.

Los asistentes virtuales suelen ser contratistas independientes que trabajan por cuenta propia o autónomos. El tamaño del mercado de VA está mejorando constantemente y alcanzará los 25.630 millones de dólares para 2025, según la investigación de BusinessWire.

Entonces, ¿qué tipo de servicios brindan los asistentes virtuales a sus clientes?

Estos servicios incluyen muchas áreas diferentes, tales como:

• trabajo administrativo,
• gestión de proyectos y tareas,
• estrategia de marketing y redes sociales,
• y mucho más.

Sus clientes son generalmente empresarios o propietarios de pequeñas empresas, pero también pueden ser grandes organizaciones.

Nos preguntábamos qué hizo que Caroline eligiera este llamado.

¿Por qué Caroline eligió la industria de VA?

Antes de convertirse en asistente virtual en 2016, Caroline había trabajado como asistente ejecutiva/profesional de eventos durante más de 10 años. Además, alimentó su lado creativo a través de la interpretación musical.

Entonces, estábamos ansiosos por saber qué hizo que Caroline hiciera este cambio de carrera.

“Durante algunos años, actué de forma paralela: ¡una vez obtuve una licenciatura en música y soñaba con ser cantante de ópera!

Una combinación de querer seguridad/estabilidad financiera, una hipoteca y desenamorarme de la actuación (¡me tomó un tiempo darme cuenta de eso!) me hizo hacer el cambio”.

Caroline agrega que "cayó en" el mundo de los PA (asistentes personales). Encontró este trabajo como una excelente opción para ganar dinero rápidamente en Londres. Entonces, lentamente comenzó a elegir portadas de vacaciones de Pensilvania, luego papeles de portada de maternidad, hasta que se fue con todo en 2012.

Teniendo en cuenta su experiencia interpretativa, también queríamos conocer el cerebro de Caroline sobre la creatividad y su vínculo con la industria de VA.

El vínculo entre la creatividad y la industria de VA

Caroline señala que, en lo que se refiere a su carrera en la industria de VA, le debe mucho a sus años de interpretación/creatividad.

“No hay nada más aterrador que exponer tu voz para que otros la juzguen; NADA parece tan aterrador como eso. Entrevistas, llamadas de descubrimiento, medios: todo es más fácil que eso (aunque, por supuesto, me pongo nervioso)”.

Ella compara su carrera como actriz con comenzar su propio negocio.

“Bailar, cantar, actuar: tienes tantos contratiempos y tienes que levantarte, como si fueras dueño de un negocio”.

En cierto modo, Caroline cree que existe un vínculo entre los artistas y los directores ejecutivos. Entonces, como ella afirma, asistir a clases y equilibrar la educación y las audiciones, además de trabajar, significa que está haciendo muchos malabarismos, lo cual es una gran preparación para hacer malabarismos con los directores ejecutivos ocupados.

Además, al hablar de todas las similitudes entre la creatividad y la industria de los asistentes virtuales, Caroline concluye que realmente disfruta conectarse con asistentes personales que provienen de la interpretación.

Las habilidades más esenciales en la industria de VA

Teníamos curiosidad por saber qué es lo que más disfruta Caroline de este trabajo.

“Lo que más me gusta es realmente devolverles el tiempo a las personas ocupadas y apasionadas, tal vez simplemente quitando tareas de su lista de tareas pendientes, o tal vez a través de SOP (procedimientos operativos estándar) increíbles y simplificando su software. No me aburro. al ver clientes felices.”

Ahora bien, hacer felices a los clientes no es tarea fácil. Debe haber algunas habilidades específicas que los asistentes virtuales deben nutrir para ser buenos en su trabajo. Le preguntamos a Caroline cuáles son estas habilidades vitales.

“ La gestión del tiempo, la curiosidad por la tecnología y la sed de aprender son tan esenciales para los asistentes virtuales. Esta industria está en constante cambio y para seguir siendo relevantes, debemos estar en la cima de nuestro juego para los clientes”.

Un día promedio de un asistente virtual

Cuando lo piensas, un asistente virtual realmente tiene que ser un experto en todos los oficios.

Ahora, ¿qué pasa con sus tareas diarias? ¿Cómo es un día promedio de un asistente virtual?

Según Caroline, comienza su día con correos electrónicos y revisando si hay cambios y noticias de sus clientes. Caroline cree que esta es la mejor manera de administrar su día correctamente y comprender si necesita retrasar alguna tarea para algunas prioridades más urgentes que han llegado.

“ Con toda honestidad, no existe tal cosa como un día promedio, ¡dependiendo de lo que hagas como asistente virtual!

Malabares con diarios, redacción de comunicados, tareas de gestión de proyectos.

Como propietario de una agencia de VA ahora, me comunico con mi equipo todos los días, reviso a nuestros clientes y, por supuesto, reviso Clockify para conocer nuestro progreso de facturación cada día/semana”.

Por lo tanto, trabajar en la industria de VA es bastante emocionante, porque cada día puedes realizar diferentes tareas para diferentes clientes.

Hablando del tema, además de su rutina diaria habitual, también hablamos sobre los clientes de Caroline. O, dicho de otro modo, los tipos de perfiles empresariales que suelen necesitar los servicios de los asistentes virtuales.

¿Qué tipos de perfiles de negocio suelen necesitar los servicios de VA?

Estábamos ansiosos por saber cuáles son los clientes de Upsource y qué tipo de servicios de VA suelen demandar.

Caroline dice que, como empresa, se enfocan en nuevas empresas, pequeñas y medianas empresas, pero también en personas que necesitan una gestión de estilo de vida. Ella agrega esta regla general:

“La belleza de 2022 es que ya no son los directores ejecutivos y los directores de C-Suite quienes 'necesitan' una PA: si tiene un presupuesto y la voluntad de invertir algo de tiempo en la relación, entonces una VA es para usted. Y sí, la ironía es que necesita invertir tiempo para trabajar con asistentes virtuales para recuperar su tiempo”.

Hablando de sus clientes, ¿con qué suelen necesitar ayuda?

Caroline responde que las solicitudes suelen ser variadas, pero incluyen servicios como:

• Gestión de la bandeja de entrada/agenda
• Gestión de tareas/proyectos
• Soporte técnico y de redes sociales
• Gestión de su negocio desde una perspectiva administrativa e implementación de nuevos software/SOP
• Gestión de eventos/formación
• Soporte de estilo de vida

¿Cómo usa Clockify el equipo de Upsource?

Además de hablar sobre la industria de los asistentes virtuales, también queríamos saber cómo el equipo de Upsource usa Clockify y qué características de Clockify son sus favoritas.

Como destaca Caroline, los asistentes virtuales son personas muy ocupadas que constantemente hacen malabarismos con muchos clientes y tareas.

Por lo tanto, para realizar un seguimiento de su tiempo, necesitan una aplicación que sea fácil de usar, y Caroline enfatiza que la simplicidad de uso es exactamente lo que ofrece Clockify.

¿Por qué el equipo de Upsource eligió Clockify?

Ahora bien, ¿cómo se enteró el equipo de Upsource de nuestra herramienta?

Caroline dice que había hecho su investigación sobre los diferentes tipos de software que existían. Además, también había usado otras herramientas, pero le encantaba Clockify por su:

• Facilidad de uso,
• Informes claros y
• Opciones de presupuesto .

Aquí hay algunos otros beneficios de elegir Clockify sobre otros rastreadores de tiempo, según Caroline:

“El reportaje también es excelente. Necesito poder ver en cualquier momento nuestro progreso, y Clockify lo permite. También es muy fácil enviar informes a los clientes semanalmente o mensualmente”.

Caroline también le da crédito a nuestro rastreador de tiempo por ayudar a su equipo a crecer hacia el éxito:

“ Somos un equipo de 18 ahora y Clockify nos ha permitido crecer de 1 a 18”.

¿Los miembros del equipo de Upsource usan Clockify de manera diferente?

En términos generales, Caroline y los miembros de su equipo tienden a usar Clockify de manera bastante similar.

“ Registramos cuando estamos trabajando con un cliente en particular y salimos una vez que el trabajo está terminado.

Todos los clientes tienen sus propios proyectos y etiquetas en Clockify, por lo que es muy sencillo ver en qué invertimos nuestro tiempo”.

¿Qué características de Clockify encuentra más prácticas para el trabajo el equipo de Upsource y por qué?

Como Caroline mencionó anteriormente, los informes son muy útiles, especialmente para los dueños de negocios como ella.

Dado que dirige la agencia VA, Caroline necesita ver en cualquier momento dónde están con el trabajo de sus clientes y esta función de Clockify lo permite.

Además de los informes, aquí hay algunas otras características que han demostrado ser prácticas para el equipo de Upsource:

“Como asistentes virtuales, podríamos dedicar tan solo 15 minutos a un cliente, y este tiempo se suma si no somos consistentes con nuestro seguimiento del tiempo. También me encanta ver el trabajo facturable frente al no facturable . Dedico mucho tiempo al trabajo no facturable, y es muy importante que pueda hacer un seguimiento de esto”.

Los beneficios del seguimiento del tiempo para los asistentes virtuales

Como podemos ver en la respuesta anterior de Caroline, los asistentes virtuales deben registrar sus horas facturables y no facturables. Después de todo, el tiempo no facturable es tan importante como el facturable, por lo que los asistentes virtuales deben vigilar ambas categorías mediante un seguimiento.

Aquí hay algunos otros beneficios que los asistentes virtuales pueden encontrar en el seguimiento del tiempo.

El seguimiento del tiempo lo ayuda a obtener más información sobre su jornada laboral

Caroline mencionó algo interesante que les sucede a todos los que acaban de empezar en la industria de VA.

“Cuando te conviertes en VA por primera vez, es muy común que te sorprenda que te hayas sentado en tu escritorio todo el día pero solo hayas trabajado 4 horas. Puede ser súper desalentador para un VA más nuevo”.

¿Qué sugiere Caroline en este caso?

Seguimiento del tiempo, y enfatiza la importancia de medir el tiempo no facturable.

“Por ejemplo, haga un seguimiento del tiempo que pasó interactuando con clientes potenciales en las redes sociales: ¡los resultados pueden ser un poco aterradores para usted! Realice un seguimiento del tiempo que pasa holgazaneando con otros asistentes virtuales de su comunidad para recibir apoyo.“

Como asistente virtual experimentada, Caroline cree que el seguimiento del tiempo también puede ayudarlo a comprender si está dedicando demasiado tiempo a un tipo de actividad:

“Si pasa 4 horas al día desplazándose por las redes sociales, ¡podría ser un momento de verificación de la realidad para su productividad!”

El seguimiento del tiempo lo ayuda a lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal

Me preguntaba si el seguimiento del tiempo también permite a los asistentes virtuales equilibrar mejor su trabajo y su vida privada.

Caroline dice que se ha dedicado a hacer un seguimiento de su tiempo desde 2016. Y afirma que actualmente es buena con el equilibrio entre el trabajo y la vida, incluso se las arregla para tener suficiente tiempo de calidad con la familia. Caroline tiene dos hijos y, naturalmente, quiere pasar el mayor tiempo posible con ellos.

“Ahora me estremezco al ver las horas que solía registrar entre 2016 y 2019. Estaba trabajando sólidamente de 12 a 16 horas por día (trabajo facturable), y nunca permitiré que eso vuelva a suceder.

Solo puedo asegurarme de pasar menos tiempo trabajando si me dedico a cronometrar mi tiempo de "trabajo". Y luego, al revisar mi tiempo registrado, puedo ver qué puedo subcontratar fácilmente y cuántas horas necesito ayuda. ¡Es fantástico!"

Conclusión: la gestión del tiempo es una de las habilidades cruciales para los asistentes virtuales

Los asistentes virtuales tratan con muchos clientes que provienen de diferentes industrias, lo que significa que tienen muchos tipos de tareas diversas en sus platos.

Para realizar un seguimiento de todas las tareas que realizan diariamente, los VA deben registrar sus horas de trabajo, tanto facturables como no facturables.

De hecho, Caroline Marshall de Upsource cree que la gestión del tiempo es en realidad una de las habilidades vitales en la industria de VA, junto con la curiosidad por la tecnología y la sed de aprender.

Según Caroline, los rastreadores de tiempo que vienen con funciones de informes, como Clockify, son más que prácticos, porque los asistentes virtuales pueden usarlos para revisar el progreso con proyectos y clientes.

Además, dado que los VA pasan mucho tiempo haciendo trabajo no facturable, también deben realizar un seguimiento de estas horas.

Finalmente, Caroline señala que el seguimiento del tiempo la ayudó a equilibrar el trabajo y la vida privada. En lugar de trabajar demasiado, como solía hacerlo hace varios años, ahora es capaz de establecer límites para pasar tiempo de calidad con sus hijos.

Al final, Clockify sirve como asistente virtual de seguimiento de tiempo para los equipos de asistentes virtuales de Caroline que trabajan arduamente.

️ ¿Eres un asistente virtual y, de ser así, tienes la costumbre de llevar un registro de tu tiempo? ¿Cómo le ayuda el registro del tiempo a mantenerse productivo? Envíe sus respuestas, sugerencias y comentarios a [email protected] y podemos incluirlos en esta o futuras publicaciones.