Как навести порядок в своем цифровом пространстве

Цифровое расхламление стало таким же важным, как чистка зубов два раза в день. Особенно сейчас, когда индустрия знаний массово перешла на онлайн и удаленную работу. Наше психическое благополучие и продуктивность могут пострадать, если мы не научимся поддерживать чистоту и порядок в онлайн-пространстве. Фрагментарная концентрация внимания, усталость, подавленность и раздражительность — вот лишь некоторые из симптомов беспорядка в цифровом пространстве.

В этой статье мы рассмотрим риски, связанные с цифровым беспорядком, и как начать очистку вашего цифрового рабочего пространства.

Что такое цифровая расхламление?

Короче говоря, очистить свое цифровое пространство означает очистить компьютер, телефон или планшет (или все три) от всех приложений и файлов, которые вы больше не используете.

Это означает научиться принимать тот факт, что многие ваши программы, приложения и расширения являются необязательными, и лишь немногие из них имеют реальную цель как в вашей работе, так и в личной жизни. Но я уже слышу, как вы задаетесь вопросом: « А нужен ли мне вообще цифровой расхламитель? «Может быть, вы прекрасно справляетесь, потому что точно знаете, где что находится.

Но как насчет всех тех файлов, о которых вы забыли, которые пылятся на вашем диске? То, что вы их не используете, не означает, что они безвредны.

Зачем вам заниматься цифровым расхламлением?

Цифровой беспорядок может иметь неблагоприятные психологические последствия для работников умственного труда. В наши дни нам рекомендуется собирать огромное количество информации и хранить ее для будущего использования, потенциальных карьерных возможностей, учебных материалов и т. д.

Кроме того, есть еще один тип маскировки цифровых помех, которым должен обладать каждый работник умственного труда.

Хотя мы знаем, что чрезмерное воздействие социальных сетей и цифрового контента в целом может нанести ущерб нашей личной жизни, мы часто упускаем из виду его влияние на карьеру. Работники умственного труда полагаются на цифровое пространство для роста, обновления и общения. Мы увековечили идею о том, что работа в Интернете — это единственный способ никогда не упустить возможность карьерного роста. И это включает в себя бесчисленные учетные записи в социальных сетях — LinkedIn, Twitter, Medium, Quora, Facebook, Instagram — присутствуйте везде!

Однако Кэл Ньюпорт, автор книг « Цифровой минимализм и глубокая работа », имя которого к настоящему времени стало нарицательным, доказал, что это просто неправда.

Ущерб, который приносит цифровой беспорядок

В своем выступлении на TEDx Ньюпорт рассказывает, что наличие всех этих учетных записей вызывает фрагментацию внимания и приводит к необратимому нарушению концентрации. Наша способность сосредотачиваться уменьшается, чем больше мы отвлекаемся или многозадачны. И поскольку все, что есть в сети, предназначено для того, чтобы питать наше короткое внимание, конечно, мы будем обречены на такую ​​судьбу.

Ньюпорт утверждает, что эта многозадачность, которую мы разработали, прямо контрастирует с тем, что ценит современная экономика — глубокая работа и сосредоточенность. Технология, которой нас учили, помогает нам прогрессировать в работе, на самом деле работает против нас, даже если мы этого не замечаем.

Таким образом, вы можете утверждать, что для цифровых работников необходимость быть на всех платформах, таких как Facebook, LinkedIn, Twitter и других, может способствовать менталитету «всегда на связи», который мешает повседневной работе. Это дополнительный беспорядок, которому мы уделяем внимание, который отнимает у нас слишком много для небольшой пользы. По своей природе мы так сильно стремимся быть видимыми для других влиятельных людей, брендов или компаний в Интернете, что даже не замечаем, как ухудшаются наши самые ценные активы — сосредоточенность и энергия.

Как цифровой расхламление спасает вашу жизнь

Теперь избавление от цифрового беспорядка относится как к вашему присутствию в Интернете, так и к тому, как вы управляете своими рабочими (и личными) файлами, как вы организуете вещи, как выглядит ваш рабочий стол и даже как часто вы не забываете очищать корзину. Речь идет о восстановлении контроля над вашим рабочим процессом и сборе осколков вашего фрагментированного внимания.

Как и в реальной жизни, грязный компьютер приводит к грязному уму. И, возвращаясь к упоминанию Ньюпорта о раздробленном внимании, становится понятным, почему более пустое место на диске пойдет вам на пользу в психологическом плане.

Попробуйте вспомнить каждый раз, когда вы хотели загрузить файл, только чтобы найти подходящую папку:

Загрузки заполнены всем, кроме кухонной раковины.
На рабочем столе есть несколько папок с одинаковыми названиями.

Вы не можете найти подходящее место, достаточно бросающееся в глаза, чтобы не забыть о файле.

И в итоге вы либо сохраняете его на рабочем столе, либо создаете совершенно новую одноразовую папку, которую потом забываете удалить.

Экономия разочарования, времени и энергии на этих мелочах со временем накапливается.

Какие цифровые пространства следует навести порядок?

Давайте подумаем, как можно навести порядок на рабочем компьютере, а также в телефоне и личном цифровом пространстве.

Наведение порядка на рабочем компьютере/файлах

Мы начнем с очистки вашего цифрового рабочего пространства, так как это то место, где вам больше всего нужно сосредоточиться. Давайте взглянем на небольшие изменения, которые вам нужно внести, чтобы ваше внимание не было рассеяно.

Не ленитесь называть файлы

Сделайте ваши имена файлов «имеющими смысл». Да, мы все хотим быстрее загружать файлы и продолжать работу, но это происходит в ущерб нашему будущему «я».

Что произойдет, если вам нужно просканировать упакованную папку на наличие этого конкретного файла, но вы не сможете найти его среди всех этих вариантов «17253933625» или «H02QL6-PDF-ENG.doc» или, мой любимый, «IMG_20200728_161623.jpg» . Кстати, это реальные примеры из моей папки загрузок. Не заставляйте меня начинать с названий скриншотов.

Совет, которому я планирую следовать с сегодняшнего дня, заключается в том, чтобы больше помнить об именах файлов. Во всяком случае, это значительно упрощает очистку диска: я могу быстрее определить, какие изображения и файлы следует переместить в определенные папки или удалить. Мы склонны игнорировать эти файлы с плохими названиями, как будто они не загромождают наш компьютер. Пока у нас не кончится место.

И к тому времени мы создали огромную трату времени, чтобы очистить все это.

Имейте только несколько назначенных папок (или относитесь к ним как к списку дел)

Если вы не знаете, как классифицировать рабочие папки, относитесь к ним как к канбан-доске.

Ограничьте свою рабочую нагрузку только тремя или четырьмя папками:

1. Важные (вещи, которые вам нужны каждый день или в этот конкретный день);
2. Дела (вещи, которые вам нужны на следующий день или через несколько дней);
3. Разное (файлы, которые вы загрузили для будущего, неопределенного использования).

Просто не забывайте ежедневно просматривать эти папки и перемещать документы в соответствии с их срочностью или необходимостью. Аналогичный способ классификации ваших папок — с помощью матрицы Эйзенхауэра:

1. Важные и срочные дела
2. Важные, но не срочные дела
3. Неважные, но срочные дела
4. Неважные и не срочные дела

Это лишь некоторые идеи, чтобы вы начали. Дайте им подумать и адаптируйте стиль категоризации, который лучше всего подходит для вашего рабочего процесса.

Держите наиболее часто используемые приложения на панели задач

Говоря из личного опыта, сэкономленное место на вашем рабочем столе может помочь вам понять, какое программное обеспечение вы используете чаще всего. Итак, отсортируйте эти приложения.

Просто переместите часто используемые приложения на панель задач, и вы избавитесь от необходимости постоянно сворачивать окна для доступа к рабочему столу. В качестве бонуса приложения находятся всего в одном клике. Вот как выглядит мой:

Небольшой раздел моей панели задач, на котором всего 6 приложений.

Я использую Ubuntu и пишу большую часть своей работы в Интернете, поэтому здесь есть такие инструменты, как Pumble (приложение для командного чата компании), файловый браузер, Chrome, инструмент для создания снимков экрана и программа для работы с изображениями.

Ваш рабочий стол не должен быть папкой «Загрузки».

Как профессиональный писатель с большим стажем, я тоже не безупречен в этом цифровом проступке. Желая побыстрее покончить с этим, я рассматривал рабочий стол как более быстрый способ хранения моих онлайн-файлов. В конце концов, у кого есть время на поиск нужной папки?

Но правда в том, что эти дополнительные несколько секунд, чтобы найти нужную папку, в конечном итоге будут лучше. Несколько дней назад я решил очистить свой рабочий стол, вдохновленный этим исследованием, только чтобы понять, что я не могу вспомнить, почему я загрузил некоторые файлы .pdf, изображения или скриншоты. Даже после того, как файлы выполнили свою задачу, я просто забыл их удалить.

И это именно проблема. Чем дольше эти файлы остаются на нашем рабочем столе, тем больше мы немеем к ним, и наш мозг забывает, что они вообще там есть. Беспорядок становится нашими новыми обоями рабочего стола.

Итак, для вашего собственного здравомыслия и экономии времени на очистку используйте папку загрузки по ее прямому назначению и не забывайте очищать ее ежедневно. Или всякий раз, когда мне нужно повысить мотивацию, я просто вспоминаю мудрые слова Роя Треннемана из популярного шоу «IT Crowd» :

«Джен, [ноутбук] заражен! Если бы это был человек, я бы выстрелил ему в лицо!»

Мы все должны стремиться быть похожими на Роя — строго следить за тем, что можно и чего нельзя делать на наших компьютерах.

Ограничьте, какие программы будут запускаться при запуске

Обычно новое программное обеспечение по умолчанию имеет возможность запускаться при запуске. И обычно мы ничего не думаем об этом, пока слишком много приложений не начинают поглощать загрузочную мощность компьютера.

Достаточно скоро компьютеру потребуется много времени, чтобы проснуться ото сна. И это просто замедляет всю вашу работу с самого начала.

К счастью, вы можете отказаться от этого и вручную включать их по одному. В большинстве программ есть опция

Сведите к минимуму список чатов

Это то, что я всегда делаю из-за личных обид, но я заметил, что многие мои коллеги этого не делают.

Это очистка вашего списка личных сообщений в чате компании.

Для любого, кто работает в крупной компании, особенно удаленно, коммуникационное приложение жизненно необходимо. Именно здесь мы теперь проводим большую часть нашего времени, проводя мозговой штурм, обсуждая и решая проблемы. Тем не менее, я заметил, что общаться в чате через приложение мне намного проще, когда мой список DM не переполнен людьми.

Я также заметил, что в некоторых случаях люди не возражают против этого. Они просто заканчивают свою беседу и никогда не оглядываются назад. Но для меня прокрутка бесконечного списка, чтобы узнать, кто меня пинговал, является дополнительным раздражением.

Вот почему я выхожу из всех своих личных сообщений и оставляю одного или двух человек, с которыми чаще всего разговариваю. Небольшое изменение, подобное этому, упрощает поиск коллег и избавляет вас от фильтрации по большому списку людей. Вот скриншот моей боковой панели чата Pumble. До и после, если хотите:

Выглядит намного аккуратнее, не так ли? Кроме того, вы можете свернуть все категории, которые не используете. В моем случае это каналы, которые я не часто посещаю. И я сделал дополнительный раздел со всеми каналами писателя. Таким образом, когда всплывает уведомление, я узнаю, требует ли оно немедленного внимания или нет.

Практика управления вкладками браузера

Этот совет говорит сам за себя: узнайте, как ограничить использование вкладок браузера. У вас всегда должно быть открыто до 5 вкладок. Не больше, а лучше меньше.

Видя дюжину или более открытых вкладок, вы создаете дополнительное ощущение срочности и перегруженности, даже если вы не перегружены работой. Не говоря уже о том, что они ужасно замедляют время загрузки вашего браузера.

Используйте закладки (но также держите их чистыми, аккуратными и часто фильтруемыми), сканируйте свои вкладки каждый час или около того, чтобы проверить, можете ли вы закрыть те, которые вы больше не используете, и т. д.

Управляйте своим почтовым ящиком

Вот все, что вы можете сделать, чтобы навести порядок в своей электронной почте:

1. Сделайте фильтры для входящих писем, чтобы ваша входящая почта сразу же сортировалась в нужную папку. Вы можете найти собственные инструкции Google для этого здесь.
2. Практикуйте «Нулевой почтовый ящик», придуманный Мерлином Манном, — быстро и эффективно сортируйте свою электронную почту каждый день, чтобы не тратить слишком много времени на размышления об этом;
3. Не проверяйте электронную почту чаще двух раз в день и выделяйте для этого определенное время;
4. Стремитесь управлять производительностью своей электронной почты, как посоветовала Пэтти Кремер, тренер по продуктивности, в своем интервью Clockify:

Удаляйте электронные письма, которые вам больше не нужны, пересылайте электронные письма, которые необходимо переслать, а затем удаляйте или архивируйте их. Если никаких действий не требуется, но электронное письмо содержит важную информацию, заархивируйте ее где-нибудь. Как резюмирует Кремер, почтовый ящик не является хранилищем нелюбимых электронных писем.

И это действительно слова, которыми мы можем жить. Итак, в следующий раз, когда вы откроете электронное письмо, сразу же решите, что вы хотите с ним сделать, и сделайте это. Больше никакого скимминга.

Делайте ежедневную очистку браузера/онлайн

Вы можете интегрировать эту новую привычку расхламления в свой распорядок дня. Непосредственно перед выходом обязательно проверьте следующий список:

️ Очистить электронную почту за день (архивировать, перемещать, удалять);

️ Очистите папку « Загрузки »;

️ Закройте все ненужные вкладки, очистите историю поиска за день (заранее добавьте важные сайты в закладки!), и кэш;

️ Очистите корзину;

️ Закройте все DM из приложения чата вашей компании.

Все это можно сделать за 20 минут, максимум. Через неделю или две вы даже можете сократить это время до 10 минут. Помимо расхламления, вы получите приятное закрытие и принесете ощущение легкости в конце рабочего дня.

Наведение порядка в телефоне

Ваш телефон также может быть большим гнездом беспорядка, если вы позволите ему. Учитывая, что он более доступен, чем компьютер, расхламление немного отличается.

Удалите все приложения социальных сетей, потому что у вас будет меньше соблазнов

Дружеский совет, который вы найдете во многих онлайн-статьях и от самого Кэла Ньюпорта, — удалить все приложения социальных сетей с вашего телефона и ограничить их использование только вашим компьютером.

У каждого приложения есть веб-аналог. Просмотр Instagram на вашем компьютере может быть менее заманчивым, поскольку пользовательский интерфейс не такой плавный и быстрый, как в приложении.

Очистите свою галерею

Чтобы навести порядок в телефоне, достаточно выполнить несколько шагов:

1. Просмотрите свои фотографии, скриншоты и другие изображения на наличие дубликатов, фотографий с низким разрешением и случайно сделанных фотографий. Некоторые телефоны даже имеют встроенную функцию идентификации;
2. Сортировать фотографии по папкам;
3. Переместите всю свою галерею в облако и либо полностью удалите ее с телефона, либо сохраните самые важные.

Ведь как часто вы открываете свою галерею и просто просматриваете картинки? Наверное не каждый день. Так что нет причин, по которым они должны занимать место в памяти вашего телефона.

Очистите и управляйте своими загрузками

Лично я не проверяю « Загрузки », пока случайно не наткнусь на папку, просматривая что-то конкретное.

И о боже, каждый раз я удивляюсь количеству пылящихся там файлов!

От файлов .pdf для описания витаминов, рецептов, найденных во время просмотра, до гифок и изображений, о которых я забыл.

Удалите файлы, которые устарели или уже послужили своей цели.

️ Примечание. Один из теплых советов, которые я могу дать, — не загружать сомнительные приложения для очистки телефона. Если вы не можете найти что-то из надежного источника, лучше сделать это вручную.

Наведение порядка в личном цифровом пространстве

Наведение порядка на личном компьютере не будет сильно отличаться от рабочего. Есть только несколько добавленных вещей, на которые стоит обратить внимание.

Организуйте свои личные файлы

Просмотрите каждый из ваших дисков один за другим и найдите папки и файлы, которые вы больше не используете. Попытайтесь задушить в себе накопителя, который думает, что «некоторые из этих файлов могут когда-нибудь пригодиться»: из личного опыта — те документы, которые вы написали, и проекты, которые вы сделали четыре или пять лет назад, вероятно, больше не важны. Архивируйте только самые важные документы, а остальные выбросьте.

Если это слишком радикальный шаг, вы всегда можете купить SSD (твердотельный накопитель), который вы можете подключить к компьютеру, как USB, и перенести все туда. Объем памяти твердотельных накопителей может достигать 30 терабайт, что больше, чем большинству из нас когда-либо понадобится. Точно так же вы можете использовать Dropbox или Google Диск для хранения файлов в Интернете.

Сортировка музыкальных файлов

В настоящее время очень немногие люди будут слушать музыку прямо со своего компьютера. Благодаря таким службам потоковой передачи, как Soundcloud , Spotify и даже YouTube , локальное хранение музыки не требуется.

Создавайте свои личные плейлисты онлайн и без особого страха, потому что вероятность того, что ваше интернет-соединение прервется на несколько дней подряд, невелика. Тем не менее, вы можете сортировать музыку, которую вы все еще слушаете, в определенные папки для прослушивания в автономном режиме.

Переместите свои фотографии

Цифровые фотографии могут быть самыми большими нарушителями, когда дело доходит до беспорядка. И в очень редких случаях мы решаем просмотреть наш компьютер в поисках воспоминаний. Это все еще деятельность, зарезервированная для физических альбомов, и это правильно. Вот ваши варианты расхламления фотографий:

1. Организуйте их в соответствующие папки и переместите на SSD;
2. Загрузите их в Google Фото ;
3. Выберите те, которые вам больше всего нравятся, и сделайте их. Купите физический альбом (или несколько!), и наслаждайтесь ими как объектом, с которым вы можете взаимодействовать, а не цифровым файлом.

То же самое произошло, когда я попросил у мамы несколько старых фотографий, но получил SSD, на котором, по ее словам, были все наши детские фотографии. И после того, как я его подключил, я прошелся по папкам, мы немного посмеялись, а потом выключил и убрал. Это действительно было похоже на цифровой фотоальбом. Что тоже не плохая идея.

Очистите свои социальные аккаунты

Ваше личное присутствие в Интернете также может быть загромождено до краев. Особенно ваши аккаунты в социальных сетях.

Буквально в прошлом году я провел своего рода чистку, поняв, как хаотично все еще иметь мою школьную электронную почту в Интернете и бесчисленное количество учетных записей на веб-сайтах, которые я использовал только в течение двух месяцев (если даже это).

Мы бы посоветовали здесь удалить все неиспользуемые учетные записи, удалить очень старые учетные записи электронной почты (если бы я мог вспомнить пароли) и проверить свой профиль Google на наличие любых веб-сайтов, на которые вы могли зарегистрироваться (и о которых забыли).

Более того, один пользователь Reddit составил удивительный онлайн-список расхламления, основанный на собственном опыте. В зависимости от того, как далеко вы хотите зайти, вы можете следовать либо некоторым, либо всем их пунктам.

Пересмотрите расширения браузера

Расширения для браузера — такой крошечный аспект нашего онлайн-существования, и все же они могут вызвать некоторое разочарование. Часто мы даже забываем, что они есть. У меня было языковое приложение, которое легко добавляло иностранные слова на мои веб-страницы, чтобы я мог изучать новые термины. Однако через некоторое время я отключил его и забыл снова включить.

Только через несколько недель я узнал, что у меня все еще есть это расширение в моем браузере и несколько других! Они не портили мой опыт, но собирали пыль. Поэтому вместо того, чтобы просто отключить, я удалил их. Теперь у меня есть три, которыми я пользуюсь чаще всего, и это самое чистое, что я мог желать. Делает меньше стресса, когда вы видите только три значка на панели инструментов.

Вы также можете сделать еще один шаг вперед.

В настройках Google вы можете отключить панель закладок (если вы не используете ее часто) и удалить строку заголовка из окон. Меньше текста = четче изображение. Вот так:

В верхнем есть настройки — виден Google Chrome , а также закладки под моей панелью поиска. Но нижняя скрывает всю информацию, которая может мне не понадобиться, и сжимает важные элементы, такие как кнопки выхода, свертывания и развертывания.

Теперь, когда мы рассмотрели все, что вы можете сделать, чтобы очистить свое цифровое пространство, как вы можете применить это на практике? С чего начать? А что, если вы хотите потратить ограниченное количество времени на расхламление?

Как сделать цифровой расхламление за ограниченное время

Неважно, хотите ли вы потратить 10 минут, 100 минут или 30 дней на расхламление своего цифрового пространства, у нас есть контрольный список для вас.

Раскрась за 10 минут

Если у вас есть только 10 минут в день, но вы все еще хотите получить полное удовлетворение от расхламленного компьютера, вот что вы можете сделать.

1. Закройте все ненужные вкладки в вашем браузере
2. Сортируйте, архивируйте или удаляйте электронные письма за этот день
3. Выйдите из всех личных сообщений в чате компании (чтобы начать с чистого листа на следующий день)
4. Очистите папку « Этот короткий, но приятный метод отлично подходит для временной уборки. Или пока вам не удастся выделить еще немного времени на «глубокую чистку».

   Расхламление за 100 минут

   Если у вас есть более 10 минут — на самом деле целых полтора часа — вы можете сделать все вышеперечисленное и даже больше:

   1. Очистить историю поиска за день
   2. Подготовьте важные документы на следующий день (в специальной папке)
   3. Найдите и удалите ненужные значки с рабочего стола (также скриншоты, любые загруженные файлы)
   4. Сортируйте любые заметки и задачи в одном документе
   5. Отключите уведомления или приостановите их до следующего дня.
   6. Просмотрите очень старые электронные письма и заархивируйте, отсортируйте или удалите их.
   7. Протрите аппаратные компоненты (клавиатуру, монитор, мышь и т. д.)

   Расхламление за 30 дней

   Лучший способ заняться цифровым расхламлением как проектом — растянуть его на четыре недели.

   Почему?

   30 дней — достаточно времени, потому что маленькими шагами управлять намного легче. Это дает вам достаточно времени, чтобы обдумать наилучший план действий для вас . Кроме того, если вам нужно удалить гигабайты файлов и реорганизовать весь компьютер, вам понадобится время, чтобы все обдумать.

   1. Проанализируйте, что вызывает у вас стресс , и где ваш цифровой беспорядок является худшим. Спланируйте порядок расхламления. Спроси себя:
   • Что вызывает у вас цифровой переполох?
   • Почему вы хотите навести порядок в своем компьютере/телефоне?
   • Какую часть уборки вы инстинктивно избегаете или откладываете?
   2. Работа в браузере и соцсетях

   Это достаточно простой переход к более крупной рыбе — вашему компьютеру. Просто применяйте методы, которые мы перечислили выше, день за днем. Отписаться от людей и учетных записей, удалить старые учетные записи электронной почты, удалить папку «Входящие» и т. д.

   3. Очистите файлы вашего компьютера

   Разделите уборку на дни. Каждый день должен принадлежать другому диску или папке, в зависимости от того, насколько сильно беспорядок.

   4. Пересматривайте, пересматривайте и управляйте этими привычками

   Установите режим уборки и новые привычки, которым вы будете следовать ежедневно. Таким образом, вы переходите в режим обслуживания, что упрощает, ускоряет и избавляет от хлопот дальнейшую очистку.

   Вывод

   Цифровая уборка стала необходимостью, если мы хотим выжить в эпоху цифровых технологий. Хотя наши компьютеры — это еще одна вещь, которую нужно убрать после нашего жизненного пространства, они не должны доставлять особых хлопот. Простой ежедневный десятиминутный распорядок может изменить мир к лучшему.

   ️ Что вы думаете о наших советах по расхламлению? Применяли ли вы их подсознательно? Или вы человек, который всегда содержит свои компьютеры в чистоте, поэтому у вас есть несколько советов, которыми вы можете поделиться? Напишите нам по адресу [email protected], и мы, возможно, опубликуем ваш совет или анекдот в одной из наших следующих статей.