Suivi du temps pour les assistants virtuels : entretien avec Upsource

Êtes-vous un propriétaire d'entreprise qui a du mal à suivre diverses tâches tout au long de la journée ?

Ou vous avez lancé votre startup et avez besoin d'aide pour l'administration ?

Si vous avez l'impression qu'il n'y a pas assez d'heures dans une journée, vous devriez peut-être envisager de sous-traiter certaines de vos tâches quotidiennes à des assistants virtuels (AV).

Après tout, leur travail consiste à « redonner du temps aux passionnés occupés », comme Caroline Marshall, assistante virtuelle, et notre interlocuteur, résument ce métier en des mots simples. Caroline est l'une des fondatrices d'Upsource, une entreprise dédiée à fournir aux clients des services d'assistant virtuel.

Nous avons parlé avec Caroline de l'industrie VA, des compétences les plus cruciales nécessaires pour ce travail, ainsi que des clients d'Upsource.

Étant donné que l'équipe Upsource utilise Clockify pour suivre le travail, nous voulions savoir comment la gestion du temps les aide dans leur travail et quelles fonctionnalités Clockify ils trouvent utiles.

De plus, nous expliquerons comment l'enregistrement du temps peut aider les assistants virtuels à en savoir plus sur les heures non facturables, mais aussi à adopter un meilleur équilibre travail-vie personnelle.

Quelle est l'industrie de l'assistant virtuel et quelles compétences sont nécessaires pour les assistants virtuels ?

Comme nous l'avons déjà mentionné, Caroline travaille comme assistante virtuelle.

Les assistants virtuels sont généralement des entrepreneurs indépendants ou des pigistes. La taille du marché de l'AV s'améliore constamment et atteindra 25,63 milliards de dollars d'ici 2025, selon l'étude BusinessWire.

Alors, quel type de services les assistants virtuels fournissent-ils à leurs clients ?

Ces services comprennent de nombreux domaines différents, tels que :

• Travail administratif,
• gestion de projets et de tâches,
• stratégie marketing et réseaux sociaux,
• et beaucoup plus.

Leurs clients sont généralement des entrepreneurs ou des propriétaires de petites entreprises, mais peuvent également être de grandes organisations.

Nous nous demandions ce qui avait poussé Caroline à choisir cette vocation.

Pourquoi Caroline a-t-elle choisi l'industrie VA ?

Avant de devenir assistante virtuelle en 2016, Caroline a travaillé comme assistante de direction/professionnelle de l'événementiel pendant plus de 10 ans. De plus, elle a nourri son côté créatif en jouant de la musique.

Nous étions donc impatients de découvrir ce qui avait poussé Caroline à changer de carrière.

"Pendant quelques années, j'ai joué à côté - j'ai déjà obtenu un diplôme en musique et je rêvais d'être chanteur d'opéra!

Un mélange de désir de sécurité/stabilité financière, d'une hypothèque et d'une désaffection pour la scène (il m'a fallu du temps pour m'en rendre compte !) m'a fait changer d'avis. »

Caroline ajoute qu'elle est « tombée » dans le monde des PA (assistants personnels). Elle a trouvé ce travail une excellente option pour gagner de l'argent rapidement à Londres. Alors, elle a lentement commencé à choisir des couvertures de vacances PA, puis des rôles de couverture de maternité, jusqu'à ce qu'elle fasse tapis en 2012.

Compte tenu de son expérience d'interprète, nous voulions également choisir le cerveau de Caroline sur la créativité et son lien avec l'industrie VA.

Le lien entre la créativité et l'industrie VA

Caroline souligne que, lorsqu'il s'agit de sa carrière dans l'industrie VA, elle doit beaucoup à ses années de performance/création.

"Il n'y a rien de plus effrayant que de mettre votre voix en chantant pour être jugé par les autres - RIEN ne semble aussi effrayant que cela. Interviews, appels de découverte, médias - tout est plus facile que cela (même si, bien sûr, je deviens nerveux).

Elle compare sa carrière d'interprète à la création de sa propre entreprise.

"Danser, chanter, jouer - vous avez tellement de revers et vous devez vous relever - tout comme posséder une entreprise."

D'une certaine manière, Caroline pense qu'il existe un lien entre les artistes et les PDG. Donc, comme elle le prétend, suivre des cours et équilibrer l'éducation et les auditions, ainsi que le travail, signifie que vous jonglez beaucoup – ce qui est une excellente préparation pour jongler avec des PDG occupés.

De plus, parlant de toutes les similitudes entre la créativité et l'industrie des assistants virtuels, Caroline conclut qu'elle aime vraiment se connecter avec des assistants personnels qui viennent d'un milieu du spectacle.

Les compétences les plus essentielles dans l'industrie VA

Nous étions curieux de savoir ce que Caroline apprécie le plus dans ce travail.

"Ce que j'aime le plus, c'est vraiment redonner du temps aux passionnés occupés - peut-être simplement en supprimant des tâches de leur liste de tâches, ou peut-être en utilisant d'incroyables SOP (procédures d'exploitation standard) et en rationalisant leur logiciel - je ne m'ennuie pas en voyant des clients satisfaits.

Maintenant, rendre les clients heureux n'est pas une tâche facile. Il doit y avoir des compétences spécifiques que les assistants virtuels doivent développer pour être bons dans leur travail. Nous avons demandé à Caroline quelles sont ces compétences vitales.

« La gestion du temps, la curiosité pour la technologie et la soif d'apprendre sont si essentielles pour les conseillers volontaires. Cette industrie est en constante évolution et pour rester pertinents, nous devons être au top de notre jeu pour les clients. »

Une journée moyenne d'un assistant virtuel

Quand on y pense, un assistant virtuel doit vraiment être un touche-à-tout.

Maintenant, qu'en est-il de leurs tâches quotidiennes ? À quoi ressemble une journée moyenne d'un assistant virtuel ?

Selon Caroline, elle commence sa journée avec des e-mails et vérifie s'il y a des changements et des nouvelles de ses clients. Caroline pense que c'est la meilleure façon de gérer correctement votre journée et de comprendre si vous devez repousser des tâches pour certaines priorités plus urgentes qui se sont présentées.

“ En toute honnêteté, il n'y a pas de journée type, selon ce que vous faites en tant que VA !

Jongler avec des agendas, rédiger des communications, gérer des tâches de projet.

En tant que propriétaire d'une agence VA maintenant, je vérifie quotidiennement avec mon équipe, passe en revue nos clients et, bien sûr, passe en revue Clockify pour notre progression de facturation chaque jour/semaine !

Donc, travailler dans l'industrie VA est assez excitant - parce que chaque jour, vous devez effectuer différentes tâches pour différents clients.

À ce sujet, outre son quotidien habituel, nous avons également parlé des clients de Caroline. Ou, en d'autres termes, les types de profils d'entreprises qui ont généralement besoin des services d'assistants virtuels.

Quels types de profils d'entreprise ont généralement besoin de services VA ?

Nous étions impatients de savoir quels sont les clients d'Upsource et quel type de services VA ils demandent habituellement.

Caroline dit qu'en tant qu'entreprise, ils se concentrent sur les startups, les petites et moyennes entreprises, mais aussi sur les personnes qui ont besoin d'une certaine gestion de leur style de vie. Elle ajoute cette règle générale :

«La beauté de 2022 est que ce ne sont plus les PDG et les directeurs de C-Suite qui ont« besoin »d'un PA – si vous avez un budget et la volonté d'investir du temps dans la relation, alors un VA est fait pour vous. Et, oui, l'ironie est que vous devez investir du temps pour travailler avec des assistants virtuels pour récupérer votre temps.

En parlant de leurs clients, pour quoi ont-ils généralement besoin d'aide ?

Caroline répond que les demandes sont généralement variées, mais incluent des services tels que :

• Gestion de la boîte de réception/agenda
• Gestion de tâches/projets
• Assistance technique et réseaux sociaux
• Gestion de leur entreprise d'un point de vue administratif et mise en œuvre de nouveaux logiciels/SOP
• Gestion des événements/formations
• Soutien au mode de vie

Comment l'équipe Upsource utilise-t-elle Clockify ?

En plus de discuter de l'industrie de l'assistant virtuel, nous voulions également savoir comment l'équipe Upsource utilise Clockify et quelles fonctionnalités Clockify sont leurs préférées.

Comme le souligne Caroline, les conseillers volontaires sont des personnes très occupées, jonglant constamment avec de nombreux clients et tâches.

Ainsi, pour suivre leur temps, ils ont besoin d'une application facile à utiliser - et Caroline souligne que la simplicité d'utilisation est exactement ce que Clockify fournit.

Pourquoi l'équipe Upsource a-t-elle choisi Clockify ?

Maintenant, comment l'équipe Upsource a-t-elle découvert notre outil ?

Caroline dit qu'elle avait fait ses recherches sur les différents types de logiciels qui existaient. De plus, elle avait également utilisé d'autres outils - mais elle adorait Clockify pour son :

• Facilité d'utilisation,
• Des rapports clairs et
• Possibilités de budgétisation .

Voici quelques autres avantages de choisir Clockify par rapport à d'autres outils de suivi du temps, selon Caroline :

« Le reportage est également excellent. J'ai besoin de pouvoir voir à tout moment nos progrès - et Clockify le permet. Il est également très facile d'envoyer des rapports aux clients sur une base hebdomadaire/mensuelle. »

Caroline attribue également à notre chronomètre le mérite d'avoir aidé son équipe à progresser vers le succès :

“ Nous sommes maintenant une équipe de 18 personnes et Clockify nous a permis de passer de 1 à 18.”

Les membres de l'équipe Upsource utilisent-ils Clockify différemment ?

De manière générale, Caroline et les membres de son équipe ont tendance à utiliser Clockify de manière assez similaire.

« Nous pointons lorsque nous travaillons avec un client particulier et arrêtons lorsque le travail est terminé.

Tous les clients ont leurs propres projets et balises sur Clockify - il est donc très simple de voir où notre temps est passé.

Quelles fonctionnalités Clockify l'équipe Upsource trouve-t-elle les plus pratiques pour le travail, et pourquoi ?

Comme Caroline l'a mentionné ci-dessus, les rapports sont très utiles, en particulier pour les propriétaires d'entreprise comme elle.

Depuis qu'elle dirige l'agence VA, Caroline a besoin de voir à tout moment où ils en sont avec le travail de leurs clients et cette fonctionnalité Clockify le permet.

Outre les rapports, voici quelques autres fonctionnalités qui se sont avérées pratiques pour l'équipe Upsource :

« En tant que VA, nous pourrions consacrer aussi peu que 15 minutes à un client, et ce temps s'additionne si nous ne sommes pas cohérents avec notre suivi du temps. J'aime aussi voir le travail facturable vs non facturable . Je passe beaucoup de temps sur du travail non facturable, et il est très important que je puisse suivre cela. »

Les avantages du suivi du temps pour les assistants virtuels

Comme nous pouvons le voir dans la réponse précédente de Caroline, les assistants virtuels doivent enregistrer à la fois leurs heures facturables et non facturables. Après tout, le temps non facturable est tout aussi important que le temps facturable, c'est pourquoi les assistants virtuels doivent garder un œil sur les deux catégories en les suivant.

Voici quelques autres avantages que les assistants virtuels peuvent trouver dans le suivi du temps.

Le suivi du temps vous aide à en savoir plus sur votre journée de travail

Caroline a mentionné une chose intéressante qui arrive à tous ceux qui viennent de commencer dans l'industrie VA.

« Lorsque vous devenez VA pour la première fois, il est très courant de trouver choquant que vous soyez resté assis à votre bureau toute la journée, mais que vous n'ayez travaillé que 4 heures. Cela peut être très décourageant pour un nouveau VA.

Que propose Caroline dans ce cas ?

Suivi du temps — et elle souligne l'importance de mesurer le temps non facturable.

"Par exemple, suivez le temps que vous avez passé à interagir avec des clients potentiels sur les réseaux sociaux - les résultats pourraient être un peu effrayants pour vous ! Suivez le temps que vous passez à vous détendre avec d'autres conseillers volontaires de votre communauté pour obtenir de l'aide. "

En tant qu'assistante virtuelle expérimentée, Caroline pense que le suivi du temps peut également vous aider à comprendre si vous passez trop de temps sur un type d'activité :

"Si vous passez 4 heures par jour à faire défiler les réseaux sociaux, cela pourrait être un temps de vérification de la réalité pour votre productivité!"

Le suivi du temps vous aide à atteindre un meilleur équilibre travail-vie personnelle

Je me demandais si le suivi du temps permettait également aux assistants virtuels de mieux concilier leur travail et leur vie privée.

Caroline dit qu'elle se consacre au suivi de son temps depuis 2016. Et, elle affirme qu'elle est actuellement bonne avec son équilibre travail-vie – elle parvient même à avoir suffisamment de temps de qualité en famille. Caroline a deux enfants — et, naturellement, elle veut passer le plus de temps possible avec eux.

"Je grince des dents maintenant pour regarder les heures que j'avais l'habitude de chronométrer en 2016-2019. Je travaillais de 12 à 16 heures par jour (travail facturable) et je ne laisserai plus jamais cela se reproduire.

Je ne peux que m'assurer de passer moins de temps à travailler en me consacrant à chronométrer mon temps de « travail ». Et puis, en examinant mon temps suivi, je peux voir ce que je peux facilement externaliser moi-même - et combien d'heures j'ai besoin d'aide. C'est fantastique!"

Conclusion : la gestion du temps est l'une des compétences essentielles des conseillers volontaires

Les assistants virtuels traitent avec de nombreux clients provenant de différentes industries, ce qui signifie qu'ils ont de nombreux types de tâches diverses dans leurs assiettes.

Pour garder une trace de toutes les missions qu'ils effectuent quotidiennement, les conseillers volontaires doivent enregistrer leurs heures de travail, à la fois facturables et non facturables.

En fait, Caroline Marshall d'Upsource estime que la gestion du temps est en fait l'une des compétences essentielles de l'industrie VA - avec une curiosité pour la technologie et une soif d'apprendre.

Selon Caroline, les outils de suivi du temps fournis avec des fonctionnalités de création de rapports, comme Clockify, sont plus que pratiques, car les assistants virtuels peuvent les utiliser pour suivre l'avancement des projets et des clients.

De plus, étant donné que les AV passent beaucoup de temps à faire du travail non facturable, ils doivent également suivre ces heures.

Enfin, Caroline souligne que le suivi du temps l'a aidée à concilier travail et vie privée. Au lieu de se surmener — comme elle le faisait il y a quelques années —, elle est maintenant capable d'établir des limites afin de passer du temps de qualité avec ses enfants.

En fin de compte, Clockify sert d'assistant virtuel de suivi du temps aux équipes d'assistants virtuels de Caroline.

️ Êtes-vous un assistant virtuel, et si oui, avez-vous l'habitude de suivre votre temps ? Comment l'enregistrement du temps vous aide-t-il à rester productif ? Envoyez vos réponses, suggestions et commentaires à [email protected] et nous pourrons les inclure dans cet article ou dans de futurs articles.