가상 비서를 위한 시간 추적: Upsource와의 인터뷰

당신은 하루 종일 다양한 작업을 따라잡기 위해 고군분투하는 사업주입니까?

아니면 스타트업을 시작했고 관리에 도움이 필요하십니까?

하루에 시간이 충분하지 않다고 느껴진다면 일상 업무 중 일부를 가상 비서(VA)에게 아웃소싱하는 것을 고려해야 합니다.

결국 그들의 임무는 가상 비서이자 인터뷰 대상자인 Caroline Marshall이 이 직업을 간단한 단어로 요약한 것처럼 "바쁘고 열정적인 사람들에게 시간을 돌려주는 것" 입니다. Caroline은 고객에게 가상 비서 서비스를 제공하는 데 전념하는 회사인 Upsource의 설립자입니다.

우리는 VA 산업, 이 직업에 필요한 가장 중요한 기술, 그리고 Upsource의 고객에 대해 Caroline과 이야기했습니다.

Upsource 팀은 Clockify를 사용하여 작업을 추적하기 때문에 시간 관리가 작업에 어떻게 도움이 되며 어떤 Clockify 기능이 유용하다고 생각하는지 알고 싶었습니다.

또한 시간 기록이 가상 비서가 청구 불가능한 시간에 대해 더 많이 배울 수 있도록 하고 일과 삶의 균형을 더 잘 수용하는 데 어떻게 도움이 되는지 설명합니다.

가상 비서 산업이란 무엇이며 가상 비서에게 필요한 기술은 무엇입니까?

이미 언급했듯이 Caroline은 가상 비서로 일합니다.

가상 비서는 일반적으로 자영업 독립 계약자 또는 프리랜서입니다. BusinessWire 연구에 따르면 VA 시장 규모는 지속적으로 증가하고 있으며 2025년까지 256억 3000만 달러에 이를 것입니다.

그렇다면 가상 비서는 고객에게 어떤 종류의 서비스를 제공합니까?

이러한 서비스에는 다음과 같은 다양한 영역이 포함됩니다.

• 관리 작업,
• 프로젝트 및 작업 관리,
• 마케팅 및 소셜 미디어 전략,
• 그리고 훨씬 더.

그들의 고객은 일반적으로 기업가나 소기업 소유자이지만 대기업일 수도 있습니다.

캐롤라인이 이 부름을 선택한 이유가 궁금합니다.

Caroline이 VA 산업을 선택한 이유는 무엇입니까?

2016년에 가상 비서가 되기 전에 Caroline은 10년 이상 수석 비서/이벤트 전문가로 일했습니다. 또한 음악 활동을 통해 창작 면모를 키웠다.

그래서 우리는 Caroline이 이 직업을 바꾸게 된 이유를 찾고 싶었습니다.

“몇 년 동안 옆에서 공연을 했어요. 한 때 음악을 전공했고 오페라 가수가 꿈이었어요!

재정적 안정/안정, 모기지론, 공연에 대한 사랑에 빠지기(이걸 깨닫는 데 시간이 좀 걸렸어요!)가 뒤섞여 전환하게 되었습니다.”

Caroline은 그녀가 PA(개인 비서) 세계에 "빠졌다"고 덧붙입니다. 그녀는 이 직업이 런던에서 빨리 돈을 벌 수 있는 훌륭한 선택임을 알게 되었습니다. 그래서 그녀는 2012년 올인할 때까지 천천히 PA 홀리데이 커버를 선택한 다음 출산 커버 역할을 선택하기 시작했습니다.

그녀의 공연 경험을 고려할 때 우리는 창의성과 VA 산업과의 연관성에 대한 Caroline의 두뇌도 선택하고 싶었습니다.

창의성과 VA 산업 간의 연결

Caroline은 VA 업계에서 경력을 쌓는 데 있어 그녀의 공연/창의력에 많은 빚을 지고 있다고 지적합니다.

“다른 사람들이 평가하기 위해 노래하는 목소리를 공개하는 것보다 무서운 것은 없습니다. 그것만큼 무서운 것은 없습니다. 인터뷰, 디스커버리 콜, 미디어 등 모든 것이 그보다 쉽습니다(물론 긴장하긴 하지만).”

그녀는 자신의 공연 경력을 자신의 사업을 시작하는 것과 비교합니다.

“춤, 노래, 공연 등 많은 좌절을 겪고 스스로를 일으켜 세워야 합니다. 마치 사업을 하는 것처럼요.”

어떤 면에서 Caroline은 예술가와 CEO 사이에 연결 고리가 있다고 믿습니다. 따라서 그녀가 주장하는 바와 같이, 수업에 참석하고 교육과 오디션을 보고 일을 병행하는 것은 당신이 많은 일을 하고 있다는 것을 의미합니다. 이는 모두 바쁜 CEO들을 저글링하기 위한 훌륭한 준비입니다.

또한, 창의성과 가상 비서 산업 간의 모든 유사점에 대해 이야기하면서 Caroline은 공연 배경에서 온 개인 비서와 연결하는 것을 진정으로 즐긴다고 결론지었습니다.

VA 산업에서 가장 필수적인 기술

Caroline이 이 직업에서 가장 좋아하는 것이 무엇인지 궁금했습니다.

“제가 가장 좋아하는 것은 바쁘고 열정적인 사람들에게 진정으로 시간을 돌려주는 것입니다. 아마도 단순히 할 일 목록에서 작업을 제거하거나 놀라운 SOP(표준 운영 절차) 및 소프트웨어 간소화를 통해서일 수 있습니다. 저는 지루하지 않습니다. 행복한 고객을 만나서."

이제 고객을 행복하게 만드는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 가상 비서가 업무를 잘 수행하기 위해 키워야 하는 몇 가지 특정 기술이 있어야 합니다. 우리는 Caroline에게 이러한 중요한 기술이 무엇인지 물었습니다.

“ 시간 관리, 기술에 대한 호기심, 학습에 대한 갈증은 VA에게 매우 중요합니다. 이 산업은 끊임없이 변화하고 있으며 관련성을 유지하려면 고객을 위한 최고의 게임이 되어야 합니다.”

가상 비서의 평균 하루

그것에 대해 생각할 때 가상 비서는 진정으로 모든 거래의 잭이어야합니다.

이제 그들의 일상 업무는 어떻습니까? 가상 비서의 평균 하루는 어떤 모습입니까?

Caroline에 따르면 그녀는 이메일로 하루를 시작하고 고객의 변경 사항과 소식이 있는지 확인합니다. Caroline은 이것이 하루를 적절하게 관리하고 더 긴급한 우선 순위에 대해 작업을 뒤로 미루어야 하는지 이해하는 가장 좋은 방법이라고 믿습니다.

“ 솔직히 VA로서 무엇을 하느냐에 따라 평균일이라는 것은 없습니다!

저글링 일기, 의사 소통 초안 작성, 프로젝트 관리 작업.

이제 VA 대행사 소유자로서 저는 매일 팀과 함께 확인하고 고객을 검토하고 물론 매일/주당 청구 진행 상황에 대해 Clockify를 검토합니다!”

따라서 VA 업계에서 일하는 것은 매우 흥미진진합니다. 매일 다른 고객을 위해 다른 작업을 수행해야 하기 때문입니다.

이 주제에 대해 이야기하는 동안 그녀의 일상적인 일과는 별도로 Caroline의 고객에 대해서도 이야기했습니다. 또는 일반적으로 가상 비서 서비스가 필요한 비즈니스 프로필 유형입니다.

일반적으로 어떤 유형의 비즈니스 프로필에 VA 서비스가 필요합니까?

우리는 Upsource의 고객이 무엇이며 일반적으로 어떤 종류의 VA 서비스를 요구하는지 알고 싶었습니다.

Caroline은 회사로서 스타트업, 중소기업뿐만 아니라 라이프스타일 관리가 필요한 개인에게도 초점을 맞추고 있다고 말합니다. 그녀는 다음과 같은 일반적인 규칙을 추가합니다.

“2022년의 아름다움은 더 이상 PA가 '필요한' CEO와 C-Suite 이사가 아니라는 것입니다. 예산과 관계에 시간을 투자할 의향이 있다면 VA가 적합합니다. 그리고 네, 아이러니하게도 가상 비서와 함께 작업하여 시간을 되찾기 위해 시간을 투자해야 한다는 것입니다.”

고객에 대해 이야기하기 — 일반적으로 무엇에 도움이 필요합니까?

Caroline은 요청이 일반적으로 다양하지만 다음과 같은 서비스를 포함한다고 응답합니다.

• 받은 편지함/일기 관리
• 작업/프로젝트 관리
• 기술 및 소셜 미디어 지원
• 관리자 관점에서 비즈니스 관리 및 새로운 소프트웨어/SOP 구현
• 행사/교육 관리
• 라이프스타일 지원

Upsource 팀은 Clockify를 어떻게 사용합니까?

가상 비서 산업에 대해 논의하는 것 외에도 Upsource 팀이 Clockify를 사용하는 방법과 그들이 가장 좋아하는 Clockify 기능이 무엇인지 알고 싶었습니다.

Caroline이 강조했듯이 VA는 매우 바쁜 사람들로 끊임없이 많은 고객과 작업을 저글링합니다.

따라서 시간을 추적하려면 사용하기 쉬운 앱이 필요합니다. Caroline은 사용의 단순함이 바로 Clockify가 제공하는 것임을 강조합니다.

Upsource 팀이 Clockify를 선택한 이유는 무엇입니까?

이제 Upsource 팀은 우리 도구에 대해 어떻게 알게 되었습니까?

Caroline은 주변에 있는 다양한 유형의 소프트웨어에 대해 조사했다고 말합니다. 또한 그녀는 다른 도구도 사용했지만 다음과 같은 이유로 Clockify를 사랑했습니다.

• 사용의 용이성,
• 명확한 보고,
• 예산 옵션 .

Caroline에 따르면 다른 시간 추적기보다 Clockify를 선택하면 다음과 같은 이점이 있습니다.

“보고도 훌륭합니다. 나는 우리의 진행 상황을 언제든지 볼 수 있어야 합니다. 그리고 Clockify는 이것을 허용합니다. 매주/월 단위로 고객에게 보고서를 보내는 것도 매우 쉽습니다.”

Caroline은 또한 그녀의 팀이 성공을 향해 성장하는 데 도움을 준 시간 추적 장치를 높이 평가합니다.

" 우리는 이제 18명으로 구성된 팀이고 Clockify를 통해 1명에서 18명으로 성장할 수 있었습니다."

Upsource 팀 구성원은 Clockify를 다르게 사용합니까?

일반적으로 Caroline과 그녀의 팀 구성원은 Clockify를 매우 유사하게 사용하는 경향이 있습니다.

“ 우리는 특정 클라이언트와 작업할 때 출근하고 작업이 끝나면 퇴근합니다.

모든 클라이언트는 Clockify에 자신의 프로젝트와 태그를 가지고 있으므로 우리 시간을 어디에 쓰고 있는지 매우 간단하게 알 수 있습니다.”

Upsource 팀이 업무에 가장 실용적이라고 생각하는 Clockify 기능은 무엇이며 그 이유는 무엇입니까?

Caroline이 위에서 언급했듯이 보고서 는 특히 자신과 같은 사업주에게 매우 유용합니다.

그녀는 VA 에이전시를 운영하기 때문에 Caroline은 고객의 업무와 함께 있는 위치를 언제든지 확인해야 하며 이 Clockify 기능을 사용하면 가능합니다.

보고 외에도 다음은 Upsource 팀에 실용적인 것으로 입증된 몇 가지 다른 기능입니다.

“VA로서 우리는 클라이언트에 15분 정도만 보낼 수 있습니다. 그리고 시간 추적과 일치하지 않으면 이 시간이 추가됩니다. 나는 또한 청구 가능한 작업과 청구 불가능한 작업 을 보는 것을 좋아합니다 . 청구할 수 없는 작업에 많은 시간을 할애하고 있으며 이를 추적할 수 있다는 것이 매우 중요합니다.”

가상 비서를 위한 시간 추적의 이점

Caroline의 이전 답변에서 알 수 있듯이 가상 비서는 청구 가능 시간과 청구 불가능 시간을 모두 기록해야 합니다. 결국 청구 불가능한 시간은 청구 가능한 시간만큼 중요하기 때문에 VA는 두 범주를 추적하여 두 범주를 모두 주시해야 합니다.

다음은 가상 비서가 시간 추적에서 찾을 수 있는 몇 가지 다른 이점입니다.

시간 추적을 통해 근무일에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다.

Caroline은 VA 업계에서 막 시작한 모든 사람들에게 일어나는 흥미로운 일을 언급했습니다.

“처음 VA가 되었을 때 하루 종일 책상에 앉아 있지만 4시간만 일했다는 사실이 매우 충격적입니다. 새로운 VA에게는 매우 낙담할 수 있습니다.”

이 경우 Caroline은 무엇을 제안합니까?

시간 추적 — 그녀는 청구 불가능한 시간 측정의 중요성을 강조합니다.

“예를 들어, 소셜 미디어에서 잠재 고객과 소통하는 데 소비한 시간을 추적합니다. 결과가 약간 무서울 수 있습니다! 지원을 위해 커뮤니티의 동료 VA와 함께 시간을 보내는 것을 추적하십시오."

경험 많은 가상 비서인 Caroline은 시간 추적이 활동 유형에 너무 많은 시간을 소비하고 있는지 여부를 이해하는 데 도움이 될 수 있다고 믿습니다.

"하루에 4시간을 소셜 미디어에서 스크롤하는 데 쓴다면 생산성을 위한 현실 확인 시간이 될 수 있습니다!"

시간 추적은 더 나은 일과 삶의 균형을 달성하는 데 도움이 됩니다.

시간 추적을 통해 가상 비서가 일과 사생활의 균형을 더 잘 맞출 수 있는지 궁금합니다.

Caroline은 2016년부터 자신의 시간을 추적하는 데 전념해 왔다고 말합니다. 그리고 현재 그녀는 일과 삶의 균형이 잘 맞는다고 주장합니다. 심지어 가족과 함께 충분한 시간을 보낼 수도 있습니다. Caroline은 두 자녀가 있으며, 자연스럽게 가능한 한 자녀와 시간을 많이 보내고 싶어합니다.

“2016-2019년에 시간을 잴 때 사용했던 시간을 보면 이제 소름이 돋습니다. 나는 하루에 12-16시간 동안 열심히 일했고(청구 가능한 작업) — 다시는 그런 일이 일어나지 않도록 하겠습니다.

나는 '근무' 시간을 기록하는 데 전념함으로써 일하는 시간을 줄이는 데에만 전념할 수 있습니다. 그런 다음 추적된 시간을 검토하여 쉽게 아웃소싱할 수 있는 항목과 도움이 필요한 시간을 확인할 수 있습니다. 환상적이야!"

마무리: 시간 관리는 VA에게 중요한 기술 중 하나입니다.

가상 비서는 다양한 산업에서 온 많은 클라이언트를 상대합니다. 즉, 다양한 유형의 작업이 있습니다.

매일 수행하는 모든 과제를 추적하기 위해 VA는 청구 가능 시간과 청구 불가능 시간 모두의 근무 시간을 기록해야 합니다.

사실, Upsource의 Caroline Marshall은 기술에 대한 호기심, 학습에 대한 갈증과 함께 시간 관리가 실제로 VA 산업에서 필수적인 기술 중 하나라고 믿습니다.

Caroline에 따르면 Clockify와 같은 보고 기능과 함께 제공되는 시간 추적기는 가상 비서가 이를 사용하여 프로젝트 및 클라이언트의 진행 상황을 검토할 수 있기 때문에 실용성 그 이상입니다.

또한 VA는 청구할 수 없는 작업에 많은 시간을 보내기 때문에 이러한 시간도 추적해야 합니다.

마지막으로 Caroline은 시간 추적이 일과 사생활의 균형을 맞추는 데 도움이 되었다고 지적합니다. 그녀는 몇 년 전처럼 과로하는 대신 이제 자녀와 좋은 시간을 보내기 위해 경계를 정할 수 있습니다.

결국, Clockify는 Caroline의 열심히 일하는 가상 비서 팀의 시간 추적 가상 비서 역할을 합니다.

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