Zeiterfassung für virtuelle Assistenten: ein Interview mit Upsource

Sind Sie ein Geschäftsinhaber, der den ganzen Tag über Schwierigkeiten hat, mit verschiedenen Aufgaben Schritt zu halten?

Oder haben Sie Ihr Startup gegründet und brauchen Hilfe bei der Administration?

Wenn Sie das Gefühl haben, dass ein Tag nicht genug Stunden hat, sollten Sie vielleicht einige Ihrer täglichen Aufgaben an virtuelle Assistenten (VAs) auslagern.

Schließlich ist es ihre Aufgabe, „ beschäftigten, leidenschaftlichen Menschen ihre Zeit zurückzugeben“, wie Caroline Marshall, eine virtuelle Assistentin und unsere Interviewpartnerin, diesen Beruf in einfachen Worten zusammenfasste. Caroline ist eine Gründerin von Upsource – einem Unternehmen, das sich darauf spezialisiert hat, Kunden virtuelle Assistentendienste anzubieten.

Wir sprachen mit Caroline über die VA-Branche, die wichtigsten Fähigkeiten, die für diesen Job benötigt werden, und auch über die Kunden von Upsource.

Da das Upsource-Team Clockify verwendet, um die Arbeit zu verfolgen, wollten wir wissen, wie ihnen das Zeitmanagement bei ihrer Arbeit hilft und welche Clockify-Funktionen sie nützlich finden.

Darüber hinaus erklären wir, wie die Zeiterfassung virtuellen Assistenten helfen kann, mehr über nicht abrechenbare Stunden zu erfahren, aber auch eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen.

Was ist die Branche der virtuellen Assistenten und welche Fähigkeiten werden für virtuelle Assistenten benötigt?

Wie bereits erwähnt, arbeitet Caroline als virtuelle Assistentin.

Virtuelle Assistenten sind in der Regel selbstständige, unabhängige Auftragnehmer oder Freiberufler. Die Größe des VA-Marktes nimmt ständig zu und wird laut einer Studie von BusinessWire bis 2025 25,63 Milliarden US-Dollar erreichen.

Welche Art von Dienstleistungen bieten virtuelle Assistenten ihren Kunden an?

Diese Dienstleistungen umfassen viele verschiedene Bereiche, wie zum Beispiel:

• administrative Aufgaben,
• Projekt- und Aufgabenmanagement,
• Marketing- und Social-Media-Strategie,
• und vieles mehr.

Ihre Kunden sind in der Regel Unternehmer oder Kleinunternehmer, können aber auch große Organisationen sein.

Wir haben uns gefragt, was Caroline dazu gebracht hat, diese Berufung zu wählen.

Warum hat sich Caroline für die VA-Branche entschieden?

Bevor Caroline 2016 virtuelle Assistentin wurde, war sie mehr als 10 Jahre lang als Assistentin der Geschäftsleitung/Veranstaltungsexpertin tätig. Außerdem förderte sie ihre kreative Seite durch Musikdarbietungen.

Wir waren also gespannt, was Caroline zu diesem Karrierewechsel bewogen hat.

„Ein paar Jahre lang bin ich nebenbei aufgetreten – ich habe einmal Musik studiert und davon geträumt, Opernsängerin zu werden!

Eine Mischung aus dem Wunsch nach finanzieller Sicherheit/Stabilität, einer Hypothek und der Verliebtheit in die Performance (es hat eine Weile gedauert, bis ich das realisiert habe!) hat mich dazu gebracht, umzusteigen.“

Caroline fügt hinzu, dass sie in die Welt der PA (persönliche Assistenten) „gefallen“ sei. Sie fand diesen Job eine tolle Möglichkeit, in London schnell Geld zu verdienen. Also fing sie langsam an, PA-Urlaubsvertretungen auszuwählen, dann Mutterschaftsvertretungsrollen, bis sie 2012 All-in ging.

In Anbetracht ihrer Auftrittserfahrung wollten wir auch Carolines Gehirn zu Kreativität und ihrer Verbindung zur VA-Branche herausholen.

Die Verbindung zwischen Kreativität und der VA-Industrie

Caroline weist darauf hin, dass sie, wenn es um ihre Karriere in der VA-Branche geht, ihren Jahren als Performerin/Kreativer so viel verdankt.

„Nichts ist beängstigender, als seine Singstimme zu zeigen, um von anderen beurteilt zu werden – NICHTS scheint so beängstigend zu sein. Interviews, Entdeckungsanrufe, Medien – alles ist einfacher als das (obwohl ich natürlich nervös werde).“

Sie vergleicht ihre Schauspielkarriere mit der Gründung eines eigenen Unternehmens.

„Tanzen, Singen, Auftritte – man bekommt so viele Rückschläge und muss sich wieder aufrappeln – genau wie bei einem Unternehmen.“

In gewisser Weise glaubt Caroline, dass es eine Verbindung zwischen Künstlern und CEOs gibt. Wie sie behauptet, bedeutet der Besuch von Kursen und die Vereinbarkeit von Bildung und Vorsprechen sowie die Arbeit, dass Sie viel jonglieren – was alles eine großartige Vorbereitung darauf ist, mit vielbeschäftigten CEOs zu jonglieren.

Darüber hinaus kommt Caroline in Bezug auf all die Ähnlichkeiten zwischen Kreativität und der Branche der virtuellen Assistenten zu dem Schluss, dass es ihr wirklich Spaß macht, mit persönlichen Assistenten in Kontakt zu treten, die einen Bühnenhintergrund haben.

Die wichtigsten Fähigkeiten in der VA-Branche

Wir waren neugierig, was Caroline an diesem Job am meisten Spaß macht.

„Was ich am meisten liebe, ist, vielbeschäftigten, leidenschaftlichen Menschen wirklich ihre Zeit zurückzugeben – vielleicht indem sie einfach Aufgaben von ihrer To-do-Liste streichen, oder vielleicht durch erstaunliche SOPs (Standard Operating Procedures) und die Optimierung ihrer Software – ich langweile mich nicht indem Sie zufriedene Kunden sehen.“

Nun ist es keine leichte Aufgabe, Kunden glücklich zu machen. Es muss einige spezifische Fähigkeiten geben, die virtuelle Assistenten entwickeln müssen, um in ihrer Arbeit gut zu sein. Wir haben Caroline gefragt, was diese lebenswichtigen Fähigkeiten sind.

„ Zeitmanagement, Neugierde für Technik und Lerndurst sind für VAs so wichtig. Diese Branche verändert sich ständig und um relevant zu bleiben, müssen wir für unsere Kunden an der Spitze stehen.“

Ein durchschnittlicher Tag eines virtuellen Assistenten

Wenn Sie darüber nachdenken, muss ein virtueller Assistent wirklich ein Alleskönner sein.

Was ist nun mit ihren täglichen Aufgaben? Wie sieht ein durchschnittlicher Tag eines virtuellen Assistenten aus?

Laut Caroline beginnt sie ihren Tag mit E-Mails und prüft, ob es Änderungen und Neuigkeiten von ihren Kunden gibt. Caroline glaubt, dass dies der beste Weg ist, um Ihren Tag richtig zu verwalten und zu verstehen, ob Sie Aufgaben für dringendere Prioritäten verschieben müssen, die hereingekommen sind.

„ Um ehrlich zu sein, es gibt keinen durchschnittlichen Tag, je nachdem, was Sie als VA tun!

Tagebücher jonglieren, Mitteilungen verfassen, Projektmanagement-Aufgaben.

Als Inhaber einer VA-Agentur melde ich mich täglich bei meinem Team, überprüfe unsere Kunden und überprüfe Clockify natürlich jeden Tag/jede Woche auf unseren Abrechnungsfortschritt!“

Die Arbeit in der VA-Branche ist also ziemlich aufregend – weil Sie jeden Tag verschiedene Aufgaben für verschiedene Kunden ausführen müssen.

Apropos – neben ihrem üblichen Tagesablauf sprachen wir auch über Carolines Kunden. Oder mit anderen Worten, die Arten von Geschäftsprofilen, die normalerweise die Dienste virtueller Assistenten benötigen.

Welche Arten von Geschäftsprofilen benötigen normalerweise VA-Dienste?

Wir waren gespannt, was die Kunden von Upsource sind und welche Art von VA-Diensten sie normalerweise verlangen.

Caroline sagt, dass sie sich als Unternehmen auf Startups, kleine und mittlere Unternehmen konzentrieren – aber auch auf Einzelpersonen, die ein gewisses Lifestyle-Management benötigen. Sie fügt diese allgemeine Regel hinzu:

„Das Schöne an 2022 ist, dass nicht mehr CEOs und C-Suite-Direktoren eine PA ‚brauchen‘ – wenn Sie ein Budget und die Bereitschaft haben, etwas Zeit in die Beziehung zu investieren, dann ist eine VA genau das Richtige für Sie. Und ja, die Ironie ist, dass Sie Zeit investieren müssen, um mit virtuellen Assistenten zu arbeiten, um Ihre Zeit zurückzubekommen.“

Apropos Kunden – wobei brauchen sie normalerweise Hilfe?

Caroline antwortet, dass die Anfragen normalerweise vielfältig sind – aber Dienste umfassen wie:

• Posteingangs-/Tagebuchverwaltung
• Aufgaben-/Projektmanagement
• Tech- und Social-Media-Support
• Management aus ihrem Geschäft aus Admin-Perspektive und Implementierung neuer Software/SOPs
• Veranstaltungs-/Schulungsmanagement
• Lifestyle-Unterstützung

Wie verwendet das Upsource-Team Clockify?

Abgesehen von der Diskussion über die Branche der virtuellen Assistenten wollten wir auch wissen, wie das Upsource-Team Clockify verwendet und welche Clockify-Funktionen ihre Favoriten sind.

Wie Caroline hervorhebt, sind VAs sehr beschäftigte Menschen, die ständig mit vielen Kunden und Aufgaben jonglieren müssen.

Um ihre Zeit zu erfassen, benötigen sie daher eine einfach zu bedienende App – und Caroline betont, dass die Einfachheit der Verwendung genau das ist, was Clockify bietet.

Warum hat sich das Upsource-Team für Clockify entschieden?

Wie hat das Upsource-Team von unserem Tool erfahren?

Caroline sagt, dass sie ihre Nachforschungen über die verschiedenen Arten von Software angestellt hatte, die es gab. Außerdem hatte sie auch einige andere Tools verwendet – aber sie liebte Clockify dafür:

• Benutzerfreundlichkeit,
• Übersichtliche Berichterstattung und
• Budgetierungsoptionen .

Hier sind einige weitere Vorteile der Wahl von Clockify gegenüber anderen Zeiterfassungssystemen, so Caroline:

„Auch die Berichterstattung ist hervorragend. Ich muss jederzeit unseren Fortschritt sehen können – und Clockify ermöglicht dies. Es ist auch sehr einfach, Berichte wöchentlich/monatlich an Kunden zu senden.“

Caroline schreibt auch unserem Zeittracker zu, dass er ihrem Team geholfen hat, erfolgreich zu werden:

„ Wir sind jetzt ein Team von 18 und Clockify hat es uns ermöglicht, von 1 auf 18 zu wachsen.“

Verwenden die Mitglieder des Upsource-Teams Clockify anders?

Im Allgemeinen verwenden Caroline und die Mitglieder ihres Teams Clockify ziemlich ähnlich.

„ Wir stempeln ein, wenn wir mit einem bestimmten Kunden arbeiten, und stempeln ab, wenn die Arbeit erledigt ist.

Alle Kunden haben ihre eigenen Projekte und Tags auf Clockify – es ist also super einfach zu sehen, wofür unsere Zeit aufgewendet wird.“

Welche Clockify-Funktionen findet das Upsource-Team am praktischsten für die Arbeit und warum?

Wie Caroline bereits erwähnt hat, sind Berichte sehr nützlich, insbesondere für Geschäftsinhaber wie sie.

Da sie die VA-Agentur leitet, muss Caroline jederzeit sehen, wo sie mit der Arbeit ihrer Kunden stehen, und diese Clockify-Funktion ermöglicht dies.

Abgesehen von der Berichterstattung sind hier einige andere Funktionen, die sich für das Upsource-Team als praktisch erwiesen haben:

„Als VAs verbringen wir möglicherweise nur 15 Minuten mit einem Kunden – und diese Zeit summiert sich, wenn wir unsere Zeiterfassung nicht konsequent verfolgen. Ich liebe es auch, abrechenbare vs. nicht abrechenbare Arbeit zu sehen . Ich verbringe viel Zeit mit nicht abrechenbarer Arbeit – und es ist sehr wichtig, dass ich das nachverfolgen kann.“

Die Vorteile der Zeiterfassung für virtuelle Assistenten

Wie wir aus Carolines vorheriger Antwort ersehen können, müssen virtuelle Assistenten sowohl ihre abrechenbaren als auch ihre nicht abrechenbaren Stunden aufzeichnen. Schließlich ist nicht abrechenbare Zeit genauso wichtig wie abrechenbare Zeit, weshalb VAs beide Kategorien im Auge behalten müssen, indem sie sie nachverfolgen.

Hier sind einige weitere Vorteile, die virtuelle Assistenten bei der Zeiterfassung finden können.

Die Zeiterfassung hilft Ihnen dabei, mehr über Ihren Arbeitstag zu erfahren

Caroline hat eine interessante Sache erwähnt, die allen passiert, die gerade erst in der VA-Branche angefangen haben.

„Wenn Sie zum ersten Mal ein VA werden, ist es sehr üblich, es schockierend zu finden, dass Sie den ganzen Tag an Ihrem Schreibtisch gesessen haben, aber nur 4 Stunden gearbeitet haben. Das kann für einen neueren VA sehr entmutigend sein.“

Was schlägt Caroline in diesem Fall vor?

Zeiterfassung – und sie betont, wie wichtig es ist, nicht abrechenbare Zeit zu messen.

„Verfolgen Sie zum Beispiel die Zeit, die Sie damit verbracht haben, mit potenziellen Kunden in sozialen Medien in Kontakt zu treten – die Ergebnisse könnten für Sie ein bisschen beängstigend sein! Verfolgen Sie die Zeit, die Sie mit einigen anderen VAs in Ihrer Gemeinde verbringen, um Unterstützung zu erhalten.“

Als erfahrene virtuelle Assistentin glaubt Caroline, dass die Zeiterfassung Ihnen auch helfen kann zu verstehen, ob Sie zu viel Zeit mit einer Art von Aktivität verbringen:

„Wenn Sie 4 Stunden am Tag damit verbringen, in den sozialen Medien zu scrollen, könnte es Zeit für einen Realitätscheck für Ihre Produktivität sein!“

Zeiterfassung hilft Ihnen, eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen

Ich habe mich gefragt, ob die Zeiterfassung es virtuellen Assistenten auch ermöglicht, Beruf und Privatleben besser in Einklang zu bringen.

Caroline sagt, dass sie sich seit 2016 dem Erfassen ihrer Zeit verschrieben hat. Und sie behauptet, dass sie derzeit gut mit ihrer Work-Life-Balance ist – sie schafft es sogar, genug Zeit mit der Familie zu haben. Caroline hat zwei Kinder – und natürlich möchte sie so viel Zeit wie möglich mit ihnen verbringen.

„Ich zucke jetzt zusammen, wenn ich mir die Stunden ansehe, die ich früher in den Jahren 2016–2019 gemacht habe. Ich habe 12 bis 16 Stunden pro Tag gearbeitet (abrechnungsfähige Arbeit) – und das werde ich nie wieder zulassen.

Ich kann nur sicherstellen, dass ich weniger Zeit mit Arbeiten verbringe, indem ich mich darauf konzentriere, meine „Arbeitszeit“ zu erfassen. Und dann kann ich durch die Überprüfung meiner aufgezeichneten Zeit sehen, was ich leicht selbst auslagern kann – und wie viele Stunden ich Hilfe benötige. Es ist fantastisch!"

Zusammenfassung: Zeitmanagement ist eine der entscheidenden Fähigkeiten für VAs

Virtuelle Assistenten haben mit vielen Kunden aus verschiedenen Branchen zu tun – was bedeutet, dass sie viele verschiedene Arten von Aufgaben auf dem Teller haben.

Um den Überblick über alle Aufgaben zu behalten, die sie täglich ausführen, sollten VAs ihre Arbeitszeiten aufzeichnen – sowohl abrechenbare als auch nicht abrechenbare.

Tatsächlich glaubt Caroline Marshall von Upsource, dass Zeitmanagement tatsächlich eine der wichtigsten Fähigkeiten in der VA-Branche ist – zusammen mit einer Neugier für Technik und einem Durst nach Lernen.

Laut Caroline sind Zeiterfassungssysteme mit Berichtsfunktionen wie Clockify mehr als praktisch, da virtuelle Assistenten sie verwenden können, um den Fortschritt bei Projekten und Kunden zu überprüfen.

Da VAs außerdem viel Zeit mit nicht abrechenbaren Arbeiten verbringen, müssen sie auch diese Stunden nachverfolgen.

Abschließend weist Caroline darauf hin, dass die Erfassung der Zeit ihr geholfen hat, Arbeit und Privatleben in Einklang zu bringen. Anstatt sich zu überarbeiten – wie sie es vor einigen Jahren getan hat – ist sie jetzt in der Lage, Grenzen zu ziehen, um wertvolle Zeit mit ihren Kindern zu verbringen.

Am Ende dient Clockify als virtueller Zeiterfassungsassistent für Carolines hart arbeitende Teams virtueller Assistenten.

️ Sind Sie ein virtueller Assistent, und wenn ja, haben Sie die Angewohnheit, Ihre Zeit zu verfolgen? Wie hilft Ihnen die Zeiterfassung, produktiv zu bleiben? Senden Sie Ihre Antworten, Vorschläge und Kommentare an [email protected] und wir können sie in diesen oder zukünftige Posts aufnehmen.