Jak zrobić harmonogram pracy (+ szablony harmonogramów pracy)

Badania pokazują, że menedżerowie spędzają około 3,14 godziny tygodniowo na tworzeniu harmonogramów pracy, co przekłada się na około 20% czasu pracy menedżera.

Ale trzy godziny to mało czasu na tak ważne zadanie.

I to prawda — ilość czasu wydaje się niewielka — ale aby zaplanować i stworzyć idealny harmonogram pracy, niekoniecznie musisz wychodzić poza granice.

Ale od czego zacząć? Twój umysł musi być pełen pytań, zwłaszcza jeśli jesteś nowy w zarządzaniu zespołem. Od Jaki jest idealny harmonogram pracy do Czy mogę zaplanować pracowników poza ich godzinami pracy — obawy, które możesz mieć, są naturalne.

Jednak nie musi tak być. Omówimy każde pytanie dotyczące harmonogramu pracy , omówimy różne rodzaje harmonogramów pracy i wszystkie kwestie, które musisz uwzględnić przed wydaniem harmonogramu .

Jako szczególny środek bezpieczeństwa — aby wszystko przebiegło zgodnie z planem — przygotowaliśmy 6 darmowych szablonów harmonogramów pracy, które możesz pobrać i używać tyle razy, ile potrzebujesz.

Szybki dostęp do darmowych do pobrania szablonów harmonogramów pracy:

• Szablon formularza dostępności pracowników — Excel, Arkusze Google, PDF
• Szablon dziennego harmonogramu pracy — Excel, Arkusze Google, PDF
• Szablon tygodniowego harmonogramu pracy — Excel, Arkusze Google, PDF
• Szablon dwutygodniowego harmonogramu pracy — Excel, Arkusze Google, PDF
• Szablon miesięcznego harmonogramu pracy — Excel, Arkusze Google, PDF
• Szablon rocznego harmonogramu pracy — Excel, Arkusze Google, PDF

Szybkie wprowadzenie do grafików pracy

Zanim zagłębimy się w pytanie, jak efektywnie planować czas pracownika, przyjrzyjmy się podstawom grafików pracy:

• czym one są ,
• Dlaczego są one korzystne dla biznesu i
• Jakie rodzaje harmonogramów pracy możesz realizować .

Co to jest harmonogram pracy?

Harmonogram pracy (znany również jako rotacja lub grafik) to lista zawierająca informacje o pracownikach, takie jak:

• Godziny pracy
• Przesunięcia
• Miejsca pracy
• Obowiązki w okresie objętym harmonogramem
• Inne powiązane informacje o pracownikach

Proces tworzenia harmonogramu określany jest mianem planowania i jest zwykle wykonywany przez kierownika. Wiele rodzajów firm wymaga harmonogramów, w tym:

• Sklepy detaliczne
• Zakłady produkcyjne
• Restauracje i kawiarnie
• Centra telefoniczne
• Firmy z zespołami obsługi klienta/użytkownika
• Firmy zatrudniające freelancerów
• Firmy zatrudniające pracowników sezonowych

Dlaczego planowanie pracy jest ważne?

Kiedy myślisz o harmonogramach pracy, łatwo jest wymyślić dziesiątki powodów, dla których są one ważne od samego początku.

Jednak planowanie pracy to jeszcze więcej niż na pierwszy rzut oka — przejdźmy więc od razu do korzyści, jakie możesz czerpać, jeśli zainwestujesz trochę czasu w tworzenie harmonogramu pracy.

Harmonogram pracy zapewnia wydajną pracę

Kiedy pracownicy rozumieją swoje godziny pracy i obowiązki, a także lokalizację swojej pracy (w przypadku wykonywania pracy w terenie), są w stanie zmaksymalizować swoją produktywność.

Harmonogram pracy pomaga zaplanować pracę w zależności od dostępności pracowników

Właściwe planowanie pracy powinno polegać na ustaleniu harmonogramu pracy, który wymaga minimalnych zmian po drodze.

Zwykle osiąga się to, gdy kierownik bierze pod uwagę obecność pracowników, ich przewidywane godziny pracy i prośby o PTO.

Planowanie pracy eliminuje ideę faworyzowania

Harmonogramy pracy zapewniają przejrzystość zmian, dzięki czemu członkowie zespołu są w stanie zobaczyć zmiany/zadania wszystkich i zrozumieć, że nikt (miejmy nadzieję) nie otrzymuje najlepszych zmian/zadań za każdym razem.

Planowanie pracy pomaga lepiej zarządzać czasem i dotrzymywać terminów

Właściwe zarządzanie czasem jest ważne dla utrzymania wysokiej produktywności — a harmonogramy pracy pomagają lepiej zorganizować obciążenie pracą, a tym samym zwiększają produktywność.

Gdy wszystkie zadania są dobrze zorganizowane, żaden z pracowników nie jest pogrzebany pod stosami terminów. Zamiast tego spełniają je zgodnie z planem i zawsze kontrolują nakład pracy.

Harmonogram pracy pomaga pracownikom osiągnąć równowagę między życiem zawodowym a prywatnym

Kiedy pracownicy są świadomi, kiedy mają planować pracę, są w stanie zaplanować i zrównoważyć swoje obowiązki zawodowe, ale także wizyty u lekarza, osobiste sprawy i zajęcia rodzinne. Pomaga to również w utrzymaniu zdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym i obniża poziom stresu członków zespołu.

Harmonogram pracy zmniejsza rotację pracowników

Pracownicy, którzy mają niski poziom stresu i czują się tak samo doceniani jak ich koledzy, rzadziej odchodzą z pracy.

Harmonogram pracy pomaga zwiększyć satysfakcję klienta/klienta

Dobrze przemyślany harmonogram pomaga utrzymać przepływ pracy jak w zegarku. Nie trzeba dodawać, że gdy wszystko działa sprawnie, klienci lub klienci uzyskują oczekiwaną jakość obsługi.

Zorganizowany harmonogram jest szczególnie korzystny, jeśli Twoja firma wymaga komunikowania się z klientami przez telefon — ponieważ może przyczynić się do skrócenia średniego czasu obsługi i zwiększenia ogólnego zadowolenia klientów.

Jakie są rodzaje harmonogramów pracy?

Mimo że harmonogramy pracy mają różne kształty i rozmiary (zwłaszcza teraz, gdy praca zdalna jest tutaj, aby pozostać), wciąż możemy wybrać 12 głównych rodzajów harmonogramów pracy :

1. Harmonogram w pełnym wymiarze godzin

W pełnym wymiarze godzin pracownicy pracują od 35 do 40 godzin tygodniowo. Jest to zwykle związane ze stanowiskami pracy, których ilość i rodzaj obciążenia wymaga specjalistów w pełnym wymiarze czasu pracy.

Wiele stanów USA nakazuje pracownikom pracującym na pełny etat otrzymywać świadczenia pracownicze. Większość takich pracowników pracuje tyle samo dni w tygodniu i tyle samo godzin dziennie. Jednak ich dokładne godziny pracy mogą być stałe (np. 9:00 – 17:00) lub elastyczne (np. 8 godzin dziennie, bez ustalonej kolejności).

Przykład : wewnętrzny projektant zaplanowany do pracy 40 godzin tygodniowo, 8 godzin dziennie, od poniedziałku do piątku.

2. Harmonogram w niepełnym wymiarze godzin

Harmonogram pracy w niepełnym wymiarze godzin oznacza, że ​​pracownicy pracują mniej niż ekwiwalent pełnego czasu pracy określony przez firmę (np. w firmach, które liczą 35 godzin tygodniowo jako pełny etat, mniej liczy się jako niepełny etat). Zazwyczaj jest to związane ze stanowiskami pracy, których rodzaj obciążenia pozwala na wykonywanie go kilku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin lub których ilość nie wymaga zatrudnienia w pełnym wymiarze czasu pracy.

Pracownicy pracujący w niepełnym wymiarze godzin mogą nie otrzymywać świadczeń pracowniczych zwykle związanych z pracą w pełnym wymiarze godzin. Takie harmonogramy mogą być spójne (np. 9:00 – 14:00 w każdy dzień roboczy) lub nie (np. 8:00 – 13:00 od poniedziałku do środy + 13:00 – 18:00 w soboty i niedziele ).

Przykład : hostessa w restauracji, która pracuje łącznie 25 godzin tygodniowo w ruchliwych porach dnia.

3. Stały harmonogram

Stały harmonogram ma rozkład jazdy z taką samą liczbą dni roboczych i godzin w tygodniu. Może być używany w przypadku każdego rodzaju działalności, która wymaga od pracowników jednoczesnej pracy lub obsługi klientów/klientów w ustalonych godzinach pracy. Stały harmonogram może obejmować pracę w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin.

Przykład : zespół specjalistów HR, którzy mają pracować od poniedziałku do piątku, od 9:00 do 17:00

4. Elastyczny harmonogram

Elastyczny harmonogram przewiduje, że pracownik musi przepracować określoną liczbę godzin dziennie jako wymóg minimalny (np. 6 godzin). Ale rzeczywiste godziny będą zależeć od godziny przybycia pracownika do miejsca pracy (np. Pracownik przyjeżdża w poniedziałek o 8:00, a następnie pracuje do 14:00 Ale przychodzi o 9:00 we wtorek i potem pracuje do 15:00).

Takie harmonogramy mogą być w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin. Może być używany w przypadku każdego rodzaju działalności, która NIE WYMAGA jednoczesnej pracy pracowników lub obsługi klientów/klientów w ustalonych godzinach pracy.

Przykład : Specjalista ds. obsługi klienta ma zaplanowaną pracę od poniedziałku do piątku przez 8 godzin dziennie, od momentu przybycia do biura.

5. Pływający harmonogram

Zmienny grafik składa się z części stałej, głównej (pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy) oraz części zmiennej, „pływającej” (pracownik może wybrać godziny rozpoczęcia i zakończenia w ciągu dnia pracy).

W praktyce od pewnego czasu używa się ruchomych harmonogramów. Ale dostali ramy prawne dopiero wraz z wprowadzeniem ustawy „Elastyczny i wykonalny” (ustawa FWW) — przynajmniej w Belgii.

Przykład : technik konserwacji ma zaplanowaną wymianę istotnej części maszyny do lodów po każdych 20 000 galonów wytworzonych lodów, co ma miejsce co dwa tygodnie. Podczas gdy konserwacja maszyny do lodów jest stałym zadaniem, które odbywa się co dwa tygodnie, konserwator wykonuje w międzyczasie inne prace.

6. Harmonogram zmianowy

Harmonogram zmianowy jest zwykle wdrażany w firmach, które działają przez 10 lub więcej godzin dziennie. Jeśli firma działa 24/7, zwykle stosuje podejście trzyzmianowe: pracownicy zawsze pracują lub na zmianę pracują na pierwszej zmianie (zmiana poranna), drugiej zmianie (zmiana popołudniowa) i trzeciej zmianie (zmiana nocna).

Przykład : 3 pracowników stacji benzynowych, którzy pracują na zmianę na trzy zmiany (7:00-15:00; 15:00-23:00; 23:00-7:00) od poniedziałku do czwartku.

7. Harmonogram sezonowy

Harmonogram sezonowy może być oparty na zmianach, elastyczny, stały, na część etatu lub na cały etat, ale jest ograniczony do określonego sezonu lub okresu (np. ferii zimowych w listopadzie i grudniu).

Przykład : Dwóch Mikołajów zaplanowanych do pracy w centrum handlowym przez cały listopad i grudzień, na dwie zmiany (zmiana 1: 8:00 – 14:00; zmiana 2: 14:00 – 20:00).

8. Harmonogram nadgodzin

Harmonogram nadgodzin obejmuje pracę przez ponad standardowe 40 godzin tygodniowo. W zależności od dnia lub długości nadgodzin, ale także stanu USA, w którym pracownik jest zatrudniony, nadgodziny są wypłacane 1,5. lub podwoić stawki dla stałych pracowników — dotyczy to tylko pracowników, którzy nie są zwolnieni z Ustawy o uczciwych normach pracy (FLSA).

Przykład : Kelner zaplanowany do pracy 45 godzin w tygodniu — 5 dodatkowych zaplanowanych godzin uważa się za nadgodziny.

9. Skompresowany harmonogram

Skompresowany harmonogram zakłada pracę w tradycyjnym wymiarze 35-40 godzin tygodniowo, ale w mniej dni.

Przykład : Spryskiwacz okien zaplanowany do pracy 40 godzin tygodniowo, 10 godzin dziennie (7:00-17:00) od poniedziałku do czwartku.

10. Rotacyjny harmonogram

Harmonogram rotacyjny jest zwykle powiązany z pracą zmianową. Pracownikom przypisuje się zmiany według ustalonego schematu, zwykle tygodniowo lub codziennie.

Przykład : lekarz pracujący na ER ma zaplanowaną pracę na 12-godzinnych zmianach dziennych w poniedziałki i soboty oraz 12-godzinnych zmianach nocnych we wtorki i niedziele. Środy, czwartki i piątki są wolne.

11. Podzielony harmonogram

Podzielony harmonogram obejmuje analizę wprowadzenia do dnia roboczego w trzech różnych punktach:

• Praca przez kilka godzin za jednym razem
• Kilka godzin wolnego
• Praca przez kolejne godziny po „przerwie”

Przykład : Taksówkarz zaplanowany do pracy od 5:00 do 21:00, robi sobie przerwę od 9:00 do 14:00, a następnie ponownie zaczyna pracę od 14:00 do 21:00

12. Harmonogram dyżurów

Harmonogram dyżurów zakłada, że ​​pracownicy są dostępni w określonych porach dnia lub ogólnie w dni, kiedy mogą lub nie mogą zostać wezwani do pracy.

Przykład : Strażak wyznaczony do pracy na wezwanie musi znajdować się w odległości 5 minut od remizy w zaplanowanych dniach.

Jak najlepiej tworzyć harmonogramy pracy?

Aby efektywnie zaplanować czas pracownika, musisz:

1. Poświęć czas na zrozumienie swojego zespołu.
2. Poświęć czas na analizę obciążenia pracą.
3. Śledź godziny wejścia i wyjścia pracowników.
4. Postępuj zgodnie z zestawem zasad, aby sprawiedliwie planować pracowników.
5. Stwórz skuteczny system komunikacji zespołowej.
6. Opublikuj harmonogram prac z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem.
7. Unikaj typowych błędów planowania.
8. Szanuj preferencje pracy i prośby o urlop tak bardzo, jak możesz.
9. Zaplanuj co najmniej jednego doskonałego pracownika na zmianę.
10. Zaangażuj pracowników w proces planowania.
11. Użyj szablonów harmonogramów pracy, aby przyspieszyć proces planowania.

Przyjrzyjmy się szczegółowo każdemu punktowi.

#1: Poświęć czas na zrozumienie swojego zespołu

Możesz pomyśleć, że wystarczająca liczba ludzi podczas zmiany wystarczy, aby odnieść sukces. Ale musisz również upewnić się, że są to odpowiednie osoby do rodzaju zadań, ilości pracy, pory dnia lub rodzaju klientów.

Tak więc pierwszym prawdziwym krokiem w tworzeniu efektywnych harmonogramów pracy jest poznanie swojego zespołu. Zrób listę zawierającą ich:

• Ważne umiejętności
• Cechy osobiste, takie jak wytrwałość, wydajność czy rzetelność
• Certyfikaty, odpowiednie wykształcenie, doświadczenie
• Status zatrudnienia (czy pracują w pełnym czy niepełnym wymiarze godzin?)
• Typ osobowości (czy są introwertyczni czy ekstrawertyczni?)
• Nawyki w pracy, zwłaszcza jeśli masz elastyczne harmonogramy, a niektórzy pracownicy mają zwyczaj przyjeżdżać wcześniej niż inni

Dzięki takiej liście będziesz mógł wybrać idealnych członków drużyny na każdą zmianę/zadanie.

Przykład : zadanie ekstrawertycznej programisty z pełnym pakietem, który zwykle przychodzi później i kończy pracę później, z codziennym telefonem o 17:00 z klientem, który dopiero zaczyna dzień pracy ze względu na różnicę stref czasowych.

#2: Poświęć czas na analizę obciążenia

Teraz, gdy rozumiesz umiejętności, cechy i cechy każdego członka zespołu, nadszedł czas, abyś przeanalizował obciążenie pracą i zasoby, które musisz sobie z tym poradzić.

Jedną z opcji jest sporządzenie wykresu dni roboczych i godzin, które Twój zespół ma do swojej dyspozycji. Tak więc, jeśli działasz według elastycznego, 8-godzinnego harmonogramu od poniedziałku do piątku, członkowie Twojego zespołu będą mieli po 40 godzin na wykonanie swojej pracy.

Następnie możesz określić godziny pracy lub najważniejsze zadania do wykonania i odpowiednio zaplanować najbardziej potrzebnych specjalistów.

Alternatywnie, możesz zawsze być na bieżąco z dostępnością i udziałem wszystkich osób, korzystając z funkcji planowania projektów i zespołu Clockify.

Możesz przyjrzeć się osobnym projektom i zobaczyć, kto jest w nich aktywnie zaangażowany, lub sprawdzić poszczególnych członków zespołu i szybko dowiedzieć się, kto jest przepełniony, kto pracuje nad pojemnością i kto jest dostępny.

#3: Śledź godziny wejścia i wyjścia pracowników

Rejestrowanie czasu pracy pracownika nie tylko pomaga śledzić nadgodziny (jeśli Twoja firma dopuszcza nadgodziny), ale także zapewnia pracownikom przejrzysty dziennik przepracowanych godzin.

Przed skonfigurowaniem harmonogramów pracy musisz poinstruować pracowników, jak śledzić ich godziny wyrejestrowania. W tym celu możesz skorzystać z aplikacji zegara czasu pracownika, takiej jak Clockify.

Clockify pomaga definiować projekty i zadania oraz przydzielać zadania członkom zespołu. Po rozdzieleniu wszystkich zadań członkowie zespołu mogą śledzić swoje postępy na 2 sposoby:

1. Śledząc czas w trybie timera — wystarczy, że wszyscy uruchomią/zatrzymają stoper, gdy zaczną/kończą pracę nad przydzielonym zadaniem/dzisiejszą zmianą.

2. Rejestrując czas po pracy ręcznie, również na 2 różne sposoby:

W trybie ręcznym — wystarczy, że każdy ręcznie doda czas trwania każdego przydzielonego zadania/zmiany.

W grafiku — po prostu niech wszyscy dodają czas trwania zmiany dla każdego dnia na tygodniowej karcie czasu pracy.

Cały wprowadzony czas można później przeglądać w wizualnych i tygodniowych raportach, które mogą pomóc w tworzeniu jeszcze lepszych harmonogramów w przyszłości.

Jeśli Twoi pracownicy rejestrują rozliczane godziny, możesz również użyć danych Clockify na potrzeby listy płac — ponieważ moduł śledzący automatycznie obliczy, ile musisz zapłacić pracownikom na podstawie ich śledzonego czasu.

#4: Przestrzegaj zbioru zasad, aby sprawiedliwie zaplanować pracownika

Chociaż wciąż jest wiele do zrobienia, aby zapewnić pracownikom możliwość utrzymania zdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, przepisy dotyczące harmonogramów przewidujących są o krok dalej w ochronie pracowników przed przepracowaniem.

Przepisy te nakazują przestrzeganie pewnych praktyk planowania, takich jak wcześniejsze powiadomienie o harmonogramie pracy.

W przypadku, gdy pracownik nie został na czas powiadomiony o zbliżającym się harmonogramie, otrzymuje gwarantowaną przewidywalność wynagrodzenia.

Pomimo, że tylko kilka miast w USA obecnie je wprowadza (np. Chicago, Emeryville, Filadelfia, Nowy Jork, San Francisco i Seattle) i tylko niektóre branże (np. gastronomia, handel detaliczny i hotelarstwo), 10 zasad planowania określonych przez te prawa mogą być świetnym dodatkiem do każdej praktyki planowania:

Zasada nr 1 — Podaj „szacunki w dobrej wierze” dla harmonogramów wszystkich nowych pracowników.

Zasada nr 2 — Niech pracownicy określą swój czas/dzień pracy i preferencje dotyczące lokalizacji.

Zasada nr 3 — Informuj pracowników z wyprzedzeniem o ich harmonogramach pracy.

Zasada nr 4 — Oferuj dodatkowe godziny obecnym pracownikom przed zatrudnieniem kogoś nowego.

Zasada nr 5 — Powiadamiaj pracowników o zmianach w ich harmonogramie pracy.

Zasada #6 — Oferuj premię za zmiany w harmonogramie, które musiałeś wprowadzić bez wcześniejszego powiadomienia.

Zasada 7 — Zapewnij okres odpoczynku pomiędzy dwiema zmianami pracownika, chyba że wspomniany pracownik zgodził się pracować w tym czasie.

Zasada #8 — Zachowaj zapisy poprzednich harmonogramów do wykorzystania w przyszłości.

Zasada nr 9 — Mieć listę praw związanych z harmonogramem opublikowaną w miejscu pracy i/lub łatwo dostępną online.

Zasada nr 10 — Nie mścij się na pracowniku za próbę wyegzekwowania praw pracowniczych związanych z harmonogramem.

#5: Stwórz skuteczny system komunikacji zespołowej

Jednym z kluczy do produktywności zespołu i właściwego zarządzania czasem pracowników jest zapewnienie, że zespół czuje się połączony i dobrze poinformowany o ostatnich wydarzeniach, aktualizacjach lub zmianach w oczekiwanym przepływie pracy lub obciążeniu pracą.

Dlatego upewnij się, że zawsze informujesz o wszelkich zmianach związanych z harmonogramami pracy i daj każdemu szansę na skontaktowanie się z Tobą z własnymi pytaniami i prośbami.

Aby stworzyć sprawny system komunikacji, nie zapomnij:

• Powiadom pracowników, gdy tylko skończysz i opublikujesz najnowszy harmonogram prac.
• Poinformuj wszystkich o aktualizacjach harmonogramu w ostatniej chwili lub nieoczekiwanych, dodatkowych zobowiązaniach.
• Wyraźnie powiedz, że Twój zespół musi Cię informować o każdej zmianie zmian lub podejmowaniu dodatkowych zadań, ponieważ te zmiany mogą wpłynąć na dalsze planowanie.

Oczywiście, aby zarządzać całą tą komunikacją, musisz stworzyć dobrze zorganizowany system komunikacji, który może obejmować:

• Wiadomości tekstowe
• Rozmowy telefoniczne
• E-maile
• Aplikacje do czatu
• Spotkania wideo online

Jeśli używasz Clockify do planowania, możesz łatwo powiadomić członków drużyny o zbliżającym się zadaniu dla nich, aby nic nie pozostało niezauważone.

Tworząc zadanie, wybierasz dokładny zakres czasu dla tego konkretnego zadania oraz liczbę godzin dziennie, które członkowie Twojego zespołu muszą poświęcić na to zadanie.

#6: Opublikuj harmonogram pracy z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem

Zgodnie z przepisami dotyczącymi przewidywania harmonogramów, pracodawcy muszą opublikować nowe harmonogramy pracy w okresie od 7 do 14 dni przed pierwszą zaplanowaną zmianą. Jednak, jak wspomnieliśmy wcześniej, prawa te są głównie uchwalane w niektórych miastach, ponieważ należą do kategorii praw lokalnych.

Federalne przepisy dotyczące zatrudnienia, takie jak ustawa o uczciwych normach pracy, umożliwiają pracodawcom zmianę harmonogramów bez wcześniejszego powiadomienia.

Mimo to, gdy poinformujesz członków swojego zespołu o ich harmonogramach z kilkudniowym wyprzedzeniem, zostawisz wystarczająco dużo czasu na wypadek, gdyby ktoś:

• Musi zaplanować (lub zmienić termin) osobiste zobowiązania, aby dostosować się do nowego harmonogramu pracy.
• Chce znaleźć zastępcę lub wymienić się na zmiany (możesz pozwolić pracownikom na wymianę zmian lub mieć system zastępczy).
• Chce porozmawiać z Tobą o dniach lub godzinach, w których pracuje (być może zawsze planujesz pracownika X na godziny i dni, które nigdy dla niego nie pracują).

#7: Unikaj typowych błędów planowania

Podczas planowania upewnij się, że:

1. Pracownicy o podwójnym harmonogramie, którzy mają podwójne obowiązki, ale na tych samych zmianach

Przykład : osoba, która pracuje zarówno jako gospodyni hotelowa, jak i kierowca autobusu, przypadkowo zostaje zaplanowana na dwa razy.

2. Zaplanuj pracowników na stanowisko, na które nie zostali przeszkoleni

Przykład : Szef Kuchni Spiżarni w luksusowej restauracji wyznaczony do wykonywania obowiązków Szefa Kuchni Pieczeń.

3. Zaniżaj lub przekraczaj harmonogramy swoich pracowników, jeśli chodzi o ich godziny pracy

Przykład : pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy ma zaplanowaną zbyt wiele zmian lub pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy ma zaplanowaną zbyt małą liczbę zmian.

4. Niewystarczająco lub przesadzaj swoich pracowników pod względem oczekiwanego obciążenia pracą

Przykład : uświadomienie sobie, że podczas happy hour w barze koktajlowym brakuje personelu.

#8: Szanuj preferencje pracy i prośby o urlop tak bardzo, jak możesz

Wysoka satysfakcja pracowników oznacza wyższą produktywność. A najlepszym sposobem na uzyskanie wysokiej satysfakcji pracowników jest poinformowanie pracowników, że są słyszani przez kierownictwo.

Tak więc, jeśli niektórzy pracownicy wolą pracować w określonych godzinach lub dniach, zaakceptuj ich, jeśli możesz.

Lub, gdy pracownik prosi o czas wolny, spróbuj zgodzić się na jego prośbę, gdy tylko jest to możliwe.

Ponadto zawsze powinieneś wdrożyć przejrzysty system dla pracowników proszących o preferowane godziny i czas wolny. W ten sposób sprawisz, że zatwierdzenia/odmowy prośby będą przejrzyste, dając jasno do zrozumienia, że ​​nie ma faworyzowania.

Jeśli Ty i Twój zespół korzystacie z Clockify do śledzenia godzin pracy i planowania zadań z wyprzedzeniem, możesz ustawić zasady dotyczące czasu wolnego i na miejscu zatwierdzić prośby swojego zespołu o czas wolny.

Korzystanie z Clockify jako narzędzia do śledzenia czasu wolnego i urlopu zapewnia również dokładny wgląd w dostępność wszystkich osób i nadchodzące urlopy, dzięki czemu można odpowiednio zaplanować czas pracy.

#9: Zaplanuj co najmniej jednego doskonałego pracownika na zmianę

Jeśli Twoja firma działa w systemie zmianowym, upewnij się, że na każdej zmianie występuje co najmniej jeden z najlepszych graczy pod względem odpowiednich umiejętności pracowników, wiedzy, doświadczenia i cech osobistych. W dużej mierze poprawi to jakość zmiany, ale także wrażenia klientów. Co więcej, mniej doświadczeni pracownicy (zwłaszcza nowo zatrudnieni) będą mieli kogoś, na kogo można się zwrócić w zakresie standardów pracy lub zwrócić się o wsparcie w razie potrzeby.

Posiadanie jednego z najlepszych pracowników jest szczególnie istotne w ruchliwych czasach, kiedy chcesz, aby ktoś niezawodny na miejscu „wyciągnął” obciążenie i zainspirował innych członków zespołu do dotrzymania tempa.

Przykład : wyznaczenie niezawodnego specjalisty ds. gastronomii do obsługi kasy, obsługi klientów i zaopatrzenia w porze lunchu w biznesowej dzielnicy miasta.

#10: Zaangażuj pracowników w proces planowania

Prawdopodobnie nie chcesz tracić czasu na ciągłe aktualizowanie harmonogramu pracy, ponieważ Twoi pracownicy zawsze proszą o zamianę zmian lub przedłużenie terminów.

Aby to zminimalizować, możesz dążyć do zaangażowania pracowników w proces tworzenia harmonogramów pracy na tyle, na ile uznasz to za stosowne.

1. Niech ktoś pomoże Ci w planowaniu

Koledzy są bardziej skłonni do zrozumienia, co ich współpracownicy myślą o swoich harmonogramach, więc optymalna jest obecność kogoś z „wewnątrz” bezpośrednio do pomocy przy harmonogramach. W ten sposób dowiesz się, czy członkowie Twojego zespołu:

• są zadowoleni z wyznaczonych im czasów
• Chcesz więcej lub mniej zaplanowanego czasu na tydzień
• Preferuj inne dni lub godziny dla swoich harmonogramów

2. Niech zespół wypełni tabele dostępności

Dzięki wykresowi dostępności wszyscy pracownicy muszą zaznaczyć dni, w których są dostępni do pracy w danym tygodniu. Później będziesz używać tych danych do tworzenia wykonalnych harmonogramów pracy.

Przykład : planujesz kogoś na pierwszą zmianę, ale w tym czasie ktoś nie może pracować. Rzucasz okiem na tabelę dostępności i znajdujesz kolejnego odpowiedniego pracownika, który zaznaczył swoją dostępność w wymaganym czasie. Może się nawet okazać, że masz kopię zapasową kopii zapasowej, jeśli dostępna jest większa liczba pracowników.

3. W przypadku planowania poza dostępnymi godzinami, najpierw skonsultuj się

Czasami, pomimo wszystkich wysiłków, jakie zespół włożył w opracowanie wykresu dostępności, nadal będziesz musiał zaplanować kogoś poza godzinami dostępności.

Przykład : być może w Twojej restauracji odbywa się wielka uroczystość i będziesz potrzebować wszystkich rąk na pokładzie. A może w Twojej aplikacji pojawił się nieoczekiwany błąd i musisz zadzwonić do swojego inżyniera, który pomoże Ci z jej wakacji.

Zdarzają się sytuacje awaryjne, ale ważne jest, jak do nich podchodzisz. Jeśli to możliwe, zawsze staraj się znaleźć osobę, która byłaby najmniej kłopotliwa, pracując poza idealnymi godzinami dostępności.

Przykład : Jeśli musisz wybrać jedną z dwóch opcji, zawsze wybieraj osobę, która jest niedostępna z powodu wizyty w spa, zamiast dzwonić do członka zespołu, który w szpitalu martwi się o członka swojej rodziny.

Tak czy inaczej, zawsze najlepiej zadzwonić do danej osoby, wyjaśnić sytuację i być uprzejmym wobec prośby. Rzetelny, sumienny pracownik w miarę możliwości zobowiąże się do spełnienia Państwa prośby i doceni możliwość wypowiedzenia się w tej sprawie.

Spróbuj jednak zrozumieć, czy pracownik rzeczywiście nie jest w stanie zgodzić się na twoją prośbę, np. ma wizytę u lekarza.

#11: Użyj szablonów harmonogramów pracy, aby przyspieszyć proces planowania

Poprzednie 10 punktów ma na celu pomóc w efektywnym planowaniu czasu pracownika — ale szablony harmonogramów pomogą przyspieszyć i dokładniej zaplanować proces planowania. Oto 6 szablonów harmonogramów pracy, z których możesz teraz korzystać bezpłatnie:

• Szablon formularza dostępności pracowników
• Szablon dziennego harmonogramu pracy
• Szablon tygodniowego harmonogramu pracy
• Szablon dwutygodniowego harmonogramu pracy
• Szablon miesięcznego harmonogramu pracy
• Szablon rocznego harmonogramu pracy

Szablon formularza dostępności pracowników

O czym to jest?

Szablon formularza dostępności pracowników daje Twojemu zespołowi możliwość udostępnienia Ci dostępnych godzin — dzięki czemu możesz odpowiednio zaplanować czas pracy.

Pracownicy powinni zaznaczyć godzinę, w której mogą przyjść do pracy i/lub dyżur na wezwanie, znacznikami wyboru (Arkusze Google) lub „X” (Excel).

Alternatywnie możesz wydrukować formularze i poprosić pracowników o wypełnienie ich długopisem.

Później możesz użyć tych indywidualnych formularzy dostępności pracowników, aby utworzyć wykonalne harmonogramy.

Dla kogo to jest?

Ta forma planowania jest idealna dla każdego rodzaju działalności, która koncentruje się na planowaniu.

️ Pobierz klasyczny szablon formularza dostępności pracowników w programie Excel

️ Pobierz dostępny online szablon formularza dostępności pracowników w Arkuszach Google

️ Pobierz szablon formularza dostępności pracowników do druku w formacie PDF

Szablon dziennego harmonogramu pracy

O czym to jest?

Szablon dziennego harmonogramu pracy pozwala zaplanować zarówno godziny pracy, jak i zadania na każdy dzień roboczy.

Po prostu wstaw imię i nazwisko pracownika, jego dział, datę i dodaj znacznik wyboru (Arkusze Google) lub „X” (Excel) obok każdej zaplanowanej godziny pracy.

Alternatywnie możesz wydrukować harmonogram i wypełnić go długopisem.

Dla kogo to jest?

Ten szablon jest idealny, jeśli wolisz codziennie planować godziny pracy i zadania.

W przypadku, gdy musisz przestrzegać zasady planowania pracy z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem, możesz połączyć ten bardziej szczegółowy, zadaniowy harmonogram z harmonogramami obejmującymi dłuższy okres czasu.

️ Pobierz klasyczny szablon dziennego harmonogramu pracy w programie Excel

️ Pobierz online, udostępniany szablon dziennego harmonogramu pracy w Arkuszach Google

️ Pobierz szablon dziennego harmonogramu pracy do wydrukowania w formacie PDF

Szablon tygodniowego harmonogramu pracy

O czym to jest?

Szablon tygodniowego harmonogramu pracy umożliwia planowanie dni pracy i zmian pracowników w ujęciu tygodniowym.

Po prostu dodaj nazwiska pracowników i „X” lub znacznik wyboru pod każdym dniem, w którym mają pracować.

Wersje szablonu Google Sheet i Excel obliczają również dzienne statystyki na pracownika w zakresie:

• Ile razy w tygodniu poszczególni pracownicy zostali zaplanowani do pracy
• Ile razy zostali zaplanowani do pracy na pierwszej, drugiej, trzeciej lub dzielonej zmianie (jeśli dotyczy)

Alternatywnie możesz wydrukować harmonogram i wypełnić go długopisem.

W przypadku, gdy Twoi pracownicy pracują na różnych dzielonych zmianach, pracują w godzinach nadliczbowych lub mają konkretne prośby dotyczące ich harmonogramów, możesz to wyjaśnić poniżej każdego wiersza pracownika.

Dla kogo to jest?

Ten szablon jest idealny, jeśli wolisz planować dni pracy co tydzień i/lub płacić pracownikom co tydzień.

️ Pobierz klasyczny szablon tygodniowego harmonogramu pracy w programie Excel

️ Pobierz online, udostępniany szablon tygodniowego harmonogramu pracy w Arkuszach Google

️ Pobierz szablon tygodniowego harmonogramu pracy do wydrukowania w formacie PDF

Szablon dwutygodniowego harmonogramu pracy

O czym to jest?

Szablon dwutygodniowego harmonogramu pracy daje możliwość zaplanowania zarówno dni pracy, jak i zmian pracowników na zasadzie dwutygodniowej.

Po prostu dodaj nazwiska pracowników i dodaj „X” lub znacznik wyboru każdego dnia, w którym mają pracować.

Wersje szablonu Google Sheet i Excel obliczają również dzienne statystyki na pracownika w zakresie:

• Ile razy poszczególni pracownicy zostali zaplanowani do pracy w ciągu dwóch tygodni
• Ile razy zostali zaplanowani do pracy na pierwszej, drugiej, trzeciej lub dzielonej zmianie (jeśli dotyczy)

Alternatywnie możesz wydrukować harmonogram i wypełnić go długopisem.

W przypadku, gdy Twoi pracownicy pracują na różnych dzielonych zmianach, pracują w godzinach nadliczbowych lub mają konkretne prośby dotyczące ich harmonogramów, możesz to wyjaśnić poniżej każdego wiersza pracownika.

Dla kogo to jest?

Ten szablon jest idealny, jeśli wolisz planować dni robocze co dwa tygodnie i/lub płacić pracownikom co dwa tygodnie.

️ Pobierz klasyczny dwutygodniowy harmonogram pracy w programie Excel

️ Pobierz online, udostępniany szablon dwutygodniowego harmonogramu pracy w Arkuszach Google

️ Pobierz szablon dwutygodniowego harmonogramu pracy do wydrukowania w formacie PDF

Szablon miesięcznego harmonogramu pracy

O czym to jest?

Szablon miesięcznego harmonogramu pracy pozwala zaplanować zarówno dni pracy, jak i zmiany pracowników na każdy dzień w ujęciu miesięcznym.

Simply add the employee names, and an “X” or a checkmark under each date they are scheduled to work.

The Google Sheet and Excel versions of the template also calculate the daily statistics per employee, in terms of:

• How many times individual employees have been scheduled to work per month
• How many times they were scheduled to work the First, Second, Third, or Split shift (if applicable)

Alternatively, you can print out the schedule and fill it out with a pen.

In case your employees work different split shifts, work overtime, or have specific instructions regarding their schedules, you can clarify this below each employee row.

Who is it for?

This template is perfect if you prefer to schedule workdays on a monthly basis, and/or pay your employees on a monthly basis.

️ Download the classic Monthly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Monthly Work Schedule Template in Google Sheets

️ Download the printable Monthly Work Schedule Template in PDF

Yearly Work Schedule Template

O czym to jest?

The Yearly Work Schedule Template lets you schedule 5 employees over the course of one year (or several weeks or months).

Simply name your employees and associate each with a symbol (“x1”, “x2”, “x3”, “x4”, “x5”).

Write the appropriate symbol (eg “x1” for employee 1) next to the suitable date to schedule an employee.

Who is it for?

This template is perfect if your team operates on a rotating schedule, or you manage seasonal workers. It can also be a great choice if you prefer to view and plan the workweeks on a larger scale.

️ Download the classic Yearly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Yearly Work Schedule Template in Google Sheets

️ Download the printable Yearly Work Schedule Template in PDF

Zawijanie

Scheduling employee time effectively should not be a challenge — if you implement the right scheduling system that involves:

• Understanding your team and the workload
• Having employees track their work time
• Making sure you schedule work fairly and in a timely manner
• Communicating everything
• Avoiding common scheduling errors
• Honoring work preferences and time off requests to the best of your ability
• Building shifts around the best employees
• Involving employees in the scheduling process

If you add a scheduling template to this equation, you will both speed up the entire scheduling process and ensure that tasks always go as planned.

In the end, no matter whether you work on a fixed, flexible, floating, or any other type of schedule, if you schedule properly, you'll improve:

• Business operations
• Time management
• Employee work-life balance
• Employee satisfaction
• Customer/client satisfaction

As a result, the employee turnover rate will start declining, while transparency will almost instantly become the norm.