Controle de tempo para assistentes virtuais: uma entrevista com Upsource

Você é um empresário que luta para acompanhar várias tarefas ao longo do dia?

Ou já lançou sua startup e precisa de ajuda com a administração?

Se parecer que não há horas suficientes em um dia, talvez você deva considerar terceirizar algumas de suas tarefas diárias para assistentes virtuais (VAs).

Afinal, o trabalho deles é “ dar tempo às pessoas ocupadas e apaixonadas de volta”, como Caroline Marshall, uma assistente virtual e nossa entrevistada, resumiu essa profissão em palavras simples. Caroline é fundadora da Upsource — uma empresa dedicada a fornecer aos clientes serviços de assistente virtual.

Conversamos com Caroline sobre o setor de VA, as habilidades mais importantes necessárias para esse trabalho e também sobre os clientes da Upsource.

Como a equipe do Upsource usa o Clockify para rastrear o trabalho, queríamos saber como o gerenciamento de tempo os ajuda no trabalho e quais recursos do Clockify eles consideram úteis.

Além disso, explicaremos como o registro de horas pode ajudar os assistentes virtuais a aprender mais sobre horas não faturáveis, mas também a adotar um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

Qual é a indústria de assistentes virtuais e quais habilidades são necessárias para assistentes virtuais?

Como já mencionamos, Caroline trabalha como assistente virtual.

Os assistentes virtuais geralmente são contratados independentes ou freelancers autônomos. O tamanho do mercado de VA está aumentando constantemente e chegará a US$ 25,63 bilhões até 2025, de acordo com a pesquisa da BusinessWire.

Então, que tipo de serviços os assistentes virtuais fornecem para seus clientes?

Estes serviços abrangem diversas áreas, tais como:

• trabalho administrativo,
• gerenciamento de projetos e tarefas,
• estratégia de marketing e mídias sociais,
• e muito mais.

Seus clientes geralmente são empreendedores ou proprietários de pequenas empresas, mas também podem ser grandes organizações.

Estávamos nos perguntando o que fez Caroline escolher esse chamado.

Por que Caroline escolheu a indústria de VA?

Antes de se tornar assistente virtual em 2016, Caroline trabalhou como Assistente Executiva/Profissional de Eventos por mais de 10 anos. Além disso, ela nutriu seu lado criativo através da música.

Então, estávamos ansiosos para descobrir o que fez Caroline mudar de carreira.

“Durante alguns anos, fiz apresentações paralelas – uma vez me formei em música e sonhava em ser cantora de ópera!

Uma mistura de querer segurança/estabilidade financeira, uma hipoteca e se apaixonar pela performance (demorei um pouco para perceber isso!) me fez mudar.”

Caroline acrescenta que ela “caiu” no mundo PA (assistentes pessoais). Ela achou este trabalho uma ótima opção para ganhar dinheiro rapidamente em Londres. Então, ela lentamente começou a escolher capas de férias de PA, depois papéis de capa de maternidade, até que ela foi all-in em 2012.

Considerando sua experiência de atuação, também queríamos pegar o cérebro de Caroline sobre criatividade e sua ligação com a indústria VA.

A ligação entre a criatividade e a indústria VA

Caroline ressalta que, quando se trata de sua carreira na indústria de VA, ela deve muito aos seus anos de atuação/criação.

“Não há nada mais assustador do que colocar sua voz para ser julgada pelos outros – NADA parece tão assustador quanto isso. Entrevistas, chamadas de descoberta, mídia – é tudo mais fácil do que isso (embora, é claro, eu fique nervoso).”

Ela compara sua carreira de artista com o início de seu próprio negócio.

“Dançar, cantar, se apresentar – você sofre tantos contratempos e precisa se recompor – como se fosse dono de um negócio.”

De certa forma, Caroline acredita que há uma ligação entre artistas e CEOs. Então, como ela afirma, assistir às aulas e equilibrar educação e audição, além de trabalhar, significa que você está fazendo muito malabarismo – o que é uma ótima preparação para fazer malabarismos com CEOs ocupados.

Além disso, falando de todas as semelhanças entre a criatividade e a indústria de assistentes virtuais, Caroline conclui que ela realmente gosta de se conectar com assistentes pessoais que vêm de uma experiência de atuação.

As habilidades mais essenciais na indústria de VA

Estávamos curiosos para descobrir o que Caroline mais gosta neste trabalho.

“O que eu mais amo é genuinamente dar às pessoas ocupadas e apaixonadas seu tempo de volta – talvez seja simplesmente tirando tarefas de sua lista de tarefas, ou talvez seja através de POPs (procedimentos operacionais padrão) incríveis e simplificando seu software – eu não fico entediado vendo clientes satisfeitos.”

Agora, fazer clientes felizes não é uma tarefa fácil. Deve haver algumas habilidades específicas que os assistentes virtuais precisam nutrir para serem bons em seus trabalhos. Perguntamos a Caroline quais são essas habilidades vitais.

“ A gestão do tempo, a curiosidade por tecnologia e a sede de aprender são essenciais para os VAs. Esse setor está em constante mudança e, para permanecermos relevantes, precisamos estar no topo do nosso jogo para os clientes.”

Um dia médio de um assistente virtual

Quando você pensa sobre isso, um assistente virtual realmente tem que ser um pau para toda obra.

Agora, e suas tarefas diárias? Como é um dia médio de um assistente virtual?

Segundo Caroline, ela começa o dia com e-mails e verificando se há alguma mudança e novidades de seus clientes. Caroline acredita que esta é a melhor maneira de gerenciar seu dia adequadamente e entender se você precisa adiar alguma tarefa para algumas prioridades mais urgentes que surgiram.

“ Com toda a honestidade, não existe um dia comum, dependendo do que você faz como VA!

Agendas de malabarismo, elaboração de comunicações, tarefas de gerenciamento de projetos.

Como proprietário de uma agência de VA agora, faço check-in com minha equipe diariamente, reviso nossos clientes e, é claro, reviso o Clockify para ver o andamento do faturamento a cada dia/semana!”

Portanto, trabalhar no setor de VA é bastante empolgante - porque a cada dia você realiza tarefas diferentes para clientes diferentes.

Ainda sobre o assunto – além de sua rotina diária habitual, também conversamos sobre os clientes de Caroline. Ou, em outras palavras, os tipos de perfis de negócios que costumam precisar dos serviços de assistentes virtuais.

Que tipos de perfis de negócios geralmente precisam de serviços de VA?

Estávamos ansiosos para descobrir quais são os clientes da Upsource e que tipo de serviços de VA eles costumam exigir.

Caroline diz que, como empresa, eles se concentram em startups, pequenas e médias empresas – mas também indivíduos que precisam de algum gerenciamento de estilo de vida. Ela acrescenta esta regra geral:

“A beleza de 2022 é que não são mais os CEOs e diretores C-Suite que 'precisam' de um PA – se você tem orçamento e vontade de investir algum tempo no relacionamento, um VA é para você. E, sim, a ironia é que você precisa investir tempo para trabalhar com assistentes virtuais para recuperar seu tempo.”

Falando de seus clientes - com o que eles geralmente precisam de ajuda?

Caroline responde que as solicitações geralmente são variadas, mas incluem serviços como:

• Gerenciamento de caixa de entrada/diário
• Gerenciamento de tarefas/projetos
• Suporte técnico e de mídia social
• Gerenciamento de seus negócios a partir de uma perspectiva administrativa e implementação de novos softwares/SOPs
• Gestão de eventos/treinamentos
• Suporte ao estilo de vida

Como a equipe do Upsource usa o Clockify?

Além de discutir a indústria de assistentes virtuais, também queríamos saber como a equipe do Upsource usa o Clockify e quais recursos do Clockify são seus favoritos.

Como Caroline destaca, os VAs são pessoas muito ocupadas – constantemente fazendo malabarismos com muitos clientes e tarefas.

Assim, para controlar seu tempo, eles precisam de um aplicativo que seja fácil de usar – e Caroline enfatiza que a simplicidade de uso é exatamente o que o Clockify oferece.

Por que a equipe Upsource escolheu Clockify?

Agora, como a equipe do Upsource ficou sabendo da nossa ferramenta?

Caroline diz que fez sua pesquisa sobre os diferentes tipos de software que existiam. Além disso, ela também usou algumas outras ferramentas - mas adorou o Clockify por:

• Fácil de usar,
• Relatórios claros e
• Opções de orçamento .

Aqui estão alguns outros benefícios de escolher Clockify em vez de outros rastreadores de tempo, de acordo com Caroline:

“A reportagem também é excelente. Eu preciso poder ver a qualquer momento nosso progresso – e Clockify permite isso. Também é muito fácil enviar relatórios aos clientes semanalmente/mensalmente.”

Caroline também credita nosso rastreador de tempo por ajudar sua equipe a crescer rumo ao sucesso:

“ Somos uma equipe de 18 agora e Clockify nos permitiu crescer de 1 para 18.”

Os membros da equipe Upsource usam Clockify de forma diferente?

De um modo geral, Caroline e os membros de sua equipe tendem a usar Clockify de maneira bastante semelhante.

“ Marcamos o ponto quando estamos trabalhando com um cliente específico e saímos quando o trabalho é feito.

Todos os clientes têm seus próprios projetos e tags no Clockify – por isso é super simples ver onde nosso tempo está sendo gasto.”

Quais recursos do Clockify a equipe do Upsource considera mais práticos para o trabalho e por quê?

Como Caroline mencionou acima, os relatórios são bastante úteis, especialmente para empresários como ela.

Como ela administra a agência VA, Caroline precisa ver a qualquer momento onde eles estão com o trabalho de seus clientes e esse recurso Clockify permite isso.

Além dos relatórios, aqui estão alguns outros recursos que provaram ser práticos para a equipe do Upsource:

“Como VAs, podemos gastar apenas 15 minutos em um cliente – e esse tempo aumenta se não formos consistentes com nosso controle de tempo. Também adoro ver trabalho faturável versus não faturável . Eu gasto muito tempo em trabalho não faturável – e é muito importante que eu possa acompanhar isso.”

Os benefícios do rastreamento de tempo para assistentes virtuais

Como podemos ver na resposta anterior de Caroline, os assistentes virtuais precisam registrar suas horas faturáveis ​​e não faturáveis. Afinal, o tempo não faturável é tão importante quanto o faturável, e é por isso que os VAs precisam ficar de olho nas duas categorias rastreando-as.

Aqui estão alguns outros benefícios que os assistentes virtuais podem encontrar no rastreamento de tempo.

O rastreamento de tempo ajuda você a saber mais sobre seu dia de trabalho

Caroline mencionou uma coisa interessante que acontece com todos que estão começando na indústria de VA.

“Quando você se torna um VA, é muito comum achar chocante você ficar sentado em sua mesa o dia todo, mas apenas 4 horas de trabalho. Pode ser super desanimador para um VA mais recente.”

O que Caroline sugere neste caso?

Controle de tempo – e ela enfatiza a importância de medir o tempo não faturável.

“Por exemplo, acompanhe o tempo que você gastou interagindo com clientes em potencial nas mídias sociais – os resultados podem ser um pouco assustadores para você! Acompanhe o tempo que você gasta relaxando com alguns colegas VAs em sua comunidade para obter suporte.”

Como assistente virtual experiente, Caroline acredita que o rastreamento de tempo também pode ajudá-lo a entender se você está gastando muito tempo em um tipo de atividade:

“Se você está gastando 4 horas por dia rolando nas mídias sociais – pode ser a hora da verificação da realidade para sua produtividade!”

O rastreamento de tempo ajuda você a alcançar um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal

Eu queria saber se o rastreamento de tempo também permite que os assistentes virtuais equilibrem melhor seu trabalho e vida privada.

Caroline diz que se dedica a acompanhar seu tempo desde 2016. E ela afirma que atualmente está bem com seu equilíbrio entre vida profissional e pessoal - ela ainda consegue ter tempo suficiente para a família. Caroline tem dois filhos – e, naturalmente, ela quer passar tempo com eles o máximo possível.

“Agora me encolho ao olhar para as horas que costumava fazer em 2016-2019. Eu estava trabalhando de 12 a 16 horas por dia (trabalho faturável) - e nunca vou deixar isso acontecer novamente.

Só posso garantir que passo menos tempo trabalhando dedicando-me a cronometrar meu tempo de 'trabalho'. E então, revisando meu tempo rastreado, posso ver o que posso terceirizar facilmente – e quantas horas preciso de ajuda. É fantástico!"

Resumindo: o gerenciamento do tempo é uma das habilidades cruciais para os VAs

Os assistentes virtuais lidam com muitos clientes vindos de diferentes setores – o que significa que eles têm muitos tipos de tarefas em suas mãos.

Para acompanhar todas as tarefas que realizam diariamente, os VAs devem registrar suas horas de trabalho - faturáveis ​​e não faturáveis.

Na verdade, Caroline Marshall, da Upsource, acredita que o gerenciamento do tempo é, na verdade, uma das habilidades vitais no setor de VA – junto com a curiosidade por tecnologia e a sede de aprendizado.

De acordo com Caroline, os rastreadores de tempo que vêm com recursos de relatórios, como o Clockify, são mais do que práticos – porque os assistentes virtuais podem usá-los para revisar o progresso de projetos e clientes.

Além disso, como os VAs gastam muito tempo fazendo trabalhos não faturáveis, eles também precisam acompanhar essas horas.

Por fim, Caroline ressalta que acompanhar o tempo a ajudou a equilibrar o trabalho e a vida privada. Em vez de se sobrecarregar - como costumava fazer há vários anos - agora ela é capaz de estabelecer limites para passar um tempo de qualidade com seus filhos.

No final, Clockify serve como um assistente virtual de rastreamento de tempo para as equipes trabalhadoras de assistentes virtuais de Caroline.

️ Você é assistente virtual e, em caso afirmativo, tem o hábito de acompanhar seu tempo? Como o registro de horas ajuda você a se manter produtivo? Envie suas respostas, sugestões e comentários para [email protected] e podemos incluí-los nesta ou em futuras postagens.