Как составить график работы (+ шаблоны графика работы)

Исследования показывают, что менеджеры тратят около 3,14 часов в неделю на составление рабочих графиков, что составляет около 20% рабочего времени менеджера.

Но три часа кажутся небольшим сроком для такой важной задачи.

И это правда — количество времени действительно кажется небольшим — но для планирования и создания идеального рабочего графика вам не обязательно делать все возможное.

Но с чего начать? Ваш разум должен быть полон вопросов, особенно если вы новичок в управлении командой. От «Какой идеальный график работы» до « Могу ли я планировать сотрудников в нерабочее время » — ваши опасения вполне естественны.

Тем не менее, это не должно быть так. Мы рассмотрим каждый вопрос, который может возникнуть у вас о расписании сотрудников , поговорим о различных типах графиков работы и обо всех моментах, которые вам необходимо рассмотреть, прежде чем составлять расписание .

В качестве особой меры безопасности — чтобы все шло по плану — мы подготовили 6 бесплатных шаблонов рабочего графика , которые вы можете скачать и использовать столько раз, сколько вам нужно.

Быстрый доступ к бесплатным загружаемым шаблонам графиков работы:

• Шаблон формы доступности сотрудников — Excel, Google Sheets, PDF
• Шаблон ежедневного графика работы — Excel, Google Таблицы, PDF
• Шаблон еженедельного графика работы — Excel, Google Sheets, PDF
• Шаблон двухнедельного рабочего графика — Excel, Google Sheets, PDF
• Шаблон ежемесячного графика работы — Excel, Google Sheets, PDF
• Шаблон годового графика работы — Excel, Google Таблицы, PDF

Краткое знакомство с графиком работы

Прежде чем мы углубимся в вопрос о том, как эффективно планировать рабочее время сотрудников, давайте рассмотрим основы графиков работы:

• Что они ,
• Почему они выгодны для бизнеса и
• Какие типы графиков работы вы можете реализовать .

Какой график работы?

График работы (также известный как график работы или список) представляет собой список, который содержит информацию о сотрудниках, такую ​​как:

• Рабочие часы
• Смены
• Места работы
• Обязанности в течение периода времени, охватываемого графиком
• Другая связанная информация о сотрудниках

Процесс создания расписания называется планированием и обычно выполняется менеджером. Для многих видов бизнеса требуются графики, в том числе:

• Розничный магазин
• Производственное оборудование
• Рестораны и кофейни
• Колл-центры
• Предприятия с группами поддержки клиентов/пользователей
• Компании, в которых работают фрилансеры
• Предприятия, нанимающие сезонных рабочих

Почему важно планировать работу?

Когда вы думаете о рабочих графиках, легко сразу же придумать десятки причин, почему они важны.

Но планирование работы — это еще больше, чем кажется на первый взгляд, поэтому давайте сразу перейдем к преимуществам, которые вы можете получить, если потратите некоторое время на создание графика работы сотрудников.

График работы обеспечивает эффективную работу

Когда сотрудники понимают свое рабочее время и свои обязанности, а также место своей работы (в случае, если они выполняют полевые работы), они в состоянии максимизировать свою производительность.

Планирование работы помогает планировать работу в соответствии с доступностью сотрудников.

Надлежащее планирование работы должно заключаться в установлении рабочего графика, который требует минимальных изменений в ходе работы.

Обычно это достигается, когда менеджер принимает во внимание посещаемость сотрудников, их ожидаемое рабочее время и запросы на отгулы.

График работы искореняет идею фаворитизма

Рабочие графики делают смены прозрачными, поэтому члены команды могут видеть все смены/задачи и понимать, что никто (надеюсь) не получает лучшие смены/задачи каждый раз.

Планирование работы помогает лучше управлять своим временем и соблюдать сроки

Правильное управление временем важно для поддержания высокой производительности, а рабочие графики помогают вам лучше организовать свою рабочую нагрузку, тем самым повышая вашу продуктивность.

Когда все задачи хорошо организованы, ни один из сотрудников не остается заваленным грудой дедлайнов. Вместо этого они выполняют их согласно плану и всегда держат нагрузку под контролем.

График работы помогает сотрудникам найти баланс между работой и личной жизнью

Когда сотрудники знают, когда у них запланирована работа, они могут планировать и сбалансировать свои рабочие обязанности, а также свои визиты к врачу, личные поручения и семейные дела. Это также помогает поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью и снижает уровень стресса членов вашей команды.

График работы снижает текучесть кадров

Сотрудники, у которых низкий уровень стресса и которые чувствуют, что их ценят так же, как и их коллеги, с меньшей вероятностью уйдут с работы.

Планирование работы помогает повысить удовлетворенность клиентов/клиентов

Хорошо продуманный график помогает поддерживать рабочий процесс как часы. Само собой разумеется, что когда все работает гладко, заказчики или клиенты получают ожидаемое качество обслуживания.

Организованный график особенно полезен, если ваш бизнес требует, чтобы вы общались с клиентами по телефону, потому что это может способствовать сокращению среднего времени обработки и повышению общей удовлетворенности ваших клиентов.

Какие бывают виды графиков работы?

Несмотря на то, что рабочие графики бывают разных форм и размеров (особенно теперь, когда удаленная работа никуда не делась), мы все же можем выделить 12 основных типов рабочих графиков :

1. Полный рабочий день

При полном рабочем графике сотрудники работают от 35 до 40 часов в неделю. Обычно это привязано к должностям, объем и тип нагрузки которых требуют штатных специалистов.

Многие штаты США требуют, чтобы сотрудники, работающие полный рабочий день, получали льготы. Большинство таких сотрудников работают одинаковое количество дней в неделю и одинаковое количество часов в день. Однако их точное рабочее время может быть фиксированным (например, с 9:00 до 17:00) или гибким (например, 8 часов в день, в произвольном порядке).

Пример : Штатный дизайнер должен работать 40 часов в неделю, 8 часов в день, с понедельника по пятницу.

2. Неполный рабочий день

График работы неполный рабочий день предполагает, что сотрудники работают меньше, чем график, эквивалентный полному рабочему дню, установленный компанией (например, в компаниях, которые считают 35 часов в неделю полным рабочим днем, любое меньшее количество часов считается неполным рабочим днем). Обычно это связано с должностями, тип рабочей нагрузки которых позволяет выполнять ее нескольким сотрудникам, работающим неполный рабочий день, или объем работы которых не требует полной занятости.

Сотрудники, работающие неполный рабочий день, могут не получать льготы, обычно связанные с работой полный рабочий день. Такие графики могут быть постоянными (например, с 9:00 до 14:00 каждый рабочий день) или нет (например, с 8:00 до 13:00 с понедельника по среду + с 13:00 до 18:00 по субботам и воскресеньям). ).

Пример : хозяйка ресторана, которая работает в общей сложности 25 часов в неделю в самое загруженное время дня.

3. Фиксированный график

Фиксированный график имеет расписание с одинаковым количеством рабочих дней и часов в неделю. Может использоваться для любого типа бизнеса, который требует, чтобы сотрудники работали вместе в одно и то же время или обслуживали клиентов/клиентов в установленные часы работы. Фиксированный график может включать в себя полный или неполный рабочий день.

Пример : команда специалистов по кадрам, которые должны работать с понедельника по пятницу с 9:00 до 17:00.

4. Гибкий график

Гибкий график предусматривает, что работник должен работать определенное количество часов в день, как минимальное требование (например, 6 часов). Но фактические часы будут зависеть от времени прибытия сотрудника на рабочее место (например, сотрудник приходит в понедельник в 8:00, а затем работает до 14:00. Но он приходит в 9:00 во вторник, а затем работает). до 15:00).

Такие графики могут быть полными или неполными. Может использоваться для любого типа бизнеса, который НЕ требует, чтобы сотрудники работали вместе в одно и то же время или обслуживали клиентов/клиентов в установленные часы работы.

Пример : Специалист службы поддержки работает с понедельника по пятницу по 8 часов в день, с момента прибытия в офис.

5. Плавающий график

Плавающий график включает в себя фиксированную, основную часть (работник находится в распоряжении работодателя) и переменную, «плавающую» часть (работник может выбирать время начала и окончания рабочего дня).

На практике плавающие графики используются уже некоторое время. Но правовую основу они получили только с введением закона «Гибкий и работоспособный» (FWW-act) — по крайней мере, в Бельгии.

Пример . Планируется, что техник по обслуживанию заменит жизненно важную часть машины для производства мороженого после каждых 20 000 галлонов произведенного мороженого, что происходит каждые две недели. В то время как обслуживание машины для мороженого является фиксированным заданием, которое выполняется каждые две недели, техник по обслуживанию тем временем выполняет другую работу.

6. Сменный график

Сменный график обычно применяется на предприятиях, которые работают 10 и более часов в день. Если бизнес работает круглосуточно и без выходных, то обычно применяется трехсменный подход: сотрудники всегда работают или по очереди работают в первую смену (утренняя смена), вторую смену (дневная смена) и третью смену (ночная смена).

Пример : 3 работника заправочной станции, которые по очереди работают в три смены (с 7:00 до 15:00; с 15:00 до 23:00; с 23:00 до 7:00) с понедельника по четверг.

7. Сезонный график

Сезонный график может быть посменным, гибким, фиксированным, с частичной или полной занятостью, но он ограничен определенным сезоном или периодом времени (например, сезоном зимних каникул в ноябре и декабре).

Пример : два Санта-Клауса должны работать в торговом центре в течение ноября и декабря в две смены (смена 1: с 8:00 до 14:00; смена 2: с 14:00 до 20:00).

8. График сверхурочной работы

График сверхурочной работы предполагает работу более стандартных 40 часов в неделю. В зависимости от дня или продолжительности сверхурочной работы, а также от штата США, в котором работает работник, сверхурочная работа оплачивается в размере 1,5. или удвоить обычные ставки для сотрудников — это относится только к сотрудникам, которые не освобождены от действия Закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA).

Пример : официант должен работать 45 часов в неделю — 5 дополнительных часов считаются сверхурочными.

9. Сжатый график

Сжатый график предполагает работу по традиционным 35-40 часам в неделю, но за меньшее количество дней.

Пример : мойщик окон должен работать 40 часов в неделю, 10 часов в день (с 7:00 до 17:00) с понедельника по четверг.

10. Сменный график

Вахтовый график обычно связан со сменной работой. Сотрудникам назначают смены на основе заранее определенного шаблона, обычно еженедельно или ежедневно.

Пример : Врач, работающий в отделении неотложной помощи, должен работать по 12 часов в дневную смену по понедельникам и субботам и по 12 часов в ночную смену по вторникам и воскресеньям. Среда, четверг и пятница выходной.

11. Раздельный график

Разделенное расписание включает в себя разбор рабочего дня по трем отдельным моментам:

• Работа по несколько часов за один раз
• Несколько часов отдыха
• Работа в течение еще нескольких часов после «перерыва»

Пример : Таксист должен работать с 5:00 до 21:00, делает перерыв с 9:00 до 14:00, а затем снова начинает работать с 14:00 до 21:00.

12. График дежурств

График работы по вызову предполагает, что сотрудники доступны в определенное время дня или дни в целом, когда они могут или не могут быть вызваны на работу.

Пример : Пожарный, который должен работать по вызову, должен находиться в 5-минутной близости от пожарной части в запланированные дни.

Как лучше составить график работы?

Чтобы эффективно планировать рабочее время сотрудников, вам необходимо:

1. Найдите время, чтобы понять свою команду.
2. Выделите время для анализа рабочей нагрузки.
3. Отслеживайте время прихода и ухода сотрудников.
4. Следуйте ряду правил, чтобы справедливо распланировать сотрудников.
5. Наладить эффективную систему коммуникаций в команде.
6. Публикуйте график работы не менее чем за 7 дней.
7. Избегайте типичных ошибок планирования.
8. Уважайте рабочие предпочтения и просьбы об отгулах настолько, насколько это возможно.
9. Запланируйте хотя бы одного первоклассного сотрудника в смену.
10. Вовлекайте сотрудников в процесс планирования.
11. Используйте шаблоны графика работы, чтобы ускорить процесс планирования.

Рассмотрим подробно каждый пункт.

# 1: Найдите время, чтобы понять свою команду

Вы можете подумать, что для успеха достаточно иметь достаточное количество людей во время смены. Но вам также необходимо убедиться, что они соответствуют типу задач, объему работы, времени суток или типу клиентов.

Итак, первый реальный шаг в создании эффективных рабочих графиков — это знание своей команды. Составьте список, который включает их:

• Соответствующие навыки
• Личные качества, такие как настойчивость, эффективность или надежность
• Сертификаты, профильное образование, опыт работы
• Их статус занятости (Они работают полный или неполный рабочий день?)
• Тип личности (интроверты или экстраверты?)
• Рабочие привычки, особенно если у вас гибкий график, и некоторые сотрудники имеют привычку приходить раньше, чем другие.

С таким списком вы сможете выбрать идеальных товарищей по команде для каждой смены/задачи.

Пример : разработчику-экстраверту, работающему с полным стеком, который имеет тенденцию приходить в более позднее время и заканчивать работу в более позднее время, ежедневно в 17:00 звонить клиенту, который только начинает свой рабочий день из-за разницы часовых поясов.

#2: Выделите время для анализа рабочей нагрузки

Теперь, когда вы понимаете навыки, качества и особенности каждого члена вашей команды, пришло время проанализировать рабочую нагрузку и ресурсы, которые у вас есть для ее выполнения.

Один из вариантов — составить таблицу рабочих дней и часов, которыми располагает ваша команда. Таким образом, если вы работаете по гибкому восьмичасовому графику с понедельника по пятницу, у членов вашей команды будет по 40 часов на выполнение своей работы.

Затем вы можете определить часы наибольшей нагрузки или наиболее важные задачи, которые необходимо выполнить, и соответствующим образом запланировать наиболее необходимых специалистов.

В качестве альтернативы, вы всегда можете оставаться в курсе доступности и совместной работы каждого, используя функцию планирования проектов и команд Clockify.

Вы можете просмотреть отдельные проекты и узнать, кто в них активно участвует, или проверить отдельных членов команды и быстро выяснить, кто перегружен, кто перегружен, а кто свободен.

№ 3: Отслеживайте время прихода и ухода сотрудников

Регистрация времени сотрудников не только помогает отслеживать сверхурочные часы (если ваша компания разрешает сверхурочные), но также предоставляет сотрудникам четкий журнал отработанных часов.

Перед настройкой графиков работы вам необходимо проинструктировать своих сотрудников о том, как отслеживать время прихода и ухода. Для этой цели вы можете использовать приложение часов для сотрудников, например Clockify.

Clockify помогает вам определять свои проекты и задачи и назначать задачи членам команды. Как только все задачи распределены, члены команды могут отслеживать их прогресс двумя способами:

1. Отслеживая время в режиме таймера — просто пусть каждый запускает/останавливает таймер, когда начинает/заканчивает работу над поставленной задачей/сегодняшней сменой.

2. Регистрируя время после работы вручную, также двумя различными способами:

В ручном режиме — пусть каждый вручную добавляет продолжительность для каждой назначенной задачи/смены.

В расписании — просто попросите всех добавить продолжительность смены для каждого дня в недельной карточке.

Все введенное время можно позже просмотреть в визуальных и еженедельных отчетах, которые могут помочь вам в создании еще более эффективных расписаний в будущем.

Если ваши сотрудники регистрируют оплачиваемые часы, вы также можете использовать данные Clockify для расчета заработной платы, поскольку трекер автоматически рассчитает, сколько вам нужно платить сотрудникам, на основе их отслеженного времени.

# 4: Следуйте набору правил, чтобы справедливо распланировать сотрудников

Хотя еще многое предстоит сделать, чтобы сотрудники могли поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью, законы о прогнозирующем планировании — это еще один шаг вперед в защите сотрудников от переутомления.

Эти законы требуют соблюдения определенных правил планирования, таких как заблаговременное уведомление о графике работы.

В случае, если сотрудник не был своевременно уведомлен о предстоящем графике, он получает гарантированную предсказуемую выплату.

Несмотря на то, что в настоящее время они действуют только в нескольких городах США (например, в Чикаго, Эмеривилле, Филадельфии, Нью-Йорке, Сан-Франциско и Сиэтле) и только в некоторых отраслях (например, в сфере общественного питания, розничной торговли и гостиничного бизнеса), 10 правил планирования, предписанных этими законы могут быть отличным дополнением к любой практике планирования:

Правило № 1 — Предоставляйте «добросовестные оценки» для графиков всех новых сотрудников.

Правило № 2 — Попросите сотрудников указать свое рабочее время/день и предпочтительные места.

Правило №3 — Заранее уведомляйте сотрудников об их графике работы.

Правило № 4 — Предлагайте дополнительные часы существующим сотрудникам, прежде чем нанимать кого-то нового.

Правило №5 — Сообщайте сотрудникам об изменениях в их графике работы.

Правило № 6 — Предлагайте надбавку за изменения в расписании, которые вам пришлось внести без своевременного уведомления.

Правило № 7 — Обеспечьте период отдыха между двумя сменами сотрудников, если указанный сотрудник не согласился работать в это время.

Правило № 8 — Сохраняйте записи предыдущих расписаний для дальнейшего использования.

Правило № 9 — Разместите список прав, связанных с расписанием, на рабочем месте и/или легко доступный в Интернете.

Правило № 10 — Не мстите сотруднику за попытку обеспечить соблюдение прав сотрудника, связанных с расписанием.

# 5: Создайте эффективную систему командной коммуникации

Одним из ключей к продуктивности команды и правильному управлению временем сотрудников является обеспечение того, чтобы команда чувствовала себя на связи и была хорошо информирована о последних разработках, обновлениях или изменениях в ожидаемом рабочем процессе или рабочей нагрузке.

Поэтому убедитесь, что вы всегда сообщаете о любых изменениях, связанных с графиком работы, и дайте всем возможность обратиться к вам со своими вопросами и просьбами.

Чтобы создать эффективную систему коммуникаций, не забудьте:

• Сообщите сотрудникам, как только вы закончите и опубликуете новейший график работы.
• Сообщите всем об обновлении расписания в последнюю минуту или неожиданных дополнительных обязательствах.
• Четко укажите, что ваша команда должна информировать вас всякий раз, когда они меняются сменами или берутся за дополнительные задачи, поскольку эти изменения могут повлиять на дальнейшее планирование.

Конечно, чтобы управлять всей этой коммуникацией, вам необходимо создать хорошо организованную систему связи, которая может включать:

• Текстовые сообщения
• Телефонные звонки
• электронные письма
• Приложения для чата
• Видеовстречи онлайн

Если вы используете Clockify для планирования, вы можете легко уведомлять своих товарищей по команде, когда для них есть предстоящее задание, чтобы ничто не прошло незамеченным.

Создавая задание, вы выбираете точный диапазон времени для этой конкретной задачи и количество часов в день, которое члены вашей команды должны посвятить выполнению задания.

№ 6: Опубликуйте график работы как минимум за 7 дней до его начала.

В соответствии с законами о прогнозирующем графике работодатели должны публиковать новые графики работы за 7–14 дней до первой запланированной смены. Однако, как мы уже обсуждали ранее, эти законы в основном принимаются в определенных городах, поскольку они подпадают под категорию местных законов.

Федеральные законы о занятости, такие как Закон о справедливых трудовых стандартах, позволяют работодателям изменять графики без предварительного уведомления.

Тем не менее, когда вы сообщаете членам своей команды об их расписании за несколько дней, вы оставляете достаточно времени на случай, если кто-то:

• Необходимо запланировать (или перенести) личные обязательства, чтобы приспособиться к новому графику работы.
• Хочет найти замену или обменяться сменами (вы можете либо позволить сотрудникам обмениваться сменами, либо иметь систему для заменителей).
• Хочет поговорить с вами о днях или часах работы (возможно, вы всегда назначаете сотруднику X время и дни, которые у него никогда не работают).

# 7: Избегайте распространенных ошибок планирования

При планировании убедитесь, что вы не:

1. Двойной график работы сотрудников с двойной обязанностью, но в одни и те же смены.

Пример : Человек, который работает одновременно и хостесс, и официантом, случайно попадает в двойное расписание.

2. Назначьте сотрудников на должность, для которой они не были обучены.

Пример : повар буфета в роскошном ресторане должен выполнять обязанности повара-обжарщика.

3. Занижайте или перевыполняйте график своих сотрудников с точки зрения их рабочего времени.

Пример : у сотрудника, работающего неполный рабочий день, запланировано слишком много смен, или у сотрудника, работающего полный рабочий день, запланировано слишком мало смен.

4. Занижайте или перевыполняйте график своих сотрудников с точки зрения ожидаемой рабочей нагрузки.

Пример : Понимание того, что в коктейль-баре не хватает персонала во время «счастливого часа».

# 8: Уважайте рабочие предпочтения и просьбы об отгулах настолько, насколько это возможно

Высокая удовлетворенность сотрудников означает более высокую производительность. И лучший способ получить высокую удовлетворенность сотрудников — дать им понять, что руководство их слышит.

Поэтому, если некоторые сотрудники предпочитают работать в определенные часы или дни, приспособьте их, если можете.

Или, когда сотрудник просит отгул, постарайтесь согласиться на его просьбу, когда это возможно.

Кроме того, вы всегда должны внедрять четкую систему для сотрудников, запрашивающих предпочтительное время и отгулы. Таким образом, вы сделаете утверждение/отклонение запроса прозрачным, давая понять, что нет фаворитизма.

Если вы и ваша команда используете Clockify для отслеживания рабочего времени и планирования задач заранее, вы можете установить политику нерабочего времени и одобрять запросы на отгулы вашей команды на месте.

Использование Clockify в качестве трекера выходных и отпусков также дает вам точное представление о доступности и предстоящих отпусках каждого, чтобы вы могли соответствующим образом планировать их рабочее время.

# 9: Запланируйте хотя бы одного первоклассного сотрудника в смену

Если ваш бизнес работает посменно, убедитесь, что в каждой смене есть хотя бы один из ваших лучших игроков с точки зрения соответствующих навыков сотрудников, опыта, опыта и личных качеств. Это в значительной степени улучшит качество смены, а также качество обслуживания клиентов. Более того, менее опытным сотрудникам (особенно вновь принятым) будет на кого равняться в плане стандартов работы или обращаться за поддержкой в ​​случае необходимости.

Наличие одного из ваших лучших сотрудников особенно актуально в напряженные времена, когда вы хотите, чтобы кто-то надежный на месте происшествия «вытягивал» рабочую нагрузку и вдохновлял других товарищей по команде идти в ногу со временем.

Пример : назначение надежного специалиста общественного питания для управления кассовым аппаратом, обслуживания клиентов и складирования запасов в обеденное время в деловом районе города.

# 10: Вовлекайте сотрудников в процесс планирования

Вы, вероятно, не хотите тратить время на постоянное обновление графика работы, потому что ваши сотрудники всегда просят об обмене сменами или продлении сроков.

Чтобы свести к минимуму это, вы можете стремиться вовлекать сотрудников в процесс создания графиков работы настолько, насколько считаете нужным.

1. Попросите кого-нибудь помочь вам в планировании

Коллеги с большей вероятностью поймут, что их коллеги думают об их расписании, поэтому оптимально, если кто-то «изнутри» поможет вам с расписанием. Таким образом, вы узнаете, являются ли члены вашей команды:

• Довольны назначенным временем
• Хотите больше или меньше времени, запланированного в неделю
• Предпочитают другие дни или время для своего расписания

2. Попросите команду заполнить таблицы доступности

С диаграммой доступности все, что нужно сделать сотрудникам, — это отметить дни, когда они доступны для работы в течение определенной недели. Позже вы будете использовать эти данные для создания выполнимых графиков работы.

Пример : вы запланировали кого-то на первую смену, но этот кто-то не может работать в это время. Вы смотрите на график доступности и находите очередного подходящего сотрудника, который отметил свою доступность в течение необходимого времени. Вы даже можете обнаружить, что у вас есть резервная копия для вашей резервной копии, если доступно большее количество сотрудников.

3. При планировании вне доступного времени сначала проконсультируйтесь

Иногда, несмотря на все усилия, которые команда приложила к диаграмме доступности, вам все равно нужно запланировать кого-то вне их времени доступности.

Пример : Возможно, в вашем ресторане будет большой праздник, и вам потребуются все руки на палубе. Или, возможно, в вашем приложении возникла непредвиденная ошибка, и вам нужно вызвать своего инженера полного стека, чтобы он помог вам из отпуска.

Чрезвычайные ситуации случаются, но важно, как вы к ним подходите. Если возможно, всегда старайтесь найти человека, который меньше всего будет испытывать неудобства, работая вне своего идеального времени доступности.

Пример : если вам нужно выбрать один из двух вариантов, всегда выбирайте человека, который недоступен из-за посещения спа-салона, вместо того, чтобы звонить члену команды, который находится в больнице и беспокоится о члене своей семьи.

В любом случае всегда лучше позвонить этому человеку, объяснить ситуацию и проявить вежливость в отношении просьбы. Надежный, добросовестный сотрудник выполнит вашу просьбу, если это возможно, и будет признателен за право голоса.

Тем не менее, постарайтесь понять, если сотрудник действительно не может согласиться с вашей просьбой, например, у него назначен визит к врачу.

# 11: Используйте шаблоны рабочего графика, чтобы ускорить процесс планирования

Предыдущие 10 пунктов предназначены для того, чтобы помочь вам эффективно планировать время сотрудников, но шаблоны расписаний помогут вам сделать процесс планирования более быстрым и точным. Вот 6 шаблонов рабочего графика, которые вы можете использовать прямо сейчас бесплатно:

• Шаблон формы доступности сотрудников
• Шаблон ежедневного графика работы
• Шаблон еженедельного графика работы
• Двухнедельный шаблон графика работы
• Шаблон ежемесячного графика работы
• Шаблон годового графика работы

Шаблон формы доступности сотрудников

О чем это?

Шаблон формы доступности сотрудников дает вашей команде возможность поделиться с вами доступными часами, чтобы вы могли соответствующим образом планировать свое рабочее время.

Сотрудники должны отметить время, когда они могут приходить на работу и/или дежурить по вызову, галочками (Google Sheets) или «X» (Excel).

Кроме того, вы можете распечатать формы и попросить сотрудников заполнить их ручкой.

Позже вы можете использовать эти формы доступности отдельных сотрудников для создания выполнимых графиков.

Кто это для?

Эта форма планирования идеально подходит для любого типа бизнеса, который вращается вокруг планирования.

️ Загрузите классический шаблон формы доступности сотрудников в Excel

️ Загрузите общедоступный онлайн-шаблон формы доступности сотрудников в Google Таблицах.

️ Загрузите печатный шаблон формы доступности сотрудников в формате PDF

Шаблон ежедневного графика работы

О чем это?

Шаблон ежедневного графика работы позволяет планировать как рабочие часы, так и задачи на каждый рабочий день.

Просто введите имя сотрудника, его отдел, дату и поставьте галочку (Google Sheets) или «X» (Excel) рядом с каждым часом, в течение которого они работают.

Кроме того, вы можете распечатать расписание и заполнить его ручкой.

Кто это для?

Этот шаблон идеально подходит, если вы предпочитаете планировать рабочие часы и задачи на ежедневной основе.

Если вам нужно соблюдать правило планирования работы как минимум за 7 дней, вы можете комбинировать этот более подробный, ориентированный на задачи график с графиками, которые охватывают больший период времени.

️ Загрузите классический шаблон ежедневного графика работы в Excel

️ Загрузите общедоступный онлайн-шаблон ежедневного графика работы в Google Таблицах.

️ Загрузите шаблон ежедневного графика работы для печати в формате PDF.

Шаблон еженедельного графика работы

О чем это?

Шаблон еженедельного графика работы позволяет планировать рабочие дни и смены сотрудников на еженедельной основе.

Просто добавьте имена сотрудников и «X» или отметьте каждый день, когда они запланированы на работу.

Версии шаблона Google Sheet и Excel также рассчитывают ежедневную статистику на одного сотрудника с точки зрения:

• Сколько раз отдельные сотрудники должны работать в неделю
• Сколько раз они должны были работать в первую, вторую, третью или разделенную смену (если применимо)

Кроме того, вы можете распечатать расписание и заполнить его ручкой.

Если ваши сотрудники работают в разные смены, работают сверхурочно или у них есть особые пожелания относительно их графиков, вы можете уточнить это под каждой строкой сотрудника.

Кто это для?

Этот шаблон идеален, если вы предпочитаете планировать рабочие дни еженедельно и/или платить своим сотрудникам еженедельно.

️ Загрузите классический шаблон еженедельного графика работы в Excel

️ Загрузите общедоступный онлайн-шаблон еженедельного рабочего расписания в Google Таблицах.

️ Загрузите шаблон еженедельного графика работы в формате PDF для печати.

Двухнедельный шаблон графика работы

О чем это?

Шаблон двухнедельного рабочего графика дает вам возможность планировать как рабочие дни, так и смены сотрудников на двухнедельной основе.

Просто добавьте имена сотрудников и добавьте «X» или галочку каждый день, когда они запланированы на работу.

Версии шаблона Google Sheet и Excel также рассчитывают ежедневную статистику на одного сотрудника с точки зрения:

• Сколько раз отдельные сотрудники должны были работать в течение двух недель
• Сколько раз они должны были работать в первую, вторую, третью или разделенную смену (если применимо)

Кроме того, вы можете распечатать расписание и заполнить его ручкой.

Если ваши сотрудники работают в разные смены, работают сверхурочно или у них есть особые пожелания относительно их графиков, вы можете уточнить это под каждой строкой сотрудника.

Кто это для?

Этот шаблон идеален, если вы предпочитаете планировать рабочие дни раз в две недели и/или платить своим сотрудникам раз в две недели.

️ Загрузите классический шаблон двухнедельного рабочего графика в Excel

️ Загрузите онлайн-шаблон двухнедельного рабочего графика, которым можно поделиться, в Google Таблицах.

️ Загрузите шаблон двухнедельного рабочего графика для печати в формате PDF.

Шаблон ежемесячного графика работы

О чем это?

Шаблон месячного графика работы позволяет планировать как рабочие дни, так и смены сотрудников для каждой даты на ежемесячной основе.

Simply add the employee names, and an “X” or a checkmark under each date they are scheduled to work.

The Google Sheet and Excel versions of the template also calculate the daily statistics per employee, in terms of:

• How many times individual employees have been scheduled to work per month
• How many times they were scheduled to work the First, Second, Third, or Split shift (if applicable)

Alternatively, you can print out the schedule and fill it out with a pen.

In case your employees work different split shifts, work overtime, or have specific instructions regarding their schedules, you can clarify this below each employee row.

Who is it for?

This template is perfect if you prefer to schedule workdays on a monthly basis, and/or pay your employees on a monthly basis.

️ Download the classic Monthly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Monthly Work Schedule Template in Google Sheets

️ Download the printable Monthly Work Schedule Template in PDF

Yearly Work Schedule Template

О чем это?

The Yearly Work Schedule Template lets you schedule 5 employees over the course of one year (or several weeks or months).

Simply name your employees and associate each with a symbol (“x1”, “x2”, “x3”, “x4”, “x5”).

Write the appropriate symbol (eg “x1” for employee 1) next to the suitable date to schedule an employee.

Who is it for?

This template is perfect if your team operates on a rotating schedule, or you manage seasonal workers. It can also be a great choice if you prefer to view and plan the workweeks on a larger scale.

️ Download the classic Yearly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Yearly Work Schedule Template in Google Sheets

️ Download the printable Yearly Work Schedule Template in PDF

Подведение итогов

Scheduling employee time effectively should not be a challenge — if you implement the right scheduling system that involves:

• Understanding your team and the workload
• Having employees track their work time
• Making sure you schedule work fairly and in a timely manner
• Communicating everything
• Avoiding common scheduling errors
• Honoring work preferences and time off requests to the best of your ability
• Building shifts around the best employees
• Involving employees in the scheduling process

If you add a scheduling template to this equation, you will both speed up the entire scheduling process and ensure that tasks always go as planned.

In the end, no matter whether you work on a fixed, flexible, floating, or any other type of schedule, if you schedule properly, you'll improve:

• Business operations
• Time management
• Employee work-life balance
• Employee satisfaction
• Customer/client satisfaction

As a result, the employee turnover rate will start declining, while transparency will almost instantly become the norm.